Planning, functietoedeling, standaard vragen/criteria

Zoals reeds is aangegeven dient de nota nog te worden ontwikkeld, dit document dient hiertoe een eerste aanzet te geven met tips, adviezen en een verzameling van literatuur en wetgeving. Het zal, met name vanwege de inbedding in de organisatie, nog zeker vele maanden duren voordat de daadwerkelijke nota kan worden opgesteld, de risico’s bekend zijn en de resultaten verwerkt kunnen worden.

Wanneer de nota is opgesteld dienen in de maanden voorafgaand aan de twee

verantwoordingsdata (jaarverslag en begroting) de actualisatie en gesprekken plaats te vinden over de huidige risico’s, eventuele nieuwe risico’s worden hierbij aangegeven, berekend en

bewerkt, reeds bestaande risico’s geactualiseerd en eventueel geschrapt van de lijst omdat ze niet meer geldig zijn, of geen risico meer vormen.

Een belangrijke beslissing is vervolgens wie dit geheel gaat coördineren? Gezien de

koppeling met interne controle en de procesbeschrijving lijkt het voor de hand liggend dat een groot gedeelte gekoppeld wordt aan de huidige medewerker die hiermee belast is. Hij/zij heeft reeds inzicht in veel zaken die nauw verwant zijn aan Risicomanagement. Voor het

cijfermatige gedeelte is er de mogelijkheid om een extern iemand aan te wenden om risico’s te kwantificeren, of om hiervoor gebruik te maken van de expertise op de betreffende afdelingen. Ook zijn er diverse softwareprogramma’s die toepasbaar zijn om risico’s te

ordenen, berekenen en te actualiseren. Hierop dient echter niet de nadruk te liggen, dit behoort te liggen op het gebied van het management en niet op het gebied van kwantificering.

Ook van belang is de invloed van de raad, hoe groot mag volgens hen het risico zijn dat de gemeente loopt, en welke risico’s hebben prioriteit en wegen dus zwaar mee in verhouding met de risico’s die zij als minder belangrijk beschouwen. Immers de raad moet wel de nota risicomanagement goedkeuren, dus zal ook eisen dat ze wat te zeggen hebben over de inhoud en met name op kritieke punten als keuzes en aanvaarding van bepaalde risico’s of juist beleid ten aanzien van bepaalde risico’s.

Van belang is de acceptatie van de afdelingsmanagers en het inzicht dat zij krijgen in Risicomanagement, risicoherkenning en vooral erkenning. Bij de halfjaarlijkse gesprekken voorafgaand aan de verslagleggingsmomenten dienen er een aantal zaken aan de orde te komen. Te denken valt aan de volgende criteria:

- Zijn de huidige gedefinieerde risico’s nog steeds geldig? - Hebben zich veranderingen voorgedaan in de huidige risico’s? - Zijn er nieuwe risico’s bijgekomen?

- Is er op de afdeling ook daadwerkelijk risicobewustzijn gecreëerd?

- Zijn er toekomstige ontwikkelingen die de komende jaren invloed hebben op het risicobeleid?

- Is er op de afdeling een duidelijke gekwantificeerde weergave van de risico’s? - Zijn er vragen/opmerking met betrekking tot het Risicomanagement proces?

8.8. conclusie

Het is niet gemakkelijk om deze laatste deelvraag kort en bondig te beantwoorden, maar er zijn toch enkele opvallende punten.

Op welke manier kan men binnen Hof van Twente het risicomanagement

implementeren en hoe kan dit in de planning en control cyclus worden geborgd?

Wat allereerst opvalt is dat het implementeren van Risicomanagement een groot en veelomvattend proces is. Er is veel informatie, het is weinig tot niet geordend, structuur aanbrengen is lastig en de wet laat veel ruimte. Toch zijn er zaken om aan vast te houden. Aanpassing bij het jaarverslag en de begroting lijkt goed te doen. Door de recessie en de duidelijke financiële gevolgen is het juist nu eenvoudiger om draagvlak te krijgen onder het personeel en er is direct behoefte aan resultaat en dit wordt ook verwacht.

Dit draagvlak is van levensgroot belang, omdat elke medewerker zich bewust moet zijn van de mogelijke gevolgen van risico’s die zich kunnen voordoen door zijn of haar handelen. Zowel financieel als qua reputatie. Ook de positie en de invloed van de raad moet niet worden onderschat, de raad zou invloed moeten hebben op de waardering van risico’s en ook de weging van risico’s die volgens hun juist wel of juist niet veel aandacht behoeven.

Vervolgens zijn er voor het omgaan met risico’s dus de volgende vier mogelijkheden, zoals al genoemd in hoofdstuk drie:

- Vermijden. Hierbij wordt de kans/mogelijkheid van optreden van een bepaald risico opgeheven.

- Verminderen. Hierbij wordt beoogd de kans op optreden of het gevolg van optreden van het risico te verkleinen.

- Overdragen. Overdragen van risico’s aan een andere partij leidt niet direct tot het wegnemen van de oorzaken voor risico’s maar wel tot een risicovermindering voor het project.

- Accepteren. Er kan ook voor worden gekozen om een risico te accepteren.

In dit hoofdstuk heb ik vooral getracht om een eerste opzet te maken voor de daadwerkelijke Nota Risicomanagement. Een globale hoofdstukindeling met toelichting, wat specifieke vragen en aandachtspunten tijdens gesprekken met ambtenaren en een korte weergave van verantwoordelijkheid en functietoedeling. Ook de indeling in vier risicocategorieën zorgt voor meer structuur en een duidelijke aanpak. Van belang blijft ook hier om vooral het

managementaspect goed uit te voeren en te begrijpen, het blijft immers van belang om goed te begrijpen dat het niet slechts een kwantitatieve weergave is, maar vooral een kwalitatieve onderbouwing en plan van aanpak.

9. Conclusie.