Succes en faalfactoren gedurende het participatieproces 32

Er bestaan verschillende kwaliteitseisen ten aanzien van het al dan wel of niet slagen van een participatieproces tussen de overheid en betrokken actoren. Beide participatieprocessen die hiervoor zijn besproken heeft in dit onderzoek betrekking op de rol die de overheid aan moet nemen om het project succesvol te laten verlopen. De vraag is welke factoren een belangrijke rol spelen en bepalend kunnen zijn in het participatieproces.

4.5.1 Succesfactoren gedurende het participatieproces

Participatieprocessen kennen verschillende factoren die het succes van een initiatief kunnen bepalen. Met betrekking tot deze succesfactoren gaat het om de context, openheid, middelen, continuïteit en debat. Deze komen in het vervolg aan bod.

Context

Succesvolle participatieprocessen kunnen simpelweg slagen wanneer het gaat om een onderwerp waar gedachtes over uitgewisseld kunnen worden. Het project dat in wordt gezet dient te worden afgebakend en participatie moet in ieder geval mogelijk zijn. Dit betekent over het algemeen dat het project dan ook niet te technisch mag zijn. Dit kan namelijk leiden tot onbekwaamheid waar tijdens de faalfactoren verder op in wordt gegaan. Volgens Edelenbos (2000) wordt met de context ook bedoeld dat het project nog niet volledig uitgekristalliseerd mag zijn. Uitgekristalliseerd wil zeggen dat betrokken actoren via hun input voor vernieuwende ideeën kunnen zorgen en op die manier van meerwaarde kunnen zijn. Succes in een andere omgeving leidt niet per definitie tot succes in de eigen omgeving. Elke situatie is anders en heeft te maken met andere factoren die het succes bepalen. De situatie is zodoende te allen tijde contextafhankelijk en de wijze waarop gehandeld wordt moet op een professionele wijze tot stand komen.

Openheid

Pröpper & Steenbeek (1998) zijn van mening dat de mate van openheid een belangrijke factor is op weg naar succesvolle participatieprocessen. Betrokken actoren moeten de mogelijkheid krijgen om hun mening te geven. Deze input uit zich in inhoudelijke openheid waarbij de betrokken actoren nieuwe ideeën en oplossingen aan kunnen dragen. Hoe groter de inhoudelijke openheid, des te beter de uitkomst van de interactie tijdens het participatieproces zal zijn. De mogelijkheid op zeggenschap betekent indirect dat de overheid nog geen besluit

over het proces moet hebben genomen. Het vaststellen van kaders waarbinnen dit gerealiseerd moet worden is wel een optie. Op deze wijze bestaat er voor de overheid de mogelijkheid om aan te geven wat volgens hen de voorkeur krijgt betreffende de invulling van het proces. Daarnaast dient er volgens Edelenbos (2000) aandacht te zijn voor toegankelijkheid en transparantie. Toegankelijkheid uit zich in het feit dat er mogelijkheden moeten worden gecreëerd om het dialoog tussen de betrokkenen aan te gaan en een transparante communicatie is daarin bepalend. Er moet aan worden gegeven dat participatie wenselijk is, dit succes met zich meebrengt en de betrokken actoren moeten door de overheid van de juiste informatie worden voorzien. Het doel van het project moet duidelijk worden gecommuniceerd evenals de beweegredenen van het proces. Deze duidelijke communicatie bepaalt het draagvlak onder de betrokken actoren en kan leiden tot succes. Tot slot uit openheid zich volgens Edelenbos (2000) ook in de mate waarin de betrokken actoren open staan voor het verhaal van een ander en gemotiveerd zijn om te luisteren naar elkaar. Het gevoel van gehoord worden creëert vertrouwen en is de sleutel tot succes.

Middelen

Naast context en openheid is een derde succesfactor voor participatie de beschikbaarheid van middelen. Middelen kunnen betrekking hebben op voldoende personele capaciteit, geld en ondersteuning vanuit de overheid. Naast de mogelijkheid en beschikking tot deze middelen gaat het eveneens over de snelheid waarmee deze middelen ter beschikking kunnen staan. In een participatieproces moet er adequaat op de situatie kunnen worden gereageerd en het vlot ter beschikking stellen van de benodigde middelen is daarom een vereiste. Dit betekent dat de overheid met haar bureaucratische procedures geen blokkade moet vormen. Bureaucratie leidt in sommige gevallen tot vertraging en is zodoende vaker een hinder voor het proces (Brans, Maesschalck & Gelders, 2013).

Continuïteit

Een belangrijke factor ten aanzien van een succesvol participatieproces is continuïteit. Het gaat om het feit dat er niet alleen de focus op het proces met bijbehorende fasen moet liggen. Continuïteit vraagt om te denken op de lange termijn en kan medebepalend zijn voor het succes. Het gaat hierbij onder andere over de manier waarop het project zich in de toekomst voort moet zetten en wat daarvoor nodig is. Voor een verdere uitwerking is er namelijk capaciteit nodig die in staat is om het proces over te nemen en verder vorm te geven. Het gaat hier dan nadrukkelijk niet alleen over de benodigde kennis en expertise, maar ook over de mogelijkheden in tijd en middelen die nodig zullen zijn om het proces op een succesvolle wijze voort te zetten (Brans, Maesschalck & Gelders, 2013).

Debat

Alle vorige besproken succesfactoren in een participatietraject worden als het ware samengevat in deze factor. Volgens Pröpper & Steenbeek (1998) is debat een vorm van argumentenuitwisseling en wordt dit als noodzakelijk geacht om het proces aan andere betrokken actoren kenbaar te maken. Deze is dan ook sterk gerelateerd aan de term communicatie die bij openheid terug gelezen kan worden. Daarnaast is draagvlak een belangrijk onderdeel voor een succesvol participatietraject. Middels debat bestaat er de mogelijkheid om de ander niet te dwingen, maar juist te overtuigen om mee te nemen in een gezamenlijke visie. Dit creëert draagvlak waardoor de kans op een succesvol participatieproces wordt vergroot.

4.5.2 Faalfactoren gedurende het participatieproces

Participatieprocessen kennen niet alleen succesfactoren, maar dienen ook om te gaan met faalfactoren en deze moeten tegelijkertijd zoveel mogelijk worden voorkomen en/of getackeld. Volgens Boonstra & Boelens (2011) hebben participatieprocessen bij de vorming van beleid of project tot op heden nog geen geweldige resultaten tot stand gebracht. De moeilijkheid ligt hem vaak in de schakeling tussen theorie en de praktijk. Met

betrekking tot faalfactoren ten aanzien van het participatieproces gaat het om de mate van controle, de processen zijn vaak allerminst snel en juist kostbaar en tijdrovend. Tot slot speelt de onbekwaamheid en politieke dubbelzinnigheid ook een negatieve rol.

Controle

Het kan voorkomen dat de overheid nog teveel controle op de situatie wil behouden waardoor er te weinig ruimte voor de betrokken actoren bestaat om van toegevoegde waarde te kunnen zijn. Wanneer burgers met initiatieven en vernieuwende ideeën komen, kunnen lokale overheden in de valkuil trappen om zich er te veel mee te bemoeien. Het overnemen van de situatie is een absolute faalfactor en gaat ten koste van het succes (Boonstra & Boelens, 2011). Het kan voorkomen dat overheden zich niet over kunnen geven aan de situatie en op die manier terug vallen in oude routines en teveel op controle gaan zitten. Gecreëerde randvoorwaarden en spelregels moeten hulp bieden bij de ontwikkeling van het proces, maar dit betekent niet dat deze leidend moeten zijn. Dit betekent concreet dat de lokale overheid het lastig vindt om zich aan te passen aan de nieuwe situatie en liever het heft in eigen handen neemt. Tot slot kan die controle zich ook uiten door de angst die er vanuit de ambtenaren ontstaat. Zij kunnen het gevoel krijgen dat ze overbodig worden geacht waardoor zij emotioneel op de situatie zullen reageren. Deze reactie uit zich in controle en teveel bemoeienis waardoor dit het participatieproces negatief beïnvloedt (Van de Lindt, Paradies, Emmert & Boonstra, 2012).

Kostbaar en tijdrovend

Een participatieproces kan versnellend werken, maar kan zeer zeker ook kostbaar en tijdrovend zijn. Doordat het te veel tijd kost en daarnaast ook nog eens financieel niet gunstig uitpakt kan er gesproken worden van een faalfactor. Tijdens participatieprocessen spelen inefficiëntie en bureaucratische regels vaak een negatieve rol en deze komen het besluitvormingsproces en de uitvoering van het project vaak niet ten goede. Voornamelijk in de tijd waarin wij ons bevinden, met de begrotingen die terug lopen en het aantal taken die toenemen, is dat niet wenselijk (Edelenbos et al., 2006).

Onbekwaamheid

Volgens Maier (2001) speelt onbekwaamheid een negatieve rol in het succes van een participatieproces. Dit uit zich in het ontbreken van verantwoordelijkheid of de wil en ervaring over het participeren. Er kan dus een enorme discrepantie bestaan tussen wat de lokale overheid aanbiedt en de mate waarin hier daadwerkelijk gebruik (al dan niet op goede wijze) van wordt gemaakt. Niet iedere betrokken actor is in staat om op een bepaald niveau mee te denken en zich volledig in te zetten voor het participatieproces. Daarbij komt dat de betrokken actoren nog altijd (vaak) een negatief beeld hebben over de (lokale)overheid wat vormen van participatie in de weg kan staan.

Politieke dubbelzinnigheid

Politieke dubbelzinnigheid leidt ertoe dat participatietrajecten niet het gewenste succes opleveren. Dit komt

doordat de uitkomsten en resultaten van het participatieproces niet altijd passen binnen het plaatje en de context van de lokale overheid. Wanneer dit het geval is kan dit als negatief worden ervaren waardoor het niet mee wordt genomen in de daadwerkelijke besluitvorming. Dit vraagt daarom continu om een volledige betrokkenheid van alle actoren die er mee te maken hebben. Op deze manier kan er niemand door eventuele onverwachte uitkomsten worden verrast. Deze onverwachte uitkomsten vormen voor enkele ambtenaren namelijk een dreiging en zij willen het gezag niet verliezen aan deze participatietrajecten. Wanneer deze politieke dubbelzinnigheid de toon voert dan kan dit als faalfactor gedurende het participatieproces worden gezien (Edelenbos et al., 2006).