Risicomanagement binnen de eigen organisatie

40

5.2 Risicomanagement binnen de eigen organisatie

Inmiddels is risicomanagement een steeds meer gehanteerd begrip binnen Defensie. Op dit moment

wordt het alleen toegepast op veiligheid van werknemers en op het gebied van compliance in de

daarvoor vasgestelde beleidsstukken. (Ministerie van Defensie, 2019) .Maar er wordt momenteel een

algemene richtlijn opgesteld voor integraal risicomanagement. (Ministerie van Defensie, 2021).

5.2.1 Risicomanagement DOSCO

DOSCO heeft als Defensieonderdeel een Risicomanager welke is geplaatst in de staf. Het

risicomanagement systeem is toegespitst op de eigen bedrijfsvoering van DOSCO. Er wordt, zoals al

eerder aangegeven, gebruik gemaakt van het risicomodel ISO 31000 (International Standards

Organisation, 2018). Deze keuze is gemaakt omdat deze norm wordt voorgeschreven door Defensie,

zowel in de vastgelegde procedures op het gebied van veiligheid gezondheid en milieu als in een nu

nog concept aanwijzing voor integraal risicomanagement (Ministerie van Defensie, 2019; Ministerie

van Defensie, 2021). Momenteel wordt er nog niet extern ge-audit, echter wordt dit na volledige

invoering binnen Defensie niet uitgesloten.

De geconstateerde risico’s worden besproken in de riskboard en jaarlijks wordt een rapportage met

daarin geconstateerde risico’s inclusief maatregelen opgesteld. De meest recente rapportage in het

Risico- en Compliance jaarplan DOSCO 2021 (RCJP DOSCO 2021) laat zien dat op het gebied van

vastgoed risico’s worden geïdentificeerd. (DOSCO, 2020). Deze risico’s (Tabel 1) staan allen

toegewezen als actie aan de directeur DVM. De gebruikte normering en risicoscores staan

opgenomen in bijlage 2. Om eenduidigheid te blijven hanteren zal in de verdere weging van risico’s

binnen dit onderzoek dezelfde normering worden aangehouden.

Deelrisico Oorzaak Gevolg Risicoscore

Deelrisico 1:

Informatievoorziening

Vastgoed. Onvoldoende

inzicht in de stand van

beheer en onderhoud van

de vastgoedportefeuille

• Kwaliteit van de

informatie is

onvoldoende.

• Niet alle gewenste

gegevens zijn

beschikbaar (bijv.

bezettingsgegevens)

.

Geen adequate invulling

van vastgoedprocessen,

waardoor geen juiste

keuzes gemaakt kunnen

worden

(vastgoedmanagement).

Groot effect en

grote

41

Deelrisico 2: Onderhoud

van gebouwen en

installaties: Degradatie van

gebouwen en installaties

• Kwaliteit van de

informatie is

onvoldoende.

• Niet alle gewenste

gegevens zijn

beschikbaar (bijv.

bezettingsgegevens).

Geen adequate invulling

van vastgoedprocessen,

waardoor geen juiste

keuzes gemaakt kunnen

worden

(vastgoedmanagement).

Groot effect en

grote

waarschijnlijkheid

Deelrisico 3:

Vastgoedkeuringen:

Wettelijke keuringen van

installaties zijn niet op orde

en beschikbare informatie

rondom status keuringen is

onvoldoende.

• Capaciteitsgebrek

RVB.

• Gebrek aan

toegangsverlening

en begeleiding op

objecten.

Onveilige installaties

met mogelijke sancties

vanuit bevoegd gezag.

Aanzienlijk effect

en grote

waarschijnlijkheid

TABEL 1:RISICO'S OP HET GEBIED VAN VASTGOED DEFENSIE,(BRON:RISICO- EN COMPLIANCE

JAARPLAN DOSCO2021)

In hetzelfde document worden de voorgestelde mitigerende maatregelen benoemd inclusief de

actiehouder. Voor deze 3 deelrisico’s is dat de directeur DVM. Respectievelijk worden de volgende

mitigerende maatregelen benoemd:

1. De invoering van een nieuwe applicatie bij het RVB, wat nog enkele jaren in beslag neemt en

binnen Defensie beter inzichtelijk maken wat de belegging en gebruik is van het diverse

vastgoed door middel van structurele metingen van het vastgoedgebruik en borging van die

informatie;

2. Invulling geven aan het strategisch vastgoedplan 2020, ophoging van het onderhoudsbudget

en het thema gericht aanpakken van probleemgebieden zoals keukens en legering;

3. Opdracht geven aan het RVB om haar processen beter in te regelen, communicatie met de

DO en om keurende instanties beter te begeleiden en aanpassing van de

keuringsrapportages en applicatie

De voorgestelde mitigerende maatregelen zijn opvallend. Diverse zaken liggen niet binnen het

beslissingsdomein van de actiehouder. Directeur DVM heeft geen rechtstreekse zeggenschap over

applicaties en processen van het RVB. Hij kan, door de verplichte afname van diensten bij het RVB,

hooguit een stevig gesprek aangaan. Hierdoor wordt de uitvoering van de maatregelen voor deelrisico

1 en 3 al moeilijk uit te voeren. Hetzelfde geldt voor het onderhoudsbudget en de financiële middelen

voor het strategisch vastgoedplan 2020 (Defensie, 2019). Hierbij is de Directeur DVM afhankelijk van

42

het hogere niveau. Blijft alleen als uitvoerbaar over de structurele metingen van het vastgoedgebruik,

het thematisch aanpakken van probleemgebieden en aanpassing van de keuringsrapportages.

5.2.2 Vastgoed georiënteerd risicomanagement Defensie

Op het gebied van vastgoed komt risicomanagement op twee onderdelen duidelijk naar voren. Bij

beide gevallen valt op dat het incidentele toepassingen zijn, specifiek voor een bepaald project dan

wel proces. Dit is dan ook een opmerking van de algemene rekenkamer de laatste jaren. In de

doorlichting van Defensie gaf men aan dat er onvoldoende aandacht is voor risicomanagement

(Algemene Rekenkamer, 2019)

De projecten waar momenteel wel duidelijk risicomanagement bij vastgoed wordt toegepast is ten

eerste het strategisch vastgoedplan (Defensie, 2019). Hier is een overduidelijke risicomanagement

component opgenomen. Aangezien dit een langdurige planning is met grote hoeveelheden

overheidsgeld is per project een moment van afweging ingebouwd, dit wordt ook bevestigd in het

interview met het sectiehoofd Specialties van het RVB (Bijlage 6).

Ten tweede wordt op dit moment een onderhoudssystematiek- en normering kwaliteit Vastgoed

gehanteerd, binnen het RVB en DVM ook wel gebrekenzeef genoemd. Dit is een afwegingsystematiek

waarbij op basis van de waarde en het gebruik van een locatie wordt bepaald of gemelde

tekortkomingen direct worden opgepakt dan wel worden uitgesteld en meegenomen met het reguliere

onderhoud. (DVM, 2018) Deze wordt ook in diverse interviews genoemd. (Bijlage 3, 4 en 5)

De gebrekenzeef is een onderhoudssystematiek op basis van de NEN 2767 die bij Defensie is

opgesteld. (DVM, 2018) De systematiek draait om het vinden van de juiste acceptatiegraad op basis

van een afweging van kosten en risico. Daarmee wordt gestuurd op de aspecten die zowel voor de

klant (gebruiker) als voor de eigenaar (Defensie) van belang zijn. Hiervoor zijn alle gebouwen van

Defensie voorzien van een kwaliteitslabel. Er is gekozen voor vijf verschillende labels om de gehele

portefeuille te kunnen classificeren:

• MINIMAAL: Sloop van het gebouw is binnen 2 jaar voorzien;

• SOBER: functie van het gebouw valt binnen "werken vuil" zoals (munitie)bunkers, magazijnen

en (voertuig)werkplaatsen;

• BASIS: functie van het gebouw valt binnen "werken schoon" zoals kantoren, legering- en

lesgebouwen;

• PLUS REPRESENTATIEF: gebouw heeft een belangrijke representatieve functie voor de

organisatie;

• PLUS OPERATIONEEL: gebouwen zijn van essentieel belang voor de operationele

inzetbaarheid van Defensie.

43

Op basis van die labels wordt op de verschillende aspecten de ondergrens van een aspect vastgelegd

en of op basis van een melding direct actie moet worden ondernomen. Een voorbeeld is verslechterd

schilderwerk aan een kozijn, bij een werkplaats wordt dit wel geregistreerd zodat bij het volgende

geplande onderhoud actie kan worden ondernomen maar dit wordt dus niet direct opgepakt. Betreft

het een plus representatief gebouw, zoals een monument dan wordt er direct actie op ondernomen.

De classificatie kan op onderdelen verschillend zijn. Dat een airco in een monument met kantoren

uitvalt is jammer maar heeft even geen prioriteit, maar gebeurt dit in een verkeersleiderstoren wordt er

direct ingegrepen. Op deze wijze probeert Defensie de onderhoudskosten te beheersen en het geld

en de capaciteit daar in te zetten waar op basis van de functie van het gebouw het de meeste

toegevoegde waarde heeft. In principe zou kunnen worden gesteld dat deze classificatie een

operationeel risico behandeld. De classificatie is bepaald aan de hand van de benodigde minimale

eisen om de werkzaamheden te kunnen uitvoeren.

FIGUUR 17: SCHEMATISCHE WEERGAVE GEBREKENZEEF DEFENSIE, EIGEN ILLUSTRATIE

De gebrekenzeef sluit aan bij het handboek BOEI-inspecties (RVB, 2018) wat wordt gehanteerd door

het RVB. Dat handboek beschrijft op welke wijze het RVB zijn conditiemetingen uitvoert voor de klant

en voor de eigen gebouwen. Ook dat handboek is gebaseerd op de NEN 2767 alleen dan op de oude

versie uit 2013. Wat bij de BOEI-inspecties anders wordt uitgevoerd is een integrale benadering van

de locaties. Conditiemetingen worden uitgevoerd niet alleen voor de staat van het vastgoed conform

NEN 2767 maar ook andere beheerszaken zoals brandveiligheid en milieuvergunningen worden

meegenomen.

44

In document Missie Vastgoed : Risico's in de vastgoedketen van Defensie (pagina 41-45)