Interne validiteit

Bij het beoordelen van de interne validiteit wordt volgens Verhoeven (2014) de vraag gesteld in hoeverre de onderzoeker in staat is om de juiste conclusie te trekken. Juiste conclusies zijn volgens Verhoeven (2014) conclusies die standhouden en kritiek van onderzoekers kunnen overleven. Er heeft triangulatie plaatsgevonden door het gebruiken van verschillende onderzoeksmethoden en

40 verschillende onderzoeksbronnen. Allereerst is het onderzoek gestart met het opbouwen van een theoretisch kader door het gebruik van wetenschappelijke artikelen. Vervolgens heeft er deskresearch plaatsgevonden waarbij bestuursdocumenten en andere interne documenten zijn onderzocht. De andere onderzoeksmethode is fieldresearch in de vorm van interviews en het bijwonen van

congrespresentaties. Om de interne validiteit verder te vergroten is bij de selectie van de personen besloten om verschillende rollen binnen de interne organisatie te benaderen, triangulatie van respondenten genoemd. Rollen waarmee een interview heeft plaatsgevonden zijn personen van de afdelingen facilitair, inkoop en duurzaamheid. Het benaderen van verschillende rollen geldt ook voor de externe respondenten. Hierbij is gekozen om een vergelijkbare inkopende partij te interviewen die ervaring heeft met het circulaire inkoopproces. Daarnaast zijn een afvalverwerker en een adviesbureau geïnterviewd om circulariteit vanuit hun invalshoek te belichten. Een congres is bijgewoond met sprekers over circulariteit. De groei van het onderwerp circulariteit kan een oorzaak zijn dat een volgend onderzoek een andere uitkomst gaat geven, want circulariteit is sterk in ontwikkeling. Een extern voorval lijkt onwaarschijnlijk in het geval van dit onderzoek, want circulariteit is nieuw. Toch zijn er al verschillende voorbeelden waaruit blijkt dat circulair inkopen loont en daarom zal deze ontwikkeling zich voortzetten. De instrumentatie is iets in dit onderzoek waardoor interne validiteit deels aangetast wordt. De interviewguide is namelijk bij elk interview aangepast aan de rol die de respondent heeft en bij welke soort organisatie de respondent werkzaam is. Kortom, de interne validiteit is grotendeels in orde en voor de aspecten die de validiteit in gevaar brengen zijn voldoende maatregelen getroffen om te stellen dat het onderzoek valide is.

6.2.2 Externe validiteit

Bij externe validiteit wordt volgens Verhoeven (2014) nagegaan of de steekproef een juiste afspiegeling is van de populatie. De steekproef is gebaseerd op de rollen die de respondenten vertegenwoordigen in hun organisatie en welke ervaring deze organisatie vervolgens heeft met circulariteit. Dus is binnen de organisatie gekeken vanuit verschillende invalshoeken, maar ook op ketenniveau is er gezorgd dat verschillende partijen gehoord zijn. Concluderend mag gesteld worden dat de steekproef een juiste afspiegeling is van de populatie waardoor de externe validiteit vergroot wordt. De inhoudelijke reikwijdte is op orde in dit onderzoek. Er is namelijk stem gegeven aan veel verschillende rollen binnen het circulaire inkoopproces. Ook is dit onderzoek toepasselijk voor andere organisaties, want het gaat over een ‘inkoopprobleem’ waar andere organisaties ook mee te maken kunnen hebben. Kortom, de externe validiteit is op orde.

6.2.3 Begripsvaliditeit

De begripsvaliditeit is op orde voor dit onderzoek. Verhoeven (2014) beschrijft begripsvaliditeit als: ‘meet wat je meten wilt’. Er is behoefte aan kennis over circulair inkopen. Dit onderzoek is opgebouwd vanuit begrippen uit wetenschappelijke artikelen. Dit heeft geresulteerd in een inkoopmodel wat als opzet in het theoretisch kader, onderzoeksopzet, onderzoeksanalyse en conclusie is meegenomen en de basis is geweest voor het advies. In dit onderzoek wordt de huidige situatie waarin lineair wordt ingekocht in kaart gebracht. Vervolgens worden de gevolgen voor externe relaties en interne processen van circulair inkopen gecheckt. Deze opbouw en de huidige tegenover gewenste situatie heeft ervoor gezorgd dat de begripsvaliditeit op orde is.

41

7. Advies

In dit hoofdstuk staan de aanbevelingen beschreven die moeten leiden tot een gestructureerd circulair inkoopproces. Aansluitend staat tekstueel en financieel beschreven of het beter is om zelf circulair in te kopen of dat hulp nodig is van een adviespartij.

7.1 Aanbevelingen

In de adviesvraag wordt gesuggereerd dat circulariteit geïntegreerd zou moeten worden in het inkoopbeleid. Het integreren van circulariteit in het inkoopbeleid kan een prikkel geven om te veranderen. Een vervolgstap van die prikkel kan zijn om het inkoopformat aan te passen. Toch blijkt die laatste aanpassing niet per definitie noodzakelijk, want binnen de huidige kaders zijn volgens de teamleider van de gemeente Enschede al genoeg mogelijkheden om toch te schakelen naar circulair inkopen. Als toch besloten wordt om circulariteit aan het inkoopformat toe te voegen, wordt geadviseerd om het niet te verplichten. In sommige productgroepen zal het aantal leveranciers, volgens de inkopers van DOWR, dat circulair kan leveren op basis van die verplichting, gereduceerd worden tot één. Hier zal vervolgens ook de hoofdprijs voor gevraagd worden en zoals de respondent van Renewi zegt: “Het mag best iets duurder zijn, maar niet tien keer zo veel.” Los van de keuze van het al dan niet opnemen van circulariteit in het inkoopformat, worden onderstaande aanbevelingen gedaan die in dit advies aangedragen zijn.

Aanbevelingen voor externe relaties

Aanbeveling voor externe relaties 1: Ketensamenwerking

Het onderzoek heeft geresulteerd in de eerste aanbeveling: ketensamenwerking. Hiermee wordt de samenwerking bedoeld met de hele keten, dat wil zeggen met producent, leverancier, gebruiker, afvalverwerker en de eventuele adviespartij (MVO Nederland, 2017a). Uit het theoretisch kader is al gebleken dat samenwerking binnen de keten een factor is die essentieel is om maximaal circulair in te kopen. De respondenten en sprekers uit het onderzoek onderstrepen het feit dat samenwerking een belangrijke succesfactor is. The Ellen MacArthur Foundation (z.d.) stelt dat samenwerking nodig is om circulair inkopen winstgevend te maken. Deze winstgevendheid komt terug in het gesprek met de afvalverwerker die al in een bepaalde keten samenwerkt. Deze samenwerking heeft geresulteerd in het combineren van logistieke processen met als gevolg een reductie op de CO2 uitstoot en kosten. Los van het al bestaande contract, zijn er andere zaken die ervoor zorgen dat de circulaire impact verlaagd wordt. Naast de financiële meerwaarde heeft de samenwerking ook een meerwaarde bij het stimuleren van circulariteit. Het blijkt uit de interviews met ervaringsdeskundigen dat partijen elkaar infecteren met de circulariteitsgedachte. Het tastbaar maken van het onderwerp is hier de oorzaak van. Uit de analyse van de huidige situatie komt naar voren dat kennis over circulariteit nog onvoldoende aanwezig is. Circulariteit wordt vooral als iets moois wordt gezien, waar nog weinig handen en voeten aan gegeven kan worden. Door contact met andere partijen kan besproken worden hoe zij de

circulariteitsgedachte invullen. Dit contact zal gecreëerd kunnen worden als er een grote aanbesteding aan komt. In het geval van DOWR zouden de huisvestingsplannen bij de gemeente Raalte en de verhuizing bij de gemeente Olst-Wijhe een moment kunnen zijn om dit contact op te starten. Uiteindelijk zal vertrouwen en ruimte moeten ontstaan waardoor iedereen zich veilig voelt.

42

Aanbeveling voor externe relaties 2: Van leverancier naar samenwerkingspartner

Binnen de ketensamenwerking is het belangrijk dat de leverancier gezien gaat worden als partner. Bij circulair inkopen wordt volgens alle respondenten meer verwacht van de samenwerking. Bij circulair inkopen wordt de expertise van de leverancier gebruikt om tot de meest innovatieve oplossing te komen. De leverancier moet als samenwerkingspartner de vrijheid hebben om haar eigen KPI’s op te stellen. De leverancier wordt meer een ‘dienstverlener’. Door de veranderde vorm van inkopen wordt het onderhoud van een product belangrijker. De contractduur zal langer zijn dan voorheen. In de oude situatie was het contract een eenmalige levering met eventueel onderhoud. Bij circulaire inkoop wordt in de basis een contract voor langere tijd opgesteld, om naast de levering en het onderhoud ook de KPI’s, manier van controle, go/no-gomomenten, social return en restwaarde vast te leggen.

Deze verandering in contract heeft het gevolg dat de relatie met de leverancier zal veranderen in een samenwerkingspartner. Om die reden wordt door de spreker van de Rijksoverheid geadviseerd om geen beloningssysteem in het contract op te nemen. Bij een beloningssysteem hoort ook het straffen als doelen niet behaald worden en hierdoor kan het vertrouwen in elkaar aangetast worden. Om het vertrouwen in de leverancier te versterken, mag de leverancier bij de inschrijving zelf de KPI’s beschrijven. Naast het vertrouwen en de ruimte dat door het zelf laten opstellen van de KPI’s

gecreëerd wordt, is het volgens de spreker van de Rijksoverheid ook een manier om de leveranciers te stimuleren om te laten zien hoe ver ze zijn. Om de leverancier niet helemaal vrij te laten is het volgens de spreker van de Rijksoverheid verstandig om go/no-gomomenten af te spreken na ongeveer drie jaar. De go/no-gomomenten zorgen op die manier voor een stok achter de deur om de KPI’s wel te behalen. Door een langere contractduur, met daarin het onderhoud beschreven, is het mogelijk om sterker in te zetten op het sociale aspect van duurzaamheid. Social return wordt in de huidige situatie al meegenomen, maar door de nieuwe contractvorm is het volgens de teamleider van de gemeente Enschede, de sprekers van ABN-AMRO en de Rijksoverheid voor de leverancier makkelijker te realiseren.

Aanbevelingen intern

Aanbeveling voor interne organisatie 1: Zichtbaarheid vergroten.

Laat zien wat er gedaan wordt aan circulariteit. Het zichtbaar maken zorgt volgens alle respondenten voor draagvlak en betrokkenheid bij de organisatie. De zichtbaarheid kan gerealiseerd worden door een showroom in te richten, waardoor ‘circulariteit’ meer tastbaar wordt voor alle betrokkenen binnen DOWR. Er kan bijvoorbeeld een vergaderruimte ingericht worden met hergebruikt of refurbished meubilair. Toon dat het meubilair nog van goede kwaliteit is. Bij hergebruik of refurbished wordt volgens de spreker van de Rijksoverheid vaak, vanuit onwetendheid, gedacht dat het niet voldoet aan de eisen. Bij een circulair contract wordt gewaarborgd dat het product moet voldoen aan

minimumeisen. De eisen zijn per productgroep gedefinieerd in de MVI-criteriatool van Pianoo op de website van de Rijksoverheid (2018). De MVI-criteriatool geeft inzicht in de impact van het gebruik van verschillende alternatieven binnen een productgroep. De impact kan vervolgens gecommuniceerd worden via communicatiekanalen zoals tv-schermen in de pantry’s, nieuwsberichten op intranet en de wekelijkse e-mailnieuwsbrief. Het verhogen van het draagvlak heeft volgens de

duurzaamheidsadviseur als gevolg dat medewerkers trots worden op de organisatie en daardoor zullen ze anderen in de organisatie infecteren met de circulaire gedachtegang.

43

Aanbeveling voor interne organisatie 2: Van lineaire naar circulaire contracten

Om überhaupt circulair te kunnen inkopen is het belangrijk dat de leveranciers ook circulair kunnen leveren. Het beeld in de markt is nu dat de producten tot aan een levensduur van vijftien jaar wel om kunnen schakelen naar circulaire inkoop. Dat de markt nog niet klaar is voor circulariteit bij producten met een langere levensduur dan vijftien jaar, is te verklaren uit het feit dat de bedrijven de waarde van een product over vijftien jaar lastig kunnen inschatten. Om circulair in te kopen is het belangrijk dat het aanbestedingsproces verandert. Bij de uitvraag moeten enkel de kaders beschreven worden en hierin wordt de ambitie richting circulariteit steeds belangrijker. De eenmalige levering van producten wordt vervangen door een langdurig contract. In dit langdurige contract is het belangrijk dat de leverende en de inkopende partij op dezelfde golflengte zitten qua ambitie. Om de match voor wat betreft ambitie te toetsen, wordt de leverancier gevraagd om zelf haalbare KPI’s op te stellen. Daarbij moet gezegd worden dat de KPI’s worden meegenomen in de beoordeling. Op die manier worden leveranciers getriggerd om de KPI’s wel scherp weg te zetten.

Social return is iets waar nu meer op ingezet kan worden, doordat de levering nu wordt uitgebreid met een dienstverleningsaspect. Ook is het belangrijk om te bepalen of een product in eigendom moet blijven van de leverancier of dat er toch redenen zijn om het product zelf in bezit te houden. Het voordeel van eigendom bij de leverancier leggen is dat de leverancier automatisch meer aandacht zal besteden aan het onderhouden van de producten wat een verlenging van de levensduur kan

betekenen. Door de leverancier verantwoordelijkheid te maken, zal de leverancier zorgen dat het product beter wordt ontwikkeld, zodat het product minder vaak vervangen hoeft te worden. Het inkopen van een dienst blijkt een trend waar veel organisaties momenteel veel mee experimenteren. Toch blijkt er geen unanieme voorkeur uit de verschillende vormen van circulaire inkoop. De grootste uitdaging is om de circulariteit te bewijzen. Uit de literatuur en de gesprekken is maar één ‘tool’ gekomen, waarmee circulariteit 100% te bewijzen is (Rendemint, 2016). Het nadeel van die tool is dat betaald moet worden voor een licentie en inzicht in hun manier van uitvragen. Deze tool komt terug in hoofdstuk 7.2, waarbij de afweging gemaakt wordt om al dan niet die tool te gebruiken.

Aanbeveling voor interne organisatie 3: Uit gaan van TCO/TCU i.p.v. aanschafprijs.

Bij het aanschaffen van een product moet de aanschafprijs betaald worden. De eerste aanschafprijs van ‘circulaire producten’ is over het algemeen duurder dan de aanschaf van ‘lineaire producten’ (Sustainable Finance Lab, 2016). Dit wordt veroorzaakt door het grotere risico dat bij de leverancier ligt en de leverancier die dit risico ingedekt wil hebben. Daarnaast wordt een circulair product gemaakt om zo lang mogelijk te functioneren. Op die manier zijn de productiekosten van een circulair product hoger dan bij een lineair product. Bij een lineair product is reductie op de productiekosten en

levensduur belangrijker, want dan wordt meer verdiend per stuk. Door de verkorte levensduur van de producten wordt vaker een product aangeschaft. De reductie op productiekosten, met als gevolg de reductie op de levensduur, kan voorkomen worden door te sturen op TCO (Total Cost of Ownership) of TCU (Total Cost of Usage) in plaats van de sturing op de aanschafprijs (MVO Nederland, z.d.). Bij TCO/TCU wordt rekening gehouden met directe kosten én indirecte kosten. Door te rekenen met TCO/TCU kunnen circulaire en lineaire producten met elkaar vergeleken worden. In veel gevallen zullen circulaire producten nu beter uit de beoordeling komen, omdat circulariteit volgens de teamleider van de gemeente Enschede altijd goedkoper is.

44

Aanbeveling voor interne organisatie 4: Samenwerken intern

Voor de afdeling facilitaire zaken en de afdeling duurzaamheid wordt geadviseerd aan te schuiven bij het schrijven van het ‘actieplan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen’. Bij dit actieplan kan namelijk de basis gelegd worden voor verandering en voor zo ver bekend wordt het nu geschreven door alleen de afdeling inkoop. Aangezien er een andere manier van aanbesteden verwacht wordt, is het

belangrijk dat het proces vanuit alle invalshoeken bekeken wordt. De grootste belanghebbenden van dit actieplan zijn afdelingen inkoop, facilitaire zaken en duurzaamheid. Bij het starten van het gesprek wordt geadviseerd om de aanbevelingen uit dit thesisdocument als input te gebruiken. Het is niet noodzakelijk om alle aanbevelingen direct door te voeren, maar dat ze als aanknopingspunten dienen voor het gesprek over de verschillende opties en invalshoeken. In de huidige situatie gaat alles vrij routinematig doordat het al jaren op dezelfde manier gaat. Het is volgens de teamleider van de gemeente Enschede goed om een routinematig proces af en toe te doorbreken en tot nieuwe inzichten te komen. Uit het onderzoek blijkt dat bij de afdeling duurzaamheid behoefte bestaat om vaker bij aanbestedingstrajecten betrokken te worden. Het probleem is nog wel dat duurzaamheidsadviseurs en inkopers elkaar nog niet kunnen vinden. De eerste noodzaak is dus om de verschillende partijen samen te brengen. Daarnaast zou deze samenwerking moeten resulteren in een kennisdeling tussen de verschillende beroepsgroepen. Uit de kennisdeling zal meer begrip voor elkaars situatie ontstaan en dat zal resulteren in het maximale resultaat. Het gevaar van samenwerking is wel dat elke

stakeholder iets wil zeggen over elk onderwerp. Bij specialistische onderwerpen kan dit resulteren in ondoordachte beslissingen. Een voorbeeld waarbij specialistische kennis nodig is, zijn juridische vraagstukken. Dus het advies is om de specialistische keuzes bij de specialisten te houden.

Aanbeveling voor interne organisatie 5: Draagvlak bij bestuur uitbreiden d.m.v. ambassadeur

Uit het onderzoek is gebleken dat bestuurders in de praktijk nog wel eens terugkomen op eerdere beslissingen, zoals bij de ambitie richting circulariteit. Blijf als afdeling facilitaire zaken het draagvlak bij bestuurders stimuleren. Het is hierbij belangrijk om de belangen en kwaliteiten van deze

bestuurders inzichtelijk maken. Als bijvoorbeeld een bestuurder het interessant vindt om op de bühne te staan voor de media, de bevolking en andere bestuurders, is het volgens de spreker van

Humanagement raadzaam om deze bestuurder als ‘ambassadeur’ in te zetten. Het is dan de kunst om de bestuurder te overtuigen van de circulaire gedachtegang. Door de bestuurder als ambassadeur, blijft het onderwerp ‘circulariteit’ terugkomen op de agenda. Als een bestuurder zich hard maakt voor circulariteit, is het waarschijnlijk dat er meer geld vrij komt om de circulaire ambitie te blijven volgen en daadwerkelijk te realiseren.

Aanbeveling voor interne organisatie 6: ‘Small wins’ zijn het begin van verandering

Uit het onderzoek blijkt dat organisaties moeten beginnen met circulariteit en dat het daarbij niet noodzakelijk is dat het einddoel direct behaald wordt. Het advies van de spreker van Humanagement is om in te zetten op ‘small wins’. Met ‘small wins’ worden kleine overwinningen bedoeld, waarmee het begin van een verandering ingezet wordt. De spreker van Humanagement geeft aan dat ‘small wins’ geen ‘quick wins’ zijn. ‘Quick wins’ zijn makkelijk te behalen doelen. Makkelijk te behalen doelen zijn vanzelfsprekend ook goed, maar ze zijn niet het begin van een verandering. Bij ‘small wins’ worden kleine betekenisvolle stapjes bedoeld. Het bereiken van kleine betekenisvolle successen zorgt voor een verandering van de denkwijze. Een voorbeeld van een ‘small win’ in een

45 kantooromgeving is het drukken van tekst op een koffiebekertje, waarin gevraagd wordt hoe de koffie gedronken wordt. In de basis is dit helemaal niet een baanbrekende duurzame oplossing, maar indirect worden medewerkers geprikkeld om het gedrag te veranderen. Deze vorm van

gedragsverandering zorgt ervoor dat er een nieuw ‘normaal’ ontstaat. Door de gedragsverandering is er vervolgens draagvlak om de ‘big wins’ te gaan behalen.

Beantwoording adviesvraag

In hoofdstuk 1 staat de adviesvraag beschreven, namelijk: “Hoe kan de facilitaire afdeling van DOWR de duurzaamheid op het gebied van inkoop van facilitaire voorzieningen verbeteren, door circulariteit te integreren in het inkoopbeleid van de facilitaire voorzieningen?” Hieronder staan de concrete verbeteracties voor implementatie van circulariteit beschreven, zowel extern als intern.

Concrete acties voor implementatie (extern)

Streef bij relaties met externen naar ketensamenwerking. Bij de volgende aanbesteding moet goed marktonderzoek gedaan worden, waarbij voorlopers in circulariteit van een bepaald product uitgenodigd worden voor een oriënterend gesprek over de circulaire ambities. In dit gesprek is belangrijk om naast de mogelijkheden op de markt, te peilen wat de wensen van de afvalverwerker zijn. Op die manier wordt innovatie aan de voorkant van het productproces gestimuleerd bij leveranciers en producenten en wordt rekening gehouden met het afvoeren van het product. Door samenwerking op dit vlak in de startfase ontstaat begrip voor elkaars business en kunnen er