Het vorige hoofdstuk ging in op de teamprocesbeoordeling. De aanname is dat een verbetering van het teamproces leidt tot een betere productbeoordeling. Hoe deze productbeoordeling bij Rijkswaterstaat plaatsvindt komt in dit hoofdstuk aan bod. Ook wordt de relatie gelegd naar de toepassing van SE door het IPM-team. Rijkswaterstaat toetst de voortgang en kwaliteit van producten met het KAd-instrument de resultaten hiervan beschouwen we als productbeoordeling. KAd bestaat sinds 2010 bij Rijkswaterstaat en staat voor ‘Kwaliteitsborging Aanbestedingsdossiers’. KAd is een adviesorgaan voor de projecten. In beginsel alleen voor Baseline-projecten (> € 20 miljoen) maar ook kleinere, bijzondere of risicovolle projecten kunnen in aanmerking komen voor advies (Rijkswaterstaat, 2013a). Met de KAd worden verschillende onderdelen beoordeeld: Systems Engineering, inkoop, omgevingsmanagement, technisch management en eventueel project specifieke zaken. Bij een DBFM-contract wordt tevens de afdeling PPS/DBFM betrokken.
De KAd-toetsen zijn in het leven geroepen omdat projecten vaak op eigen wijze, en onderling afwijkend van elkaar, de diverse specialisten en adviseurs raadpleegden voor de kwaliteitsborging van hun aanbestedingsdossier. Dit kwam de kwaliteit (en uniformiteit) niet ten goede en zorgde voor grote (tijds)druk bij adviseurs vlak voor aanbestedingen (Rijkswaterstaat, 2013a). De KAd wil voor projecten de kwaliteit van de dossiers verhogen, waarbij deze voldoen aan de criteria van de WWAO. Daarbij wil het de schaarse adviseurs efficiënter en daarmee effectiever inzetten.
Werkwijze
KAd organiseert in overleg met de contractmanager of projectmanager van het project maximaal drie momenten waarop geadviseerd wordt. In een vroeg stadium (10% dossier gereed) wordt geadviseerd, tussentijds (50%) wordt een kwaliteitscan gedaan en op 95% wordt over het eindconcept integraal geadviseerd (toets). Het laatste advies is verplicht voor projecten waarvoor Gate Reviews worden uitgevoerd en dient als input voor de Gate Marktbenadering. Waar mogelijk neemt men in het KAd-traject de resultaten van andere relevante adviescommissies mee, zoals Tenderboards of claimscan. De insteek van KAd is te zorgen dat advies integraal van karakter is, onder meer door raakvlakken tussen disciplines te coördineren.
Adviesmomenten
De adviesmomenten zijn kortdurende acties. Tijdens een eerste sessie licht het project de stand van zaken toe en stelt het de eventuele ‘hoofdpijnpunten’ aan de orde. Tijdens een tweede sessie (2 weken later) ontvangt het project de adviezen, gebundeld per discipline, en een samenvattend oordeel van de voorzitter. De disciplines adviseren op basis van de WWAO en eventueel specifieke kaders/handreikingen (bijvoorbeeld het IMG-Contractenbuffet). Daarnaast toetst men in volgende KAd-sessies hoe de eerdere adviezen zijn verwerkt. De projecten zijn verantwoordelijk voor het projectresultaat. Als een project ervoor kiest de adviezen van de experts uit het KAd-team niet op te volgen, wordt in de sessies gevraagd dit te verantwoorden. In de laatste sessie (95%) wordt tevens Figuur 5.1: drie momenten waarop de KAd gebruikt kan worden Bron: RWS Intranet (2014)
55
een eindoordeel gegeven. Als dit negatief is, bespreken de voorzitters van betreffende KAd en Gate Review hoe hiermee om te gaan in de Gate Review. Het project wordt dan gevraagd om een herstelplan in te dienen.
Organisatie
Hoewel de KAd is opgezet binnen de dienst GPO (Grote Projecten en Onderhoud), levert KAd ‘over de diensten van Rijkswaterstaat heen’ zijn bijdrage. KAd wordt aangestuurd van uit GPO WKI (Werkwijze Kwaliteit en Informatiemanagement), het secretariaat is ondergebracht bij GPO ICA (Inkoop en Contract Advies). In de organisatie van KAd leveren vrijwel alle afdeling van GPO en PPO (Projecten Programma’s en Onderhoud) belangrijke bijdragen. In 2010 is KAd begonnen met een pool van adviseurs. Inmiddels is de pool uitgebreid ‘over de afdelingen heen’, bijvoorbeeld inzake omgevingskennis, wegontwerp, ecologie ect. Met de hulp van KAd-contactpersonen zorgt het KAd- loket dat de adviseurs projecten advies geven op het gebied van hun eigen disciplines. Alle KAd- sessies worden voorgezeten door een project- of contractmanager uit de voorzitterspool. Het streven is om steeds dezelfde persoon als voorzitter te hebben voor een KAd-traject (dus 1 tot 3 adviesmomenten). Een bijkomend voordeel hiervan is dat via de KAd de project- en contractmanagers van de grote projecten een kijkje in de keuken van hun directe collegae krijgen.
KAd - SE
Systems Engineering wordt toegepast door IPM-teams van Rijkswaterstaat. Om de toepassing van SE te beoordelen is er een specifieke KAd-toets aangaande SE. Deze toets bekijkt de voortgang van SE gerelateerde producten zoals de WBS, objectenboom, V&V strategie, ect. Een soortgelijk middel wordt ook in kleinere projecten gebruikt en heet de prestatiemeting SE light een andere optie is een collegiale toets. Het Kwaliteit Aanbestedingsdossier dat in gaat op SE en bestaat uit drie delen die gezamenlijk zorgen voor een heldere en eenduidige beoordeling van de vraagspecificatie eisendeel (VSE) als onderdeel van het aanbestedingsdossier. Op basis van de beoordeling worden de adviezen uitgebracht. Binnen Kwaliteitsborging Aanbestedingsdossiers (KAd) is voor de discipline Systems Engineering (SE) afgesproken volgens dit kader te werken. De verschillende delen zijn bedoeld voor zelfstandige adviezen of toetsen, die bij opeenvolgende momenten gebruikt dienen te worden. De genoemde percentages (10%, 50% en 95%) geven een indruk van de voortgang naar een gedegen aanbestedingsdossier. Tabel 5.1 geeft aan welke aspecten in welke fase de revue passeren.
Tabel 5.1 Opbouwvraagstelling van de KAd op SE gebied
10% 50-70% 95%
Projectaanpak Vorig adviesmoment
Werkwijze en organisatie van SE in project Gebruik van sjablonen en standaarden Projectscope
Probleemstelling van het project Doelstelling van het project KlantEisen Specificatie (KES) Inzicht in de stakeholders Kwaliteit van de KES Systeem specificatie (SYS) Ontwerp van het systeem
Projectaanpak Vorig adviesmoment
Werkwijze en organisatie van SE in project Gebruik van sjablonen en standaarden Projectscope
Probleemstelling van het project Doelstelling van het project Inzicht in de stakeholders Kwaliteit van de KES Systeem specificatie Ontwerp van het systeem Formulering van de eisen Traceerbaarheid van de klanteisen VSE + Afstemming met inkoop
Projectaanpak Vorig adviesmoment VSE (VraagSpecificatie Eisen) Afstemming met inkoop Ontwerp van het systeem Traceerbaarheid van de klanteisen Traceerbaarheid van de eisen Volledigheid van de eisen Duidelijkheid van de eisen Verificatie van de eisen
56