Bijlage 6 Opzet interviewvragen productieleiders
Doelstelling onderzoekDit praktijkonderzoek levert oplossingen voor een heldere afbakening en tijdige afstemming van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van salesmedewerker en productieleiders bij het uitvoeren (werven, voorbereiden, realiseren en evalueren) van zakelijke evenementen in de OPBS.” Het beschrijven/innoveren, standaardiseren en vereenvoudigen van een werkproces of werkprocesketen gaat er toe leiden dat er een zo duidelijk mogelijke grens laat zien tussen de nieuwe salesmedewerker op de afdeling Horeca en Sales en de productieleiders van zakelijke evenementen op de nieuwe afdeling Productie.
Toelichting
In het huidige RACI-model, een werkinstrument van de OPSB, staan de verantwoordelijkheden van alle OPSB-medewerkers bij het produceren van evenementen van A t/m Z in de OPSB helder geregistreerd in woord en beeld . Echter, bij het produceren van zakelijke evenementen in de OPSB ontbreekt dit nog.
Het resultaat van dit beschrijvende procesonderzoek is dat de afbakening en afstemming van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de eerdergenoemde medewerkers in het dienstverleningsproces voor zakelijke evenementen van de OPSB helder genoteerd komen te staan in het huidige RACI-model.
De probleemstelling van het onderzoek
“Hoe kunnen de werkprocessen van de afdeling Horeca & Sales en van de afdeling Productie zodanig worden ingericht en vormgegeven, dat de productie van zakelijke evenementen in de OPSB
Vraag 1.
Wat houdt een klantgericht operationeel werkproces voor zakelijke evenementen volgens jou in? 1.1 Hoe belangrijk acht u een vlot lopende interne klantgerichte samenwerking van de betrokken afdelingen voor de dienstverlening aan de zakelijke klant van de OPSB?
1.2 Waaruit bestaat de vaste procedure bij binnenkomst van een telefoontje of email van een zakelijke klant van de OPSB?
De productie van een zakelijk evenement kent de volgende fasen: werving, voorbereiding, uitvoering en nazorgfase.
Wanneer zijn er cruciale overdracht momenten tussen salesmedewerkers en productieleiders om een vlot verloop van de interne klantgerichte samenwerking bij de productie te realiseren?
Wervingsfase productie ZE: ……. Voorbereidingsfase productie ZE:……. Uitvoeringsfase ZE: ………
Nazorgfase ZE: ………
( hierbij kijken wij naar het opgestelde RACI model. ) Vraag 2.
Wat is volgens jou het belang van mensen in het klantgerichte operationele werkproces bij de productie van zakelijke evenementen van A-Z in de OPSB?
Organisatorische verandering OPSB: de nieuwe afdeling Productie
2.1 Hoe helder zijn de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (TBV’s) van de productieleiders binnen de OPSB beschreven? ( zie RACI Model)
2.2 Hoe helder is het voor jou wat er door de OPSB organisatie van een productieleider verwacht wordt ?
2.3 Hoe tevreden zijn jullie over je functie als productieleider op de nieuwe afdeling Productie? 2.4 Wat zou er anders moeten binnen jouw nieuwe functie?
Vraag 3.
Hoe zien volgens jou de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (TBV’s) van de sales programmeur, salesmedewerker en de productieleider in de OPSB bij zakelijke evenementen eruit? TBV-vragen over de interne klantgerichte samenwerking van de twee betrokken afdelingen:
3.1 Het persoonlijke intake gesprek met de zakelijke klant voeren
- Welke functionaris(sen) voert (voeren) het persoonlijke intake gesprek met de zakelijke klant van de OPSB?
- Welke functionaris(sen) is (zijn) verantwoordelijk voor het voeren van het persoonlijke intake gesprek met de zakelijke klant van de OPSB?
3.2 Het maken van de offerte voor de zakelijke klant van de OPSB
- Welke functionaris(sen) bij de OPSB heeft (hebben) tot taak om een offerte te maken voor de zakelijke klant van de OPSB?
- Welke functionaris(sen) bij de OPSB is (zijn) verantwoordelijk voor het maken van een offerte voor de zakelijke klant van de OPSB?
3.3 Het versturen van de offerte naar de zakelijke klant van de OPSB
- Welke functionaris(sen) heeft(hebben) tot taak een offerte te versturen naar de zakelijke klant van de OPSB?
- Welke functionaris(sen) is (zijn) verantwoordelijk voor het versturen van een offerte naar de zakelijke klant van de OPSB?
3.4 Een vaste contactpersoon voor de zakelijke klant van de OPSB
- Welke functionaris(sen) is (zijn) de vaste contactpersoon voor de zakelijke klant van de OPSB? Een vaste contactpersoon voor de zakelijke klant, wie wordt dit straks? Degene, die hem als eerste spreekt? De salesmedeweker of de productieleider of..? De programmeur Zakelijk, Jolanda Stoppels, vertelde , dat de nieuwe stagiaire van Sales, de inkomende telefoontjes gaat doen. Hoe vinden jullie dat?
3.5 Tijdige terugkoppeling over de voortgang van een ZE naar de zakelijke klant van de OPSB
- Welke functionaris(sen) heeft (hebben) tot taak om de voortgang van een ZE tijdig terug te koppelen naar de zakelijke klant van de OPSB?
- Welke functionaris(sen) heeft (hebben) de verantwoordelijkheid om de voortgang van een ZE tijdig terug te koppelen naar de zakelijke klant van de OPSB?
- Welke functionaris(sen) heeft (hebben) de budgetbewaking van een zakelijk evenement(ZE) in de OPSB tot taak?
- Welke functionaris(sen) heeft (hebben) de verantwoordelijkheid voor de budgetbewaking van het gehele zakelijke evenement in de OPSB?
3.6 Uitvoering zakelijk evenement in de OPSB
- Welke functionaris(sen) heeft (hebben) bij het begin van de uitvoering van een zakelijk evenement tot taak zorgen te dragen voor de eerste opvang van de zakelijke klant in de OPSB?
- Welke functionaris(sen) heeft (hebben) bij (het begin van) de uitvoering van een zakelijk evenement de verantwoordelijkheid zorg te dragen voor de eerste opvang van de zakelijke klant in de OPSB?
Vraag 4.
Hoe is volgens jou een optimale afstemming van de TBV’s van deze medewerkers in het klantgerichte operationele werkproces bij zakelijke evenementen in de OPSB te realiseren op basis van het huidige RACI-model?
- inventariseer bij de te interviewen persoon/personen de mogelijke knelpunten en oplossingen voor een optimalisatie van dit klantgerichte operationele werkproces.