Scenario 2: Concordantie van de burgerlijke stand en GBA

In dit scenario worden de burgerlijke stand en de GBA beiden op een zelfde niveau van

automatisering gebracht. De nieuwe digitale registers van de burgerlijke stand worden gekoppeld aan de GBA. Er blijven echter twee gescheiden regimes bestaan, met aparte vaststellingen en verstrekkingen voor burgerlijke stand en GBA. De verantwoordelijkheden blijven ongewijzigd. Dit scenario bouwt voort op de digitalisering van de burgerlijke stand, zodat deze concordantie ook op een eenvoudige wijze is uit te voeren. Dit scenario is niet goed denkbaar zonder de volledige digitalisering van de burgerlijke stand in alle gemeenten, die leiden tot een landelijke toegankelijk digitaal archief met alle akten. In onderstaande figuur is dit symbolisch weergegeven.

Afbeelding 6: Scenario 2, Concordantie Scenario 2:

Amersfoort – In de werklijst van het zaaksysteem van Amersfoort zaten vandaag diverse (gescande) echtscheidingsbeschikkingen die verwerkt moesten worden. Geen punt, ambtenaar burgerlijke stand Amanda gaat er direct mee aan de slag. Achter haar pc zoekt ze, op basis van het BSN, via de burgerlijke stand module (BSM) de pdf van de betreffende huwelijksakte. Ze controleert deze met de gegevens in de echtscheidingsbeschikking. Die kloppen. Dan is het tijd om de wijzigingsakte op te maken. Ze klikt op ‘echtscheiding’ en komt in het scherm met de wijzigingsakte. Ze vult een BSN’s in op de wijzigingsakte (het systeem haalt automatisch de partner erbij). Ter controle toont de BSM de namen en geboortedata van de personen. Die kloppen en ze klikt op ‘ok’. De BSM gaat aan de slag: op basis van de ingevoerde BSN’s, zoekt het de gerelateerde akten op en koppelt deze aan elkaar. Verder wordt tegelijkertijd onder water de burgerlijke staat in de BRP van beide personen bijgewerkt.

Tevens wordt automatisch een digitale dubbel van de akte verstuurd naar het centrale archief en de beschikking wordt bij de zaak in het gemeentelijk documentmanagementsysteem gearchiveerd.

De twee bestaande regimes voor het vaststellen van feiten rond personen en het verstrekken van informatie over personen blijven bestaan, maar de registraties ervan worden aan elkaar verbonden.

De digitale akten vormen in dit scenario de bron voor de authentieke persoonsgegevens in de GBA.

Aan de hand van de tien gestelde eisen beschrijven wij de veranderingen die in dit scenario zijn besloten.

 Rechtszekerheid

In navolging van de centrale registratie die is voorzien met de BRP komt er in dit scenario – naast de decentrale digitale registers voor de burgerlijke stand – ook een landelijk digitaal register met akten. Dit digitale register is zodanig ingericht dat via het BSN altijd alle akten zijn te benaderen. Daarmee is altijd een eenduidige relatie tussen de akte en de persoonslijst te leggen.

Omdat er nu geen verschillen meer kunnen bestaan tussen de registratie van een persoon in de burgerlijke stand en in de GBA neemt de kans dat er onjuiste persoonsgegevens in de GBA of de akte staan af. Controles kunnen nu beter worden uitgevoerd omdat de ambtenaar van de burgerlijke stand toegang heeft tot alle digitale akten in het hele land. De rechtszekerheid neemt daarom toe.

 Authenticiteit

De verstrekkingen van de GBA worden nu direct gebaseerd op de authentieke gegevens uit de burgerlijke stand en niet meer op uit de burgerlijke stand overgenomen gegevens in de GBA: de authenticiteit verbetert hiermee.

 Bescherming privacy en integriteit

De nieuwe modules voor de burgerlijke stand zullen bijzonder goed moeten worden beschermd tegen misbruik door onbevoegden. Alleen de ambtenaar van de burgerlijke stand krijgt toegang tot de modules. Er bestaan mechanismen waarmee dit goed is te realiseren.

Omdat er nu geen verschillen meer kunnen bestaan tussen de BS en de GBA zal de integriteit van het totaal duidelijk verbeteren.

 Dienstverlening overheden

Er kan nu geen tijdsverschil én geen inhoudelijk verschil meer bestaan tussen de registratie in de burgerlijke stand en in de GBA. Daarom gaat de kwaliteit van de GBA-verstrekkingen omhoog.

 Doelmatigheid

De nieuwe modules voor de burgerlijke stand kunnen zodanig worden opgezet dat akten, net als de persoonslijsten in de BRP, door middel van verwijzingen via identificerende sleutels (BSN) benaderbaar zijn. Daarnaast kan ook de bestaande arbeidsintensieve systematiek van de latere vermeldingen worden verbeterd. Voor elke wijziging in de burgerlijke staat (echtscheiding, naamswijziging, etc.) wordt nu een nieuwe gewijzigde akte opgemaakt. De oude akte wordt niet meer actueel (historisch) verklaard, maar blijft wel bewaard. Ook afstammingsgegevens hoeven niet meer te worden overgenomen op de akte van het kind, maar kunnen met behulp van het BSN van de vader en de moeder worden toegevoegd.

 Verantwoordelijkheid

De ambtenaar van de burgerlijke stand blijft verantwoordelijk voor de akten en de registers van de burgerlijke stand. In dit scenario is het opmaken van de akten en het registreren in de burgerlijke stand en GBA onlosmakelijk met elkaar verbonden en vindt altijd gelijktijdig plaats, hetzij in de gemeente waar het rechtsfeit heeft plaatsgevonden, hetzij in de gemeente waar de betrokkenen zijn ingeschreven. Daarmee krijgt de ambtenaar burgerlijke stand de bevoegdheid de relevante persoonslijsten in de GBA aan te maken dan wel te muteren. De taak- en

verantwoordelijkheidsverdeling voor de registratie van gegevens uit de burgerlijke stand in de GBA moet hierop worden aangepast. De verdeling van de systeemverantwoordelijkheden van de ministers van VenJ en BZK verandert in dit scenario evenwel niet wezenlijk.

De overige eisen ten aanzien van robuustheid, duurzaamheid en dienstverlening richting burgers worden in dit scenario niet wezenlijk anders ingevuld dan in het vorige scenario.

Dit scenario heeft dus vooral opbrengsten met betrekking tot de rechtszekerheid, authenticiteit, doelmatigheid en de dienstverlening:

 Doelmatigheid,

Eenvoudigere controles en archivering: door het centrale digitale archief kan er tijd worden bespaard op controles en archivering. Naar schatting kan de bewerkingstijd voor het aanmaken van nieuwe akten met circa 10 minuten per akte omlaag.

Latere vermeldingen worden simpeler: op de jaarlijkse ruim 40.000 latere vermeldingen (waarvan circa 30.000 echtscheidingen) kan per vermelding ongeveer 15 minuten worden bespaard.

Lagere productiekosten akten: in veel gevallen zal er geen papieren akte meer nodig zijn.

Dubbelen op papier verdwijnen geheel.

Lagere archiefkosten: de papieren archieven zullen langzamerhand verdwijnen.

 Dienstverlening, online inzage in akten. Door de online inzage in de akten kunnen de situaties waarin burgers uittreksels en akten van de burgerlijke stand nodig hebben nog verder worden teruggedrongen. Daarmee hoeft de burger geen postbode meer voor de overheid te spelen.

Alleen in privaatrechtelijke en internationale situaties heeft de burger nog uittreksels van de burgerlijke stand nodig. Voor bestuursorganen en andere afnemers van de GBA is het opvragen van uittreksel/afschriften niet meer noodzakelijk.

 Rechtszekerheid, geen multirealiteiten meer mogelijk. Doordat de akte en de registratie op één en dezelfde plek, door één en dezelfde persoon op één en hetzelfde moment plaatsvindt, zijn er geen anomalieën mogelijk, waarbij bijvoorbeeld de partner in de ene gemeente wel getrouwd is en de partner woonachtig in de andere gemeente niet.

In dit scenario worden de volgende knelpunten (uit hoofdstuk 5) geheel of gedeeltelijk opgelost:

arbeidsintensieve latere vermeldingen; verstrekken afschriften burgerlijke stand; ambtenaar burgerlijke stand mag niet buiten de eigen gemeente opereren; geen landelijke uitwisseling van burgerlijke stand gegevens.