fraudesignalering: samenvatting
Bijlage 1 Begrippen en definities
2. Samenvatting van de discussies in de groepen
2.1 Actoren
De vraag die centraal stond in deze discussie was: ‘welke actoren zijn het meest in de positie om signalen van fraude op te vangen?’
De tabel hieronder geeft de score weer van de drie groepen samen.
Actor %
(Direct betrokken) individuele ambtenaren/medewerkers 24
(Ambtelijk) lager management 12
(Ambtelijk) middenmanagement 7
(Ambtelijk) topmanagement 1
Bestuurders / politici 5
Interne toezichthouders 5
Externe toezichthouders 0
Intern controleurs / accountants 11
Extern controleurs / accountants 5
Interne vertrouwenspersonen 5
Externe vertrouwenspersonen 0
92
Derden (klanten, leveranciers etc.) 13
Media / publiek 10
Anders, namelijk verschillende actoren samen 1
Anders, namelijk commissie / opsporing 1
Totaal 100
De actoren die volgens de deelnemers het meest in de positie zijn om fraudesignalen op te vangen zijn de ambtenaren/medewerkers die het meest betrokken zijn bij het proces waar mogelijk van fraude sprake is en hun directe managers (samen 36%). Ook derden, media en het publiek vormen volgens de deelnemers belangrijke bronnen van signalen (23%).
Tijdens de discussie bleek dat het van belang is om onderscheid te maken tussen interne fraude (fraude door ambtenaren en bestuurders binnen de overheid) en externe fraude (fraude jegens de overheid). Bij externe fraude spelen de medewerkers die direct contact hebben met de burger een cruciale rol; dat is bij interne fraude minder het geval. In het overzicht wordt hier echter geen onderscheid tussen gemaakt.
Auditors zijn volgens de deelnemers minder in de positie om vroegtijdige fraudesignalen waar te nemen. Overigens geldt dit vooral voor de externe auditors. De interne auditor is bij fraudesignalering wel een belangrijker actor dan de externe accountant, omdat de eerste meer diepgang kan bereiken.
Een aantal deelnemers merkte op dat niet alleen naar de afzonderlijke signalen gekeken moet worden, maar vooral naar de samenhang ertussen. Soms kunnen signalen die elk afzonderlijk niet bijzonder opvallend zijn in samenhang wel een duidelijke indicatie van fraude zijn.
Een actor die zich op enige afstand van de werkvloer bevindt, zoals een manager, zal signalen makkelijker in samenhang kunnen zien. In die zin speelt volgens de deelnemers het management wel een grotere rol dan op het eerste gezicht uit de tabel blijkt.
Vrijwel alle deelnemers waren van mening dat actoren zich beter bewust zouden moeten zijn van frauderisico’s en dat zij meer kennis zouden moeten hebben van fraudesignalen en adequate handelswijzen.
2.2 Instrumenten
De vraag die centraal stond in deze discussie was: ‘hoe belangrijk zijn de volgende instrumenten voor het opvangen van fraudesignalen?’
De score van de drie groepen samen is weergegeven in de volgende 93
tabel.
Instrument %
Direct toezicht (van leidinggevende) 19
Maatregelen in de administratieve organisatie / interne controle 15
Accountantscontrole 3
Gericht onderzoek naar fraudesignalen (bijvoorbeeld bestandsvergelijking) 12
Meldingen vanuit de organisatie (‘klokkenluiders’) 13
Meldingen van buiten de organisatie (klanten, leveranciers, etc.) 10
Anonieme meldingen 13
Media (bijvoorbeeld tips van briefschrijvers of onderzoeksjournalistiek) 5
Anders, namelijk: cultuur / bewustzijn 10
Totaal 100
Meldingen (intern, extern en anoniem) zijn het belangrijkste instrument voor het opvangen van fraudesignalen volgens de deelnemers: samen 36%. Hierbij werd opgemerkt dat ook voormalig medewerkers gezien kunnen worden een belangrijke bron van meldingen van buiten de organisatie. Direct toezicht en interne controle volgen daarna met respectievelijk 19% en 15%.
Ook bij de instrumenten speelt het eerder genoemde onderscheid tussen interne en externe fraude een rol. Bij externe fraude kan gericht
onderzoek naar fraudesignalen zeer effectief zijn. Door bestanden te koppelen kan zogenoemde ‘witte fraude’, zoals uitkeringsfraude, opgespoord worden. Koppeling van bestanden kent echter wel beperkingen in verband met de bescherming van persoonsgegevens.
Bovendien hapert de koppeling soms door bestandsvervuiling.
Tijdens de discussie werd uitvoerig ingegaan op de voor- en nadelen van anonieme meldingen. Verschillende deelnemers wezen erop dat anoniem melden eigenlijk in strijd is met een goede integriteitscultuur van openheid. Ook kan het onterechte meldingen uitlokken (als grap of bijvoorbeeld uit rancune jegens een persoon). Met anonieme meldingen moet dus voorzichtig worden omgegaan. Een mogelijke oplossing is het benoemen van een tussenpersoon die als enige de identiteit van de melder kent. Deze tussenpersoon kan als daar aanleiding toe is, contact opnemen met de melder om opheldering te vragen. Deze opzet remt ongefundeerde meldingen.
94
Verschillende deelnemers hebben cultuur/bewustzijn toegevoegd als belangrijk instrument. Binnen een goede en open bedrijfscultuur zijn medewerkers alerter en eerder geneigd signalen en vermoedens door te geven. Het is hierbij van belang dat de leiding het goede voorbeeld geeft.
2.3 Proces
Aan de hand van het volgende stroomschema hebben de deelnemers gesproken over mogelijke oorzaken voor ‘uitval’ in de verschillende fasen van het proces van fraudesignalering.
Fraude
Wel signaal Geen signaal
Wel opgemerkt Niet opgemerkt
Wel gemeld Niet gemeld
Wel reactie Geen reactie
Wel onderzoek Geen onderzoek
Wel maatregelen Geen maatregelen
Fraudesignalering is een kwetsbaar proces; in alle fasen kan volgens de deelnemers wat misgaan. Als oorzaken voor het ‘uitvallen’ van signalen werden onder andere genoemd:
• de organisatie weet niet waar de risico’s zitten;
• impliciete acceptatie en het fenomeen van ‘normaal afwijkend gedrag’
(afwijkend gedrag wordt na verloop van tijd normaal gevonden);
• onvoldoende alertheid bij personeel (vooral bij het personeel dat 95
direct contact heeft met de burger);
• niet melden vanuit het idee dat er toch niets mee wordt gedaan;
• eigen belang (doofpot) en calculerend gedrag;
• angst om te melden, druk om niet te melden, valse loyaliteit;
• onderzoek naar signalen wordt niet gestart vanuit
kosten/batenoverwegingen (waarbij te betwijfelen is of de preventieve werking die uitgaat van onderzoek voldoende is meegewogen).
Als oplossingen werden onder andere genoemd:
• bewustwording van integriteits- en frauderisico’s;
• kennis opbouwen en delen van risico’s, signalen en handelingswijzen;
• bevorderen van integer gedrag / integere bedrijfscultuur;
• samenwerken en informatie uitwisselen tussen instanties;
• bij kosten-batenanalyse ook het preventieve werking van onderzoek naar fraudesignalen betrekken;
• verbetering van de verschillende meldsystemen (eenvoudiger en zo nodig anoniem);
• terugkoppeling naar de melder (niet reageren naar de melder is fnuikend voor de meldingsbereidheid);
• duidelijk onderzoeksprotocol en heldere korte instructie over handelswijze voor management;
• ‘schandaalmanagement’: management moet voorbereid zijn op schandalen en weten hoe te handelen als schandalen zich voordoen.