1.4 B IJZONDERE CONTRACTUELE EN ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN
1.4.16 Rechtsvorderingen (art. 73 van het KB van 14 januari 2013)
Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is Frans of Nederlands.
De aanbestedende overheid is in geen geval verantwoordelijk voor de schade veroorzaakt aan personen of goederen die het rechtstreeks of onrechtstreeks gevolg zijn van de activiteiten nodig voor de uitvoering van deze opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband.
Bij een ‘geschil’, d.w.z. rechtsgeding, moet de briefwisseling (ook) verstuurd worden naar het volgende adres:
Belgische Technische Coöperatie nv
Juridische cel van de dienst Logistiek en Aankopen (L&A) T.a.v. mevrouw Inge Janssens
Hoogstraat 147 1000 Brussel België
2 Deel 2: Referentietermen
2.1 Context en rechtvaardiging van de opdracht
De Belgische Technische Coöperatie BTC werkt reeds lang in vooraf geïdentificeerde landen op het afvalbeheer. Het afvalbeheer kan daarbij het voornaamste element of een secundair onderdeel van een project of programma of nog, van een concentratiesector zijn. Onderstaande tabel geeft een beknopte beschrijving van bepaalde vooraf geïdentificeerde projecten per interventieland (voorbeelden).
Land Projecten Budget
(EUR)
Beschrijving van doelstelling en stadium van uitvoering het Nationaal Afvalagentschap – Ondersteuning aan het opzetten van een geïntegreerd en duurzaam afvalbeheer in drie provincies (wilaya’s) – pilootprojecten – GIS – terugwinningsketens – IEC-activiteiten). Uitvoeringsfase
Ondersteuning aan de integratie van het milieu in drie sectoren (Water, Gezondheidszorg, Transport), de afvalkwestie is een belangrijk werkdomein in meer bepaald de gezondheidssector en de transportsector. Uitvoeringsfase ondersteuning aan de afvalsector in Sikasso. De nadruk ligt op de
huishoudelijk afval
De stad Kigali voert het Strategisch Gezondheidsontwikkelingsplan
Het doel van deze overeenkomst is technische ondersteuning en begeleiding te verstrekken m.b.t. het beheer van huishoudelijk en soortgelijk afval, aan verschillende lopende of komende projecten, gefinancierd door de Belgische ontwikkelingssamenwerking en andere donoren. De expertise is voornamelijk vereist in volgende domeinen:
o Het inzamelen, vervoeren en sorteren van afvalstoffen (typering, sortering, logistieke organisatie, overslagstations, technische uitrusting) en de beheersmodaliteiten ervan (delegatie van openbare dienst, betrokkenheid van de gebruikers, enz.);
o Het ontwerpen, bouwen en beheren van centra voor verwerking en ingraving (centrum voor technische ingraving, verbranding en terugwinning van energie, recycling, enz.) en ook het behandelen en verwerken van percolaat en/of afvalwater;
o Het inzamelen, sorteren en behandelen van speciale afvalstoffen zoals biomedisch afval of AEEA (Afgedankte Elektrische en Elektronische Apparatuur);
o Het ontwikkelen van gegevensbanken en instrumenten voor informatieverwerking (GIS);
o Het analyseren van de sociaaleconomische (betaalcapaciteit, kosten van inzameling en sortering, uitrusting, tewerkstelling, enz.) en institutionele (beleid en strategieën, rol van de actoren, capaciteitsontwikkeling van de actoren op centraal en lokaal niveau) omstandigheden;
o Het faciliteren van partnerschappen tussen Belgische operatoren actief in het afvalbeheer en hun evenknieën in de partnerlanden van BTC;
o De organisatieontwikkeling van de publieke operatoren belast met het afvalbeheer op nationaal en lokaal niveau;
o Het opzetten van benaderingen voor duurzaam milieubeheer m.b.t. het afvalbeheer en in functie van de verschillende economische, sociale, klimatologische contexten en de integratie daarvan in de masterplannen voor sanering in de brede zin van het woord (vast afval, vloeibare afvalstoffen, regenwater).
Het soort begeleiding en het verantwoordelijkheidsniveau van de dienstverlener hangt af van de specifieke vragen die het terrein formuleert. Ze kunnen evengoed de vorm aannemen van ad hoc of regelmatige zendingen als van begeleiding op afstand (home based).
2.3 Verwachte prestaties
2.3.1 Algemeen kader
BTC kan tijdens de contractperiode op verschillende manieren een beroep doen op de dienstverlener, volgens de precieze behoeften van de verschillende projecten (formulering van nieuwe projecten, ondersteuning bij de uitvoering van projecten, backstopping, studies, organiseren van opleidingen, seminaries of studiereizen, enz.). De vraag wordt geformuleerd via een bestelbon, vergezeld van Referentietermen waarin de verschillende taken beschreven staan. De bestelbon wordt opgesteld door het project dat vragende partij is, onder de coördinatie van de leidend ambtenaar in Brussel.
Tabel 1: Behoeften aan expertise die worden gedekt door de raamovereenkomst Ondersteuning bij
de formulering van een project
Formuleringsmissies van nieuwe projecten van de gouvernementele ontwikkelingssamenwerking voorbereiden en uitvoeren, en de bijhorende verslagen opstellen. Dit ofwel in het geval van projecten die voornamelijk gewijd zijn aan de afvalkwestie ofwel als expert deelnemen aan formuleringen in het geval van projecten waar de afvalkwestie een element is in een ruimer geheel (bijvoorbeeld installatie van een verbrandingsoven in een rehabilitatieproject van een ziekenhuis).
Technische expertise
Ad hoc of regelmatig advies verlenen aan het project, zowel op technisch/ wetenschappelijk als op strategisch vlak (backstopping).
Het veld gedekt door de backstopping omvat zowel ondersteuning inzake de strategische oriëntatie van het project en de technische keuzes, als het risicobeheer, de uitwisseling van interne/ externe ervaring en het vormen van netwerken, de kennisopbouw van omvatten als: het uitwerken van referentietermen voor studies en andere kernactiviteiten van het project, de kwaliteitsbewaking van de bijzondere bestekken van de offerteaanvragen voor werken, uitrusting en diensten, het verzorgen van de onafhankelijke opvolging van de prestaties van werken en intellectuele diensten, enz.
Opleidingsmissies over thematieken i.v.m. afvalbeheer (coaching)
De raamovereenkomst dient ook om de partners van de projecten een gepersonaliseerde opvolging te verlenen (coaching) alsook voor het uitwerken en uitvoeren van opleidingsprogramma’s, seminaries of studiereizen, in België of in de partnerlanden.
Opgelet: Deze overeenkomst is niet van toepassing op externe mid-term reviews en eindreviews.
Afgaande op de theoretische behoeften van de verschillende projecten, dient een input van ongeveer 400 mandagen over de totale contractduur, te weten 4 jaar, te worden overwogen. Helaas is het onmogelijk om deze vraag uniform te spreiden over de hele contractduur. Zowel drukke periodes van grote vraag als kalme periodes moeten worden voorzien. Aangezien de behoeften worden uitgedrukt door de projecten, is het in dit stadium niet mogelijk het volume van de bestelling te garanderen.
Ongeacht het soort gevraagde taak of subtaak, zal het project ervoor zorgen dat de dienstverlener tijdig alle nuttige documenten voor het uitvoeren van zijn taken ontvangt van de partners van het project of van andere rechtstreeks of onrechtstreeks bij de activiteiten van het project betrokken partijen.
2.3.2 Ondersteuning bij de formulering
Formuleringen op het gebied van afvalbeheer vereisen een aangepaste conceptuele en technische expertise. Dankzij deze overeenkomst kan die technische expertise aangetrokken worden, onder de coördinatie van een verantwoordelijke voor de formulering die BTC aanduidt onder zijn personeelsleden.
Deze formuleringszendingen beantwoorden aan een specifieke procedure en rapporteringsformaat. Een formuleringsmanager tewerkgesteld bij BTC coördineert het proces.
2.3.3 Backstopping
Naargelang het soort interventie en het voortgangsstadium kan een beroep worden gedaan op de dienstverlener om een project te ondersteunen op een bepaald moment, om de aangewende aanpak en methodologie te controleren, om de kwaliteit van de gevoerde acties te beoordelen, om ad hoc technische ondersteuning te bieden aan een partner of een lokaal studiebureau, de getrokken lessen te bundelen voor kennisopbouw, een innovatie door te voeren, enz.
Deze backstoppingzendingen beantwoorden aan een specifieke procedure en rapporteringsformaat. Bovenop de beschrijving van uitgevoerde activiteiten tijdens de zending, worden analyses, conclusies en aanbevelingen toegelicht.
2.3.4 Ondersteuning aan de uitvoering
Ondersteuning aan de uitvoering kan plaatsvinden volgens verschillende modaliteiten:
- In het stadium van het ontwerp van een systeem voor afvalbeheer, bijvoorbeeld op het niveau van een gemeente of een ziekenhuis in functie van geobjectiveerde factoren zoals de bestaande praktijken, de bediende bevolking, de typering van de afvalstoffen, de geschatte te verwerken hoeveelheid, de economische, sociale en klimatologische context;
- In het kader van het opstellen van een masterplan voor een uitrusting voor afvalverwerking (centrum voor technische ingraving, overslag, sorteercentrum) of van het beknopt of gedetailleerd voorproject door technische documenten en beschrijvende uiteenzettingen voor aanbevelingen aan de bouwdirectie in de ontwerpfase;
- De ontwerp-, exploitatie- en beheerfase van de infrastructuur zijn ook belangrijke fases waarbij onze partners mogelijk behoefte hebben aan specifieke technische ondersteuning;
- Bij de gunningsprocedure van overheidsopdrachten: offerteaanvragen (technische specificaties) voor een studiebureau of een opdracht voor aanneming van werken nazien, en ook de (technische) analyses van de offerteaanvraag-dossiers controleren. Deze ondersteuning betreft de uitvoeringsplannen van de werken en alle technische fiches van materialen en uitrusting die de opdrachtnemer zal gebruiken.
Voor elke bevinding maakt de dienstverlener een document op met zijn advies en
aanbevelingen, en stuurt dat naar de bouwdirectie;
- In de studie- en voorbereidingsfase van een werf via het controleren van alle technische documenten voorgesteld door de bedrijven die zijn weerhouden dankzij de Offerteaanvraag.
2.3.5 Opleiding en coaching
De dienstverlener kan verzocht worden om opleidingssessies te ontwerpen, ontwikkelen en opstarten ter versterking van de capaciteiten van de organisaties en de competenties van het personeel dat is betrokken bij het afvalbeheer in de partnerlanden van BTC. De begeleiding van de instellingen en de individuele coaching zullen geprivilegieerde instrumenten zijn om de kwaliteit en het goed gebruik van de opleidingsacties te garanderen.
2.3.6 Verslagen opstellen
Uit elke prestatie volgt een uitvoerig verslag met opsomming van de ontdekte zwaktes en gebreken, en ook de aanbevelingen en de opvolging ervan. Een synthese-eindverslag wordt geleverd bij afsluiting van een volledige taak wanneer deze verschillende terreinzendingen inhoudt.
Deze verschillende verslagen worden zowel aan de leidend ambtenaar als aan het beoogde project overgemaakt; het project moet deze dan communiceren aan alle betrokken partijen. De termijnen voor de rapportering worden vermeld in de specifieke bestelbonnen voor elke zending.
In het kader van bovenvermelde activiteiten zal de dienstverlener alle nuttige documenten analyseren en een technisch en organisatorisch verslag schrijven waarin alle aanbevelingen kort worden aangehaald.
Alvorens het verslag goed te keuren, is het aan het project om aan de dienstverlener elke vraag tot opheldering door te spelen die uitgaat van de nationale partners of het lokale studiebureau over deze of gene aanbeveling die is opgenomen in het voorlopige verslag of om deze – met redenen omkleed – te verwijderen. Dan is het aan de dienstverlener om zijn standpunt te vervolledigen en/of te rechtvaardigen, om de eventuele vragen tot wijziging al dan niet te aanvaarden. Het is op basis van de productie van een definitief goedgekeurd document dat de dienstverlener zijn beroepsaansprakelijkheid zal uitoefenen.
De termijnen waarover de dienstverlener beschikt om zijn akkoord te geven of opmerkingen te formuleren na ontvangst van de documenten worden vermeld in de specifieke referentietermen van elke zending en bedragen gewoonlijk 15 tot 30 dagen.
Bijzondere gevallen
Indien er uitrusting wordt gebouwd voor afvalverwerking (installatie van een centrum voor technische ingraving, een overslagstation of inplanting van bijvoorbeeld een verbrandingsoven voor ziekenhuisafval, onder meer), wordt een controlemissie tijdens de uitvoeringsfase van de werf voorzien. In dat geval verricht de dienstverlener een
kwalitatieve review via steekproef om te checken of de werken zijn uitgevoerd conform de voorschriften van de contractuele stukken, de regels van de kunst en de geldende reglementering. Zo verifieert hij tijdens zijn bezoeken alle documenten m.b.t. de werf (post, werfboek, werfopvolgingsverslagen, wekelijks en maandelijks werfverslag, vergaderverslag, ...). Hij kan mogelijk tussenkomen bij bepaalde sleutelfasen zoals:
Bij een centrum voor technische ingraving: controle van de grondwerken en dichtingswerken, controle van de ruwbouw (oprijplaten, afsluitingen, gebouwen, composteer/ recyclingblokken, toegang tot water en elektriciteit, beheer van percolaat, enz.) alsook alle uitrusting met inbegrip van bouwmachines, persmachines, vrachtwagens, aanhangwagens, enz.);
Bij een verbrandingsoven: keuze van de weerhouden technische optie, definitie van de technische specificaties, identificatie van eventuele leveranciers, technische analyse van de offertes, controle van de leveringen, van de inplanting en van de opstart;
Voor de afwerking: controle van de afwerking met inbegrip van de elektrische installaties en bijzondere uitrusting die onmisbaar is voor de goede werking van de installaties;
Andere gevallen: elke andere prestatie binnen het kader van de uitvoering van het project, op specifieke vraag van de leidend ambtenaar en dit conform de regels van de kunst en de geldende normen;
Het studiebureau kan het project bijstaan bij voorlopige en definitieve opleveringen en geeft zijn oordeel.
Bij elk bezoek stelt de dienstverlener een 'Verslag van Technische Controle' op waarin hij aangeeft wat hij geverifieerd heeft en waarin hij aanbeveelt om bepaalde werken te weigeren of goed te keuren, met opgave van zijn opmerkingen.
De dienstverlener verbindt zich ertoe om het project – met kopie naar de aanbestedende overheid – te antwoorden op elke vraag van de ondernemingen die op hem betrekking hebben en dat binnen een termijn die het normale verloop van de werf niet in het gedrang brengt.
2.4 Verloop van de zendingen
De leidend ambtenaar stuurt bij elke zending een bestelbon met bijvoeging van de specifieke referentietermen;
Antwoord van de dienstverlener binnen de 7 kalenderdagen vanaf de verzenddatum van de bestelbon:
- Lijst met na(a)m(en) van de consultant(s) die de zending uitvoeren (gekozen uit de namen die de inschrijver voorstelt in zijn offerte). De dienstverlener moet de naam vermelden van het zendingshoofd dat het studiebureau vertegenwoordigt;
- Een gedetailleerd kalendervoorstel voor het verloop van de zending;
De zending moet ten laatste 30 kalenderdagen na datum van toezending van de specifieke offerte starten met inbegrip van:
- Briefing op de BTC-vertegenwoordiging bij het begin van de zending;
- Zending op het terrein;
- Opstellen van de verschillende verslagen;
- Debriefing op het niveau van het project en het landenkantoor van BTC, daarna op de zetel in Brussel (bij de leidend ambtenaar en elke andere betrokkene);
- Formulering van eventuele opmerkingen door BTC (de termijnen worden vermeld in de specifieke bestelbon voor elke zending);
- Het synthese-eindverslag wordt afgewerkt en doorgestuurd naar BTC (de termijnen worden vermeld in de specifieke bestelbon voor elke zending). ;
- Eventueel ondersteuning vanop afstand na de zending op basis van specifieke aanvragen voor opvolging (indien gevraagd op de bestelbon).
2.5 Samenstelling van het team en profiel van de experts
Het bureau moet de capaciteit hebben om, tijdens de hele contractduur, al het sleutelpersoneel (van het niveau ingenieur, burgerlijk ingenieur, ingenieur mechanica, econoom, informaticaspecialist, enz.) te leveren dat over volgende competenties beschikt:
1. Expert 1, specialist in centra voor technische ingraving en sorteercentra: Een expert die is gespecialiseerd in de bouw, exploitatie en rehabilitatie van centra voor technische ingraving, inclusief in gelijkaardige regio’s als de interventiezones van BTC (Noord-Afrika, West-Afrika, …) alsook in het ontwerp en de dimensionering van sorteercentra;
2. Expert 2, specialist in het beheer van afvalwater en percolaat: Een expert in zuivering/ behandeling van afvalwater, die is gespecialiseerd in ecologische benaderingen (vergisting; beplante filterbedden, enz.) en in het beheer van percolaat;
3. Expert 3, specialist in inzameling en masterplannen: Een expert die is gespecialiseerd in het uitwerken van masterplannen voor het beheer en de verwerking van afvalstoffen, gespecialiseerd op het vlak van inzameling van huishoudelijk afval in stedelijke en plattelandsgebieden (met inbegrip van de identificatie en de typering van de stromen);
4. Expert 4, specialist in financiering en beheer van waardeketens/
terugwinningketens: Een expert in kwesties van geïntegreerde planning en organisatie van waardeketens van huishoudelijk afval (beleidslijnen en strategieën, sociale mobilisering, inzamelcircuits, tarifering, capaciteitsversterking, institutioneel kader, communicatie, enz.) in ontwikkelingslanden, met inbegrip van terugwinningsketens;
5. Expert 5, specialist in het beheer van gevaarlijk afval/ ziekenhuisafval: Een expert (ingenieur) in het beheer van gevaarlijk afval en speciaal afval, met inbegrip
van ziekenhuisafval, met minstens vijf (5) jaar ervaring in het ontwerp en praktische uitvoering van oplossingen die zijn aangepast aan de partnerlanden van de Belgische ontwikkelingssamenwerking;
6. Expert 6, specialist in Geografische Informatiesystemen: Een expert in het ontwerp en het opzetten van Geografische Informatiesystemen (GIS) toegepast op het afvalbeheer alsook in het ontwerp en de installatie van gegevensbanken over afval op het niveau van het land/ de regio/ de gemeente.
Het bovenvermelde minimumaantal sleutelpersoneelsleden moet beschikbaar zijn in functie van de noden meegedeeld in de door de inschrijver voorgestelde werkwijze. Voor elk profiel mogen de inschrijvers 1 persoon met de vereiste kwalificaties voorstellen. De samenstelling van het team kan verschillen van bestelling tot bestelling. Het gaat echter wel om een geheel van zendingen verspreid in de tijd en de continuïteit van het inzetten van experts moet worden gegarandeerd.
Heel het team moet bereid zijn veelvuldig te reizen naar en in de beoogde landen.
De verschillende teamleden moeten voor hun functie het vereiste universitair diploma (licentie/master/ingenieur) bezitten.
De tabellen ‘profielen van de experts’ (op p. 50 t.e.m. 53 van dit bijzonder bestek) geven meer details over de vereiste kwalificaties en ervaring voor elke expert.