De afgelopen maanden heb ik, Marnix Marie, als student aan de Rijksuniversiteit Groningen een onderzoek gedaan binnen twee afdelingen van het UMCG. Aanleiding van het onderzoek waren de geluiden die waren opgevangen over het verminderde contact tussen de dokters en de medische administratie door het systeem PoliPlus. Beide onderdelen, zowel PoliPlus als de team communicatie, zijn essentieel binnen het ziekenhuis, de één kan niet zonder de ander. Door de toenemende digitalisatie, ook binnen de ziekenhuizen, is het van belang dat deze twee in balans zijn. Dit heb ik vervolgens omgezet naar een onderzoeksvraag: ‘Hoe ontwikkelt het systeemgebruik zich en wat is de
rol van team interactie hierin?’.
Deze onderzoeksvraag heb ik onderzocht door dertien interviews af te nemen. Hierbij focuste ik op de twee afdelingen ‘X’ en ‘Z’ met de daarbijhorende drie teams (dokters, zusters en medische administratie). Elke geïnterviewde kreeg dezelfde vragen voorgelegd, om zo de teams en de afdelingen goed met elkaar te kunnen vergelijken. Dit leidde tot een aantal interessante ontdekkingen, die ik hieronder kort zal behandelen.
Persoonlijk contact is en blijft essentieel binnen het ziekenhuis. Dokters en zusters moeten blijven
overleggen voor de patiënt, terwijl de medische administratie moet worden gesproken voor het algehele process. Daarnaast zorgt persoonlijk contact voor een fijn werkklimaat (bijv. makkelijker informeel contact). Het onderzoek wees echter uit dat er verminderd persoonlijk contact is tussen dokters en medische administratie van afdeling ‘X’. Laatstgenoemden zijn hier dan ook ontevreden over, wat ze ook meer skeptisch maak over het systeem.
Daarnaast blijkt dat fysieke afstand ook een grote rol speelt: waar de medische administratie van afdeling ‘Z’, volgens de geïnterviewden dichtbij de poli ligt, ligt de medische administratie van ‘X’ meer afgelegen. Dit maakt het ook moeilijker om persoonlijk contact te houden. Afdeling ‘X’ heeft naast de teammeetings, ook multidisciplinaire meetings, waarbij de verschillende patiënten worden doorgenomen. Systeemgebruik is vaak geen gespreksonderwerp tijdens dit soort meetings.
Met betrekking tot het systeemgebruik, blijkt dat de meesten leren door het zelf te doen of door collega’s te vragen. Training was over het algemeen dus niet nodig, terwijl dit bij het toekomstige EPD wel gewenst is. Bovendien heeft het geholpen dat de verschillende mogelijkheden (functionaliteiten) niet tegelijk, maar geleidelijk zijn geïmplementeerd.
Daarnaast zijn er een aantal ‘triggers’ geweest, die de teams meer met het systeem hebben doen werken. Voor beide afdelingen zijn dit het digitale verrichtingenformulier, de digitale decursus en de
brief afhandeling. Ten slotte heeft de digitalisatie van de patiëntendossiers een grote verandering
teweeg gebracht voor de medische administratie van afdeling ‘X’. Hierdoor hoeven artsen en zusters namelijk niet langer langs te komen om een dossier in te zien, waardoor het werk, mede door de
73
automatisering, simpeler en eentoniger is geworden voor de medische administratie. Aangezien afdeling ‘Z’ dit papieren dossier nog wel heeft, is het persoonlijke contact beter tussen de teams. Deze toegenomen digitalisatie en automatisering, heeft verder de werkdruk van de dokters verhoogd, aangezien zij nu ook o.a. alle brieven zelf moeten typen, terwijl ze deze tijd liever voor de patiënt willen gebruiken. Daarnaast heeft het systeem vele ergernissen voor de dokters, met name op afdeling ‘Z’ waar ze naast PoliPlus, ook met twee andere systemen moeten werken, wat niet efficient werkt. Ten slotte werken ze er allemaal op hun eigen manier mee, wat soms problemen oplevert als niet duidelijk is wie, wat neerzet.
De zusters gebruiken het systeem momenteel het minst van alle drie de teams. Ze werken nog met een
(papieren) verpleegkundig dossier en de meerderheid van de zusters vindt het werken met de
patiënten een stuk leuker dan werken met een systeem.
Al met al is gebleken dat afdeling ‘X’ al meer gefocust is op het digitale werken, waardoor de rol van de medische administratie is veranderd. Voor afdeling ‘Z’ is dit nog minder het geval, waardoor er tussen de teams weinig is veranderd t.o.v. enkele jaren geleden.
Dit heeft geleid tot een aantal aanbevelingen:
Een eerst aanbeveling is om de afdeling ‘Z’ en de zusters van beide afdelingen, langzaam aan meer te laten digitaliseren. Dit om te voorkomen dat de stap naar het EPD direct te groot wordt. Het is bij PoliPlus gebleken dat als dit geleidelijk gebeurt, dit minder problemen oplevert. Je houdt de digitalisatie nu eenmaal niet tegen en dat moet je als ziekenhuis ook niet willen. Dit betekent voor alle teams wel dat er steeds meer met het systeem zal worden gewerkt en daar moet men zich, hoe moeilijk dat ook is, wel op instellen.
Verder moeten er voorbereidingen worden getroffen voor het EPD. Allereerst moet er op tijd begonnen worden met het trainen van alle teams. Daarnaast moet er gekeken worden naar de mogelijkheden om de medsiche administratie te blijven betrekken bij het proces. Een manier om dit te doen is bij beide afdelingen de multidisciplinaire meetings te organiseren en hierin ook de medische administratie ruimte geven om gehoord te worden. Hiermee voorkom je dat ze geïsoleerd raken – dus een verergering van wat er nu bij afdeling ‘X’ speelt.
Een andere manier is om direct bij het herindeling van de afdelingen, rekening te houden met de
afstand tussen de teams, om zo het persoonlijk contact te vergemakkelijken. Voor het contact tussen
de dokters en zusters zou dit ten goede komen van de patiëntenzorg, terwijl het contact met betrekking tot de medische administratie, het algemene proces verbetert (o.a. meer tevredenheid en betere werksfeer).
74
Voor de dokters dient er een manier gevonden om op een uniforme manier te gaan werken. Hier dient de ICT ondersteuning in te bieden. Daarnaast moet er voorkomen worden dat er bij het EPD ook met andere systemen moet worden gewerkt: alles moet terug te vinden en te verwerken zijn in één systeem. Hier moeten de dokters in worden meegenomen. Dit zorgt ervoor dat ze de mogelijkheden krijgen die ze nodig hebben en hiermee voorkomen dat ze nog op alternatieve manieren gaan samenwerken (bijv. in Word bestanden). Dit vergroot de efficiëntie en verkleint daarmee de ergernissen (en mogelijk dus werkdruk).
Ten slotte dient het EPD, net als de digitalisatie van afdeling ‘Z’ en de zusters, geleidelijk te worden geïmplenteerd. Neem hier de tijd voor!
75