Speerpunten voor Communicatie

Op basis van de geformuleerde doelstellingen, de actuele ontwikkelingen, de bestuurlijke wensen en gesprekken met andere stakeholders uit de organisatie worden hier de speerpunten voor Communicatie benoemd die de komende jaren extra aandacht verdienen. Er wordt aangegeven waar de prioriteiten komen te liggen. De ambities uit het coalitieakkoord en de wensen vanuit het bestuur zijn hierbij leidend.

6.1 Het stelselmatig communiceren over de voortgang van de ambities in het coalitieprogramma. Hoe worden de ambities uit het coalitieakkoord waar gemaakt. Hoe snel gaat het en wat levert het op. Het is van belang de bevolking regelmatig op de hoogte te houden van de ‘tussenstand’. Mede via de

monitorfunctie van Communicatie houden we de ontwikkelingen scherp in de gaten. Het college vindt het uiteraard belangrijk om zich op gezette tijden te kunnen profileren met zaken die hoog op de politieke agenda staan. Daarom voeren we een pro-actief mediabeleid, waarbij we een verschuiving willen van informeren naar profileren. Voor zover de infopagina niet in deze behoefte voorziet, zal gezocht worden naar alternatieven voor free publicity.

Communicatie draagt bij aan draagvlak voor beleid en de uitvoering daarvan. Draagvlak verkrijg je echter niet alleen door het profileren met zaken die ‘makkelijk scoren’. Het dwingt respect af bij de burger om ook op het juiste moment feitelijk te informeren over projecten die gevoelig liggen of politiek gezien minder interessant zijn. Burgers hebben immers recht op feitelijke informatie en willen niet dat hun vertrouwen daarin beschaamd wordt. Door feitelijk en accuraat te communiceren bouw je krediet op om je op andere momenten te profileren. Informeren is dus investeren!

Er komt een apart B&W voorstel met een communicatieplan om te concretiseren hoe we van tijd tot tijd met eigen middelen of via free publicity de aandacht vestigen op de voortgang van de ambities.

Daarnaast stellen we voor om de infopagina te evalueren en de uitkomst te koppelen aan een B&W voorstel over de functie en inzetbaarheid van de infopagina.

6.2 Beeldvorming en PR

Uden heeft veel geld over voor de promotie van het centrum en de ontwikkeling van evenementen én heeft zitting in het bestuur van de Stichting Uden Promotie. De nieuwe promotionele brochure is bijna klaar. De nieuwe promotionele film met daaraan gekoppeld de digitale presentatie(s) op onze website volgen begin 2007. Uden laat zich zien!

Uden heeft een sterk imago en de vele ambitieuze ontwikkelingen geven volop de mogelijkheid dat imago te versterken. Bij de communicatie over nieuwe projecten dient stelselmatig de promotionele potentie te worden benut. Uiteindelijk moet dit bijdragen tot de realisatie van de in het coalitieakkoord genoemde ambities over bezoekers aan het winkelcentrum en economische groei. Bovendien bevestigt dit het beeld bij de eigen inwoners dat ze in een aantrekkelijke dynamische gemeente wonen. Zoals toegelicht in paragraaf 5.7, volgt er een separaat B&W voorstel omtrent projectcommunicatie.

Daarnaast vinden er steeds meer representatieve activiteiten plaats in het gemeentehuis. Zoals de uitreiking van gemeentelijke onderscheidingen, recepties, ontvangsten, naturalisatiebijeenkomsten, stadsdichter etc. Het zijn vrijwel altijd activiteiten die, mits goed georganiseerd, veel goodwill en

positieve publiciteit opleveren. Wij stellen voor om op korte termijn (een praktisch plan van aanpak met) heldere richtlijnen voor (re)presentatie en gastheerschap te maken. Goed gastheerschap is een ‘product’ waar meerdere afdelingen bij betrokken zijn. Duidelijke afspraken over aanpak, taakverdeling en verantwoordelijkheid bevorderen een efficiënte werkwijze.

Tenslotte wordt in het coalitieakkoord het belang van burgerparticipatie benadrukt. In Uden is

Digitalisering Electronische overheid Digitaal burgerpanel Digitaal klant- tevredenheids- onderzoek Redigeren brieven > 200 Standaard- brieven redigeren Communicatie- training beleidsmede- werkers

Vanwege deze verwevenheid én het feit dat het college minder beleidsnota’s wil, wordt er geen apart beleid geschreven voor burgerparticipatie. Wel stellen we voor om meer zichtbaar te maken hoe we burgers in Uden betrekken bij beleidsvorming en om burgers beter te informeren over hun

participatiemogelijkheden. Daarnaast wordt extra aandacht gevraagd voor het invullen en toetsen van de communicatieparagraaf op B&W adviezen voor wat betreft de wijze waarop burgers betrokken worden. 6.3 Verbeteren communicatieve vaardigheden organisatie

Aan een goede communicatie met onze inwoners, instellingen en bedrijven kan iedereen in de

gemeentelijke organisatie een bijdrage leveren, met name op het niveau van individuele contacten. Het is de taak van communicatie om de medewerkers hierbij waar mogelijk te ondersteunen of te adviseren. De meeste één-op-één contacten met burgers worden gelegd per brief of per telefoon. De kwaliteit van het telefoongesprek of brief zijn dus zeer bepalend voor de beeldvorming over onze dienstverlening. Ook uit het interne kwaliteitstraject kwam naar voren dat onze telefonische bereikbaarheid nog te wensen over laat als het gaat om de kwalitatieve afhandeling van telefoontjes. Om een verbeterslag te maken is het voorstel om alle standaardbrieven die vanuit de gemeente verstuurd worden te laten redigeren door een daarin gespecialiseerd bedrijf. Daarnaast verdient het de aanbeveling om communicatie structureel te laten kijken naar alle brieven die in een veelvoud van 200 of meer de deur uit gaan. Tenslotte adviseren we om voor alle beleidsmedewerkers een communicatietraining op te laten nemen in het gemeentebrede

opleidingsplan 2007. Het doel hiervan is bewustwording van de communicatieve aspecten van hun eigen werk. Hierin kan ook de (kwalitatieve) telefonische bereikbaarheid worden meegenomen.

6.4 Verbeteren digitale informatievoorziening

De samenleving verwacht van de gemeente dat zij meegaat in de ontwikkelingen op het gebied van digitalisering. De landelijke overheid stelt steeds meer eisen aan gemeentelijke websites. Ook het college is ambitieus als het gaat om onze digitale informatievoorziening. We streven naar een koploperspositie. Op het gebied van participatie wordt nadrukkelijk gekeken naar de mogelijkheden van internet. Internet maakt contact tussen gemeente en burgers onafhankelijk van tijd en plaats. Dat komt de democratie ten goede. Klantgerichtheid kan met succes worden vormgegeven als de gedachten die daarover leven bij burgers, bekend zijn bij de gemeente. Dit vraagt om regelmatig onderzoek en peilingen. Internet is voor veel burgers een relatief laagdrempelig en effectief middel voor deelname aan interactieve

beleidsvorming. Met name jongeren maken veelvuldig gebruik van de mogelijkheden die internet biedt. Dit maakt het medium des te interessanter om dat jongeren lastig te bereiken zijn. Bovendien is het een goedkoop en snel kanaal om inwoners te bereiken. Afhankelijk van het doel en de doelstelling kan het internet (of liever, de gemeentelijke website) op verschillende manieren worden ingezet: de online discussie (live en interactief); het verzamelen van meningen (polls); het informeren van betrokkenen (via de e-mail). We stellen voor om voortaan het jaarlijkse klanttevredenheidsonderzoek (grotendeels) digitaal uit te voeren. Daarnaast stellen we voor om een digitaal burgerpanel in te stellen dat 2 keer per jaar ondervraagd wordt via de website over bepaalde thema’s.