Wat hebben we gedaan?
De GRSA2 voert voor de drie deelnemende gemeenten en voor de eigen interne organisatie de taken uit op gebied van Bedrijfsvoering (Overhead) en Werk & Inkomen. De medewerkers werken hierbij oplossingsgericht en integer. De staf is gericht op het ondersteunen van directie en bestuur bij het realiseren van de doelstellingen, het organiseren en aansturen van de interne bedrijfsvoering en het verzorgen van de Planning & Control (concerncontrol, budgetcyclus, advisering).
Naast de uitvoering van deze ‘going concern’ taken is in 2020 veel aandacht uitgegaan naar de verdere invulling van de fijnstructuur voor de GRSA2. Dit met in achtneming van de kaders van de opgelegde taakstelling en uitgangspunten op het gebied van onder andere digitaliseren, harmoniseren, kwaliteit en nabijheid. Ook is in 2020 een start gemaakt met het herijken van de fijnstructuur. Deze herijking zal in het 1e kwartaal van 2021 worden afgerond en door vertaald naar de begroting 2022.
Wat hebben we bereikt?
De personele bezetting is inmiddels grotendeels ingevuld met uitzondering van een aantal posities bij financiën en HRM. De organisatie is verder doorontwikkeld en de dienstverlening van de GRSA2 aan de gemeente is op een aantal fronten duidelijk verbeterd, wat ook zichtbaar is in de kpi’s die we benoemd hebben om de organisatiedoelstellingen te kunnen meten. Een uitzondering daarop is het financieel resultaat dat mede door het bijzondere corona jaar onder druk heeft gestaan. Het structureel invullen van de financiële taakstelling middels krimp in formatie is ook nauwelijks mogelijk gebleken en lijkt ook met de huidige ambities en gewenste dienstverlening niet invulbaar.
Een aantal behaalde resultaten:
De P&C producten zijn allen tijdig aan bestuur voorgelegd en ook tijdig aangeleverd bij de provincie.
Uitrol van eerste fase Office365 (MS Teams), waardoor het mogelijk was in 2020 digitaal en plaats onafhankelijk te werken en te vergaderen.
Alle vaste werkplekken zijn in 2020 vervangen en gemoderniseerd waardoor nu ook functionaliteiten t.b.v. videobellen op de werkplek mogelijk is.
Onze applicatie ter ondersteuning van het beheer van onze bedrijfsvoering processen is gemoderniseerd. De bestaande beheerprocessen zijn geactualiseerd, geoptimaliseerd en uitgebreid. Hiermee hebben we onze basis voor verdere doorontwikkeling van procesmanagement verder verbeterd.
Een analoge archief is verder gedigitaliseerd zodat archiefstukken gemakkelijker toegankelijk zijn.
de keuze voor een online opleidingsportaal voor al onze medewerkers of de selfservice voor een wachtwoord reset.
Begin 2020 zijn alle multifunctionals (kopieer/scan/printapparatuur) in de 3 gemeentehuizen vernieuwd. Door de gezamenlijke aanbesteding (regionaal) denken we hiermee een prijsvoordeel te behalen. Aangezien er in 2020 vanwege het thuiswerken maar beperkt gebruik is gemaakt van de apparatuur is dit nog niet goed zichtbaar.
Om de overall datakwaliteit te verbeteren is er een begin gemaakt met de ontwikkeling van verschillende monitoringssystemen en dashboards.
Op systeemtechnisch vlak is er in 2020 ook weer veel aandacht besteed aan onze systeem-/netwerkbeveiliging. Door hier veel aandacht voor te hebben en de (externe) ontwikkelingen nauwgezet te volgen houden we onze omgeving up-to-date en zo goed mogelijk beveiligd.
Twee grote veranderingen voor alle medewerkers die naar aanleiding van aanscherping van beveiligingsmaatregelen in 2020 zijn genomen, zijn de invoering van Multi Factor Authenticatie (MFA) en de verdere uitrol van Mobile Device Management (MDM).
Ter ondersteuning van het digitaal werken zijn in 2020 veel vergaderruimten in de verschillende gemeentehuizen voorzien van audio-/video conferentie systemen om het samenwerken op afstand te bevorderen.
Afronding wet normalisering rechtspositie. De komst van de WNRA noodzaakte de organisaties om de arbeidsvoorwaarden te actualiseren en in lijn te brengen met de nieuwe wetgeving en cao.
Doorontwikkeling HR loket (eerste stappen). Het Loket is de eerste adviesingang voor medewerkers en bij eenvoudige vragen voor de manager.
Meester in je werk. In het najaar is in samenspraak met diverse collega's een week georganiseerd om medewerkers centraal te zetten bij de eigen ontwikkeling. Hierbij gold het uitgangspunt ‘je bent de architect’ van je eigen loopbaan.
Serviceplein arbo/ voldoen aan Arbo zorgplicht. De organisatie voldoet door de uitgevoerde acties aan de (minimale eisen) Arbo-zorgplicht. Doorontwikkeling staat voor komend jaar op de planning
Medewerkersonderzoeken. Begin 2020 heeft terugkoppeling plaatsgevonden over de onderzoeken binnen de 4 organisaties. Vervolgens hebben organisaties en afdelingen vervolgstappen gezet om zaken te verbeteren c.q. nog meer uit te bouwen.
Formatie en bezetting actualisatie (afronding 2021). De eerste stappen in de actualisatie zijn gezet door de aanbesteding van de analyse manager. Deze module biedt managers de mogelijkheid om actuele stuurinformatie in te zien.
Proces inhuur geoptimaliseerd. Inhuur vindt binnen de organisaties veelvuldig plaats. De rollen en taken zijn afgelopen beschreven, vastgelegd en worden uitgevoerd.
Inventarisatie en actualisatie BHV en interventie. De BHV organisatie en interventieteams bij calamiteiten zijn afgelopen geïnventariseerd en geactualiseerd.
Ziekteverzuim
Het verzuimpercentage geeft aan welk deel van de arbeidscapaciteit in een bepaalde periode wegens verzuim verloren is gegaan. Dit is de meest gebruikte maat om het verzuim binnen een organisatie te typeren. Het gemiddelde ziekteverzuimpercentage van de Samenwerking A2 gemeenten in 2020 was 7,02%. Dit werd veroorzaakt vooral veroorzaakt door een beperkt aantal langdurige ziektegevallen. Er is een stijging waar te nemen ten opzichte van het gemiddelde percentage van vorig jaar (5,55%). Het percentage lag vorig jaar nog ongeveer op het gemiddelde verzuimpercentage bij vergelijke gemeenten in Nederland, dat lag namelijk op 5,4% (bron personeelsmonitor 2019 gemeente grootteklasse 20.000-50.000 inwoners).