3
3.1 Staak activiteiten die negatieve gevolgen veroorzaken voor MVO-thema’s of eraan bijdragen. Doe dit op basis van de beoordeling door de onderneming van haar betrok-kenheid bij negatieve gevolgen zoals bedoeld in 2.3. Ontwikkel doelgerichte plannen om potentiële (toekomstige) negatieve gevolgen te voorkomen en te beperken en pas deze toe. u Zie bijlage, V32-33
i
PRAKTISCHE MAATREGELENa. Geef iemand op senior managementniveau de verantwoordelijkheid om zeker te stellen dat activiteiten die negatieve gevolgen veroorzaken of eraan bijdragen gestaakt worden en dat activiteiten die in de toekomst negatieve gevolgen kunnen veroorzaken of eraan bijdragen worden voorkomen.
b. Werk een stappenplan uit voor het staken van activiteiten die negatieve gevolgen veroorzaken of eraan bijdragen, in het geval van complexe activiteiten of activiteiten die mogelijk moeilijk gestaakt kunnen worden vanwege operationele, contractuele of juridische kwesties. Win hiervoor intern juridisch advies in en betrek de stakeholders en rechthebbenden die de gevolgen ondervinden of mogelijk zullen ondervinden.
c. Neem in het beleid van de onderneming richtlijnen op voor de manier waarop de negatieve gevolgen in de toekomst vermeden en aangepakt kunnen worden en waarborg de praktische toepassing ervan.
d. Organiseer effectieve training voor de desbetreffende werknemers en managers van de onderneming.
e. Actualiseer en versterk de risico-inventarisatie managementsystemen op basis van de bevindingen, zodat informatie beter gemonitord wordt en risico’s gesignaleerd worden voordat de negatieve gevolgen zich voordoen. u Zie onderdeel 1.2 f. Leg contact en overleg met stakeholders, rechthebbenden en hun
vertegenwoordigers die negatieve gevolgen ondervinden of kunnen ondervinden, om passende maatregelen uit te werken en het plan te toe te passen. u Zie bijlage, V8 g. In het geval van collectieve of cumulatieve gevolgen (bijv. wanneer de
onderneming een van meerdere entiteiten is die bijdragen aan het optreden van het negatieve gevolg), waar van toepassing, probeer samen te werken met de andere betrokken entiteiten. Werk samen om de gevolgen te stoppen, te voorkomen dat ze zich opnieuw voordoen of te voorkomen dat risico’s werkelijkheid worden. Doe dit bijv. via initiatieven vanuit de branche en samenwerking met de overheid. u Zie bijlage, box 6
h. Indien de onderneming bijdraagt aan negatieve gevolgen of risico’s die veroorzaakt worden door een andere entiteit, dient zij de nodige maatregelen te treffen om haar bijdrage op de bovenomschreven wijze te staken of te voorkomen. Ze dient tevens gebruik te maken van haar invloed om de resterende gevolgen zo veel mogelijk te beperken. u Zie onderdeel 3.2 (c)-(e) en bijlage, V34
34
OESO DUE DILIGENCE HANDREIKING VOOR MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD ONDERNEMEN STOP, VOORKOM EN BEPERK NEGATIEVE GEVOLGEN
3.2 Ontwikkel en implementeer plannen, op basis van de prioritering van de onderneming (zie onderdeel 2.4), om daadwerkelijke of potentiële negatieve gevolgen voor MVO-the-ma’s te voorkomen of te beperken die via zakelijke relaties direct verbonden zijn met de activiteiten, producten of diensten van de onderneming. Passende reacties op risico’s die verband houden met zakelijke relaties kunnen zijn: voortzetten van de relatie tijdens de inspanningen om de risico’s te beperken; tijdelijk opschorten van de relatie terwijl de inspanningen om de risico’s te beperken worden voortgezet; of beëindigen van de zakelijke betrekkingen na vergeefse pogingen tot beperking of wanneer de onderne-ming beperking niet haalbaar acht of vanwege de ernst van het negatieve gevolg. Bij het besluit om de zakelijke betrekkingen te beëindigen dienen ook de potentiële nega-tieve sociale en economische gevolgen van de beëindiging in aanmerking te worden genomen. In deze plannen moet worden vastgelegd welke maatregelen de onderneming zal treffen en wat zij verwacht van haar leveranciers, afnemers en andere zakelijke relaties.
u Zie bijlage, V34-40
i
PRAKTISCHE MAATREGELENa. Wijs de verantwoordelijkheid voor het uitwerken, implementeren en monitoren van deze plannen toe.
b. Bied ondersteuning aan of werk samen met zakelijke relatie(s) binnen redelijke en duidelijk vastgelegde termijnen, bij het uitwerken van effectieve plannen om de geïdentificeerde negatieve gevolgen te voorkomen of te beperken. Maak daarbij gebruik van kwalitatieve en kwantitatieve indicatoren voor het definiëren en meten van verbeteringen (soms aangeduid als “correctieve actieplannen”). u Zie bijlage, V38 c. Wend waar mogelijk invloed aan om de zakelijke relatie(s) ertoe te bewegen de
negatieve gevolgen of risico’s te voorkomen of te beperken. u Zie bijlage, V36 en 40 d. Zoek naar mogelijkheden om meer invloed te verwerven bij de zakelijke relatie
indien de onderneming niet over voldoende invloed beschikt, bijv. via het senior management en via commerciële prikkels. Werk waar mogelijk samen met andere actoren om collectieve invloed op te bouwen en aan te wenden, bijv. via samenwerking op brancheniveau of met overheden. u Zie bijlage, V37
e. Probeer invloed op te bouwen via nieuwe en bestaande zakelijke relaties om potentiële (toekomstige) negatieve gevolgen te voorkomen en daadwerkelijke gevolgen aan te pakken. Doe dit bijv. via beleid of gedragscodes, contracten, schriftelijke overeenkomsten of de inzet van marktmacht. u Zie onderdeel II, 1.3, en bijlage, V36
f. Bij gevolgen voor mensenrechten: moedig entiteiten die negatieve gevolgen veroorzaken of eraan bijdragen aan om te overleggen met de (potentieel) getroffen rechthebbenden of hun vertegenwoordigers en hen te betrekken bij het ontwikkelen en implementeren van correctieve actieplannen. u Zie bijlage, V8-11
STOP, VOORKOM EN BEPERK NEGATIEVE GEVOLGEN
g. Ondersteun relevante leveranciers en andere zakelijke relaties bij het voorkomen of beperken van negatieve gevolgen of risico’s, bijv. door training, upgraden van voorzieningen, versterking van hun managementsystemen. Streef daarbij voortdurend naar verbetering u Zie bijlage, V38
h. Overweeg als uiterste redmiddel om de betrekkingen met de leverancier of andere zakelijke relatie te beëindigen: na vergeefse pogingen om ernstige gevolgen te voorkomen of te beperken; indien de negatieve gevolgen niet hersteld kunnen worden; wanneer er redelijkerwijs geen zicht is op verandering; of wanneer er zeer ernstige negatieve gevolgen of risico’s zijn geïdentificeerd en de entiteit die ze veroorzaakt niet onmiddellijk maatregelen treft om ze te voorkomen of te beperken. Bij plannen om de betrekkingen te beëindigen moet ook gelet worden op: hoe cruciaal de leverancier of zakelijke relatie is voor de onderneming, de juridische gevolgen van voortzetten of beëindigen van de betrekkingen, in hoeverre beëindiging invloed zou hebben op de gevolgen, alsmede betrouwbare informatie over de potentiële negatieve sociale en economische gevolgen van het besluit tot beëindiging van de betrekkingen. u Zie bijlage, V39
i. Indien de onderneming besluit een zakelijke relatie voort te zetten, moet zij bereid zijn verantwoording af te leggen over haar inspanningen tot beperking van de risico’s en zich bewust zijn van de gevaren voor haar reputatie en de financiële of juridische risico’s.
j. Moedig de relevante autoriteiten in het land waar de gevolgen plaatsvinden aan om op te treden, via bijv. inspecties, handhaving en toepassing van de bestaande wet- en regelgeving. u Zie bijlage, box 6
36
OESO DUE DILIGENCE HANDREIKING VOOR MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD ONDERNEMEN