A. Algemene Vergadering
1. LedenDe Algemene Vergadering bestaat uit alle vaste leden. De andere leden kunnen de vergadering bijwonen indien de statuten daarin voorzien.
2. Bevoegdheden
De bevoegdheden van de Algemene vergadering moeten vermeld zijn in de statuten. Een besluit van de Algemene Vergadering is vereist voor :
de wijziging van de statuten;
de benoeming en de afzetting van de bestuurders;
de benoeming en de afzetting van de commissarissen en de bepaling van hun bezoldiging ingeval een bezoldiging wordt toegekend;
de kwijting aan de bestuurders en de commissarissen;
de goedkeuring van de begroting en van de rekening;
de ontbinding van de vereniging;
de uitsluiting van een lid;
de omzetting van de vereniging in een vennootschap met sociaal oogmerk;
alle gevallen waarin de statuten voorzien.
Het is tevens belangrijk te onderstrepen dat de restbevoegdheid voorbehouden is aan de Raad van Bestuur.
3. Gewone Algemene Vergadering
De Raad van Bestuur neemt het initiatief om de Algemene Vergadering samen te roepen.
Indien 1/5 van de leden hierom vraagt, zal de Raad van Bestuur verplicht worden om de A.V.
samen te roepen. De Raad van Bestuur heeft de plicht een dagorde op te stellen. Elk voorstel dat door 1/20 van de leden gesteund wordt, moet ter sprake gebracht worden.
Er wordt minstens één Algemene Vergadering per jaar gehouden.
De A.V. kan enkel beslissen over de punten die op de dagorde vermeld zijn, tenzij de statuten hiervan afwijken.
De leden moeten tenminste 8 dagen voor de vergadering opgeroepen worden door middel van een schriftelijke uitnodiging waarbij de dagorde gevoegd is.
De beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid. Onthoudingen worden niet meegeteld voor het berekenen van een meerderheid.
Voor een gewone A.V. is geen minimum aantal aanwezigen vereist om beslissingen te kunnen nemen. Het is echter aangewezen dat de democratische principes nageleefd worden en dat op z’n minst de helft van de leden aanwezig is.
4. Buitengewone Algemene Vergadering
In de volgende situaties zal men een B.A.V. moeten samenroepen:
Statutenwijziging;
Uitsluiting van een lid;
Vrijwillige ontbinding van de vereniging;
Omzetting van de VZW in een VSO (Vereniging met Sociaal Oogmerk).
Voor een B.A.V. gelden specifieke regels:
a. Uitnodiging
Er zal een uitnodiging moeten verstuurd worden zoals dit in de statuten bepaald is.
Een dagorde moet er zeker bijgevoegd zijn met specifieke uitleg over de te nemen beslissingen. Zo zal men minimum de te wijzigen artikels moeten vermelden. Dit gebeurt tenminste 8 dagen voor de B.A.V. .
b. Quorum
Indien met een statutenwijziging wil doorvoeren, de vereniging wil ontbinden of wil omzetten naar een VSO moet 2/3 van de leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn door een ander vast lid. Bij uitsluiting van een lid gelden de regels van een gewone A.V. .
Indien het vereiste aantal leden niet aanwezig is, moet men een tweede B.A.V.
samenroepen minstens 15 dagen na de eerste. Tijdens de tweede vergadering kan geldig beslist worden ongeacht het aantal aanwezigen.
c. Vereiste meederheid
De vereiste meerderheid hangt af van het onderwerp waarover gestemd zal worden.
Bij een uitsluiting van een lid, de ontbinding van de vereniging of een gewone statutenwijziging is een 2/3 meerderheid nodig.
Een uitzondering is de 4/5 meerderheid wanneer een statutenwijziging plaatsvindt met betrekking tot het doel of één van de doeleinden van de vereniging.
5. Wie kan stemmen tijdens de (Buitengewone) Algemene Vergadering?
Enkel de vaste leden hebben stemrecht. Zij hebben een gelijk stemrecht in de (Buitengewone) Algemene Vergadering. De statuten kunnen evenwel van dit beginsel afwijken door een meervoudig stemrecht in te voeren (bv. aantal stemmen afhankelijk van het gewicht van de bijdrage).
6. Verslag en publicatie
Van elke (Buitengewone) Algemene Vergadering zal een verslag (notulen) moeten opgemaakt worden van de beslissingen van de vergadering.
Ingeval van
statutenwijziging;
benoeming, ontslag of afzetting van een bestuurder;
ontbinding;
moet de beslissing binnen de maand neergelegd worden op de griffie van de Rechtbank van Koophandel waarna de griffier ze in het Belgisch Staatsblad zal laten publiceren.
Het uittreksel uit het verslag van de Algemene Vergadering waarin deze beslissingen vermeld staan zal ook aan de griffie van de Rechtbank van Koophandel moeten overgemaakt worden.
Dit als een bijlage bij de formulieren I en II die men neerlegt bij de griffie.
December 2004 34
B. Raad van Bestuur
Waar de Algemene Vergadering van een vereniging een beslissingsorgaan is, wordt de Raad van Bestuur beschouwd als een uitvoeringsorgaan. Het zal instaan voor de dagelijkse leiding van de vereniging.
1. Samenstelling
De Algemene Vergadering zal de leden van de Raad van Bestuur benoemen via gewone meerderheid.
De Raad van Bestuur bestaat uit ten minste drie personen. Dit kunnen natuurlijke personen of rechtspersonen zijn, al dan niet leden van de vereniging. Ingeval de vereniging echter slechts drie leden telt, mag de Raad van Bestuur slechts uit twee personen bestaan. In alle gevallen moet het aantal leden van de Raad van Bestuur lager zijn dan het aantal leden van de Algemene Vergadering teneinde zelfcontrole te voorkomen.
Als het aantal bestuurders daalt onder het statutair of wettelijk minimum moet men zo vlug mogelijk een Algemene Vergadering bijeenroepen om deze situatie recht te zetten.
De duurtijd van het mandaat kan vrij gekozen worden aangezien dit niet door de wet geregeld is. Indien de duur beperkt is, moet dit in de statuten vermeld zijn. Wij bevelen 5 of 6 jaar aan.
2. Bevoegdheden
De Raad van Bestuur heeft een algemene bevoegdheid inzake het bestuur en de vertegenwoordiging van de vereniging.
Bovendien beschikt de Raad van Bestuur over een restbevoegdheid. De Raad van Bestuur is bevoegd voor alle aangelegenheden die de wet en de statuten niet uitdrukkelijk aan de Algemene Vergadering verleent.
Hieronder vindt u een overzicht van de taken waarvoor de Raad van Bestuur o.a. bevoegd is:
Sluiten van contracten;
Beleggen van financiële middelen;
Vertegenwoordiging van de VZW op de rechtbank;
Aanvaarden van schenkingen en legaten;
Samenroepen van de Algemene Vergadering wanneer de statuten dit voorzien of als 1/5 van de leden erom vraagt;
De dagorde samenstellen voor de Algemene Vergadering. Het is verplicht om een punt op de dagorde te plaatsen indien 1/20 van de leden er om vraagt;
Ontslag van de leden ontvangen;
Rekeningen en begroting opmaken en ze voorleggen ter goedkeuring aan de A.V.;
Ledenregister actualiseren en bijhouden op de maatschappelijke zetel.
3. Kunnen de bevoegdheden van de Raad van Bestuur worden beperkt of kan een taakverdeling worden overeengekomen?
De statuten kunnen de bevoegdheden die aan de Raad van Bestuur zijn toegekend, beperken.
Bijvoorbeeld: Een statutaire bepaling zou het bedrag van de verbintenissen van de VZW die de Raad van Bestuur kan aangaan, kunnen beperken tot 25.000 euro.
Ook bestaat de mogelijkheid voor de bestuurders om de taken te verdelen. Dankzij deze mogelijkheid kan binnen de vereniging een onderscheid worden gemaakt tussen de actieve bestuurders en diegene die dat minder zijn.
Bijvoorbeeld: Bij statutaire bepaling kan binnen de Raad van Bestuur een directieraad worden opgericht, bestaande uit een beperkter aantal bestuurders aan wie bijzondere taken worden toevertrouwd. Het zou kunnen gaan om een comité van twee bestuurders die ermee belast zouden zijn alle administratieve aangelegenheden te beheren (personeel, belastingen, enz.).
Beide bepalingen kunnen evenwel niet aan derden worden tegengeworpen, zelfs niet ingeval zij zijn bekendgemaakt. Dit houdt in dat de Raad van Bestuur aansprakelijk blijft voor alle handelingen gesteld door zijn leden in het kader van zijn algemene bevoegdheid inzake het bestuur van de vereniging, zelfs indien deze bevoegdheid beperkt is of verdeeld is onder zijn leden.
Wij adviseren om te blijven werken met de voltallige Raad van Bestuur 4. Werking van de Raad van Bestuur
De Raad van bestuur moet minstens 1 keer per jaar samenkomen om de rekeningen en de begroting voor te bereiden.
Alle leden worden d.m.v. een oproepingsbrief op de hoogte gebracht van een vergadering.
Om geldig te kunnen beraadslagen moet de meerderheid van de bestuurders aanwezig zijn, tenzij de statuten strengere eisen stellen. De beslissingen worden genomen bij een gewone meerderheid.
5. Verslag en publicatie
De beslissingen worden geordend en doorlopend genummerd bijgehouden en bovendien moeten er ook notulen opgemaakt worden.
C. Orgaan van vertegenwoordiging
De Raad van Bestuur bezit de bevoegdheid om de VZW in en buiten rechte te vertegenwoordigen (vb.: een verbintenis ondertekenen, een rechtsvordering instellen,…). In de statuten kan bepaald worden dat de vertegenwoordiging overgedragen wordt aan één of meer personen. Die persoon of personen vormen dan het orgaan van vertegenwoordiging van de VZW.
De personen die deel uitmaken van het orgaan van vertegenwoordiging kunnen vast lid, bestuurder of een derde zijn. De statuten bepalen of deze personen alleen, gezamenlijk of als college optreden.
De delegatie van vertegenwoordiging moet algemeen zijn om aan derden tegenstelbaar te zijn.
De tegenstelbaarheid houdt in dat derden hiermee rekening moeten houden, op voorwaarde dat deze regeling in overeenstemming met de wettelijke bepalingen gepubliceerd is.
De persoon of personen aan wie de vertegenwoordiging wordt toevertrouwd, worden geacht te beschikken over alle bevoegdheden inzake vertegenwoordiging.
Een VZW kan niet de onbevoegdheid van personen die namens haar handelen inroepen om zich te onttrekken aan haar verbintenissen, als die personen het orgaan van vertegenwoordiging van de VZW uitmaken en hun benoeming conform de VZW-wet werd gepubliceerd.
vb: indien een bestuurder een overeenkomst tekent waarvoor hij niet bevoegd was, zal de VZW toch gebonden zijn door deze overeenkomst.
December 2004 36
D. Orgaan van dagelijks bestuur
Het dagelijks bestuur van de VZW en de vertegenwoordiging van de VZW wat dat bestuur aangaat, kunnen op de wijze bepaald in de statuten worden opgedragen aan één of meer personen.
Die persoon of personen vormen dan het orgaan van dagelijks bestuur van de VZW. De personen die deel uitmaken van het orgaan van dagelijks bestuur kunnen vast lid, bestuurder of een derde zijn. De statuten bepalen of deze personen alleen, gezamenlijk of als college optreden.
Deze regeling is tegenstelbaar aan derden, op voorwaarde dat zij overeenkomstig de toepasselijke bepalingen van de VZW-wet werd gepubliceerd. Eventuele beperkingen aan de bevoegdheid tot dagelijks bestuur of de vertegenwoordiging wat dat bestuur aangaat, zijn evenwel niet tegenstelbaar aan derden.
Tot het dagelijks bestuur behoren ‘handelingen of verrichtingen welke door het dagelijks leven van de vennootschap worden vereist of die welke zowel wegens hun gering belang als wegens de noodzakelijkheid van een snelle oplossing de tussenkomst van de Raad van Bestuur zelf niet rechtvaardigen’.
Wij raden het orgaan van dagelijks bestuur af en raden aan om met volmachten te werken.
E. Benoeming van een bestuurder
Zoals hoger reeds vermeld is het de Algemene Vergadering die de bestuurders aanstelt. In de beslissing tot benoeming van een bestuurder moeten de volgende gegevens opgenomen worden:
Bij een natuurlijk persoon:
Naam;
Voornamen;
Woonplaats;
Geboortedatum en –plaats.
Bij een rechtspersoon:
Naam;
Rechtsvorm;
BTW-nummer;
Maatschappelijke zetel.
Bovendien moeten ook hun bevoegdheden vermeld worden en hoe zij die bevoegdheden zullen uitoefenen. De bestuurder kan zijn bevoegdheden alleen, gezamelijk of als college uitvoeren.
Iedere akte betreffende de benoeming of beëindiging van een bestuurder moet worden neergelegd bij de griffie van de Rechtbank van Koophandel. Telkens de samenstelling van de Raad van Bestuur wijzigt moet er ook een wijziging van de inschrijving in het rechtspersonenregister worden aangevraagd.
Op de voorbehouden formulieren (zie verder) dient u voor elk nieuw lid het nationaal nummer (= rijksregisternummer) in te vullen in de voorziene vakjes en een kopie toe te voegen van elke identiteitskaart.
Onderaan de tekst van gedeelte B van formulier I, dient U enkel de familienaam, voornaam en functie van het lid binnen de Raad van Bestuur in te vullen, evenals plaats en datum van geboorte. Dit dient U trouwens eveneens te doen bij de ongewijzigde leden van de Raad van Bestuur. Men vraagt ook steeds de datum en plaats van de algemene vergadering, met vermelding van datum en origineel ondertekend.
In bepaalde gevallen zal het mandaat van de bestuurder eerder eindigen dan voorzien:
Overlijden;
Vrijwillig ontslag;
Afzetting bij besluit van Algemene Vergadering;
Onbekwaamverklaring of kennelijk onvermogen.
December 2004 38