Richtlijnen en procedures: vlaggen die verschil markeren

Zoals elke overheidsorganisatie heeft het Stadsdeel richtlijnen en proce- dures voor wat er wel en niet mag in de publieke ruimte, zowel fysiek als sociaal. Deze gaan vaak niet helemaal samen met wat in het initiatief bedacht is. Maar heel zelden gaat een initiatief lijnrecht tegen de geformu- leerde doelen in, maar even zelden past het er helemaal binnen. Daar komt bij dat er een vaak impliciete grens is tussen de regels, richtlijnen en procedures die er gewoon zijn omdat ze er zijn en een ander deel dat er is omdat het goed en nodig is. Er zijn maar weinig regels zonder nut, die zijn allang “gesnoeid”. Maar er zijn nog heel veel regels en procedures die zich

moeizaam verhouden tot wat in de alledaagse leefwereld ‘gewoon’ is; ze hebben nut, maar dat nut is moeilijk toepasbaar en misschien ook niet zo relevant voor initiatieven “buiten”. Die regels komen buiten soms vreemd over, terwijl bijvoorbeeld de routines van verantwoording en controle voor de professionele bureaucratie heel gebruikelijk en van groot belang zijn. Ze zijn geen overblijfselen uit vroeger tijd, maar ondersteunen een belang- rijk doel, de verantwoording van publiek geld. Achter die regels zitten bovendien vaak speciaal aangestelde functionarissen wiens taak het expli- ciet is om “hun”“ regels en procedures te bewaken. En dat doen ze dus ook – dat is immers hun opdracht. Zo vormen regels, procedures en de functio- narissen die er voor staan een veel voorkomend, geëigend en benodigd onderdeel van de processen in het stadsdeel. Die tegelijkertijd vaak heel vreemd, ongewoon en moeilijk voelen in het contact met de buitenwereld. Daar wordt het veel meer gewoon en goed gevonden dat er indien nodig van een regel of procedure wordt afgeweken. Dat dingen wel of niet kunnen

begrijpen burgers prima, maar dat het vanwege een regel of procedure is komt hen vaak onbegrijpelijk over.

Zo worden regels en procedures in de dagelijkse interactie tussen burgers en professionals de vlaggen die de onderlinge verschillen markeren. Bedoeld of onbedoeld markeren de regels en procedures wat partijen niet samen kunnen doen, waar de grenzen liggen en wat niet mogelijk is. Ze worden gezien als het ultieme symbool van wat beide werelden anders maakt. Maar toch horen ze er bij, hebben ze nut en maken ze dingen ook juist mogelijk. De kunst van zinvolle verbinding tussen binnen en buiten, tussen realiteit van het formele systeem en de alledaagse buitenwereld, is om een zekere geborgde flexibiliteit ten aanzien van procedures en richt- lijnen te vinden. Richtlijnen worden dan meer adviserend en richtingge- vend dan leidend in de relatie met buurtbewoners en andere partners. Onverminderd serieus, maar tegelijkertijd dienstbaar aan het doel en gecontextualiseerd in wat de praktijk op dat moment vraagt. Dat kan nog steeds betekenen dat dingen niet kunnen, maar niet omdat het ‘gewoon niet gaat’.

Voor het Bos en Lommerplantsoen waren kaders opgesteld waarbinnen de buurtbewo- ners een ontwerp konden maken voor het plantsoen. Deze kaders maakten duidelijk wat er kon en wat er in het ontwerp niet kon. Ook de procedure die was opgesteld om het meespraaktraject goed te laten verlopen zorgde voor duidelijkheid. Er waren ver- schillende fases en het was duidelijk wat er in welke fase gedaan moest worden. Toch was die gestroomlijnde procedure niet de kern van het succes van het traject. Betrokke-

nen geven aan dat het juist de onafhankelijke procesbegeleider en de door het stadsdeel voor de bewoners ingehuurde professionele landschapsarchitect waren die het verschil maakten. Zij kenden weliswaar de procedures en regels, maar waren vervolgens in staat om die vloeibaar te maken en te laten passen in de wensen en voorkeuren van de bewoners. Dat leverde uiteindelijk een ontwerp op dat paste binnen de afgesproken kaders en procedures, maar de basis van het succes lag in het daar buigzaam mee om gaan. Bewoners geven daarbij aan dat het vertrouwen in de onafhankelijke procesbege- leider en de landschapsarchitect cruciaal was. Als zij aangaven dat iets echt niet kon, of gewoon niet verstandig was, dan vertrouwden ze erop dat dat vanuit inhoudelijke in plaats van procedurele argumenten zo was. Het vereist blijkbaar een zeker vertrouwen om ook de inhoudelijke dimensie van procedures te accepteren. Mensen hadden niet het gevoel dat het ging om de procedure op zichzelf, maar om de onderliggende inhoud. Dat zijn gevoelskwesties, die moeilijk te vatten zijn maar wel bepalen of het slaagt of niet. Achteraf lukt het omdat ‘gewoon’ de gebruikelijke procedure is gevolgd, maar het lukt uiteindelijk ‘echt’ omdat er op momenten ‘gewoon’ is afgeweken van de procedures. Allebei is waar, maar dat is lastig onder woorden te brengen.

Bij het Buurt Praktijk Team is het soms moeilijk om precies volgens de interne richtlij- nen te werken, omdat er binnen het netwerk dingen sneller gedaan moeten worden en soms onconventioneel worden opgelost. Zo hadden de betrokken ambtenaren bijvoor- beeld bedacht dat het een slim idee zou zijn om de speeltuin alleen toegankelijk te maken voor kinderen met ouders. Dat was vanuit het probleem bezien een goed idee en intuïtief is er ook veel voor te zeggen. Maar het is buitengewoon lastig te regelen, omdat voor de procedures hele alledaagse interventies (aan de oudere kinderen in de speeltuin vragen “gaan jullie even elders spelen”) bijna rechtsstatelijke kwesties zijn (“je kunt niet zomaar groepen weren”). Wat in de alledaagse realiteit een kleine sociale interven- tie is, valt vanuit de regels en procedures in de categorie formeel-juridisch ingekaderde maatregelen. Het is niet ‘zomaar te regelen’, terwijl betrokkenen menen dat het nu wel ‘gewoon nodig is’. Dat zorgt voor spanning, ook omdat bpt in tegenstelling tot andere onderzochte praktijken niet direct buiten maar eerder binnen het stadsdeel staat. Om te doen wat ‘gewoon nodig is’ moet soms iets gedaan worden dat gewoon niet kan – en vaak met reden. En het kan al helemaal niet snel, onder andere omdat er in procedures bewuste vertragingen zijn ingebouwd voor maatregelen die relatief ingrijpend zijn. Steeds hebben procedures en regels enerzijds zin, maar blijken ze anderzijds in de prak- tijk buiten in de weg te zitten.