Organisatiebeheersing heeft tot doel beheersmaatregelen in te bouwen in alle activiteiten en processen binnen een lokaal bestuur zodat de doelstellingen efficiënter en effectiever kunnen worden gerealiseerd. Organisatiebeheersing is dus een hulpmiddel om de taken en doelstellingen van de lokale overheid op een goede manier uit te voeren en te realiseren.
In dat kader is het van belang dat de voortgang van de acties in deze strategische nota geactualiseerd wordt.
Beleidsdoelstelling 8.1.: Het decentraal budgetbeheer wo rdt geoperationaliseerd Met het oog op betrokkenheid en heldere informatie en communicatie wordt het
budgethouderschap en budgetverantwoordelijkheid als hefboom uitgerold. Dit zal ook leiden tot een meer transparante werking van het financieel beleid zodat de diensten makkelijker kunnen opvolgen welke budgetten er nog beschikbaar zijn.
Actieplan 1: Uitrol/parameterisatie van de administratieve software nodig voor het decentraal budgetbeheer (mede in functie van de aankoopprocedure) daarbij rekening houdend met de interne klant
Actie 1: Implementatie kassasysteem en aanschaf bijkomende bancontacten om zo te evolueren naar een cashloze organisatie (2020)
Er zijn enkele problemen gerezen met de koppeling tussen het kassasysteem en de bancontacten waardoor het kassasysteem bij de actualisatie van deze strategische nota (oktober/2020) nog niet uitgerold is. De opbouw van het systeem met verkoopartikels, de linken met de boekhouding en de linken met de nieuw financiële rekeningen (kassa’s – bancontacten met aparte zichtrekeningen) zijn gerealiseerd. De firma’s SDP en Cevi dienen het probleem met de koppeling tussen de kassa’s en de bancontacten op te lossen vooraleer er gestart kan worden.
Actie 2: Implementatie e-invoicing en digitaal documentbeheer. (2020) Er zijn al een 10-tal grote firma’s waarvan wij de e-facturen in xml ontvangen. Andere leveranciers/dienstverleners volgen met mondjesmaat. Alle facturen worden ondertussen reeds vanaf het begin van 2020 gedigitaliseerd en zijn allen raadpleegbaar via BEO, een webapplicatie, toegankelijk voor alle budgetbewakers. In deze applicatie worden tevens de facturen gevalideerd door de budgetbewaker, algemeen directeur en indien > 1.500 euro door de burgemeester, handelend in opdracht van het college van burgemeester en schepenen.
Actie 3: Implementatie decentraal budgetbeheer (2021)
BEO. De verwachting is dat dit systeem in de loop van 2021 actief zal worden waardoor de budgetbewakers via BEO, decentraal, een aanpassing raming of een voorstel van aanpassing meerjarenplan kunnen formuleren.
Actie 4: Implementatie elektronisch bestelcyclus (er wordt gewerkt met een bestelbon) (2020) Het merendeel van de aankopen wordt nu met bestelbon gerealiseerd zodat de kredietcontrole veel accurater verloopt.
Actieplan 2: Doelstellingen, indicatoren, actieplannen en acties worden op niveau van de clusters toegewezen (2020)
Actie 1: Toewijzing aan budgetverantwoordelijken gelinkt aan het organogram 2020 Uiteraard vraagt dit continue bijsturen omwille van evoluties in de personeelsequipe.
Beleidsdoelstelling 8.2.: Contracten worden digitaal behe erd en opgevolgd
Om te vermijden dat contracten niet gevonden worden, of niet altijd beschikbaar zijn, wordt er overgegaan naar een systemen van digitaal beheer en opvolging van de contracten.
Actieplan 1: Contracten worden centraal gedocumenteerd in een mappenstructuur en volgens een rekenblad met de nodige gegeven (2021)
Actie 1: Centraal documenteren contracten in mappenstructuur en rekenblad met de nodige gegevens (te bepalen)
Deze actie is lopende. Het rekenblad werd nog niet gerealiseerd.
Beleidsdoelstelling 8.3.: De kernprocessen worden gedocumenteerd
Het is belangrijk dat in een organisatie dat de processen die worden uitgevoerd voor iedereen toegankelijk zijn en behoorlijk gedocumenteerd worden. Dit met het oog op continuïteit van de dienstverlening.
Actieplan 1: Elke verantwoordelijke schrijft per jaar één kernproces uit , ondersteund door een externe consultant (2020-2025)
Actie 1: De keuze van welk proces eerst wordt uitgeschreven wordt gemaakt op basis van de interne omgevingsanalyse en de zelfevaluatie
Uitgesteld wegens Covid en de stafmedewerker is ook pas laat in het jaar aangesteld.
Actie 2: Jaarlijks wordt er een proces per dienst beschreven Uitgesteld wegens Covid
Actie 3: De debiteurenprocedure wordt geactualiseerd en praktisch werkbaar gemaakt in de software (2020) Sinds oktober zijn er bijkomende functionaliteiten die in december verder
geparameteriseerd zullen worden om het debiteurenbeheer nog accurater en meer geautomatiseerd te doen verlopen.
Actieplan 2: Reglementen en tarieven worden doorgelicht (2020-2025)
Actie 1: Er wordt van alle gemeenschapscentra een kosten-baten analyse gemaakt Dit gebeurt AD HOC op basis van beleidskeuzes die gemaakt moeten worden.
Actie 2: Belasting-, retributie- en subsidiereglementen worden herbekeken
Dit is lopende en zal voor het merendeel van de reglementen tegen de gemeenteraad en OCMW-raad van december afgerond zijn.
Beleidsdoelstelling 8.4.: Voorraden van producten worden beheerd Actieplan 1: Voorraadbeheer invoeren (2020)
Actie 1: Opvolging voorraden PMD/roze zakken Actie 2: Opvolging voorraad kantoormateriaal
Beleidsdoelstelling 8.5.: De vooruitgang van de beleidsdoelstellingen wordt per semester geëvalueerd
Trimestrieel wordt er gerapporteerd over de vooruitgang inzake realisatie van de doelstellingen.
(2020)
Er werd een beheersrapportering opgemaakt waarin de belangrijkste ontvangsten en uitgaven opgevolgd worden met het oog op de evaluatie van de doelstellingen. In BEO wordt momenteel de opvolging van de acties geïntegreerd (pas sinds de zomer is deze functionaliteit beschikbaar)
Beleidsdoelstelling 8.6.: De privacywetgeving (cfr. de algemene verordening gegevensbescherming) wordt rigoureus toegepast in samenwerking met de Data Protection Officer
Het lokaal bestuur is onderworpen aan de privacywetgeving. Het toepassen van deze regelgeving dient als automatische reflex ingebed te worden bij elke aanvraag tot gegevensverstrekking die het bestuur ontvangt. Tevens dient het personeel blijvend gesensibiliseerd te worden rond de
privacywetgeving in het algemeen en het melden van incidenten in het bijzonder (2020)
Beleidsdoelstelling 8.7. De archieven van het lokaal bestuur worden professioneel beheerd
Actieplan 1: Archiefproject
Actie 1: Het archief wordt verder in orde gebracht conform de wettelijke voorschriften (2020-2021)