Invoeren van voorverpakte artikelen met variabel gewicht
Een artikel of eenheid met een variabel gewicht kan een consumenteneenheid of een handelseenheid zijn. De onderstaande informatie heeft betrekking op de regels die afgesproken zijn en de instore codes die gebruikt worden in Nederland, België en Luxemburg.
Voorverpakte artikelen met variabel gewicht als consumenteneenheden Nederland
In de praktijk worden consumenteneenheden met een variabel gewicht gecodeerd met behulp van instore codes. De instore code kan op twee punten in de keten worden toegekend:
- Op de winkelvloer: dit zijn de codes die beginnen met systeemcode 21, 22 of 28. Informatie over deze artikelen op het niveau van consumentenheden wordt niet uitgewisseld via de datapool, daarom zullen we hier in dit document niet verder op ingaan.
- Door de toeleverancier: dit zijn de codes die beginnen met systeemcode 23. Informatie over deze artikelen op het niveau van consumentenheden wordt uitgewisseld via de datapool en wordt hieronder uitgelegd.
Als een retailer voorverpakte artikelen met een variabel gewicht bij een leverancier wil bestellen, dan moet het artikel in elektronische orders en facturen worden geïdentificeerd met een ‘standaard’ GS1 artikelcode (Global Trade Item Number (GTIN)). Deze artikelcode mag niet beginnen met systeemcode 23. Dit kunt u oplossen door een tweede code (de ‘standaard’ GTIN) toe te wijzen aan dezelfde consumenteneenheid of door op een hoger niveau (de handelseenheid) te bestellen. De handelseenheid wordt altijd geïdentificeerd met een
‘standaard’ GTIN, met eventueel het cijfer 9 ervoor geplakt (in het volgende gedeelte staat meer informatie over voorverpakte artikelen met variabel gewicht op het niveau van handelseenheden). In het geval van huismerkartikelen wordt de ‘standaard’ GTIN gepubliceerd door de eigenaar van het huismerk en niet door de fabrikant.
Als het product wordt besteld op een hoger niveau (de handelseenheid), dan wil de retailer nog steeds informatie ontvangen over de consumenteneenheid (bijv. afmetingen). Instore codes zijn niet toegestaan in het veld GS1 artikelcode (GTIN), dus de procedure is zoals hieronder omschreven.
U gaat hierbij als volgt te werk:
- Ken een tweede code toe aan de consumenteneenheid, een ‘standaard’ GTIN. Voer die code in bij het veld ‘GS1 artikelcode (GTIN)’.
- Deze code wordt alleen gebruikt voor administratieve doeleinden en hoeft niet op het product te worden gedrukt. Deze ‘standaard’ GTIN wordt daarom ook wel een ‘administratieve GTIN’ genoemd.
- De instore code moet ook worden gecommuniceerd via de datapool ten behoeve van identificatie en om deze te kunnen scannen in de winkel. Gebruik de velden ‘Aanvullende artikelidentificatie’ en
‘Aanvullende artikelidentificatie type’ voor dit doeleinde:
○ Voer de instore code in bij het veld ‘Aanvullende artikelidentificatie’. Hoe werkt het? Voer op de eerste positie een voorloopnul in. Voer de eerste 7 cijfers van de 23-code in op posities 2 t/m 8 en voeg 5 nullen toe, daarmee komt u op 13 cijfers. Bereken het laatste cijfer (het controlecijfer).
Voorbeeld van een 23-code: 02312345000002.
○ Selecteer in het veld ‘Aanvullende artikelidentificatie type’ de optie ‘Voor intern gebruik 1’ uit de keuzelijst (XML-waarde: FOR_INTERNAL_USE_1). Deze regel is afgesproken voor de Nederlandse markt. Andere landen hebben wellicht andere regels, dus neem contact op met uw buitenlandse afnemer en vraag welke regel bij hem van toepassing is.
○ Voer een nulprijs in als de prijs voor de instore code. De prijs in de winkel kan namelijk variëren, omdat deze is gebaseerd op het gewicht van het artikel.
België & Luxemburg:
In België & Luxemburg geldt een specifieke procedure voor voorverpakte consumenteneenheden met variabel gewicht (verkocht onder de merknaam van de leverancier) die nog niet geïdentificeerd zijn middels een standaard GTIN (bijv. vlees, kaas, etc.).
In de meeste gevallen hebben deze producten een streepjescode met een 13-cijferig nummer dat begint met 295, 296 of 28 + een nationaal identificatienummer + indicatie van de prijs of het gewicht van het product + een controlecijfer. Omdat dit nummer niet als zodanig kan worden ingevoerd in de datapool, wordt de volgende methode gebruikt:
- De dataleverancier moet een administratieve GTIN toekennen aan het product om het productblad te kunnen maken (dit nummer wordt niet weergegeven als streepjescode op het product!)
- De dataleverancier voert het 13-cijferige nationale identificatienummer (met voorvoegsel 295, 296, 28) in het veld ‘additionalTradeItemIdentification’ (Aanvullende artikelidentificatie) in, maar gebruikt in plaats van de werkelijke prijs of gewicht nullen om het nummer te completeren (+ om het controlecijfer opnieuw te berekenen).
- Bij het veld ‘additionalTradeItemIdentificationType’ (Aanvullende artikelidentificatie type) moet de code
‘FOR_INTERNAL_USE_1’ worden gebruikt.
Voorverpakte artikelen met variabel gewicht als handelseenheden
Facturering van producten met een variabel gewicht wordt meestal gebaseerd op het geleverde gewicht. Het niveau waarop bestellen en factureren plaatsvindt wordt het ‘niveau van de handelseenheden’ genoemd.
Om het makkelijker zichtbaar te maken dat kosten van handelseenheden worden berekend op basis van gewicht in plaats van per stuk, wordt er een indicatiecijfer als voorvoegsel geplaatst voor de GTIN van de handelseenheid. Het indicatiecijfer voor een artikel met een variabel gewicht is 9. De GTIN voor een handelseenheid met een variabel gewicht bestaat uit 14 tekens: het cijfer 9 gevolgd door de 13-cijferige code.
Het indicatiecijfer 9 wordt niet vaak gebruikt in Nederland.
Gadgets/acties
Tijdens bepaalde acties is het mogelijk dat de consument bij aanschaf van een product een klein geschenk, gadget of een promotieartikel krijgt. De informatie over deze gadgets is vaak moeilijk te verzamelen voor retailers, ze moeten deze informatie bij elke leverancier opvragen. Om deze informatiestroom te optimaliseren, hebben de Belgilux-retailers besloten om deze informatie uit te wisselen via de datapool. Dit geldt alleen voor producten die afzonderlijk aan consumenten worden gegeven, bijvoorbeeld een wijnglas bij aankoop van een doos wijn, een baseballpet bij aankoop van een fles frisdrank of een voetbal bij aankoop van een zak chips.
Voer de gadget als een afzonderlijk product in de datapool in. Hiervoor krijgt elke gadget een GS1 artikelcode (GTIN). Aangezien gadgets vaak geen GTIN hebben, wijst u als dataleverancier een administratieve GTIN aan de gadget toe. Het is niet nodig om de GTIN ook fysiek op de gadget aan te geven met een streepjescode (maar u kunt hier wel voor kiezen).
Let op: de administratieve GTIN voor de gadget moet geldig zijn en gebaseerd op uw bedrijfsnummer. De GTIN voor de gadget kunt u niet gelijktijdig gebruiken voor het identificeren van een ander product (een GTIN moet altijd uniek blijven!). Voor meer informatie leest u de GTIN Management regels.
U voert gadgets gefaseerd in de datapool in:
1. Voer eerst alleen de besteleenheid van de gadgets in. Wijs bijvoorbeeld een GTIN toe aan een doos met tien wijnglazen en maak dit artikel aan in de datapool. Zo kunnen de leveranciers dit gadget bestellen en beschikken ze over de logistieke informatie.
2. Ken daarna een GTIN toe aan elke afzonderlijke gadget en voer deze in de datapool in.
3. Tot slot kunt u een streepjescode aan elke gadget geven. Dit zorgt voor optimale ontvangst- en afrekenprocessen, maar zorgt aan de andere kant ook voor hogere kosten.
Maak met retailers afspraken over bovenstaande. Voor elk gadget is er een aantal velden dat u invoert (niet het volledige Belgilux-datamodel). Het gaat om de volgende velden:
- functionalName (functionele productnaam) = GADGET in alle verplichte talen
tradeItemDescription (volledige omschrijving) = omschrijft de artikelen waarbij de gadget wordt meegegeven (in alle verplichte talen).
Huismerkproducten
Nederland
Een huismerkproduct is een product waarvan het merk niet in eigendom is van een fabrikant of producent, maar van een retailer of leverancier die de goederen onder zijn eigen merk laat produceren door een contractfabrikant. Dit wordt ook wel een huismerk genoemd. Er zijn specifieke regels voor dit soort producten en deze bepalen of:
- U de gegevens voor uw etiket invoert in de datapool.
- Etiketgegevens wel of niet gecontroleerd worden in het datakwaliteitsprogramma.
- Etiketgegevens wel of niet kunnen worden gedeeld met derden (bijvoorbeeld het Voedingscentrum).
Kortom: het is voor u als leverancier belangrijk te weten hoe u met artikelgegevens van huismerken omgaat.
Als leverancier van huismerkproducten spreekt u met de merkhouder af welke informatie u uitwisselt en hoe u dat doet. Er zijn drie opties:
1. Zowel logistieke gegevens als etiketgegevens in de datapool invoeren.
Zowel logistieke gegevens als etiketgegevens worden gecontroleerd in het datakwaliteitsprogramma.
Als de etiketinformatie (ook) beschikbaar is in een ander systeem, kunt u vragen om vrijstelling voor de controle van etiketgegevens.
2. Logistieke gegevens in de datapool en etiketgegevens in een ander systeem invoeren (bijvoorbeeld SIM).
Alleen de logistieke gegevens worden gecontroleerd op datakwaliteit.
3. Gegevens delen zonder de datapool.
Hiervoor gelden afspraken buiten GS1 om.
Let op: als u gegevens van huismerkproducten invoert in de datapool, zorg er dan altijd voor dat u de GS1 locatiecode (GLN) van de merkhouder gebruikt (bijvoorbeeld de GLN van een retailer). U vindt de GS1 locatiecodes (GLN’s) van retailers in een overzicht op onze website.
België & Luxemburg
In België & Luxemburg vraagt momenteel alleen Delhaize aan zijn leveranciers om ook de productgegevens voor hun huismerkproducten te sturen via de datapool. Alle andere retailers hebben hun eigen manieren om deze informatie op te vragen bij hun leveranciers. Het is belangrijk te onthouden dat Delhaize voor huismerkproducten de leverancier alleen vraagt om B2B-/logistieke gegevens te sturen, inclusief informatie over verpakkingsmateriaal (zie ook hoofdstuk 3 over Verpakkingsmateriaal), via GDSN en geen etiket-/B2C-informatie. Deze etiket-/B2C-informatie wordt gecommuniceerd via een ander kanaal.