1.1 Algemeen
De gemeenteraad heeft een kader stellende rol met betrekking tot het gemeentelijke financieel beleid. In de ontwerp-Financiële verordening gemeente Bladel 2021 is de volgende tekst opgenomen over waardering, ac-tivering en afschrijving van vaste activa:
“De activering, waardering en afschrijving van vaste activa wordt geregeld in de nota activeren, waarderen en afschrijven van vaste activa, die periodiek aan de raad ter vaststelling wordt aangeboden”.
In deze nota worden de regels en uitgangspunten vastgesteld die de gemeente wil hanteren voor de activering, waardering en afschrijving van vaste activa. De regels voor waardering en afschrijving zijn redelijk afgebakend binnen het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV)1. De Bladelse spelregels met betrekking tot activeren, waarderen en afschrijven in deze nota zijn hiervan afgeleid.
Kennis van en inzicht in de voorschriften van het BBV, de juiste interpretatie en consequente en consistente toepassing ervan zijn belangrijk voor het bepalen van de financiële positie van de gemeente. Daardoor dienen deze voorschriften niet alleen een boekhoudkundig maar ook een bestuurlijk belang.
Belangrijke uitgangspunten hierin zijn dat het afschrijvingsbeleid resultaatonafhankelijk moet zijn en dat er een bestendige gedragslijn moet worden toegepast. Het is bijvoorbeeld niet mogelijk om de afschrijvingstermijnen jaarlijks te herzien. De uitgangspunten van deze nota worden onder andere zichtbaar in de begroting en de jaarrekening en worden jaarlijks getoetst door de accountant.
1.2 Aanleiding
Voor u ligt de nota ‘activering, waardering en afschrijving van vaste activa 2021’. Deze nota is een actualisatie van de vorige nota uit 2017 (2016.152b).
De richtlijnen en de uitgangspunten zijn opnieuw beoordeeld op actualiteit en toepasbaarheid. Naast kleine tekstuele aanpassingen zijn de navolgende belangrijkste wijzigingen ten opzichte van de vorige nota uit 2017 aangebracht:
1. Het activeren van groot onderhoud mag slechts gebeuren in die gevallen waarin sprake is van een signifi-cante kwaliteitsverbetering qua levensduur of qua functionaliteit. Is dit niet het geval dan komt het onder-houd ten laste van de exploitatie of voorziening en wordt het dus niet geactiveerd.
2. Het is niet langer toegestaan om bij onvoldoende financiële middelen een termijn van vier jaar te hanteren voor het vormen van de voorziening. Er kan in geen van de voorkomende gevallen sprake zijn van een negatieve voorziening. Een tijdig bij de begroting gesignaleerde verwachte negatieve stand moet via aan-passing van de toekomstige stortingen worden gedekt.
3. Bij de waardering van een activum wordt in beginsel geen rekening gehouden met een restwaarde. Dat wil zeggen dat de investeringen gedurende de gebruiksduur voor het volledige bedrag worden afgeschreven.
Een uitzondering is alleen mogelijk voor vaste activa waarbij van tevoren wordt vastgesteld dat een deel van het actief altijd zijn waarde zal behouden. In dit geval wordt een actief niet volledig afgeschreven, maar wordt zo afgeschreven dat aan het einde van de afschrijvingstermijn de afgesproken restwaarde resteert.
Daarom willen we voortaan hiervoor het “Nee, tenzij-beleid” hanteren.
4. De afschrijvingstermijnen zijn afgestemd op de reële verwachtingen voor de toekomstige gebruiksduur van het object. Gelet hierop wordt voorgesteld om de afschrijvingstermijnen voor de aanleg van wegen, tunnels, viaducten e.d. te verlengen van 40 jaar naar 50 jaar en de reconstructie/rehabilitatie van wegen, pleinen e.d. van 25 jaar naar 50 jaar. Omdat onze wegen, straten en pleinen e.d. op zeer stabiele zandondergron-den liggen vinzandondergron-den wij het verantwoord om de afschrijvingstermijnen hierop aan te passen (schattingswijzi-ging). Bij onze keuze over de afschrijvingstermijn hebben wij aansluiting gezocht bij de afschrijvingstermijn van de aanleg van riolering.
5. Door de Commissie BBV zijn er aangescherpte regels opgesteld inzake de interne rekenrente (omslag-rente). De Commissie BBV geeft in haar “Notitie rente 2017” aan dat het rekening houden met rente op het eigen vermogen binnen de omslagrente nog wel is toegestaan, maar niet geadviseerd wordt. Wij nemen
1 In het BBV zijn de financiële verslagleggingsregels voor provincies en gemeenten vastgelegd.
4
de aanbeveling van de Commissie BBV over en berekenen geen rente meer over het eigen vermogen. De omslagrente wordt hierdoor lager.
1.3 Doelstelling
Voor het realiseren van vastgestelde beleidsdoelen zijn vaak investeringen (activa) nodig. Een transparant en adequaat activabeleid vormt één van de pijlers voor het bepalen van de financiële positie en het financiële vermogen van de gemeente.
Nadat de gemeenteraad heeft besloten een investeringskrediet beschikbaar te stellen en de bijbehorende uitgaven te autoriseren, wordt een waardevol object toegevoegd aan het gemeentelijk bezit. De verwachting daarbij is dat het vele jaren zal meegaan. Dat laatste heeft zijn weerslag in de exploitatiebegroting en de balans. Hoewel de grootste uitgaven voor een investering gedaan worden vóór het moment van oplevering, worden deze in de exploitatiebegroting als lasten gespreid over de hele levensduur van het object. Een inves-teringsbesluit betekent dus een meerjarige financiële verplichting. De investering is op de balans een bezit met een bepaalde waarde.
De doelstellingen van deze nota zijn het formuleren van beleid en eenduidige vastlegging van uniforme regels voor:
- het nader duiden van investeringen (2) - het activeren van activa (3)
- het waarderen van activa (4)
- de wijze van afschrijven van activa (5)
- de wijze van rentetoerekening van de activa en (6) - de wijze van het beheer van kapitaalgoederen (7).
Voor deze vaste activa gaat het eerst om wat we onder investeringen verstaan gevolgd door de vraag wanneer en hoe we een actief op de balans zetten (activeren). Vervolgens is de vraag tegen welk bedrag we het actief op de balans moeten zetten (waarderen). Als we een actief op de balans hebben resteert de vraag wat de levensduur is van een actief en hoe we de waardevermindering zichtbaar maken (afschrijven). Afschrijven is de jaarlijkse afboeking van een deel van de boekwaarde van een geactiveerd goed. Daarnaast gaan we kort in op de toerekening van rente. Tenslotte lichten we de beheerfase van kapitaalgoederen nader toe. Het be-heer en onderhoud kost de gemeente jaarlijks veel geld. Verantwoord omgaan met de materiële vaste activa is daarom belangrijk.
1.4 Wettelijk kader
Het wettelijk kader bestaat uit de Gemeentewet (artikel 212) en het BBV. In artikel 212 van de Gemeentewet is het volgende opgenomen: De raad stelt bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid, evenals het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vast. Deze verordening waarborgt dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan. De verordening bevat in ieder geval de regels voor waardering en afschrijving van activa.
Voorliggende nota is een uitwerking van artikel 212 van de Gemeentewet, de ontwerp-Financiële verordening gemeente Bladel 2021 en van de bepalingen uit het BBV. De belangrijkste kernpassages uit het BBV die relevant zijn voor deze nota, zijn opgenomen in bijlage 3.
Daarnaast heeft de Commissie BBV de afgelopen jaren diverse notities uitgebracht die een eenduidige uit-voering en toepassing van het BBV bevorderen. De richtlijnen van de Commissie zijn onderverdeeld naar stellige uitspraken en aanbevelingen. De betekenis van beide categorieën kan voor de praktijk van de begro-tingscyclus inclusief jaarverslaggeving verschillen.
In de notitie Materiële vaste activa van de Commissie BBV (januari 2020) zijn een aantal stellige uitspraken opgenomen. Met stellige uitspraken geeft de commissie een interpretatie van de regelgeving die leidend is.
Dit betekent dat verwacht wordt dat stellige uitspraken worden gevolgd en indien een gemeente toch een afwijkende interpretatie kiest (de gemeente is van oordeel dat in haar specifieke omstandigheden een andere lijn beter past en ook ‘BBV-proof’ is), zij dit expliciet moet motiveren en kenbaar moet maken bij de begroting en jaarstukken. Bij aanbevelingen gaat het om uitspraken die 'steun en richting geven aan de praktijk'. De Commissie BBV spoort gemeenten en provincies aan om deze aanbevelingen te volgen, omdat dat naar haar oordeel bijdraagt aan het inzicht in de financiële positie (transparantie). Hiermee wordt in de voorliggende nota rekening gehouden. De relevante stellige uitspraken en aanbevelingen zijn opgenomen in bijlage 4.
In de bijlagen worden de voornaamste beslispunten, de van toepassing zijnde artikelen uit het BBV, de af-schrijftermijnen, de stellige uitspraken en aanbevelingen van de Commissie BBV en de gehanteerde begrippen toegelicht.
Met deze nota legt de gemeenteraad het kader en de uitgangspunten vast. De omkaderde teksten geven kort aan wat de regel inhoudt met daaronder de toelichting. Een samenvatting van de uitgangspunten is opgeno-men in bijlage 1.
Ter verheldering van het beleid en de regelgeving gaat deze nota ook in op de theoretische achtergrond van de gehanteerde begrippen.
6