6. Financiën
6.4 Kostenverdeling
Nu de totale kosten van de nieuwe organisatie in beeld zijn, dienen deze te worden verdeeld over (toegerekend aan) de deelnemers. Dit gaat in twee stappen. Eerst worden de kosten van de nieuwe organisatie toegerekend naar de 4 hoofdprocessen. Vervolgens worden de kosten per hoofdproces op basis een kostenverdeelsleutel toegerekend naar de deelnemers. De
kostenverdeelsleutel die wordt gehanteerd is werklast per proces.
De genoemde twee stappen worden hieronder toegelicht:
De eerste stap betreft de verdeling van de totale exploitatiekosten c.q. de begroting van de nieuwe organisatie over de 4 hoofdprocessen: WOZ, Heffen, Invorderen en klantcontact.
Bij het toerekenen van alle kosten aan deze 4 processen zijn volgende uitgangspunten toegepast:
o De personele kosten, de materiële kosten en de kapitaalkosten zijn aan de vier hoofdprocessen toegerekend voor zover deze daaraan direct gerelateerd zijn.
Daarbij zijn de kosten bezwaar & beroep toegerekend aan het proces heffen, aangezien de grond van een bezwaar doorgaans gevonden kan worden in een onvolkomen heffing.
o Er is bij de toerekening van formatie en kosten van de directe processen uitgegaan van de huidige indeling van processen. Dat betekent dat:
59
Er bij Utrecht relatief weinig kosten klantcontact worden gemaakt (in vergelijking met bijvoorbeeld BsGW)
Er bij De Stichtse Rijnlanden geen kosten klantcontact worden gemaakt
Er in de formatie (en daarmee personele kosten) van BsGW er verhoudingsgewijs relatief veel kosten klantcontact worden gemaakt o De kosten ten aanzien van parkeerbelasting en de kosten voor het meten van
vloeroppervlakten voor de gemeente Utrecht, behorend tot het pluspakket, worden direct en geheel aan Utrecht toegerekend18.
o De kosten van De Bilt zijn over de processen verdeeld conform de verdeling van de kosten van Utrecht.
o De kosten die samenhangen met het nieuwe ICT concept zijn als volgt over de processen verdeeld:
WOZ: 15%
Heffen: 45%
Innen: 10%
Klantcontact: 30%
Deze verdeling is gebaseerd op een inschatting. Wanneer in de praktijk blijkt dat een andere verdeling rechtvaardiger is, zal bovenstaande verdeling moeten worden aangepast. Dit heeft invloed op de kostenverdeling tussen de deelnemers.
o De personele lasten van indirect personeel en de overige indirecte lasten zijn op basis van het aantal direct aan een proces verbonden fte’s aan de drie processen toegerekend.
In onderstaande tabel zijn de kosten volgens bovenstaande uitgangspunten toegerekend aan de directe processen en getotaliseerd tot het totaal benodigde budget.
Totaal WOZ Heffen Innen Klant-contact Parkeren Vloeropp.
WOZ
18 Dit zou ook voor de overige taken uit het pluspakket moeten gelden, echter het is niet mogelijk gebleken de kosten gerelateerd aan de individuele belastingsoorten uit het pluspakket te identificeren. Deze gaan daarom in de
berekeningen mee als onderdeel van het basispakket. In de nieuwe organisatie worden deze kosten wel apart geadministreerd en in rekening gebracht. Dit zal tot een verschuiving in de kostenverdeling leiden; de omvang ervan is nu nog niet vast te stellen.
60 Vervolgens is per proces een andere verdeelsleutel toegepast. Op basis van deze verdeelsleutels
worden de kosten naar de deelnemers toegerekend. Met andere woorden, het aandeel van een deelnemer in de werklast is bepalend voor de kosten die deze deelnemer draagt. De verdeelsleutel bestaat uit de volgende onderdelen:
voor WOZ: het aantal objecten;
voor Heffen: het aantal aanslagregels;
voor Innen: het aantal aanslagbiljetten
voor klantcontact: het aantal klantcontacten, benaderd met uit:
o Telefoontjes o Baliebezoeken
o Poststukken, benaderd met de aantallen kwijtscheldingen en bezwaren
In onderstaande tabel zijn de aandelen in de werklast per proces voor de drie deelnemers weergegeven. Hierin is de werklast t.a.v. parkeerbelasting en meten WOZ vloeroppervlakte niet meegenomen.
Organisatie Beschikkings-regels WOZ
Aanslag-regels
Aanslag-biljetten
Klantcontact
Utrecht 88% 28% 27% 58%
De Bilt 12% 4% 4% 1%
HDSR 0% 68% 69% 41%
Uit ervaring is gebleken dat de kosten voor het heffen en innen van gemeentebelastingen vanwege de bewerkelijkheid ervan hoger liggen dan bij waterschappen. In onderstaande tabel zijn de directe (dat zijn de direct toerekenbare personele) kosten per heffingsregel en aanslagbiljet weergegeven voor Utrecht enerzijds en vier waterschappen anderzijds19.
Directe kosten per
aanslagregel
Directe kosten per aanslagbiljet
Utrecht € 2,86 € 5,24
Waterschappen € 0,63 € 1,44
Uit de tabel blijkt dat de kosten voor waterschappen gemiddeld genomen per werklasteenheid aanzienlijk lager zijn dan voor de gemeente Utrecht.
19 Op basis van een ongewogen gemiddelde.
61 Om hieraan recht te doen is een weging overeengekomen: de aanslagregels, aanslagbiljetten en
klantcontacten van HDSR wegen 1/5de van die van gemeenten. Na weging veranderen de aandelen in de werklast van de drie partijen aanzienlijk, zoals in onderstaande tabel is weergegeven:
Organisatie
Wanneer de kosten per proces langs deze aandelen in de werklast worden verdeeld, heeft dit de volgende consequenties voor de kosten per deelnemer.
Minimale kosten
contact Parkeren Vloeropp.
WOZ
62 Wanneer bovenstaande totale kosten per deelnemer worden afgezet tegen de huidige kosten, dan
worden de volgende besparingen per deelnemer zichtbaar:
Besparingen bij maximale kosten %
Utrecht € 1.142.659 11%
De Bilt € 105.832 9%
HDSR € 167.161 6%
Besparingen bij minimale kosten
Utrecht € 1.434.988 14%
De Bilt € 134.771 11%
HDSR € 247.259 9%
Uit bovenstaande tabel blijkt dat alle drie partijen besparen ten opzichte van de huidige situatie.
De omvang van de besparingen varieert tussen de 6% en 14%. Hiermee wordt voldaan aan het uitgangspunt dat deelname aan de samenwerking voor geen van de deelnemers tot hogere kosten mag leiden.
Tot slot van deze paragraaf nog de volgende opmerking. In deze fase moet met aannames worden gewerkt; er is immers nu niet met 100% zekerheid per begrotingspost van de nieuwe organisatie te voorspellen wat het kostenniveau zal worden. Wel gelden deze cijfers en de achterliggende
uitgangspunten als richtinggevend en kaderstellend voor de nieuwe belastingorganisatie. Het voorstel is om na het eerste jaar van functioneren van de nieuwe organisatie te evalueren in hoeverre de in bovenstaande tabel gepresenteerde besparingen (op termijn) volledig haalbaar blijken20.