Het WHK intranet

In deze paragraaf wordt het intranet van WHK beschreven. Eerst wordt kort ingegaan op de geschiedenis van het intranet, hierna volgt een inventarisatie van de aangeboden services en tenslotte komt het gebruik aan bod.

3.2.1 Situatieschets

In 2003 werden de vier huis-aan-huiskrantenbedrijven Wegener Huis-aan-huiskranten West, Zuid, Oost en nationaal samengevoegd in het nieuwe bedrijf Wegener Huis-aan-huiskranten BV. Er ontstond een organisatie met een dusdanige grootte, zowel in aantal personeelsleden, als in geografische reikwijdte, dat er noodzaak voor een intranet ontstond. In 2004 werd er een intranet ontwikkeld met de volgende doelstelling:

“Het toegankelijk maken van informatie voor de medewerkers van WHK, de interne communicatie binnen de organisatie te optimaliseren en de betrokkenheid van de medewerkers bij de organisatie en de veranderingsprocessen daarbinnen verhogen. Verder wordt getracht met het intranet de efficiëntie en samenwerking binnen de organisatie te

verbeteren.” ⁸

Het intranet is vormgegeven in de huisstijl van WHK en de navigatie is gelijk aan de organisatiestructuur binnen WHK. De hoofdpagina, waarmee het intranet opent, bevat algemeen en regionaal nieuws. Het algemene nieuws is bestemd voor alle medewerkers binnen WHK. Het regionale nieuws is alleen bestemd voor de betreffende regio. De gebruiker kan via het linker menu naar zijn afdeling navigeren. Op afdelingsniveau verschijnt er nieuws voor de afdeling en wordt een horizontaal menu zichtbaar. Het horizontale menu bevat items die zijn gecreëerd door de administrators van de afdeling en omvatten o.a. organogram, telefoonlijst, werkprocedures, afdelingsinformatie, externe links, publicaties en veelgestelde vragen.

In de onderstaande figuur is een screenshot opgenomen van het WHK intranet.

Figuur 3-2. Screenshot WHK intranet.

8 Plan van aanpak Intranet WHK, 2003

De aangeboden services van het WHK intranet worden weergegeven in de onderstaande tabel.

Tabel 3-2. Services WHK-intranet.

Aangeboden services op het

intranet:

- Nieuws actuele nieuwsberichten onderverdeeld per categorie

[algemeen / regionaal / afdeling] - Informatie en bestanden

per afdeling ^{administrators kunnen voor de afdeling informatie en} bestanden publiceren. Ook kunnen bestanden gedeeld

worden via de netwerkschijf

- Telefoonlijst telefoonnummers op afdelingsniveau

- Veelgestelde vragen (interactie) geeft een lijst met veelgestelde vragen met daarbij het

antwoord en de mogelijkheid tot stellen van vragen

- Discussieforum discussie fora over verschillende onderwerpen

- Fotoalbums foto’s bedrijfsfeesten en andere evenementen

- Zoekfunctie Zoekfunctie voor het zoeken naar gepubliceerde informatie

- Links links verplicht gesteld door Wegener N.V.

In de tabel is te zien dat de aangeboden services grotendeels zijn gericht op het verspreiden en toegankelijk maken van informatie. Het intranet biedt weinig interactie mogelijkheden. Het discussieforum is de enige interactieservice.

Per afdeling zijn administrators benoemd die rechten hebben om informatie op het intranet te plaatsen voor hun afdeling. Door middel van een content management systeem kunnen informatie, nieuws, afbeeldingen en bestanden op eenvoudige wijze worden gepubliceerd. In veel gevallen zijn werknemers van het secretariaat van een afdeling benoemt als administrator.

3.2.2 Gebruik intranet

Het huidige gebruik van intranet wordt geïllustreerd aan de hand van serverstatistieken. Een maandelijks rapport identificeert het aantal paginaverzoeken per maand. Omdat in een aantal vestigingen gebruik wordt gemaakt van een proxyserver is het niet mogelijk unieke hits te registreren. Elk paginabezoek kan in verscheidene serververzoeken resulteren. Wanneer bijvoorbeeld de afbeeldingen voor een pagina worden geladen wordt dit geregistreerd als meerdere hits. Hierdoor is er een afwijking met het werkelijke gebruik. Afhankelijk van de rapportageperiode kunnen de eerste en laatste maanden de gegevens van een volledige maand niet vertegenwoordigen wat resulteert in lagere hits.

De grafiek in Figuur 3-3 toont het aantal hits over de periode juni 2003 tot en met mei 2006. In de grafiek is voor de maanden januari en februari een flinke

stijging in het aantal

paginaverzoeken waarneembaar. Uit gesprek met de communicatiemanager komt naar voren dat deze stijging

grotendeels verklaard kan

worden door de content die in deze maanden op het intranet wordt geplaatst. In het bijzonder, gaat het hier om de foto’s van het nieuwjaarsfeest.

In 2004 was het voor de medewerkers ook mogelijk zelf foto’s te uploaden, dit verklaart waarschijnlijk de hogere score in vergelijking met 2005. Uit het voorgaande is op te maken, dat het gebruik mogelijk gestimuleerd kan worden door meer van soortelijke services / content aan te bieden, of de huidige service uit te breiden.

Door het aantal paginaverzoeken per regio af te zetten tegen het aantal werkplekken (werkplekanalyse WHK, 2006) wordt het relatieve gebruik per regio inzichtelijk. De percentages per regio worden getoond in de onderstaande grafiek. In bijlage IV is een tabel opgenomen met de exacte aantallen.

10% 7% 15% 8% 6% 13% 8% 14% 11% 8% regio 1 regio 2 regio 3 regio 4 regio 5 regio 6 regio 7 regio 8 regio 9 regio 10

Figuur 3-4. Bezoek intranet per regio, periode 05-05-03 tot 22-05-06. Figuur 3-3. Grafiek paginaverzoeken (Bron: intranet WHK 2006).

De meeste paginaverzoeken blijken te komen van regio 8, regio 3 en regio 6. Verder is waar te nemen dat de regio’s 5 en 2 het laagst scoren. Dit kan er op duiden dat in deze regio’s minder gebruik wordt gemaakt van het intranet, het is ook mogelijk dat het intranet in deze regio’s op een andere manier wordt gebruikt en deze manier van werken resulteert in minder paginaverzoeken. De veronderstelling9 bestaat dat het lage gebruik in bepaalde regio’s voornamelijk te verklaren is door het gebrek aan managementsupport voor het intranetgebruik. Management support is een construct van de determinant sociale invloed uit het onderzoeksmodel. Onderzocht zal worden of managementsupport van invloed is op het gebruik, of dat andere factoren een rol spelen.

3.2.3 Conclusie

In deze paragraaf is een beeld geschetst van het intranet van WHK. Uit de inventarisatie van de intranetservices is op te maken dat het intranet van WHK voor het grootste deel gericht is op het toegankelijk maken en verspreiden van informatie. Zoals in het vorige hoofdstuk beschreven, zal het onderzoek zich voor een deel richten op de factoren die het gebruik bepalen van deze informatie-services. Onderzocht zal worden of de frequentie van gebruik verschilt per regio en afdeling. Verder wordt onderzocht of specifieke factoren hierbij een rol spelen, zoals bijvoorbeeld managementsupport.

9