Juridische aspecten van zakelijke e-mail
Aan e-mail hangen enkele juridische aspecten, die ook interessant zijn bij het kijken naar alternatieven voor e-mail.
Contracten en overeenkomsten
Wat betreft contracten en overeenkomsten is er geen voorschrift binnen het Nederlandse recht over hoe deze eruit moet zien. Een achterkant van een bierviltje of een goede handdruk kan ook een manier zijn om een contract te sluiten. Een handtekening van beide partijen kan een contract of overeenkomst wel bevestigen, maar het is geen vereiste. Een overeenkomst wordt niet meer of minder rechtsgeldig door een handtekening te plaatsen. Er is niet wettelijk vastgelegd dat bij het aangaan van een contract of overeenkomst deze ondertekend dient te zijn.
De rechtsgeldigheid van e-mail
Er zijn wetten aangenomen die de bindendheid van elektronische communicatiemiddelen proberen te regelen. Deze wet is artikel 227a uit het burgerlijk wetboek, boek 6. Boek 6 is een boek waarin zaken omtrent verbintenissenrecht zijn vastgelegd.
In artikel 227a staat:
“1. Indien uit de wet voortvloeit dat een overeenkomst slechts in schriftelijke vorm geldig of onaantastbaar tot stand komt, is aan deze eis tevens voldaan indien de overeenkomst langs elektronische weg is totstandgekomen en
raadpleegbaar door partijen is;
de authenticiteit van de overeenkomst in voldoende mate gewaarborgd is;
het moment van totstandkoming van de overeenkomst met voldoende zekerheid kan worden vastgesteld; en
de identiteit van de partijen met voldoende zekerheid kan worden vastgesteld.
2. Lid 1 is niet van toepassing op overeenkomsten waarvoor de wet de tussenkomst voorschrijft van de rechter, een overheidsorgaan of een beroepsbeoefenaar die een publieke taak uitoefent.”(Burgerlijk Wetboek Boek 6; Artikel 227a)
Als contracten dus op schrift zouden moeten, zijn ze ook rechtsgeldig wanneer dat per e-mail of elektronisch wordt gedaan, mits ze maar:
In te zien zijn;
Authenticiteit21 voldoende vaststaat; Moment van totstandkoming duidelijk is;
De identiteit van de partijen zeker is.
E-mail is dus een rechtsgeldig communicatiemiddel, alleen wat rechtsgeldig nu precies inhoudt is lastig. Een e-mail mag als bewijsstuk worden ingediend bij bijvoorbeeld een rechtszaak. De rechter zal kijken of de ontvanger erop mocht vertrouwen dat de inhoud van het bericht klopt. Ook zal hij kijken of de ontvanger erop mocht vertrouwen dat de afzender was die hij beweerde te zijn. Het hangt er dus vanaf of de rechter zich door het aangedragen materiaal laat overtuigen.
De elektronische handtekening
Om de betrouwbaarheid van e-mail te vergroten zijn er methodes bedacht om veiliger en betrouwbaarder te communiceren. Een van die methodes is de elektronische handtekening. Een elektronische handtekening bestaat uit gegevens die aan een e-mailbericht kunnen worden toegevoegd. Hiermee kan de ontvanger de identiteit van de verzender controleren.
De elektronische handtekening is er in twee varianten, de gewone en de geavanceerde handtekening. De gewone handtekening bestaat uit een teken dat gekoppeld is aan het bericht
en wat herleid kan worden tot de plaatser. Wanneer de handtekening met voldoende mate van zekerheid geplaatst is door de afzender, is de handtekening rechtsgeldig. De bewijslast ligt hier dus bij de verzender.
De andere variant is de geavanceerde elektronische handtekening. Er zijn geavanceerde elektronische handtekeningen die zeer betrouwbaar zijn. Bij deze handtekeningen is het vaak zelfs mogelijk om te kijken of de inhoud van het bericht niet is aangepast. De geavanceerde elektronische handtekening kan bestaan uit:
Smartcards;
Publieke sleutels;
Cryptografieën.
De geavanceerde elektronische handtekening is rechtsgeldig, tenzij de wederpartij kan bewijzen dat die vervalst is. De bewijslast bij deze geavanceerde elektronische handtekening wordt dus omgekeerd ten opzichte van de gewone elektronische handtekening. De bewijslast ligt hier dus bij de ontvanger.
Een elektronische handtekening is te krijgen bij een CSP (Certification Service Provider). Deze dienstverlener garandeert dat het bericht afkomstig is van een bepaald persoon of bedrijf. Doordat je geen handtekening nodig hebt voor het merendeel van de afspraken, is het bij een geschil, in de praktijk meestal een academische discussie, wie er nu gelijk heeft. De handtekeningen zijn wel nodig bij uitzonderingen zoals:
Concurrentiebeding;
Proces verbaal (Politie);
Bepaalde overheidsbesluiten.
Vermelding bedrijfsgegevens zakelijke communicatie
Bij zakelijke communicatie via internet zijn bedrijven verplicht om enkele zaken op te nemen bij de communicatie. Zo geldt dus ook voor officiële uitgaande e-mail dat de volgende zaken te allen tijde opgenomen dienen te worden:
Naam; Vestigingsadres; Telefoonnummer; E-mailadres; KvK nummer; BTW nummer(s).
Wie zich hier niet aan houdt, pleegt een economisch delict.
“Een economisch delict is een misdrijf of overtreding van de wet op de economische delicten. Deze wet is niets anders dan een opsomming van misdrijven en overtredingen. Het is een zeer brede wet. In veel gevallen is het zo dat de straf voor een economisch delict zwaarder is dan straf op overige wetgeving. De straffen kunnen oplopen tot maximaal 6 jaar gevangenisstraf of een geldboete.” (Stichting Adviesgroep Bestuursrecht (Stichting AB))
Bij sommige zakelijke e-mails, zie je onderaan een bericht dat er een disclaimer is opgenomen. Wanneer de verzender hierin opneemt dat hij/zij niet aansprakelijk is, heeft de disclaimer over het algemeen vrij weinig waarde. Dit omdat de verzender van de e-mail niet zomaar, eenzijdig, kan zeggen dat hij/zij niet aansprakelijk is. De verzender is nu eenmaal aansprakelijk voor wat hij/zij verstuurt.
In plaats van rechten en plichten uit te sluiten, is het wel mogelijk de algemene voorwaarden van toepassing te verklaren. Dit zit onlosmakelijk verbonden aan waar dit hoofdstuk mee is begonnen. Om een overeenkomst tot stand te laten komen, is het niet verplicht om een contract op papier op te stellen. Wanneer de overeenkomst wordt gecommuniceerd via de e- mail is het mogelijk om de leverings- of inkoopvoorwaarden van toepassing te verklaren en hiernaar te verwijzen middels de disclaimer.
Delegatie / toegang tot andermans e-mailbox
Wanneer iemand op vakantie is, is het makkelijk wanneer een ander toestemming krijgt om zijn/haar e-mailbox in te zien. Op die manier wordt e-mailcommunicatie die belangrijk is voor de organisatie niet gemist. Belangrijk aspect hierbij is echter de privacy. Mag iedereen zomaar andermans inbox zien? Mag mijn manager dat?
Het antwoord hierop is nee. Men heeft ook privacy op hun eigen inbox. Zonder toestemming mag de manager niet zomaar andermans inbox inzien, tenzij dit expliciet in het beleid staat. Dergelijk beleid wordt opgesteld om in zulke twijfelgevallen duidelijkheid te creeeren.
Bewaarplicht e-mail
Er is geen bewaarplicht voor e-mail, behalve voor e-mails die fiscaal relevant zijn. De belastingdienst kan op ieder moment komen eisen dat de administratie van de afgelopen (7 jaar?) getoond dient te worden.
Er is geen bewaarplicht voor e-mail, behalve voor e-mails die fiscaal relevant zijn. De belastingdienst kan op ieder moment komen eisen dat u uw administratie van de afgelopen 7 jaar laat zien. Dit heet de fiscale bewaarplicht.