Kosten digitaal archief

Kostenmodellen

Het is niet eenvoudig om een kostenmodel op te stellen voor een digitaal achief, zoals in veel van de internationale vakliteratuur van de laatste jaren hierover voortdurend benadrukt wordt.

Jones en Beagrie schrijven in hun handboek over het managen van het digitaal archiveren: “(...) costs for both technical and organisational infra-structure are still not well defined”. En: “there are too many variables for a single model to be applied to developing digital preservation costs” (Jones en Beagrie, Woodyard-Robinson).

Er is inderdaad een groot aantal variabelen in het spel, zoals het verschil gedigitaliseerd versus born digital, korte termijn versus langetermijn-bewaring, de gekozen archiveringsstrategie, aard en vooral mate van variëteit van het materiaal (tekstbestanden, data-bases, images, audio-en videofiles, websites), uiteaudio-enlopaudio-ende doelstellingaudio-en van digitaliserings-projecten, beschrijvingsniveau (metadata), wijze en niveau van toegang, aanvangsinvestering versus langetermijnbeheer.

De laatste tijd zijn er echter wel degelijk kostenmodellen ontwikkeld (Dekker e.a., Jones en Beagrie, Woodyard-Robinson, Testbed Digitale Bewaring, Palm). In de praktijk wordt pas relatief kort digitaal materiaal voor de lange termijn bewaard, zodat over de kosten bij gebrek aan ervaring, ook internationaal, nog weinig valt te zeggen en zeker niet met betrekking tot grote hoeveelheden. De kosten voor de lange termijn moe-ten daarom vooral geschat worden aan de hand van een aantal onbeken-de grootheonbeken-den. Een van onbeken-de meest onzekere factoren daarbij is dat er nog weinig zicht is op de beste bewaarstrategie voor digitaal materiaal op de lange termijn. Is dat, kortweg gezegd, emulatie of conversie of mogelijke tussenwegen? Wat zijn vervolgens in de verschillende strategieën de kosten op lange termijn? In een artikel in het blad RLG DigiNews komen Oltmans (KB) en Kol (TU Delft) tot de conclusie dat emulatie, gebaseerd op de ervaringen van de Koninklijke Bibliotheek daarmee, vergeleken met conversie vanuit financieel perspectief gezien geschikter is voor het beheer van grotere archieven. Tegelijkertijd moeten zij echter concluderen dat er nog veel onzekerheden in deze vergelijking bestaan en dat er nog geen sprake is van een “complete understanding” van kostenmodellen met betrekking tot langetermijnbewaring.

Schattingen over de ontwikkelingen in de toekomst van kostenfactoren lopen uiteen. Over één ding zijn de deskundigen het wel eens: kosten voor digitaal archief worden eerder onderschat dan overschat. Het bewaren van digitaal materiaal is zeker niet goedkoper dan papieren materiaal: “…old electronic archives will bring even higher costs than a paper archive” (Dekker e.a, zie ook Chapman, Palm). Het lijkt er op dat digitaal

archiveren duurder is omdat de kosten voor bijna alle werkzaamheden (inclusief de kosten voor hard- en software) bij digitaal materiaal ofwel even hoog of hoger zijn dan bij papieren materiaal, zeker in de aanloop-fase. Alleen de digitale opslagmedia zelf zijn goedkoper: digitale dragers versus archiefdozen op stellingen.

Het is belangrijk om de kosten voor bewaring op de lange termijn trach-ten vast te stellen. Vanuit de korte termijn gezien wordt wel de indruk gewekt dat digitaal archief goedkoper is dan papieren archief. Gekeken wordt dan naar de introductie van digitaliseringsprojecten en document management systemen. Op dit moment wordt wel vrij veel ervaring op-gedaan met het digitaliseren van werkprocessen van de lopende admini-stratie, zoals bijvoorbeeld in het grote DigiPlu project van de gemeente ’s-Hertogenbosch. DigiPlu beweert: met “het gebruik van DigiPlu wordt jaarlijks dus zeker zo'n € 350.000 euro bespaard” na digitalisering van één kilometer aan papier, aangezien de archivering van papier de gemeente ’s-Hertogenbosch ongeveer € 350,- per meter per jaar kost. Echter: alleen al de ontwikkeling van DigiPlu heeft € 3,2 miljoen gekost (hard- en software) en daar komen juist voor de langetermijnbewaring zeker nog kosten op (lezing Alexander, ’s-Hertogenbosch).

De Zweedse archivaris Palm wijst er op dat vooral vanuit de industrie vaak gesuggereerd wordt dat bewaren van digitale data alleen maar goedkoper wordt omdat opslagmedia steeds goedkoper worden. Voor de korte termijn (minder dan vijf jaar) mag dat laatste waar zijn. Palm citeert Jim Gray (hoofd research center van Microsoft): “But the real cost of storage is management. (…) The cost of backup/restore, archive, reorganize, growth and capacity seems to dwarf the cost of the iron”. M.a.w.: op de lange termijn zullen de bewaarkosten alleen maar stijgen door de voortdurend toenemende managementkosten. Opslag zelf is een marginale kostenpost (“declining towards zero per unit cost”, Jones en Beagrie) in tegenstelling tot computerkosten, dat is de kosten voor hardware en software en de voortdurende vernieuwing daarvan. Staff en access over time zijn volgens Jones en Beagrie de belangrijkste kostenposten. Al lopen de precieze schattingen daarover uiteen, de meeste deskundigen zijn het erover eens dat de meeste kosten arbeids-kosten zijn. Palm onderscheidt arbeidsarbeids-kosten, arbeids-kosten voor technologie en voor huisvesting. Volgens zijn berekeningen komen de arbeidskosten uit op 39% van het totaal. Hij verwacht daar in Zweden alleen maar een toename van als er meer digitaal materiaal komt waarvoor alleen maar meer staf nodig is. Volgens Kevin Ashley van het Britse NDAD (National Digital Archive of Datasets ) bestaan de kosten voor digitaal archiveren zelfs voor zeventig procent uit arbeidskosten. Woodyard-Robinson benadrukt daarom dat het van essentieel belang is om archiveringsprocessen zoveel

mogelijk te automatiseren. Maar ook kan het gezamenlijk uitvoeren door instellingen van “technology watch”, onderzoek naar digitale archive-ringsstrategieën etc., kostendrukkend zijn (Ashley, Jones en Beagrie, Woodyard-Robinson, Palm).