Oproep planning

Met behulp van het oproep planning scherm kunt u gesprekken reserveren, die u in de toekomst wilt gaan voeren. Reeds geplande oproepen ziet u onder de tab Gepland in het hoofdvenster.

U vindt in de symboollijst alle mogelijk te gebruiken functies, die voor de oproep beschikbaar zijn:

 Bellen

Klik op de bovenste helft van de knop, om de abonnee op te roepen. Hierbij wordt altijd dat

52 telefoonnummer gekozen, welke in het editor venster in het veld telefoonnummer is gespecificeerd.

In de onderste helft van de toets kunt d.m.v. de pijl het contact-contextmenu oproepen. Hier vindt u voor alle te verbinden contacten de beschikbare functies. Een uitvoerige beschrijving van deze functies vindt onder Contactdetails.

 Opslaan

Klik hier, om de geplande oproep en alle wijzigingen op te slaan. De opgeslagen oproep verschijnt onder de tab Gepland in het hoofdvenster.

 Opslaan en afsluiten

Met deze functie wordt de geplande oproep opgeslagen en aansluitend het editor-scherm gesloten.

 Printen

Klik hier om de geplande oproep af te drukken.

 Afdrukvoorbeeld

Klik hier om een printvoorbeeld van de geplande oproep te tonen. U kunt de geplande oproep vanuit het voorbeeld ook afdrukken.

 Printerinstellingen

Klik hier als u de printerinstellingen wilt wijzigen om de geplande oproep te printen.

 Geplande oproep verwijderen

Klik hier om de geplande oproep te verwijderen. Aansluiten wordt het editor-scherm gesloten.

Attentie: deze actie kan niet teruggedraaid worden.

Status van de geplande oproep wijzigen

In de symboollijst kunt u in het menu Status met behulp van de Drop-Down-pijl de status van de geplande oproep vastleggen:

 Zet in bewerking

Kies deze invoer als u wilt laten zien dat u nu bezig bent de geplande oproep uit te voeren.

 Markeer als afgehandeld

Kies deze invoer als u wilt laten zien dat u de geplande oproep suucesvol hebt uitgevoerd.

 Als niet begonnen markeren

Kies deze invoer om te symboliseren, dat de geplande oproep nog open staat.

 Als wachten op iemand anders markeren

Kies deze invoer als u op iemand anders moet wachten, voordat u met deze oproep aan het werk gaat.

 Markeer als uitgesteld

Kies deze ingang om de geplande oproep als uitgesteld te markeren.

Met de editor kunnen de volgende gegevens voor de geplande oproep vastgelegd resp. gewijzigd worden:

 Wijzig onderwerp

Het veld onderwerp wordt automatisch gegenereerd als u een nieuwe geplande oproep doet. U kunt deze hier aan uw wensen aanpassen.

 Contact verbinden

Door op de knop contactkeuze te drukken, wordt het contactkeuzevenster geopend, door met "OK"

te bevestigen wordt het gekozen contact met de geplande oproep gekoppeld. Let op dat bij deze actie zowel de contactnaam als de bedrijfsnaam uit het geselecteerde contact naar de editor worden gecopieerd.

 Contactnaam wijzigen

U kunt elke naam in het contact naam veld invoeren die ook in de journaalregistratie voorkomt. Let op, dat de contactnaam kan afwijken van de naam in het verbonden contact.

 Bedrijfsnaam wijzigen

In het bedrijfsnaam veld kunt u een willekeurige naam opgeven, die in de journaalgegevens zal worden opgeslagen. Let op dat de ingevoerde bedrijfsnaam van de bedrijfsnaam van het verbonden contact kan afwijken.

 Telefoonnummer wijzigen

Het gedraaide telefoonnummer, gekozen door de bovenste helft van de oproepknop te klikken, staat

53 hier. Als u een verbonden contact aan deze geplande oproep heeft verbonden dan kunt u een van contact´s telefoonnummers uit de DropDown-lijst kiezen. U kunt uiteraard ook een wilekeurig telefoonnummer in het veld invoeren.

 Startdatum vastleggen

Voer de startdatum in het betreffende veld in. Daarmee bepaalt u wanneer de geplande oproep uitgevoerd gaat worden. Alternatief kunt u via de DropDown-Pijl de agenda openen, om zo een dag te kunnen uitkiezen.

Note: Mocht u noch een vervaldatum noch een herinneringsdatum hebben bepaald, dan worden deze beide startdatums automatisch ingevoerd.

 Einddatum invoeren

Bepaal hier wanneer de geplande oproep plaats zal moeten vinden. Zo kunt of de datum direct invoeren of de agenda gebruiken, die u d.m.v. de Drop-Down-pijl kan openen.

Note: Mocht u nog geen herinneringsdatum hebben bepaald, dan worden deze bij de keuze van de vervaldatum automatisch ingevoerd.

 Herinnering instellen

Activeer deze optie en voer een herinneringsdatum met tijd in, om de aan de oproep te worden herinnerd. Op het aangegeven tijdstip wordt het Herinneringsvenster geopend. Let op dat de herinneringsfunctie alleen wordt uitgevoerd voor geplande oproepen die niet als verwerkt zijn gemarkeerd.

 Project-PIN wijzigen

Hier kunt u de geplande oproep aan een bepaald project toewijzen. De projecten moeten hiervoor eerst worden gedefiniëerd. Nieuwe projecten kunt u in de instellingen onder Projecten aanmaken.

Let op, de project-PIN kan alleen worden gewijzigd, als u deze eigenschap in de instellingen op pagina Projecten hebt geactiveerd.

 Notitie wijzigen

Hier kunt u een notitietekst invoeren, die u bij de geplande oproep wilt opslaan.

5.4.5.2 Geplande oproepen

De tab Gepland toont een overzicht van alle oproepen, die u met PBX Call Assist 3 heeft gepland.

Overzicht van geplande oproepen

De tab gepland heeft verschillende iconen, afhankelijk van de verwerkingsstatus:

 In werking

De geplande oproep wordt op dit moment bewerkt.

 Gereed

De geplande oproep werd succesvol uitgevoerd.

 Niet begonnen

Met de bewerking van de geplande oproep is niet begonnen.

 Wachten op

Er moet nog op iemand anders worden gewacht, om de geplande oproep te bewerken.

 Uitgesteld

Bewerking van de geplande oproep is uitgesteld.

Ook wordt de geplande oproep afhankelijk van de status extra naar voren geschoven:

 Geplande oproepen die nog niet zijn bewerkt, worden vet getoond.

 Alle geplande oproepen met vervaldatum in het verleden die niet afgehandeld zijn, worden in rode kleur getoond.

 Afgehandelde geplande oproepen worden doorgehaald en verschijnen in lichtgrijze kleur.

Het scherm van de tab "Gepland" kunt u aanpassen. items, die aan bepaalde criteria voldoen, kunt u zichtbaar of onzichtbaar maken.

In document PBX Call Assist (pagina 51-54)