Goedemorgen/ Goedemiddag,
Hartelijk dank dat u mij wilt ontvangen en bereid bent om mee te werken aan dit interview.
Mijn naam is Joukje Dijkstra en ik volg momenteel de masteropleiding Accountancy aan de Rijksuniversiteit Groningen. Dit interview maakt deel uit van mijn master-scriptie waarin ik onderzoek doe naar hoe de accountant de verandering van het DBC naar het DOT systeem in ziekenhuizen heeft ervaren. Daarnaast probeer ik de huidige situatie in kaart te brengen met betrekking tot het DOT-systeem. Tijdens dit interview wil ik u graag vragen stellen over uw ervaringen met het controleren van een ziekenhuis. De vragen hebben hierbij betrekking op het nieuwe declaratiesysteem van de ziekenhuizen en de interne beheersing waarmee de accountant tijdens de controle te maken krijgt. Zoals besproken zal het interview niet meer dan anderhalf uur tijd in beslag gaan nemen. Alle verkregen informatie zal vertrouwelijk worden behandeld. Zo zal uw eigen naam, maar ook de naam van uw organisatie niet worden benoemd in het uiteindelijke verslag. Een verslag van het interview zal u toegestuurd worden om misinterpretaties te voorkomen; een eventuele correctie kunt u dan nog aan mij
doorgeven. Is dat akkoord wat u betreft? Het uitgewerkte interview zal binnen twee weken
worden toegezonden.
Mijn eindrapport kan ik u toesturen; stelt u dat op prijs? Dit zal eind juni zijn
Om na afloop van het interview alle informatie juist te verwerken zou ik graag het gesprek opnemen, gaat u hiermee akkoord?
45 Persoonsgegevens
Allereerst zou ik graag willen beginnen met enkele vragen over uw werkervaring
1. Wat is uw werkervaring in jaren?
2. Welke functie heeft u binnen uw accountantsorganisatie? 3. Hoelang bedrijft u deze functie al?
4. Had u hiervoor een andere functie bij uw accountantsorganisatie? 5. Hoeveel ziekenhuizen heeft u in uw klantenpakket?
6. Zijn dit universitaire medische centra of algemene ziekenhuizen? 7. Hoeveel jaar werkt u al als accountant in de zorg?
8. Heeft u hiervoor nog andere functies bekleed in de zorg?
Verder het geslacht noteren van de respondent
Vragen met betrekking tot de regelgeving van ziekenhuizen.
De wet- en regelgeving in de ziekenhuisbranche is de afgelopen jaren erg veranderd. Zo is onder andere het DOT-systeem geïmplementeerd in 2012. Hierover zullen de volgende vragen gaan. Ik wil u daarbij vragen om een algemeen ziekenhuis in gedachten te nemen.
9. Heeft u de overgang naar de nieuwe wet- en regelgeving inclusief de implementatie van het DOT-systeem bij ziekenhuizen meegemaakt in 2012?
a. Hoe heeft u deze verandering ervaren? b. Kwam u problemen/onzekerheden tegen?
c. Had de verandering invloed op de werkzaamheden tijdens de audit? d. Werden er naast de omzet ook nog andere processen beïnvloed?
10. Hoe ervaart u tegenwoordig de controle van een jaarrekening van een ziekenhuis? a. Ervaart u de wet en regelgeving als duidelijk?
b. Is deze regelgeving nog steeds aan veranderingen onderhevig? c. Loop u tegen problemen / onzekerheden aan?
d. Is het na de beginperiode in 2012 gemakkelijker geworden om ziekenhuizen te controleren?
46
11. In 2013 en 2014 zijn er controleverklaringen met een beperking gegeven. Spelen er tegenwoordig nog onzekerheden die gevolgen voor de controleverklaring kunnen hebben?
a. Welke onzekerheden zijn dit?
b. Op wat voor manier heeft dit invloed?
c. Hoe wordt hiermee omgegaan tijdens de audit?
Vragen met betrekking tot audit quality en methodes.
Om een goede accountantscontrole uit te voeren is het van belang om eerst inzicht te krijgen in de relevante risico’s voor de controle. Vervolgens worden de controlewerkzaamheden bepaald. De volgende vragen zullen hierover gaan.
12. Wat zijn zoal de risico’s die u tegenkomt met betrekking tot de accountantscontrole bij ziekenhuizen?
13. Hoe beoordeelt u de relevante risico’s voor de controle? a. Wat voor procedures worden hierbij gebruikt?
b. Is dit lastiger voor ziekenhuizen dan voor andere klanten?
14. Vindt u dat ziekenhuizen de risico’s voor zichtzelf juist in kaart hebben?
a. Gebruikt u deze risicoanalyse ook tijdens uw eigen risicobeoordeling voor de controle?
15. Ervaart u tijdens de controle van een ziekenhuis dat er meer controlewerkzaamheden moeten worden uitgevoerd dan bij een andere klant?
Vragen met betrekking tot de interne beheersing
Bij het uitvoeren van uw controlewerkzaamheden wordt ook gekeken naar de interne beheersingssystemen. De volgende vragen zullen hierop betrekking hebben.
16. Wat voor interne beheerssystemen heeft een ziekenhuis zoal ingevoerd om de voorgaande risico’s te verminderen?
47
17. Hoe beoordeelt u de effectiviteit van deze systemen? a. Kunt mij meenemen in een van die processen?
b. Is het bepalen van de effectiviteit van deze systemen lastiger dan voor andere klanten?
c. Zij er hierbij speciale procedures voor ziekenhuissystemen?
18. Kunt u tijdens de eindcontrole steunen op deze systemen? a. Zo nee, wat voor werkzaamheden voert u anders nog uit?
b. Heeft dit ook gevolgen voor de controleverklaring en/of de continuïteit van de onderneming?
c. Is de mate van steunen op interne beheerssystemen lastiger voor ziekenhuizen dan andere klanten?
In 2014 is een eerste opzet gemaakt naar horizontaal toezicht. Hierbij hebben ziekenhuizen en zorgverzekeraars een convenant getekend. Als gevolg hebben ziekenhuizen zelf interne controles opgezet m.b.t. de correctheid van declaraties. Dit is het zogenoemde zelfonderzoek. Zorgverzekeraars voeren hierbij materiële controles uit om deze declaratie te controleren. Naast het zelfonderzoek stelt de bestuurder van een ziekenhuis een bestuursverklaring op om verantwoording af te leggen. Het controle traject van de zorgverzekeraar en de accountant horen hierbij afzonderlijk van elkaar te verlopen.
19. Heeft u tijdens de jaarrekening controle te maken met het zelfonderzoek van het ziekenhuis en zo ook met de bestuursverklaring waarin de verantwoording staat?
a. Zo ja, op wat voor manier
b. Heeft dit gevolgen voor de audit?
c. Dient u het zelfonderzoek ook te controleren?
20. Heeft u tijdens de jaarrekening controle ook te maken met de materiële controle die zorgverzekeraars uitvoeren?
a. Zo ja, op wat voor manier? b. Heeft dit gevolgen voor de audit?
21. Vindt u dat ziekenhuizen en zorgverzekeraars deze controles juist uitvoeren? a. Hebben ze hiervoor de juiste kennis/middelen/ervaring?
48
Een nieuwe ontwikkeling is dat instanties bezig zijn met horizontaal toezicht
22. Hoe ziet u deze verandering voor zich? a. Positief/negatief
23. Denkt u dat horizontaal toezicht gevolgen zal hebben voor de controle van de jaarrekening?
a. Zo ja, op wat voor manier
b. Zal dit ook invloed hebben op de interne beheersing?
Naast de interne beheerssystemen heeft een ziekenhuis diverse mensen werken op de financiële afdeling. Zij hebben ook een controlerende taak.
24. Denkt u dat medewerkers goed op de hoogte zijn van de processen om zo hun werk goed uit te voeren?
25. Denk u dat er voldoende overeenstemming is tussen afdelingen? a. Tussen de werkvoer en financiële afdeling?
b. Zo nee, waarom niet?
26. Denkt u dat controllers in staat zijn om de rechtmatigheid van de declaraties te controleren?
Vragen met betrekking tot het vaststellen van de continuïteit.
Volgens NV COS 570, moet de accountant voldoende controle informatie verkrijgen over de continuïteit van de onderneming. In de afgelopen jaren zijn er een aantal ziekenhuizen failliet gegaan.
27. Ervaart u een hoger financieel risico voor ziekenhuizen dan bij andere klanten? a. Ervaart u dit risico hoger sinds de invoering van de DOT?
b. Hoe houdt u hiermee rekening tijdens de controlewerkzaamheden?
49
28. Ervaart u een groter risico voor het onjuist afgeven van een goedkeurende controleverklaring?
a. Hoe uit zich dit in de controle?
b. Voert u extra werkzaamheden uit om dit risico te verminderen?
29. Ervaart u dat deze werkzaamheden meer zijn dan bij een algemeen andere klant?
Vragen met betrekking tot fouten en fraude
De volgende vragen zullen gaan over mogelijke fouten bij ziekenhuizen met betrekking tot het DOT systeem.
30. Vind u het declaratiesysteem is zijn algemeenheid duidelijk?
31. Is hierin de kant op fouten groot?
a. Hoe gaan ziekenhuizen om met fout gedeclareerde DOT’s?
32. Ervaart u binnen het declaratiesysteem fraude risico’s? a. Welke zijn dit?
33. Ervaart u buiten het declaratiesysteem om ook fraude risico’s welke mogelijk DOT gerelateerd zijn?
Een specifiek fraude risico die mogelijk kan voorkomen bij ziekenhuizen is het risico van upcoding. Upcoding is de activiteit van een persoon waarbij een DOT-behandeling wordt gekozen die hoger ligt dan officieel nodig is om zodoende meer geld te ontvangen.
34. Hoe ervaart u dit risico van upcoding?
a. Denk u dat er een incentive is bij de medisch specialist? b. Verschilt dit per ziekenhuis?
c. Heeft de wet- en regelgeving hiermee te maken d. Ervaart u dit risico momenteel hoger dan voor 2012?
50
36. Wanneer ervaart u in totaal dat er voldoende controle informatie is verkregen met betrekking tot de juistheid van declaraties?
37. Zijn audit procedures met de jaren aangepast om rekening te houden met deze risico’s?
Afsluitende vraag:
38. Ervaart u in het algemeen dat de controle van een ziekenhuis dusdanig verschilt van andere klanten?
Afronding
Dit waren alle vragen die ik voor het onderzoek wilde stellen.
Voordat we het interview beëindigen; zijn er nog bepaalde problemen niet aan bod gekomen, die u toch graag zou willen vermelden?
Mocht u nog vragen of opmerkingen hebben, dan kunt u altijd contact met mij opnemen. Heeft u mijn contactgegevens? Verwijs naar de mail.
Ik zou u graag willen bedanken voor de tijd en moeite die u genomen heeft om mijn vragen te beantwoorden. Ik vond het interessant van u te horen wat uw ervaringen zijn met betrekking tot de accountantscontrole bij een ziekenhuis.
Nogmaals, ik stuur u een verslag van het interview toe en ik zou het op prijs stellen als u daar nog op zou willen reageren indien u op- of aanmerkingen heeft.
Over het toezenden van een exemplaar van het eindverslag hebben we gesproken. Contactgegevens controleren; email + telefoonnummer
Stel dat ik toch nog met een kleine onduidelijkheid worstel, zou ik u dan nog kort mogen benaderen voor een nadere toelichting?
Zo ja, hoe wilt u dat ik u bij voorkeur benader? (Mail, telefoon)