In dit hoofdstuk beschrijven we de organisatie van het programma. Dit valt uiteen in de beschrijving van de programmastructuur, de overlegstructuur en de organisatievorm.
We starten met een beschrijving van de organisatie voor fase 1 van het programma. Daarna gaan we in op de organisatie van fase 2 en latere fasen.
4.1. Programmastructuur fase 1
De programmastructuur is schematisch weergegeven in Figuur 1. Vervolgens lichten we de programmastructuur nader toe.
Figuur 1: programmastructuur
4.1.1. Stuurgroep
De stuurgroep is verantwoordelijk voor het aansturen en waar nodig uitvoeren van de activiteiten die nodig zijn om de doelstellingen met het programma ouderen Voorne te doorlopen en te realiseren.
De stuurgroep bestaat uit een bestuurlijke vertegenwoordiging van de aanbieders, die binnen de eigen organisatie de borging van het programma verzorgen. De stuurgroepleden verzorgen daartoe de besluitvorming binnen de eigen organisatie.
De stuurgroep bestaat in Fase 1 uit:
— Ellen Hoogervorst, CuraMare;
— Hans Biezemans, Catherina stichting;
— Arjo Hoogwerf, Careyn;
— Dominiek Rutters, Cohaesie;
— Francis Lugtenburg, Zorggroep Haringvliet;
— Vrony de Wolff, Zorggroep Haringvliet;
— Namens de gemeente Brielle, gemeente Hellevoetsluis en gemeente Westvoorne;
— Eén vertegenwoordiger: nader te bepalen, en;
— Kelly van de Laar, gemeente Brielle;
— Nader te bepalen: vertegenwoordiger CZ:
— De rol van CZ wordt nader besproken met CZ, waarbij de voorkeur uitgaat naar volwaardig stuurgroeplid;
— Bij voorkeur een vertegenwoordiger met een brede blik (bijv. een regiemanager).
De stuurgroep wordt voorgezeten door een stuurgroepvoorzitter. Deze voorzitter betreft een voorzitter op proces, wat inhoudt dat hij / zij verantwoordelijk is voor het opstellen van de agenda en de
begeleiding van de discussie tijdens de stuurgroepbijeenkomsten (in samenwerking met programmamanager).
4.1.2. Dagelijkse begeleidingsgroep
De dagelijkse begeleidingsgroep vervult de rol van dagelijks bestuur van het programma. De dagelijkse begeleidingsgroep komt regelmatig bijeen en vormt het eerste aanspreekpunt voor de
programmamanager.
De dagelijkse begeleidingsgroep bestaat in Fase 1 uit:
— Ellen Hoogervorst, CuraMare;
— Hans Biezemans, Catherina stichting;
— Kelly van de Laar, gemeente Brielle;
— Vrony de Wolff, Zorggroep Haringvliet.
De besluiten over het programma worden genomen in de stuurgroep. De dagelijkse begeleidingsgroep heeft als doel om kleinere afstemmingszaken op te lossen, zonder dat de stuurgroep hiervoor bijeen hoeft te komen. Op deze wijze wordt tempo in het programma behouden.
4.1.3. Programmamanager
De programmamanager stuurt het programma ouderen Voorne aan. Zij vormt de drijvende kracht achter het programma, de spin in het web.
De programmamanager is verantwoordelijk voor:
13
— Het vertalen van de doelstellingen en acties van de stuurgroep naar operationeel niveau
(werkzaamheden) en het signaleren van eventuele problematiek van operationeel niveau naar de stuurgroep; de schakel tussen de stuurgroep, de dagelijkste begeleidingsgroep en de werkstromen en projecten;
— Overzien van de werkstromen en de projecten: opstarten van de projecten, overzien van de voortgang van de projecten en uitkomsten van de projecten, etc. (NB. Dit betekent niet dat de programmamanager alle projecten inhoudelijk begeleidt; de programmamanager ziet toe op de projecten);
— Het verbinden van de verschillende elementen binnen het programma, en het programma met de organisaties van de aanbieders, de inwoners2, en eventuele andere stakeholders;
— Het verzorgen van communicatie over het programma3.
De programmamanager sluit aan bij de stuurgroep, maar is zelf geen lid van de stuurgroep. De programmamanager is verantwoordelijk om de stuurgroepbijeenkomsten voor te bereiden (in samenwerking met de stuurgroepvoorzitter), te begeleiden en uit te werken.
4.1.4. Werkgroepen
Binnen de drie werkstromen worden voor de projecten werkgroepen ingericht. Deze werkgroepen zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de projecten: het realiseren van de doelstellingen, het opstellen en uitvoeren van de activiteiten om deze doelstellingen te behalen. De werkgroepen worden opgericht en samengesteld op initiatief van de stuurgroep in samenwerking met de programmamanager. De programmamanager superviseert de werkgroepen en faciliteert de werkgroepen waar nodig.
4.1.5. Verbinding met de eigen organisatie
Het programma ouderen Voorne verhoudt zich op verschillende niveaus met de organisaties van de aanbieders:
— In de stuurgroep zijn alle aanbieders op bestuurlijk niveau vertegenwoordigd.
— In de werkgroepen van de projecten is, afhankelijk van de aard van het project, een deel van de aanbieders vertegenwoordigd.
— De programmamanager is verantwoordelijk voor het verbinden van het programma met de organisaties van de aanbieders, dit houdt o.a. in dat de programmamanager regelmatig contact heeft met de betrokken organisaties en betrokkenen aan elkaar verbindt.
4.2. Overlegstructuur fase 1
De overlegstructuur van het programma ouderen Voorne is beschreven in Tabel 2.
Tabel 2: Overlegstructuur
Gremium Overlegstructuur
Stuurgroep Eenmaal per zes weken een bijeenkomst van 2 uur
Dagelijkse begeleidingsgroep Eenmaal per circa twee weken een bijeenkomst van 0,5 à 1 uur (telco)
2 Het is de verantwoordelijkheid van de programmamanager om de verbinding te liggen met inwoners. Hiervoor kan zij gebruik maken van reeds bestaande klankbordgroepen en/of commissies, of kan zij zelf een groep inrichten.
3 De communicatie is de verantwoordelijkheid van de programmamanager. De programmamanager kan hiervoor ondersteuning zoeken van adviseurs / experts op het gebied van communicatie. Dit doet zij in overleg met de stuurgroep.
Werkgroepen 5 bijeenkomsten van 2 uur
Programmamanager Initieert naar eigen behoefte bijeenkomsten, waarbij minstens sprake is van:
— 1 maal per maand kortdurend overleg met stuurgroepleden (individueel)
— Aanwezigheid bij stuurgroepbijeenkomsten Aanwezigheid bij werkgroepbijeenkomsten Conferentie met brede
vertegenwoordiging Bij afronding van fase 1 vindt een conferentie plaats waar een brede vertegenwoordiging van de organisaties (minimaal de stuurgroepleden en werkgroepleden) wordt uitgenodigd om de resultaten van fase 1 te delen en de inrichting van fase 2 te bespreken
4.3. Organisatievorm fase 1
De werkzaamheden binnen het programma ouderen Voorne wordt formeel georganiseerd middels een samenwerkingscontract. Dit samenwerkingscontract wordt ondertekend door alle (acht) betrokken aanbieders. Met het tekenen van dit samenwerkingscontact committeren de aanbieders zich aan het programmaplan ouderen Voorne:
— De intentie om een samenwerking voor drie jaar aan te gaan op het gebied van welzijn en zorg voor ouderen;
— Het uitvoeren van de projecten en activiteiten;
— Het opvolgen van de verantwoordelijkheden en inspanningen, en;
— Het voldoen aan de financiële verantwoordelijkheden.
4.4. Organisatie programmaplan fase 2 en latere fasen
Ten einde van fase 1 wordt de programmastructuur, overlegstructuur en organisatievorm van fase 1 geëvalueerd en een besluit genomen over de passende organisatievorm voor fase 2.
In deze context wordt opgemerkt dat gedurende het opstellen van het programmaplan door enkele aanbieders de ambitie benoemd is om op de langere termijn een formele, duurzame organisatievorm in te richten (bijvoorbeeld een coöperatie of een stichting). Er is voor fase 1 gekozen voor een lichte vorm, omdat de focus in fase 1 moet liggen op het opzetten van de samenwerking en een lichte vorm hiervoor voldoende is. Een formele organisatievorm is in dit stadium (nog) niet passend. In bijlage D is een overzicht opgenomen van de mogelijke organisatievormen.
15