Open Space Technology (OST) is een methode om met groepen – vanaf 10 personen, tot wel 1000 personen – gezamenlijk oplossingen te zoeken voor complexe vraagstukken, en hen beter te laten omgaan met potentiele of bestaande conflicten. De methode maakt geen gebruik van een vooraf opgestelde agenda voor een bijeenkomst, maar laat de agenda creëren door de input van de mensen die aanwezig zijn. Er is een facilitator aanwezig die verantwoordelijk is voor het creëren en behouden van ‘open space en time’, en het creëren van een veilige omgeving voor discussie.
De methode is ontwikkeld door Harrison Owen in de jaren 80 en komt voort uit zijn observatie dat congresdeelnemers vaak de koffiepauze als het meest succesvolle onderdeel van de bijeenkomst ervaren.
Omdat ze tijdens de koffiepauze over voor hen belangrijke zaken kunnen spreken, met mensen die zij zelf het meest interessant vinden. Die twee bijzonderheden zijn de basis van OST. 14
De methode is primair ontwikkeld voor organisaties. Uitgangspunt is dat de competentie van een organisatie om complexe vraagstellingen of conflicten op te lossen niet zit bij management of directie, maar verspreid is over een groot deel van die organisatie. OST wil dat oplossend vermogen mobiliseren, door gebruik te maken van alle kennis en ervaring die er is in de organisatie. Deelnemers aan een OST-bijeenkomst worden uitgenodigd om actief mee te werken aan een oplossing voor complexe vraagstukken. Voorwaarden zijn dat de vraagstelling helder is en belangrijk voor alle deelnemers en dat er een open ruimte wordt gecreëerd waarin zij zichzelf kunnen organiseren binnen een gegeven raamwerk. Een Open Space-bijeenkomst kan een paar uur duren, of een paar dagen. Hoe meer tijd beschikbaar is, hoe meer uitgewerkt het resultaat zal zijn.
HANDELINGSPERSPECTIEVEN
Bij de plenaire start van een OST-bijeenkomst benoemen de deelnemers alle belangrijke thema’s binnen het centrale vraagstuk. Rond die thema’s starten groepsdiscussies. De uitkomsten worden per groep direct na afloop van de discussie (digitaal) toegankelijk gemaakt voor andere deelnemers. Zo is er aan het eind van de bijeenkomst een verslag beschikbaar waarmee direct verder gewerkt kan worden.
OST gaat ervan uit dat de deelnemers aan de bijeenkomst gemotiveerd en effectief aan een oplossing zullen werken, als de vraagstelling helder is, door hen belangrijk wordt gevonden, en er een open ruimte en duidelijk raamwerk is gecreëerd waarbinnen zij zichzelf kunnen organiseren. Alle deelnemers hebben invloed op de agenda en op het eindresultaat - een gegeven waarin zowel een kans als een verantwoording ligt voor elke deelnemer.
De mensen die de moeite nemen om te komen opdagen zijn volgens OST de ‘juiste’ mensen voor het gesprek.
De vooronderstelling is hierbij dat diegene die komen opdagen er belang bij hebben om aanwezig te zijn, en waarde hechten aan het aanwezig zijn. Zij zijn kortom intrinsiek gemotiveerd en dat is belangrijk. Hier geldt ook kwaliteit over kwantiteit: er zijn niet per se veel mensen nodig, maar wel diegene die gemotiveerd zijn.
14 Bronnen http://www.livehouse.nl/werkwijze/open-space-technology; http://www.openspace.dk/index.
Wat er tijdens de bijeenkomst gebeurt is ‘hetgeen dat moet gebeuren’. Progressie (de échte problemen aan de oppervlakte brengen) zal alleen bereikt worden als de vaste agenda’s en verwachtingen worden losgelaten. Zodat er ook andere, minder zich/voelbare dingen spelen die anders niet besproken zouden worden. Anders zal het gesprek lopen zoals vooraf kan worden verwacht, en wordt er niets bereikt.
Onderbouwing elementen in de aanpak
Luisteren naar elkaar op een open manier is van belang om wederzijds begrip te ontwikkelen (Welton, 2002).
Gebrekkige communicatie, het niet uitspreken van onderhuids ongenoegen en het niet delen van relevante informatie kunnen conflict en spanningen vergroten (Overton & Lowry, 2013). De methode van OST voorziet juist wel in een open agenda en open communicatie, waardoor ook informatie wordt gedeeld die mensen anders voor zichzelf zouden houden (bijvoorbeeld omdat deze subjectief is, individuele beleving van zaken door personen). Ieder heeft namelijk zijn eigen inbreng.
‘Selffulfilling prophecy’: wanneer een bepaald idee dat niet waar hoeft te zijn, nieuw gedrag triggert waardoor dit idee wordt bevestigd en een waarheid wordt (Merton, 1948). Door de deelnemers het gevoel te geven dat ze capabel genoeg zijn om tot een oplossing te komen, zal dit door die verwachting ook werkelijkheid kunnen worden.
Blijkens een evaluatieonderzoek naar OST van Jefferies & Clark (2012) waardeerden deelnemers aan OST de mogelijkheid dat individuele perspectieven worden gehoord, en dat deelnemers kunnen brainstormen over onderwerpen die zij zelf inbrengen. Het resultaat van OST op de mate waarin uitkomsten worden gedragen en afname van tegenstellingen is echter niet in de evaluatie meegenomen.
IN WELKE SITUATIE BRUIKBAAR?
Er zijn meerdere methoden die kunnen worden toegepast bij het oplossen van complex problemen. Juist omdat er zoveel methoden zijn, is het belangrijk om te kiezen voor een methode die het best bij een specifieke situatie past. Indien aan de volgende vier voorwaarden wordt voldaan, kan Open Space Technology volgens aanbieders effectief zijn. Mocht er niet voldaan worden aan deze randvoorwaarden, dan kan beter worden gekozen voor een andere methode.
Randvoorwaarden:
9 Er is een duidelijk vraagstelling aanwezig. Deze vraagstelling is voor alle betrokken erg belangrijk.
9 De vraagstelling is complex. Onder de betrokken zijn er veel verschillende meningen.
9 De oplossing is onbekend.
9 De tijd dringt, er moet op korte termijn een oplossing komen.
Verder zal OST minder effectief zijn in omstandigheden waar mensen al zeker weten dat zij de meest passende oplossingen hebben (Owen, 2008).
OST en verminderen van polarisatie
Net zoals Deep Democracy is OST in eerste instantie ontwikkeld voor toepassing binnen organisaties voor het oplossen van complexe vraagstukken of conflicten. Desalniettemin zouden (elementen uit) de OST-methode ook toepasbaar kunnen zijn voor het verminderen van polarisatie tussen groepen. Zoals een open agenda, uiteenrafelen van complexe problematiek in thema’s, houden van groepsdiscussies rond de belangrijke thema’s die door deelnemers zijn benoemd, delen van zo veel mogelijk (incl. onderhuidse, subjectieve) gevoelens, beelden, informatie.
LITERATUUR
Brocklehurst, N. J., Hook, G., Bond, M., & Goodwin, S. (2005). Developing the public health practitioner workforce in England: lessons from theory and practice. Public Health, 119(11), 995-1002.
Jefferies, M. & Clark, A. (2012). Continue the use of OST as a tool for gathering ideas and developing action for significant community issued events. http://www.communityresearch.org.nz/wp-content/uploads/
formidable/OST.pdf
Merton, R. K. (1948). The self-fulfilling prophecy. The antioch review, 8(2), 193-210.
Overton, A. R., & Lowry, A. C. (2013). Conflict management: difficult conversations with difficult people.
Clinics in colon and rectal surgery, 26(04), 259-264.
Owen, H. (2008). A brief user’s guide to Open Space Technology. Nd [http://www. openspaceworld. com/
users_guide. Htm.
Welton, M. (2002). Listening, conflict and citizenship: Towards a pedagogy of civil society. International Journal of Lifelong Education, 21(3), 197-208.