Registratie Justitiële Jeugdinrichtingen (JVS/JJI)

JVS/JJI (voorheen TULP/JJI)11 is een landelijk geïmplementeerd informa-tiesysteem waarop alle rijks- en particuliere Justitiële Jeugdinrichtingen zijn aangesloten, alsmede het hoofdkantoor DJI en een aantal niet- justitiële inrichtingen12 waar het ministerie van Justitie plaatsen heeft ingekocht. Het systeem wordt door de inrichtingen gebruikt voor de pupillenadmini stratie en het registreren en onderhouden van gegevens betreffende de inrichting zelf. Daarnaast genereert het systeem onder meer capaciteits- en bezettingsgegevens, bevolkingsgegevens en gegevens over de orde en veiligheid (incidenten en maatregelen) binnen de inrich-ting. JVS/JJI speelt een belangrijke rol bij de centrale selectie en plaatsing van jeugdigen in Justitiële Jeugdinrichtingen. Verder levert JVS/JJI stuur- en beleidsinformatie. DJI beschikt over een speciale module waarmee grotere databestanden kunnen worden samengesteld.

Iedere jeugdige die bij een Justitiële Jeugdinrichting wordt aangemeld, op de wachtlijst wordt geplaatst dan wel in de inrichting wordt opgeno-men, wordt geregistreerd in JVS/JJI en krijgt een eigen, uniek registratie-nummer. Dit nummer wordt bij iedere (nieuwe) opname binnen de sector Justitiële Jeugdinrichtingen gebruikt.

Informatiegebied

De gegevens die in JVS/JJI worden opgenomen, zijn onder andere per-soonskenmerken van de jeugdigen, gegevens over de huidige en eventueel vorige (tevens in verband met recidive) en volgende verblijfslocatie(s), verblijfstitel(s), opleggende instantie, gepleegde feiten en reden van uit-schrijving. Met behulp van de speciale beleidsinformatiemodule kunnen peildatumbestanden, locatie-historische bestanden (plaatsingen, uit-plaatsingen, trajecten van jeugdigen) en titel-historische bestanden (titels/ titelwijzigingen) worden samengesteld. Voorts bevat JVS/JJI informatie over onder andere de beschikbare capaciteit, bezetting, wachtlijstplaat-singen enzovoort.

Periodiciteit van de dataverzameling

JVS/JJI is een betrekkelijk nieuw registratiesysteem. In juni 1997 is de laatste Justitiële Jeugdinrichting aangesloten, zodat vanaf dat moment gesproken kan worden van een landelijke dekking. Er is sprake van een continue registratie.

11 Vanaf november 2011 is TULP JJI stapsgewijs uitgefaseerd en vervangen door JVS (Jeugd Volg Systeem). Dit systeem is te zien als de opvolger van TULP JJI en bevat in principe dezelfde eigenschappen. Het bevat vooral informatie over het verblijf. Daarnaast is sinds 2012 IFM ‘in de lucht’ (IFM=intelligente formulieren module). Dit systeem bevat vooral informatie over de behandeling van de jeugdigen en is een ketensysteem: uit gangspunt is eenmalige invoer, meervoudig gebruik. In eerste instantie is TULP JJI lokaal uitgezet, in mei 2014 is ook TULP JJI centraal uitgezet, zodat alles nu draait op JVS en IFM. 12 Bij de niet­justitiële inrichtingen wordt de administratie door de afdeling IJZ van de sector Jeugd op het

Relaties met andere informatiesystemen

Een aantal basisgegevens van JVS/JJI is tevens opgeslagen in de nieuwe DJI-brede Basisregistratie. Deze Basisregistratie ontvangt en levert onder meer gegevens aan SKDB (Strafketendatabase) en verzendt de registratie van wijzigingen in verblijf en de vonnisgegevens binnen de strafketen.

Eigendom en beheer

Houder van de informatie in JVS/JJI is het ministerie van Veiligheid en Justitie, sector JJI. De informatie is opgeslagen bij de individuele inrich-tingen en centraal op het Hoofdkantoor DJI. Het beheer van de informatie berust bij de inrichtingsdirecteuren en bij het Hoofdkantoor DJI. Het sys-teem voldoet aan de eisen van de Wet bescherming persoonsgegevens. 5.4 Registratie tbs-gestelden

MITS (Management Informatie TBS) dient om het primaire proces in de FPC’s en de afdeling Plaatsing van DForZo te ondersteunen. MITS is een landelijke applicatie bestaande uit een centrale database en lokale data-bases, die middels datacommunicatie aan elkaar zijn gekoppeld. De landelijke applicatie wordt beheerd door SSC-I DJI te Gouda. Via een dump worden dagelijks gegevens ingelezen in het EPD van DJI (de appli-caties USER en MicroHIS). Eén keer per week worden gegevens ingelezen in de applicatie MIP TBS.

Informatiegebied

De gegevens hebben betrekking op tbs-gestelden en de FPC’s en overige instellingen waar zij verblijven. Het betreft onder andere het vonnis, de uitspraak, de insluitingstitel van de terbeschikkingstelling, het adminis-tratief verblijf en het fysieke verblijf. Variabelen zijn onder andere: tbs-maatregel, geslacht, geboortedatum, vonnisgegevens zoals het parket-nummer, datum uitspraak, het aantal verlengingsprocedures, opgelegde straf en maatregel, verblijfsgegevens, verlofmachtigingen, incidenten en opgelegde maatregelen.

Relaties met andere systemen

Een aantal basisgegevens van MITS zijn opgeslagen in de nieuwe DJI-brede Basisregistratie. Deze Basisregistratie ontvangt en levert onder meer gegevens aan SKDB (Strafketendatabase) en verzendt de registratie van wijzigingen in verblijf en de vonnisgegevens binnen de strafketen.

MITS, IFZO en FCS

MITS is een applicatie die uitsluitend is bedoeld voor de tenuitvoerlegging van een tbs-maatregel.

De (particuliere) FPC’s hebben naast MITS hun eigen EPD-syste-men (zoals USER) om de DBBC’s in te registreren en te factureren.

DForZo ontvangt deze facturen in FCS (Facturale Controle Systeem), controleert deze o.a. met de indicatie en plaatsing uit IFZO (Informatie-systeem Forensische Zorg) en stelt deze via Leonardo (financieel (Informatie-systeem DJI) betaalbaar aan de FPC.

Eigendom en beheer

Houder van de informatie is het ministerie van Veiligheid en Justitie, Directie Forensische Zorg. Per FPC-complex vindt de opslag van de gege-vens in de lokale database en de centrale database plaats. Het beheer van het systeem is in handen van SSC-I DJI te Gouda. Het systeem voldoet aan de eisen van de Wet bescherming persoonsgegevens.

5.5 Registratie 3RO (CVS/IRIS)

IRIS, het Integraal Reclassering Informatiesysteem, is het ondersteunend systeem voor het primaire proces van de drie reclasserings organisaties (3RO). De geregistreerde gegevens in dit landelijke systeem worden eruit gehaald in een aantal standaardoverzichten en middels ad hoc bevragingen. IRIS is sinds 28 november 2011 de vervanger van het primaire processysteem CVS (ClientVolgSysteem) van de 3RO.

Informatiegebied

In IRIS worden de opdrachten aan de 3RO geregistreerd met cliënt-gegevens en de (geplande) reclasseringsactiviteiten. Dit geldt voor alle reclasseringsproducten: vroeghulp, advies, gedragsinterventies, toezicht en werkstraffen.

Periodiciteit van de dataverzameling

De registratie in IRIS is continu.

Relaties met andere systemen

IRIS heeft een geautomatiseerde koppeling met de centrale Strafrechts-ketendatabase, kortweg SKDB. De SKDB bevat gegevens die noodzakelijk zijn voor de vaststelling van de identiteit van een verdachte of veroor-deelde, in het kader van de Wet Identiteitsvaststelling Verdachten, Veroordeelden en Getuigen (WIVVG). Via deze koppeling worden cliënt-gegevens en detentiecliënt-gegevens uit SKDB automatisch overgenomen en geactualiseerd in IRIS. De gegevens uit SKDB zijn hierbij leidend. De 3RO leveren aan SKDB gegevens aan over opdrachten/programma’s die voor een cliënt worden uitgevoerd met daarbij ook de uitvoerende unit. Met betrekking tot werkstraffen en bepaalde toezichtsvarianten kent IRIS een koppeling met het CJIB waarmee informatie over registratie, start en afloop wordt verstrekt.

Beperkingen

De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) regelt dat persoons-gegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of worden gebruikt. Voor de 3RO is de bewaartermijn op zeven jaar bepaald. De gegevens in IRIS worden jaar-lijks in het najaar opgeschoond. Hierbij worden de gegevens van cliënten verwijderd zeven jaar na afsluiting van de reclasseringsrelatie met de cli-ent. Dit betekent dat IRIS geen gegevens van cliënten bevat voor wie zeven jaar of langer geen reclasseringswerkzaamheden zijn verricht.

Eigendom en beheer

Het intellectueel eigendom van IRIS ligt bij de 3RO. Het beheer en onder-houd worden door Reclassering Nederland namens de 3RO uitgevoerd. 5.6 Registratie Raad voor de Kinderbescherming

Sinds 2006 is KBPS (kinderbescherming processysteem) het registratie-systeem voor het primaire proces van de Raad voor de Kinderbescher-m ing. Hierin worden alle zaken die in onderzoek genoKinderbescher-men worden (instroom) en de zaken die worden afgerond (uitstroom) vastgelegd, voorzien van relevante (proces)kenmerken.

Het betreft beschermingsonderzoeken, onderzoeken in het kader van gezag en omgang, adoptiegerelateerde activiteiten, strafonderzoeken, de coördinatie van taakstraffen met betrekking tot minderjarigen en de vastlegging van activiteiten in het kader van casusregie.

Vanaf 2008 is ook een DWH beschikbaar dat dagelijks (i.c. elke nacht na een werkdag) een groot aantal gegevens aan KBPS onttrekt en bewerkt tot een eenvoudiger te bevragen dataset. Bij deze bewerking vindt geen inhoudelijke aanpassing plaats.

Aan de implementatie van KBPS is een conversieslag voorafgegaan uit het toenmalige primaire processysteem (KIS). Hierbij is voor alle zaken een beperkte set gegevens overgezet, waardoor KBPS en daarmee DWH ook van zaken van voor 2006 de meest essentiële gegevens bevat.

KBPS, en DWH als afgeleide, voldoen aan de eisen van de Wet bescher-ming persoonsgegevens.