In deze Bijlage vindt u allereerst de gebruikte structuur voor interne onderzoeken, vervolgens vindt u de gehanteerde structuur voor externe onderzoeken.
4.1 Interne analyse KMar Respondent:
Aandachtspunten:
Doorvragen tot vraag volledig beantwoord is. Laat je overtuigen! Neutrale en open vragen stellen
1 vraag tegelijkertijd
Bij alle vragen de link leggen naar het voorzien in facilitaire klantbehoefte en de gebieden waar het mis gaat.
Introductie:
Mijn naam is Rosanne ter Keurst, afstuderend Facility Management student. Ik doe onderzoek naar de optimalisatie van het inkoopproces met betrekking tot facilitaire dienstverlening binnen de KMar, hier zal dit interview dan ook over gaan.
Allereerst kijken we naar de organisatie omgeving, hoe bepaalde factoren invloed hebben op het inkoopproces.
Aan de hand van literatuur is het inkoopproces in zes fasen opgedeeld, per onderwerp zal ik een aantal vragen stellen om de huidige gang van zaken in beeld te krijgen en te ontdekken waar zich eventuele knelpunten bevinden.
Daarna worden enkele factoren die ter ondersteuning van het inkoopproces dienen behandeld. Ten slotte is er ruimte voor het inventariseren van uw mening, hoe u aankijkt tegen (het oplossen van) bepaalde knelpunten.
Met uw toestemming wordt dit interview opgenomen, zodat data naderhand geanalyseerd kan worden. Tijdens het interview zal ik wat aantekeningen maken om overzicht te houden, laat dit u niet
verhinderen in uw verhaal.
Doel interview:
Doel van dit interview is om van u te horen hoe het proces van inkoop facilitaire dienstverlening momenteel vorm wordt gegeven binnen de KMar en waar eventuele knelpunten zich bevinden, zodat daar vervolgens een advies aan kan worden gewijd.
Wat is de invloed van de afgelopen reorganisaties op de bezetting van inkoopfuncties, de kwaliteit van het inkopend personeel en het inkoopproces?
Via welke Methodes & Procedures vindt het Specificeren plaats? - Is daarmee de volledige klantbehoefte geïnventariseerd?
- Waarom wel, hoe wordt dit bevestigd? - Waarom niet, hoe wordt dit duidelijk? - Knelpunten?
Hoe maakt klant zijn behoefte kenbaar? Behoeftestellingsproces, welke communicatie vindt plaats?
- Welke knelpunten zijn merkbaar in dit proces? - Wat zijn daar de oorzaken van?
Welke KPI’S worden gemeten met betrekking tot het Specificeren van de facilitaire klantbehoefte binnen de KMar?
- Welke informatie wordt hieruit gehaald?
- Welke acties worden aan de hand hiervan ondernomen?
Waar liggen volgens u mogelijkheden om dit proces van specificeren te verbeteren?
Opmerkingen: ……… ……… ……… ……… ……… ………
4.2 Externe analyse Belastingdienst/ Centrum Facilitaire Dienstverlening en Rijkswaterstaat. Respondent:
Aandachtspunten:
Doorvragen tot vraag volledig beantwoord is. Laat je overtuigen! Neutrale en open vragen stellen
1 vraag tegelijkertijd
Bij alle vragen de link leggen naar het verbinden van vraag en aanbod
Introductie:
Mijn naam is Rosanne ter Keurst, afstuderend Facility Management student. Ik doe onderzoek naar hoe de KMar hun facilitaire vraag en aanbod beter op elkaar kunnen afstemmen. Hier zal dit interview dan ook over gaan.
Allereerst kijken we naar de organisatie omgeving, hoe bepaalde factoren invloed hebben op het inkoopproces.
Aan de hand van literatuur is het inkoopproces in zes fasen opgedeeld, over de eerste stap, het Specificeren, zal ik u wat vragen stellen.
Daarna worden enkele factoren die ter ondersteuning van het inkoopproces dienen behandeld. Ten slotte is er ruimte voor het inventariseren van uw mening, hoe u aankijkt tegen (het oplossen van) bepaalde knelpunten.
Met uw toestemming wordt dit interview opgenomen, zodat data naderhand geanalyseerd kan worden. Doel interview:
Doel van dit interview is om van u te horen hoe het proces van inkoop facilitaire dienstverlening momenteel vorm wordt gegeven binnen Rijkswaterstaat en hoe u denkt over het aanpakken van bepaalde knelpunten binnen de KMar.
Welke doelgroepen faciliteren jullie als Rijkswaterstaat zijnde? Aan de hand van welke uitgangspunten wordt ingekocht? - Keuze uit vast assortiment?
- Randvoorwaarden?
Via welke Methodes & Procedures vindt het Specificeren plaats? - Is daarmee de volledige klantbehoefte geïnventariseerd? - Waarom wel, hoe wordt dit bevestigd?
- Waarom niet, hoe wordt dit duidelijk? - Knelpunten?
Welke vorm van communicatie vindt plaats tussen het inkopend personeel en de behoeftesteller? (Operationeel en Tactisch)
- Welke knelpunten zijn merkbaar in dit proces? - Wat zijn daar de oorzaken van?
- Hoe zorg je nou als organisatie voor kleine afstanden tussen deze twee groepen teneinde wederzijds begrip?
Welke KPI’S worden gemeten met betrekking tot het Specificeren van de facilitaire klantbehoefte binnen Rijkswaterstaat?
- Welke informatie wordt hieruit gehaald?
- Welke acties worden aan de hand hiervan ondernomen?
Waar zou volgens u de focus van een organisatie moeten liggen wanneer zij de facilitaire klant behoeftes beter willen laten aansluiten op het aanbod?
Vorm van accountmanagement aanwezig? - Mate van verwachtingsmanagement?
Opmerkingen: ……… ……… ……… ……… ……… ………
Uitleg situatie binnen de KMar:
Sprake van reorganisatie, veel gesneden in de tactische ondersteunende laag. Geen eenduidige manier van facilitaire behoefte inventarisatie en tegelijkertijd sprake van een assortiment waar eindgebruikers moeten shoppen die niet toereikend is aan alle behoeftes. MAAR: de behoeftes worden niet op
Ministerie van Defensie Secretaris Generaal Dosco (Defensie ondersteunings commando) Ondersteunings- groep & kabinet
NLDA
Divisie Defensie Gezondheidszorg &
Organisatie
Divisie Personeel & Organisatie Defensie
Divisie Vastgoed & Beveliging
Divisie Facilitair & Logistiek Commadant der Strijdkracht Koninklijke Koninklijke Marine Koninklijke Koninklijke Landmacht Koninklijke Koninklijke Luchtmacht Koninklijke Marechaussee Brigade Speciale Beveiligings- opdrachten Opleiding &
Trainingscentrum Landelijk Tactisch Commando Staf Facilitaire Diensten Vraag en Aanbod Management Defensie Materieel Organisatie Bestuursstaf