5.1 Wennen
5.1.1 Wennen bij de start van de opvang
Bij de start van de opvang is alles nieuw. Ouders, kind en kinderbegeleider hebben tijd nodig om elkaar te leren kennen. Gedurende de wenperiode kunnen kinderbegeleiders en ouders praktische info uitwisselen over het dagritme en de gewoontes van het kind. Ouders kunnen met al hun vragen en zorgen terecht bij de kinderbegeleiders. Tegelijk leren ouders ook de gang van zaken in de groepsopvang kennen. De vertrouwensrelatie tussen kind, zijn ouders en de kinderbegeleider kan op deze manier groeien.
Wanneer een nieuw kindje start in de groepsopvang worden een drietal wenmomenten voorzien. Voor elk wenmoment wordt een halve dag aangerekend op basis van het inkomenstarief.
twee wenmomenten (+/- 3u) waarbij ouder en kind samen kennismaken met de groep
daarnaast kunnen ouders hun kindje een halve dag alleen in de groep laten
Door de overgang van de thuissituatie naar de groepsopvang geleidelijk te laten verlopen, zal het kind minder stress ervaren. Het kind kan wennen aan de nieuwe omgeving, geuren, geluiden, stemmen van de kinderbegeleiders, een ander ritme… Op dit moment wordt de inlichtingenfiche meegebracht naar de leefgroep en wordt deze besproken met de kinderbegeleider. Op deze manier kan er een concrete informatieoverdracht plaatsvinden en de opvang nog specifieker afgestemd worden op elk kind.
5.1.2 Wennen bij het doorstroom naar een volgende groep
Na iedere schoolvakantie gaan er een aantal kinderen naar de kleuterklas. Dit biedt de mogelijkheid om een aantal kindjes te laten doorstromen naar de volgende leefgroep en om enkele nieuwe baby’s te laten starten in de groepsopvang.
De beslissing om een kind naar een volgende leefgroep over te laten gaan wordt genomen na overleg tussen de kinderbegeleidsters en de groepsverantwoordelijke. Nadien wordt dit met de ouders besproken. We houden hierbij rekening met de individuele ontwikkeling van elk kind. Bovendien trachten we ervoor te zorgen dat kinderen met een klein groepje kunnen doorstromen. Tot slot zijn we afhankelijk van het aantal plaatsjes dat vrijkomt in de volgende groep. Dit is dan weer afhankelijk van het aantal kinderen dat bij de oudste groep de overstap naar de kleuterschool maakt.
De kinderbegeleiders brengen de ouders mondeling op de hoogte wanneer hun kind zal doorstromen naar een volgende groep. Ouders ontvangen hierbij een infobrief over de nieuwe groep.
Bij de overstap van kinderen naar een andere leefgroep, wordt een wenperiode georganiseerd. De week vóór de doorstroom worden dagelijks tussen 9u-10u en 14u30-15u30 wenmomenten voorzien.
Het kind gaat samen met een vertrouwde kinderbegeleider kennis gaan maken met zijn of haar nieuwe vriendjes en kinderbegeleiders.
26 Daarnaast worden ouders door de kinderbegeleider van de huidige groep uitgenodigd om kennis te maken met de collega’s van de volgende groep. In samenspraak met de ouder wordt bekeken op welk moment ouders kunnen langs gaan in de nieuwe groep.
De kinderbegeleiders van de groep waar het kindje tot dan toe werd opgevangen, geven de nodige info door aan de nieuwe groep:
Inlichtingsfiche
Aanwezigheidsblad van de maand
Info-overdracht met bijkomende info, zoals eetgewoontes, slaapgewoontes, een aankomende verjaardag,…
Persoonlijke spullen, zoals een tuutje of een knuffel.
Medische fiche
Teamverslagen (kinderen met specifieke zorgbehoefte)
Voor ieder kindje wordt een schuifje/box voorzien om reservekledij en persoonlijke spullen te bewaren. Er wordt ook voor ieder kind een eigen bedje voorzien. De namen van de kindjes die doorstromen worden aangepast op de schuifjes en mandjes.
Bij elke doorstroom wordt een welkomstbord gemaakt, zodat de ouders en het kind zich welkom voelen in de nieuwe groep.
5.2 Toegang tot de ruimtes waar het kind opgevangen wordt
De ouders hebben het recht op toegang tot alle ruimtes waar het kind opgevangen wordt. Voor de veiligheid van de kinderen worden zowel de voordeur als verschillende tussendeuren afgesloten met een code die regelmatig verandert. Elke ouder wordt op tijd op de hoogte gesteld van de nieuwe code.
Ouders waarbij het kind nog niet gestart is in de groepsopvang krijgen bij het onthaalmoment een vrijblijvende rondleiding in de groepsopvang. Op andere momenten kunnen ouders op afspraak en in overleg met de groepsverantwoordelijken/kinderbegeleiders de ruimte bezichtigen.
5.3 Opmerkingen, suggestie en Klachten 5.3.1 Opmerking of suggestie
In onze groepsopvang vinden we het heel belangrijk om een open communicatie op te bouwen met de ouders. Opmerkingen of suggesties kunnen steeds met de kinderbegeleiders en/of de groepsverantwoordelijke besproken worden. Wij proberen hier zoveel mogelijk rekening mee te houden.
Indien nodig zal dit ook doorgegeven worden aan de directeur en wordt hier verder het gepaste gevolg aan gegeven.
Op onze website vindt u het ‘suggestie, opmerking- en klachtenformulier’. U kan dit in onze brievenbus
‘opmerkingen of suggesties’ deponeren of rechtstreeks mailen naar de groepsverantwoordelijken.
5.3.2 Klachten
27 Indien u een klacht hebt, kan u terecht bij de kinderbegeleider, de groepsverantwoordelijke en/of directeur.
U kan ons ook schriftelijk op de hoogte stellen van uw klacht via het formulier ‘suggestie-,opmerking-en klacht‘suggestie-,opmerking-enformulier’, dat u vindt op onze website.
Elke klacht wordt geregistreerd en besproken op de stafvergadering. Er wordt dan ook een stappenplan uitgewerkt om de klacht te behandelen, indien deze gegrond is. U ontvangt een bevestigingsbrief waarin wij vermelden dat wij uw klacht goed hebben ontvangen en dat de klacht onderzocht zal worden.
Als de klacht afdoende behandeld werd, wordt een formulier ingevuld zodat de klachtenprocedure afgesloten kan worden met onderlinge toestemming. We trachten de klachten binnen een termijn van 30 dagen af te handelen. U ontvangt dan ook een afhandelingsbrief. Hierin melden we dat uw klacht grondig onderzocht is en de nodige acties zijn ondernomen. De genomen acties zijn steeds ter inzage op het afhandelingsformulier in het kinderdagverblijf.
Wanneer de betrokken partijen niet tot een vergelijk komen, hebben de ouders de mogelijkheid om zich in tweede instantie tot de dagelijks bestuurder te wenden, Dhr. L. Verté, Keizervest 18 te 9000 Gent. Hij onderzoekt de klacht en stelt de ouders op de hoogte van zijn besluit en eventuele acties die hij onderneemt.
Discussiepunten in verband met klachten kunnen ook voorgelegd worden aan de klachtendienst van Kind en Gezin:
Adres: Hallepoortlaan 27, 1060 Brussel E-mail: klachtendienst@kindengezin.be Telefoonnummer Klachtendienst: 02 533 14 14
28
5.4 Privacy
Elk kind en gezin heeft recht op de bescherming van de persoonsgegevens die de organisator verwerkt.
Dit staat omschreven in de wet op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
In overeenstemming met de vergunningsvoorwaarden van 22 november 2013, gewijzigd door het besluit van 4 april 2014 in uitvoering van het decreet over de organisatie van kinderopvang van 20 april 2012 vraagt de groepsopvang persoonsgegevens op die opgenomen worden in de schriftelijke overeenkomst en de inlichtingsfiche.
In overeenstemming met de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens:
- Worden de opgevraagde gegevens alleen gebruikt in het kader van de groepsopvang.
- Kunnen op elk moment worden ingekeken en verbeterd door de betrokken. Voor elke uitoefening van het recht op toegang worden administratiekosten ten bijdrage van 2,5 euro aangerekend. De ouders kunnen aanvullende inlichtingen bekomen bij het openbare register bij de Commissie voor de Bescherming van de persoonlijke levenssfeer (Postbus 3, Brussel 37, 1000 Brussel. Telefoon: 02/542 72 00).
- Worden vernietigd wanneer ze niet meer noodzakelijk zijn voor de naleving toepasselijke regelgeving.
De organisator verbindt er zich toe om de veiligheid en het vertrouwelijke karakter van de persoonsgegevens te waarborgen. De gegevens die belangrijk zijn voor de werking met de kinderen uit de leefgroep, bijvoorbeeld medische gegevens en de contactgegevens, zijn binnen handbereik van de kinderbegeleiders te vinden in de leefgroepen.
Alle medewerkers van de groepsopvang zijn gebonden door het beroepsgeheim en dienen een stilzwijgen betreffende gegevens te bewaren. Zij maken geen informatie over het kind of zijn gezin over aan derden.
29