Communicatie adviseur
4 Het kennismanagementproces
In dit hoofdstuk wordt het kennismanagementproces uiteengezet. Hierbij wordt het gehele proces en een deelproces beschreven.
De huidige situatie
De huidige situatie van de organisatie als het operationele proces van de medewerkers kennismanagement is aan de aan hand van de volgende standaard toegelicht:
BPMN
Business proces model notatie (BPMN) is een standaard voor het modeleren van bedrijfsprocessen. Met behulp van BPNM kunnen organisaties volstaan met één standaardmethode voor procesmodelering, voor eenduidige communicatie met en tussen gebruikers, analisten, processpecialisten, architecten,
ontwikkelaars en ketenpartners. Voor het proces van de medewerkers kennismanagement wordt het 80/20 procent scenario in beeld gebracht. Dit betekent dat het proces wordt genoteerd/gemodelleerd dat in tachtig procent van de gevallen voorkomt en indien gewenst ook de resterende twintig procent. (Soekhai, Vries, & Loggen, 2015).
In de volgende tabel worden de gebruikte notatie kort toegelicht:
BPMN-basisvormen
(Mancarella, 2011)
Taak (Task)
Beslissingspunt/kruispunt ( gateway)
Begin gebeurtenis (begin event)
Beëindiging van het proces(terminate)
Eind gebeurtenis ( end of event)
Sequence
De Beschrijving van het kennismanagementproces In ter ne m e de w e rk ers Management Team In te rn e m ed e w er ke rs
Team Kennis en Trends
In te rne m ed e w e rke rs Externe expert
Informatie rondom ontwikkelingen uit de omgeving
is ontvangen
Start event
De start van het proces. Het Management team heeft hier scala aan informatie over de ontwikkelingen uit de omgeving ontvangen. Bepalen kennisgebieden en definiëren/ afbakenen Adviesrapport [definitief] Bepalen kennisgebieden
In dit proces wordt door het management team aan de hand van de adviezen van de beleidsadviseurs de kennisgebieden bepaald. (Waar ligt de focus van de organisatie de komende jaren op? )
Kennisgebieden definieren/
afbakenen
Kennisgebieden afbakenen/definiëren
Na de bepaling worden - om het verder niet breder te maken- de kennisgebieden verder gedefinieerd.
Vastellen van kennisbronnen
Vaststellen van kennisbronnen
Team Kennis & Trends stelt hier de bronnen vast waar de nodige kennis te vinden is. ( Dit kunnen ook personen zijn)
Informatie
Informatie verzamelen
Expert binnen de organisatie?
Expert binnen de organisatie?
Nadat de nodige informatie zijn verzameld, wordt er besluit genomen om de informatie intern of externe te laten interpreteren en te beoordelen door een expert(s).
Informatie interpreteren en beoordelen Informatie interpreteren en beoordelen
Informatie interpreteren en beoordelen Hierin wordt de informatie zoals bijvoorbeeld een onderzoek getoetst met de standpunten van de Hartstichting (Kloppen de bevindingen van het
onderzoek?) Verder wordt ook de informatie beoordeeld.
Informatie vertalen
Informatie vertalen
Eenmaal beoordeeld, wordt de informatie vertaald. Hierbij wordt context uit bijvoorbeeld een onderzoek leesbaar gemaakt voor het bredere publiek.
Informatie vastleggen en
opslaan
Informatie vastleggen en opslaan
Vervolgens wordt de informatie vastgelegd en opgeslagen in het DIS en CIM (Confluence)
Informatie rondom Hart- en vaatziekten zijn opgeslagen
End event
Einde van het proces
Het deelproces kennismanagement
In de figuren 1 en 2 is de huidige situatie grafische weergeven. Figuur 1 betreft de tachtig procent scenario en figuur 2 de twintig procent scenario. Verder is er per proces een korte beschrijving van de
activiteiten/handelingen die in het kennismanagementproces voorkomen. Het betreft de volgende twee processen:
Verzoeken (questions en answers) die betrekking hebben op het uitvoeren van literatuuronderzoeken en zoekvragen (tachtig procent scenario).
Beschrijving proces uitvoering van informatieverzoeken
Betrokken partijen (swimlanes)
In te rn e m ed e w e rke rs Interne medewerker In te rn e m ed e w e rke rs Kennismanagement medewerker Verzoek Startevent
De start van het proces. De interne medewerker geeft een verzoek door. Dit verzoek is:
- Een themavraagstuk/zoekvraag over een bepaalde onderwerp (literatuuronderzoek) zoals bijvoorbeeld een vraagstuk over wat de mediawaarde zijn van de
vrouwencampagne? wat de nieuw trends zijn op het gebied van doneren of literatuuronderzoek naar beroertetesten.
Is het verzoek te behandelen?
Is het verzoek te behandelen
De medewerker kennismanagement bepaalt of het vraagstuk past binnen het thema van De Hartstichting en of het binnen het gevraagde tijdbestek uitgevoerd kan worden.
Nee, dan stopt het proces
Nadat het proces stopt wordt er een e-mail verstuurd naar de interne medewerker.
Verzoek behandelen
Ja, Verzoek behandelen
Dan zal de medewerker kennismanagement het vraagstuk in behandeling nemen. Er wordt hierbij diverse webbronnen geraadpleegd. (Pubmed, Web of science, ANP database en database van Universiteit Utrecht).
Voldoet het niet, dan zal de kennismedewerker opnieuw relevante informatie gaan verzamelen.
Verifiëren van het verzoek
Verifiëren van het verzoek
De interne medewerker verifieert of het gewenste informatie aan zijn verwachtingen voldoet.
Informatie toegankelijk maken Toevoegingen van metadata. Deze verwerking gebeurt in het Dis (het infopunt)
Informatie toegankelijk maken
De medewerker kennismanagement maakt hier de informatie toegankelijk. Er wordt hier (in het DIS) diverse metadata aan het informatie gegeven zoals bijv. trefwoorden en titels, auteurs enz.
Informatie verspreiden
Na verwerking verstuurt het Dis (infopunt) meldingen naar diverse medewerkers
Informatie verspreiden
De medewerkers kennismanagement plaats en slaat de informatie op in beeidhet systeem (Het Infopunt). De interne medewerker krijgt hier vervolgens een melding over.
Informatie raadplegen
Informatie raadplegen
De interne medewerker kan het gewenste informatie raadplegen en dit gebruiken bij zijn/haar primaire werkzaamheden.
Informatie is beschikbaar
End event
Beschrijving proces uitvoering van informatieverzoeken
Betrokken partijen (swimlanes)
In te rn e m e d ew erk er s Interne medewerker In tern e m e de w e rke rs Externe omgeving In te rn e m e de w e rk ers Kennismanagement medewerker Verzoek ANP Database Startevent
De start van het proces. Verzoek van de interne en externe omgeving. Dit verzoek is zowel kennis als informatie dat geleverd wordt door: -interne medewerkers. Dit is relevante informatie (artikelen, wetenschappelijke rapporten, tijdschriften, nieuws) die hij/zij graag in het Infopunt terug wilt zien. en voor anderen beschikbaar wil stellen.
-Webbron ANP database
Informatie toegankelijk maken Toevoegingen van metadata. Deze verwerking gebeurt in het infopunt (Adlib)
informatie toegankelijk maken
De medewerker kennismanagement maakt hier de informatie toegankelijk. Er wordt hier (in het Infopunt) diverse metadata aan het informatie gegeven zoals bijv. trefwoorden en titels, auteurs enz. Verder worden profielen bijgewerkt.
Informatie verspreiden
Na verwerking verstuurt het infopunt (Adlib) meldingen naar diverse medewerkers
Informatie verspreiden
De medewerkers kennismanagement plaatst en slaat de informatie op in het systeem (het Infopunt). De interne medewerker(die een profiel hebben aangemaakt) krijgen hier vervolgens een melding over.
Informatie raadplegen
Informatie raadplegen
De interne medewerker heeft toegang tot de informatie en kan deze eventueel gebruiken bij zijn/haar primaire werkzaamheden.
Informatie is beschikbaar
Einde van het proces