Informatiestromen: Feenstra Capelle

Informatiestroom tussen Feenstra en de klant

Voordat een order tot stand is gekomen, zal er op zakelijk gebied allereerst contact zijn geweest met een potentiële klant van Feenstra. Hierbij is er de mogelijkheid dat de klant benaderd wordt door, in het geval van renovatie projecten, de vestigingsmanager. Echter zal vanuit de klant, de woningbouwvereniging, ook contact met Feenstra gezocht worden om een offerte uit te brengen om een uitgeschreven tender. Binnen de afdelingen Eén-dags montage, KIW en KVV verloopt het verkrijgen van een opdracht op een andere wijze; hierbij zal namelijk altijd contact gezocht worden vanuit de zakelijke klant richting Feenstra. Woningcorporatie QuaWonen (KVV) zal ieder jaar aangeven bij welke specifieke woningen een vervanging van het cv-installatie benodigd is. De afdelingen Eén-dags en KIW voeren voor verschillende corporaties en vve’s diverse werkzaamheden uit, echter zal het contact voor het verkrijgen van een opdracht altijd vanuit de klant plaatsvinden. Feenstra zal vervolgens een offerte uitbrengen, waaruit de opdracht voortvloeit.

Informatiestroom tussen Feenstra en de onderaannemers

Nadat de opdracht aan Feenstra is toegekend, zal binnen de afdelingen Eén-dags montage, KIW en KVV de calculaties en planning voor de uitvoering starten, zoals weergegeven bij besturing. Wanneer echter binnen de afdeling renovatieprojecten een opdracht verkregen is, betreft die vaak een aantal honderden woningen, die zo niet ingemeten moeten worden (beschreven in de grondvorm). Echter wanneer Feenstra is toegeschreven als zijnde de hoofdaannemer binnen het gehele project is het aan de afdeling renovatie om verscheidenen onderaannemers uit te nodigen voor de werkzaamheden die niet onder het takenpakket behoren van Feenstra. Dit verkeer zal vervolgens via de mail of telefoon plaatsvinden, waarna een contract zal worden opgesteld tussen beide partijen. Op deze wijze kunnen beiden partijen zich kunnen concentreren op haar core business zodat hoogwaardige kwaliteit aan de klant geboden kan worden.

Informatiestroom tussen Feenstra en de groothandel

Na het versturen van een order naar een groothandel zal een orderbevestiging ontvangen worden, zodat inzichtelijk wordt voor Feenstra wat er besteld is en verkregen zal worden. Niet ieder benodigd onderdeel zal vanzelfsprekend op voorraad worden gehouden of aanwezig zijn bij de groothandel, vandaar dat goederen ook op nalevering worden verzonden; de zogenaamde backorder. Iedere groothandel heeft haar eigen methodiek voor het tonen dat goederen nageleverd zullen worden. De één zal die via een mail versturen waarna duidelijk is welke goederen een backorder worden voor de volgende dag. Een andere groothandel zal direct in het bestelprogramma aangeven welke goederen nageleverd zullen worden.

Na het ontvangen van een order van een groothandel is er de mogelijkheid dat er goederen manco worden aangetroffen; de geleverde goederen zullen dan niet in de correcte hoeveelheid of juistheid van het goed zelf ontvangen zijn. Om deze fout te corrigeren zal een retouropdracht benodigd zijn, waarna contact met de groothandel een vereiste is, telefonisch of via de fax, om alsnog het juiste onderdeel te ontvangen.

Informatiestroom monteurs Feenstra met chauffeur groothandel betreft de aanlevering

Als Feenstra een renovatieproject start zal voordat het project start, afspraken gemaakt worden met een groothandel voor het leveren op locatie. Wanneer tijdens een project een vrachtwagen van een groothandel zich richting de installatielocatie van Feenstra gaat begeven, zal voor vertrek allereerst contact met de hoofdmonteur worden opgenomen betreffende het moment van leveren. Door de monteurs kan vervolgens qua werkzaamheden rekening worden gehouden met de inkomende stroom goederen. Wanneer de chauffeur daadwerkelijk ter plaatse is, zal nogmaals contact opgenomen worden zodat de vrachtwagen gelost kan worden.

H oof ds tuk : B ijl ag e 1 4. I n for mat ies y s temen / i nf or m at ies tr omen

9

Er is een duidelijk onderscheid te maken tussen enerzijds de afdeling renovatieprojecten en aan de andere kant de afdelingen Eén- dags montage, KIW en KVV. Echter is binnen deze afdelingen de samenwerking van cruciaal belang. Wanneer namelijk een project zal worden gestart, is het inmeten (in kaart brengen) van een woning van cruciaal belang, aangezien op deze basis wordt bepaald welke goederen benodigd zijn voor installatie. Deze werkzaamheden zullen door personeel van de afdelingen Eén-dags montage, KIW en KVV verzorgd worden, aangezien hier de expertise van deze afdelingen ligt. Daarnaast heeft iedere afdeling monteurs onder haar hoede, echter is qua invulling op de betreffende afdeling niks vast en zijn deze monteurs dus onderling uitwisselbaar. Wanneer de ene afdeling extra monteurs nodig heeft, om dat een monteur ziek thuis zit, is deze vervangbaar door een monteur van een andere afdeling; de expertise is namelijk gelijk.

Informatiestroom tussen het kantoorpersoneel en de monteurs

Zoals hierboven aangeven komt het voor dat monteurs onderling uitgewisseld worden, wanneer de ene afdeling monteurs te kort komt en de ander met een monteur minder ook uit de voeten kan. Daarnaast zal ook controle op het werk nodig zijn, waardoor (vaak telefonisch) contact opgenomen wordt met de monteurs. Dit contact zal voornamelijk betrekking hebben op de vorderingen tijdens de installatie. Ook zal contact door de monteur met het kantoorpersoneel gezocht worden, wanneer tijdens projecten extra materiaal benodigd is. Bovendien zal een werkvoorbereider van de renovatieprojecten vaak een aantal keren per week de installatielocatie bezoeken om de vorderingen te bekijken.

Informatiestroom tussen het kantoorpersoneel en het magazijnpersoneel

Wanneer een project zijn eind heeft bereikt, zullen de resterende goederen die na installatie zijn overgebleven overgeplaatst worden naar het magazijn van de vestiging. Het magazijnpersoneel zal door de betrokken afdeling op de hoogte worden gebracht, waarna bepaald zal worden wat de vervolgstappen van de retourgoederen zullen zijn; beschreven in de grondvorm

H oof ds tuk : B ijl ag e 1 5. P er s one le or gan is at ie: f unc ti es en t ak e n p er af d el ing

9

Jeroen den Braber - Onderhandelingen met groothandels - Aannemen onderaannemers - Maken uitvoeringsplanning - Maken veiligheidsplan - Inrichting bouwlocatie - Controle op uitvoering - Contact bewoners

Besteller/ Tekenaar: Verantwoordelijkheden:

Arjan Smit - Tekening ingemeten woning verwerken in Autocad - Bestellen van materiaal op afroepdatum

- Bijwerken van de planningen - Afspraken maken met bewoners

Calculator: Verantwoordelijkheden:

Barry ter Linden - Calculeren materiaal & arbeid - Open begroting opstellen - Offerte opstellen

Projectleider: Verantwoordelijkheden: Willem van Kuyeren - Inmeten van woningen

- Contact met (potentiële) klanten - Controle van het uitgevoerde werk - Contact met groothandels

Werkvoorbereider: Verantwoordelijkheden:

Jaco Egas - Maken van planningen KVV/ Eéndags - Bestellen van materiaal (KVV + Eéndags) - Nameten van woningen

- Contact met groothandels

Werkvoorbereider: Verantwoordelijkheden:

Marcel Stamps - Maken van planningen KIW/ Eéndags - Bestellen van materiaal (KVV + Eéndags) - Nameten van woningen

- Contact met groothandels

Projectleider overig: Verantwoordelijkheden: Cor Lingen - Maken van planningen Overig

- Bestellen van materiaal Overig - Nameten van woningen - Contact met groothandels

BIJLAGE 15. PERSONELE ORGANISATIE: FUNCTIES EN TAKEN PER