Heb je nog een laatste opmerking in de context van het interview van vandaag?

H: nou.. we hebben bet in de discussies soms best moeilijk gehad in de verschillende aanvliegroutes.. kijk, ik ga het gesprek aan vanuit de student.. maar DOI en ICT kijken vanuit de techniek., ze denken dan, Ooh wat betekent dit of dit voor de koppelingen? Ja, dan denk ik, jongens, wat maakt dat uit, laten we eerst vanuit de student, de essentie, beginnen. Dat is echt een verschil van waaruit je start met redeneren. En dat gaf soms ook wel frictie.

18 I: Oké, bedankt dan voor het gesprek.

TRANSCRIPT 4

Kun je beginnen met jezelf kort voor te stellen?

Ik ben Sandra Lim A PO, directeur Dienst Onderwijs informatie van het ROC van Amsterdam en Flevoland. Wat we doen vanuit de dienst DOi, ben ik voor twee zaken verantwordleijk. Een, alles wat we doen heeft betrekking tot studetnenzaken, vanaf de aanmelding tm de uitschrijving en diplomering, de andere kant van het spel is de afdeling informativoorziening en functioneel beheer. En wat we eigenlijk doen, is dat we alle systemen functioneel beheren, waar wet- en regelgeving en onderwijs logistiek van toepassing is. Dus eignelijk alle logistieke appliacties, die worden hier beheerd. En daarvoor hebben we standaarden met elkaar afgesproken, omdat je eigenlijkt zegt, het is geen onderdeel van het primaire proces. En onderscheid maak je in het onderwijs. Dus wij ondesrteunen dat centraal.

En het interview zal zijn in de context van het project De Digitale SchoolBUS, kun je daar wat over vertellen?

Ja, de DSB moet een digitale leeromgeving ondersteunen voor studenten. Wat je ziet is dat wij de afgelopen jaren bij het ROC heel erg gezeten hebben op de onderwijs logistieke kant, de bedrijfsvoeringskant, en daar hebben we vrij vel standaardisatie met elkaar uitgevoerd. Wat je nu krijgt is dat je de overgang krijgt naar het onderwijs. Wat het project eigenlijk nohudt, is de leeromgeving die een student krijgt, dus dat betekent waar je de ocntent zou kunnen plaatsen, maar eigenlijk alles wat te maken heeft met het leren van de student, dat je dat voor hem of haar wil inrichten aan de andere kant, zodanig dat het optimaal ondersteunt wordt. Eigenlijk is het allesbehalve de content.

Wat was jouw rol binnen het project?

Mijn rol was dat ik in de stuurgroep zat. En dat was tweeledig. Omdat ik enerzijds Eduarte volledig ondersteun, en dat is onderwijs logistieke pakket, en dat heeft een direct raakvlak met de digitale leeromgeving, omdat je de input levert obv waarvan een DLO zou worden kunnen gevuld in de basis. En de andere kant waarom ik erin zit, is omdat ik uiteindelijk het functioneel beheer van die applicatie ga doen.

En als je naar het project kijkt, in hoeverre is het vanuit jouw perspectief een complex project? Het is heel complex. Ja, de reden dat het zo complex is dat je aan het onderwijs komt nu. Tot nu toe kon j ebij projecten bij ons zeggen van, tot nu gaat het het bij ons gebeuren en zo is het standaard ingericht in systemen. Maar nu kom ik aan het werk van een docent een een opleidingscollege. Dus eigenlijk kom je op het punt waarvan een docent zegt: ik wil graag bepalen hoe het eruit komt te zien, ik wil graag bepalen hoe ik met mijn student omga. En hoe ik met mijn studenten omga, dat wordt met een elektronische leeromgeving ondersteunt. Ik wil dat wij allemaal op een bepaalde manier kunnen samenwerken, dat moet ondersteund worden. De een wil dat wel. De ander niet. Je komt dus heel dicht tegen het onderwijs. Er zit heel veel verschil in aanbod en gebruik van digitale leeromgevingen. Dus je komt dichtb ij het hart van de docent, en je moet niet gaan vertellen hoe ze dat moeten doen.

En toch moeten jullie dat op een bepaalde manier doen?

Nou ja, dat is de vraag, dat is heel erg de vraag. Wat je ziet, is dat als je naar de school kijkt, dat sommige college’s er geen behoefte aan hebben omdat die zelf al iets hebben ingezet, binnen bepaalde vakopleidingen. Umm. Sommige zijn groot genoeg, van die college’s. Die hebben soms een eigen DLO ingezet en hebben geen behoefte aan iets anders. Sommige hebben ook helemaal niets. Het ligt aan de opleiding, en de grootte. Een ander college kwam toevallig iets tegen en die hebben een ap[plicatie die

19

helem aal voor hen is ingericht. Maar een kleiner college heeft niet de middelen om zelf een DLO in te stellen.

Ik wil nog een ding zeggen; wat natuurlijk wel de situatie is, is dat wij met europese wetgeving te maken hebben. En vanuit als het gaat om aanbestedingen daar kijkt men naar welke functionaliteit wordt er afgenomen bij een leverancier, en welke functionaliteit heb je, en wat zijn de kosten die daaroverheen gaan.. en wij gingen allang over die grens. Dus er is al indirecte dwang.. maar dat in begint tussen haakjes te komen.

Hoe heeft dat verschil in colleges invloed gehad op de voortgang van het project?

Enorm veel invloed, en dat komt door twee redenen. Enerzijds um.. omdat als groot deel van een mbo college waar een deel als is ingericht, je geen zin hebt om als vanuit centraal bepaald wordt dat ik iets moet doen.. daar heb je helemaal geen zin in dan. Dus uhm.. het tweede is, dat je als je groot bent als ROC, je ook nadeel hebt. En dat is ook de discussie hier nu, het gemeenschappelijke versus het individuele wat je kan doen. En je wilt eigenlijk best of both worlds.. en dat lukt niet aldoor. En die DLO is een voorbeeld van dat dat niet kan, want je gaat moeten inleveren ergens. Dus de grootte is een bepalend ding.

En waarom werd dan wel het doel gesteld om over alle ROC’s naar een gelijkwaardig DLO te gaan?

Nou, dat is uiteindelijk ook ter discussie gesteld. Dit traject loopt namelijk al heel lang in meer of mindere harde mate. En nu is het moment daar dat we dae markt gaan verkennen.. en dan wordt het vervelend, want dan komt het dichtbij. En dan zie je dat partijen zich afvragen of ze het wel zo prettig vinden, dat we dat met elkaar gaan doen. Op afstand is het fijn, maar partijen hier willen dat het als het dichtbij komt het volgens hun spelregels gaat. En dat werkt niet altijd. Is het wel nodig? Krijg je dan. Zoals het nu gaat is het toch? Als grote kan je dat zeggen, maar niet als kleine. Dus die hebben er erg veel last van.

Je zei dat het al een tijdje bezig is, kun je de fases van het project beschrijven?

Er was eerst een tijd terug een oriëntatiefase. Eind 2017, begin 2018 ongeveer. Toen ben ik nog met een aantal intern gaan ophalen wat er allemaal was. Wie gebruikt er wat? Toen is er door de directeuren onderwijs aangegeven dat er variëteit is en dat het fijn zou zijn dat er meer eenheid in zou komen. Dit hoorden we ook vanuit studenten, die vragen er zelf ook om. wat ze ook als gebrek ervoeren, is dat je niet dezelfde DLO gebruikte als je switchte van opleiding.. en dat gebeurt nog wel veel. Dus daar zat voor de studenten een groot belang. En verder, vanaf toen zijn we gestart met de programma manager. In de zomer van 2018. Hij is toen langzaamaan boord gekomen. Dat was toen Fase 1. Hij ging open gesprekken aan toen, om te horen wat er waar was. Orienterende gesprekken, met de directies van de MBO colleges. Eigenlijk vanuit het gezichtspunt, dat we hadden afgesproken met de Directeuren Onderwijs in het voorjaar van 2018 dat we naar 1 DLO wilden. Nu heb ik achteraf begrepen dat het vaak gaat om woorden kiezen, want blijkbaar stond er niet ‘’Dit is een besluit’’, dus die ene DLO, maar ‘’we hebben afgesproken’’ – ik noem maar wat. Een besluit, dat is wat is het is, maar bij we hebben afgesproken is voor interpretatie vatbaar. De programmamanager (PM) is toen de gesprekken aangegaan, en daar kwamen natuurlijk weer hele andere geluiden naar boven. Sommige mensen konden zich niet herinneren dat het zo afgesproken was, want ‘’het was nooit een besluit geweest’’. Umm.. ik denk dat.. als je een stuurgroep inricht, moet je altijd enorm opletten wie je erin zet. Er zijn altijd heel bepalende mensen binnen een instituut met een grote mond. En als je die eenmaal mee hebt, maken ze de weg voor je vrij. En ik denk dat wij in de stuurgroep onvoldoende van dat kaliber hebben gezet. We zijn van start gegaan met een paar directeuren onderwijs, waarvan er 1 heel pragmatisch is, heel goed. We hebben een directeur bedijrfsvoering erin gezet, nog een directeur onderwijs die in mijn optiek verder afstaat van enig DLO die ze denkt.. en de raad van bestuur en twee directeuren van Dienst. In mijn ptiek was het sterker geweest, en dat heb ik ook meermaals aangegeven, dat er nog iemand

20

bijkwam, twee voorzitters bijvoorbeeld, die als je die eenmaal in je broekzak hebt, de weg openbanen. Dat is alleen niet gelukt.

En als je kijkt naar de aanpak van de PM kijkt, hoe managed hij alle belangen?

De PM zijn stijl is dat hij geen mening heeft. Dat is vreselijk knap, maar niet altijd even effectief. Hij heeft geen mening. En stuurt ook weinig een kant op. Hij zegt, jij kan beslissen. Wat in bepaalde fases heel goed gaat. Maar, ik denk dat je in bepaalde fases ,ook als externe het ook een bepaalde kant op mag duwen.

Op wat voor momenten had de PM dat kunnen doen?

Er is 1 moment geweest, dat ik het letterlijk tegen hem heb gezegd van, duw het een kant op! Zet je mening erin! Ten aanzien van besluitvorming. Dat was een moment waarop ik het gevoel had dat er teveel politiek gespeeld werd. Ik weet niet meer precies wanneer of welk moment het was.. wat ik wel weet, is dat iemand als de RvB die toen erop zat.. dat is niet de krachtigste als het gaat om dit soort dingen.. veel babbels, weinig concreets. Dat heeft soms zijn kracht, maar ook zo zijn zwakte. Als je dingen doorgeduwd wilt hebben in zo’n soort traject, in een DOOR of groepen waarin ze zaten, is mijn optiek dat je altijd al wat vrienden moet hebben gemaakt die je daarin steunen. En het moet je niet overkomen dat je overlopen wordt.. je moet al wat mensen hebben die aan je kant staan, die je steunen in het geheel. Dus dat je al draagvlak hebt behaald buiten de stuurgroep om. en ik vind, en dat is niet de PM zijn verantwoordelijkheid, dat dat vanuit de RvB te wening is gedaan. Waardoor zaken heel erg zijn vertraagd, en opnieuw ter discussie werden gesteld. En opnieuw erover na werd gedacht.. en opnieuw, en opnieuw.

Kun je voor de context van het verhaal een overzicht geven van de stakeholders van het ROC en hun belangen?

Kijk, officieel zijn de stakeholders de directeuren onderwijs, want die hebben onderwijs in hun portefeuille en het gaat echt over de onderwijs kant. Umm.. daarentegen, de rol van directeur onderwijs wordt vaak gecombineerd met een voorzittersrol vanuit het college. Dus meer dan de helft heeft beide petten op. En daarnaast heb je nog de voorzitters die hoofd zijn van een MBO college. En dat zijn in mijn optiek de belangrijkste stakeholders in het geheel. Je kan nog wat directeuren bedrijfsvoering hebben die op de colleges zitten en stakeholder zijn. Omdat systemen, onafhankelijk wat voor soort, bij directeuren bedrijfsvoering in de portefeuille worden gebracht. Het is dus een diffuus aantal, het zijn er heel veel. En waarom de voorzitters zo’n belangrijke rol hebben daarin, is dat umm.. dat is precies dat punt van waar begint en eindigt mijn vrijheid als MBO college. Ga jij mij opleggen welke DLO ik moet gebruiken? Terwijl jullie hebben gezegd dat het bij het college zelf ligt. En daar gaan zij wel voor hun college staan. En de kleinere minder rijke, die hobbelen wel mee.

En hoe is de PM met die belangenverstrengeling omgegaan?

Ik denk wel goed, want hij mengde er zich niet in. Hij heeft dan geen mening, dat is zijn strategie dan een beetje. Het grappige is, je kan boos worden maar hij blijft dat vrij stoicijns daarin. Hij hoort wat je zegt, heeft er geen mening over. Neutraliteit, 100. Emotie tonen, 0.

En wat voor effect heeft dat op de verschillende stakeholders en hoe zij zich dan weer gedragen gedurende het project?

Ik denk dat um.. dat het effect goed is. En het effect zal sterk zijn geweest als de RVb daar een prominentere rol in had gespeeld. De stakeholders zijn door de eigen organisatie te weinig gemanaged.. en dat vond ik echt een verantwoordelijkheid van de RvB. Er is te weinig invloed op ze uitgeoefend, en dat hoeft niet negatief te zijn. Gewoon peilen hoe iedereen erin zit had bijvoorbeeld gekund. In zo’n grote organisatie, waarbij politiek zo’n ding is, en je bent met elkaar op zo’n vlak aan het glijden, vind ik dat je beter met elkaar moet wheelen en dealen.

21

Laten we ook nog weer even naar de fases teruggaan, kun je daar nog wat meer overtellen qua verandering gedurende het project? En hoe de PM de stakeholders heeft gemanaged?

Ja, je had dus de oriënterende fase. Toen is op een gegeven moment begonnen met het ophalen van de specificaties. Het programma van eisen is daarna begonnen met opstellen. Dus eerst oriënterend, toen wat meer uitvoerend.

Weet je, het moment dat ik heel veel energie erin ben gaan pompen, is mei/juni 2019. Ik merkte dat ik in juni meer aandacht kreeg voor het programma van eisen en het nauwkeurig moest lezen, want iedereen had zn’ ding gedaan en z’n verhaal verteld. Dus toen ben ik zo’n beetje eigenaar van dat ding geworden, het werd real business. Het ophalen van de specificaties was gebeurd nav wat men belangrijk vond. Dat is een keuze geweest om het op die manier te doen. Het had ook een keuze kunnen zijn om een afvaardiging te kiezen vanuit het ROC die je door die specificaties loodste om te kijken wat de waarde ervan was. Ik denk namelijk, achteraf, en dat is geen kritiek op de PM hoor, want wij hebben die methode gewoon gekozen, maar ik denk dat mensen niet begrepen wat ze schreven. Ik zit er redelijk strak in, maar als ik het las, moest ik ook echt uitleg krijgen op bepaalde onderwerpen. Dus dat had wel anders gekund met zo’n afvaardiging, met het idee dat je verschillende visies meeneemt. Nou ja, kijk, je had niet iedereen kunnen krijgen.. dus desnoods zeg je een vertegenwoordiging die kennis voldoende heeft om te weten welk DLO we nodig hebben willen we maximale ondersteuning kunnen leveren.

En wat zou het verschil zijn voor het managen van de stakeholders op die manier?

Um.. het had misschien het traject wat korter gemaakt, dat is mijn gevoel.. want we hebben het nu de scholen ingestuurd etc. Maar ik vraag mij af en toe af, hoeveel mensen het eigenlijk wel gezellig lezen. Want toen ik het later las in juli, dacht ik ‘’zoo, je moet goed inde systemen zitten wil je dit begrijpen’’., dus dan vraag ik me af, hoeveel mensen hebben dit gelezen. Op het einde hebben we dat wel afgevangen, doordat we nog een rondje extra gedaan hebben met mensen die er naar gekeken hebben. Maar dat was ook een voorstel vanuit onze kant DOI, want ik had dus het gevoel dat het veel te technisch en moeilijk leesbare taal was. Daarvoor moest je van goeden huize komen.. dus ik denk dat het traject in die zin sneller had gekund. Ik weet niet of de impact op de stakeholders heel groot zou zijn geweest maar op die manier hebben we in ieder geval alles gedaan om mensen te laten aansluiten. Het doel was op die manier wel sneller bereikt, denk ik.

En als we even kijken naar het stakeholder net werk op zich, je hebt er al een aantal genoemd, zijn er nog meer?

Ja, zeker, docenten, studenten, opleidingsmanagers. Die zijn ook benaderd, alle docenten..of een selectie in ieder geval.. maar niet veel hebben gereageerd.

Als je kijkt naar de relaties tussen de stakeholders in het netwerk, hoe kun je dat omschrijven? Eigenlijk heb je binnen een MBO college.. daar is het wel helder: docenten, opleidingsmanagers, directies, that’s it. Dat is de verticale as. De horizontale as zijn weinig lijntjes. Docenten van opleiding A en B kennen elkaar nagenoeg niet, net als opleidingsmanager. Dus er is weinig uhm.. kruisbestuiving op dat gebied. Misschien qua onderwijs een beetje, maar op veel gebieden niet. Als je kijkt naar directies en managers.. directies die kennen elkaar wel allemaal. En van centraal uit kennen wij ook alle directeuren en hebben wij goeie directeuren. Maar als je kijkt naar stakeholder directies onderling, zijn ook wel redelijke relaties. Maar, wel altijd met het vraagpunt: is het centraal of decentraal tenzij? Dus iedereen staat wel gewoon voor zijn eigen Mbo college en de eigen pot met geld.

En wat waren voor jou de belangrijkste lijntjes in het project als stakeholder?

Voor mij zijn de belangrijkste lijntjes die in de stuurgroep, maar dat was in de afgelopen fases. In een volgende fase, stel dat, dan zouden de belangrijkste lijnen bij de directeuren onderwijs liggen en in het onderwijs zelf. Tot nu toe zijn de belangrijkste lijnen voor mij in de stuurgroep, want daar worden

22

besluiten genomen. Een van de dingen die we vanuit de dienst hebben gezegd is dat ik niet ga bepalen wat het programma van eisen is, dat moet onderwijs zelf bepalen. Maar op het moment dat we gaan inrichten, dan moet ik wel dicht tegen het onderwijs aan zitten, omdat wij moeten gaan inrichten samen met hun. Dus dan zak ik dieper de organisatie in en kies ik een koers richting onderwijs.

Zijn er meer van dit soort veranderingen geweest binnen andere partijen?

Ik heb niet het idee dat er tijdens deze fases erg is geschoven wat dat betreft. Maar als je naar de