Betrek de ondersteunende diensten (hrM, ICT, communicatie, centrale administratie etc.) op tijd bij de nieuwe organisatie. de ondersteunende diensten zorgen voor het inzicht en de informatie die de teams nodig hebben om hun werk goed te doen en zijn hiermee een belangrijke schakel voor het slagen van het traject.
Tip...
de functie-eisen voor iemand die in een zelfsturend team gaat werken zouden er als volgt uit kunnen zien:
• niveau 3; • maximaal 16 uur; • in staat om alle diensten te werken; • één vaste vrije dag; • één variabele vrije dag; • vriendelijk en toegankelijk; • inleveringsbereid; • creatief in het zoeken naar mogelijkheden/oplossingen; • teamtaken willen uitvoeren; • soepel in het verlenen van de zorg en in de omgang met cliënten; • bereid te werken volgens de afspraken zoals deze in het team gelden.
Bron: Zelfsturende teams in de praktijk, Ben Wenting, Astrid Vermeer, 2012, p.37
Tip...
Zorg dat competentieprofielen aansluiten op het gewenste werkgedrag.
Uit de praktijk...
Er worden regelmatig expertmeetings gehouden. deze worden aangekondigd op het ‘ZorgAccentweb’.
Medewerkers worden uitgenodigd om deel te nemen. op basis van hun input wordt dan een beleidsvoorstel gedaan. op deze manier wordt er ook gewerkt aan de nieuwe functiebeschrijvingen.
elkaar ook beperkt. het is dus zeer relevant om te zorgen dat ze weten wat er in de organisatie speelt. In je communicatieplan kun je hier middelen voor opnemen. Bestuur en management blijven op de hoogte via het managementinformatiesysteem. Zorg dat dit dus goed op orde is. Veel organisaties lossen de communicatie met de teams op door virtuele communities in te richten. Meer hierover in stap 3.
5.3 Stap 3 Organiseer de
randvoorwaarden
Zelfsturende teams kunnen alleen ondernemend en zelfstandig werken als ze beschikking hebben over de juiste middelen, materialen en informatie. de volgende randvoorwaarden zijn belangrijk voor het functioneren van de nieuwe teams:
1. ICT-ondersteuning; 2. hrM-ondersteuning;
3. ondersteuning op het gebied van communicatie en leren; 4. dienstverlening die ondersteunende diensten bieden
aan teams;
5. wijkteamcoaches aanstellen;
6. administratieve taak teams ondersteunen en controleren.
1. ICT-ondersteuning
DashboardTeams hebben inzicht nodig in hun prestaties. Zij willen weten of ze succesvol zijn en waardoor dat komt. Veel organisaties hebben daarom een dashboard (of cockpit) ontwikkeld of zijn daarmee bezig.
het dashboard geeft per team aan wat de kwalitatieve en kwantitatieve resultaten zijn. Zo kunnen ze het effect van hun zelfsturing, of anders gezegd hun acties, terugzien in de prestaties. Ze zien bijvoorbeeld wat er gebeurt met de productiviteit als ze de planning anders regelen. of ze krijgen inzicht in hoeveel klanten ze in een bepaalde periode hebben geholpen, hoeveel tijd ze gemiddeld aan een klant besteden en of het tijdstip waarop de zorg wordt geleverd, overeenkomt met de afgesproken tijden.
de resultaten per team en het totaal komen via de performancefunctie van de controller beschikbaar. Als het niet goed gaat kan de organisatie (bij-)sturen.
Hoofdstuk 5 Hoe voer je zelfsturende teams in?
omdat teams een aantal zaken zelf gaan doen, worden de ondersteunende diensten kleiner. ook betekent dit dat ze aan de teams moeten vragen wat ze nodig hebben aan ondersteuning. hun rol wordt dus meer vraaggericht in plaats van oplossings-gericht.
om te checken of de dienstverlening aansluit bij de behoeftes van de teams zullen de ondersteunende diensten dit regelmatig moeten vragen, bijvoorbeeld door digitale enquêtes of vragenlijsten of door overleg met de teams.
5. Inrichten van een wijkservicecentrum
(bedrijfsbureau)
Voor de teams is het belangrijk dat een centrale administratieve unit hen ondersteunt bij een aantal administratieve handelingen. hiervoor wordt vaak een wijkservicecentrum of helpdesk opgericht. het wijkservicecentrum levert de financiële gegevens aan de teams, zorgt voor de salarisadministratie, beantwoordt vragen over bijvoorbeeld indicatie, registratie, persoons-alarmering, aanvraag van hulpmiddelen of kasgeld. daarnaast ondersteunt ze de teams bij overschrijding van het budget en aanvragen van nieuwe indicaties.
6. Communicatiestructuur
In de nieuwe organisatie loopt de communicatie over organisatieontwikkelingen niet meer standaard via een hiërarchische managementstructuur. hier moet je dus iets op bedenken. Zelfsturende teams werken heel zelfstandig en zien
Tip...
Tip...
Waak ervoor dat ondersteunende diensten niet
oplossingsgericht - en daarmee voorschrijvend - werken richting de teams, dat frustreert het ontwikkelproces richting zelfsturing.
• Vraag teams bij welke administratieve handelingen zij ondersteuning willen.
• Richt hiervoor een wijkservicecentrum of helpdesk in. • Maak duidelijke afspraken over wat de teams zelf doen
en wat de helpdesk doet.
Zor
ginBeeld / F
rank Mull
ICT-systeem
het kiezen van het juiste ICT-systeem is een enorme opdracht en is vaak een proces met beperkingen. omdat de teams ermee moeten kunnen werken moet je de keuze in ieder geval in samenspraak met de teams maken. het betrekken van teams in dit keuzeproces, en daarmee het geven van inspraak, is voor de meeste organisaties echter ‘nieuw’. realiseer je dat teams andere behoeftes hebben dan het management en andere functionele eisen formuleren. om de balans te vinden tussen de behoeftes van het management en die van de teams is het belangrijk om vanaf de start de verwachtingen bij de medewerkers te managen.
Wat is een goed systeem?
deze vraag laat zich niet gemakkelijk beantwoorden. het is heel lastig om een blauwdruk te maken voor ICT. Sommige organisaties bestaan uit diverse onderdelen (of Bv’s) die verschillen in taken, omvang en doelgroepen. ook wensen van zorgkantoren spelen een rol (de één verwacht zeer gedetailleerde urenregistraties, de ander helemaal niet).
goede ICT zorgt voor minder administratie en ondersteunt zelfsturing. goede ICT ondersteunt de medewerker in het dagelijkse proces van zorgverlening. dat vertaalt zich in de juiste informatie op het juiste moment, in de juiste hoeveelheid en op de juiste plaats. daarom is het van belang om zorgverleners nauw te betrekken in het selectieproces.
Passende ICT-systemen bieden:
• digitale inzage in de zorgleefplannen;
• mogelijkheden voor digitale communicatie (overdracht, afstemming);
• mogelijkheden voor eenvoudig toegankelijke informatie- en kennisuitwisseling binnen het team en met andere teams en ondersteunende diensten. denk hierbij aan forums en ‘Twitter’-achtige oplossingen;
• eenvoudige en efficiënte manieren van roostering en plannen. Facturering en salarisadministratie blijven zaken voor de centrale administratie.
Hoofdstuk 5 Hoe voer je zelfsturende teams in?
Uit de praktijk...
Uit de praktijk...
Vierstroom heeft een cockpit ontwikkeld die de teams elke week nieuwe informatie biedt op drie domeinen:
• Cliënt:
- cliënttevredenheid
- aantal complimenten/verbeterpunten dat een team ontvangt van cliënten
- aantal medewerkers per cliënt • Personeel:
- ziekteverzuim
- medewerkerstevredenheid - inzet flexpool
- realisatie t.o.v. contracturen • Organisatie:
- productiviteit
- ongelegitimeerde zorg (uren buiten de indicatie) - rendement
het vierde kwadrant, ‘de omgeving’, is nog in ontwikkeling. dit kwadrant zegt iets over het team in relatie tot haar directe omgeving.
door deze gegevens elke week te vernieuwen kan het team sturen op de resultaten.
Teams hebben via een dashboard inzicht in hun prestaties. de dashboards geven de volgende informatie:
• effectiviteit o.a. reistijd; • het aantal uren waarover ORT-toeslag betaald moet worden; • ziekteverzuim; • aantal productieuren en aantal cliënten; • gemiddeld aantal uren per cliënt; • berekenen medewerkersmix: aantal uren verzorging dat door de verpleegkundige wordt geleverd;
• aandeel uitzendkrachten; • in- en uitstroom medewerkers.
het huidige dashboard is gericht op het monitoren van teams. de gegevens komen uit de plannings- en registratie-administratie en zijn op weekbasis beschikbaar. Aan de parameters zijn normen gekoppeld waar teams aan moeten voldoen.