Je bent als medewerker van woCom zelf verantwoordelijk. Houdt het professioneel en vermijd ironie en hanteer net taalgebruik.
Tips bij gebruik sociale media
• Bedenk dat alles wat je plaatst nog heel lang zichtbaar is. Denk daarom goed na over de inhoud/boodschap en tot wie je je richt.
• Ga af op je beoordelingsvermogen en eigen logica. Controleer altijd de feitelijke informatie die je wilt plaatsen en doe geen loze beloften. Plaats bij twijfel geen bericht of reactie.
Wanneer je twijfelt over de manier waarop je moet antwoorden, neem je contact op met de leidinggevende en/of communicatieafdeling.
• Sociale media kunnen behulpzaam zijn bij het verbeteren van dienstverlening of het realiseren van de doelstellingen van woCom. Bij het gebruik van sociale media is de grens tussen werk en privé echter niet altijd even helder. Realiseer dit.
• Maak jezelf bekend met naam en functie als dit relevant is. Maak duidelijk dat je namens woCom spreekt als je berichten plaatst over beleid, taken en werkzaamheden van woCom.
Maak dit bijvoorbeeld helder in de accountnaam.
• Hoewel een werknemer van woCom als privépersoon het recht heeft op vrije
meningsuiting, is het verstandig je te onthouden van uitlatingen die je functie of het imago van woCom kunnen benadelen.
• Citeer geen medewerkers, klanten of partners zonder toestemming. Dit geldt ook voor foto’s die je plaatst.
• Gebruik nooit sociale media om interne discussies of meningsverschillen te slechten.
• Probeer altijd meerwaarde te bieden; zorg per bericht voor een goede ‘call of action’, zoals een verwijzing naar meer informatie op onze site, of naar andere informatiebronnen.
• Denk ook aan je eigen privacy. Publiceer bijvoorbeeld geen adresgegevens van jezelf.
• Gebruik geen logo’s van woCom, tenzij je hier toestemming voor hebt gekregen van de communicatieafdeling.
11
2. Klokkenluidersregeling
WoCom vindt het belangrijk dat werknemers op adequate en veilige wijze melding kunnen doen van eventuele vermoedens van misstanden of niet integer handelen, zoals het in de voorgaande hoofdstukken is beschreven.
Wat is een vermoeden van een misstand?
Dit is een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot de organisatie waar de werknemer werkzaam is. Hierbij is een maatschappelijk belang in het geding, in verband met:
a. Een (dreigend) strafbaar feit;
b. Een (dreigende) schending van wet- en regelgeving;
c. Een gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu;
d. Een (dreiging van) bewust onjuist informeren van onder meer publieke organen;
e. Een (dreiging van) schending van de integriteitscode van woCom;
f. Een (dreigende) grootschalige verspilling van maatschappelijk geld;
g. Een (dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten.
In het processchema op pagina 10 is aangegeven welke stappen genomen worden als een misstand wordt vermoed. Hierbij zijn de volgende zaken van belang:
1. Een werknemer kan een vermoeden van een misstand melden bij een raadsman om hem/haar in vertrouwen te vragen. Als raadsman kan iedere persoon fungeren die het vertrouwen van de werknemer geniet en op wie een geheimhoudingsplicht rust.
2. Ieder afzonderlijke manager en de directeur-bestuurder fungeert als centraal meldpunt voor vermoedens van misstanden voor zowel de leidinggevenden waar een misstand bij gemeld wordt als werknemers die een melding doen. Het centraal meldpunt is verantwoordelijk voor de uitvoering van onderzoek naar aanleiding van de melding en rapporteert over de gedane meldingen en de daaruit voortvloeiende resultaten. Hiervan wordt een meldingsdossier aangelegd.
3. De controller wordt als onafhankelijke partij geïnformeerd door het centraal meldpunt. Dit om toe zien op de objectieve behandeling van de misstand. Daarnaast toetst de controller of de misstand gemeld moet worden bij de Aw.
4. Als het vermoeden van een misstand de bestuurder of een lid van de Raad van
Commissarissen betreft, kan de werknemer het vermoeden melden bij de voorzitter of vicevoorzitter van de Raad van Commissarissen. Deze persoon fungeert dan als centraal meldpunt.
5. De werknemer (en de raadsman), die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling een vermoeden van een misstand heeft gemeld, wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als gevolg van het melden.
6. Meldingsdossiers die ongegrond zijn verklaard, worden aan het eind van het boekjaar vernietigd. Overige dossiers worden vernietigd na interne afhandeling of nadat (extern) de rechtsgang is doorlopen.
12 7. De betrokkene over wie een melding is gedaan, heeft - voordat een besluit over zijn/haar
positie is genomen - het recht tot inzage in het dossier, met uitzondering van de persoonsgegevens van de melder.
8. De werknemer die een melding maakt van een vermoeden van een misstand handelt te goeder trouw en niet uit persoonlijk gewin. Als er sprake is van bewust gedane valse meldingen wordt een sanctie opgelegd.
9. De werknemer die een melding maakt van een incident waar hijzelf/zijzelf aan heeft deelgenomen, is niet gevrijwaard van interne sancties of vervolging. Wel wordt bij de oplegging van sancties meegenomen dat de werknemer zelf melding heeft gemaakt van de misstand waaraan hij/zij (mede) schuldig is.
13 Processchema melden/ behandelen vermoeden van een misstand
Werknemer meldt vermoeden van misstand aan
leidinggevende of direct aan centraal meldpunt
Centraal meldpunt legt meldingsdossier aan en start
onderzoek
Centraal meldpunt stuurt binnen 1 week na ontvangst
van de melding een ontvangstbevestiging aan de
werknemer die het vermoeden heeft gemeld
Centraal meldpunt brengt binnen 6 weken vanaf het moment van melding, de
werknemer of diens leidinggevende schriftelijk op
de hoogte van een inhoudelijk standpunt omtrent het vermoeden en tot welke vervolgstappen de
melding heeft geleid
Medewerker (en/of raadsman) kan verzoeken om zijn/haar identiteit niet bekend te maken bij zijn/haar leidinggevende.
De bestuurder wordt door het centraal meldpunt op de hoogte gesteld van de melding. Als de melding over de bestuurder of een lid van RvC gaat, wordt de
voorzitter of vicevoorzitter van de RvC op de hoogte gesteld.
Behandeling van de melding door betrokken partijen is strikt vertrouwelijk.
Als het standpunt niet binnen 6 weken kan worden gegeven, worden werknemer of diens leidinggevende hiervan door het centraal meldpunt op de hoogte gesteld. Daarbij wordt aangegeven binnen welke termijn wel een standpunt tegemoet kan worden gezien.