Hoofddoel van de functie
De cultuurmedewerker staat in voor een nauwgezette en kwalitatieve administratieve ondersteuning van de dienst. De cultuurmedewerker springt flexibel in waar nodig en staat inwoners en collega’s klantgericht te woord. Van deze medewerker wordt verwacht om verantwoordelijkheid op te nemen voor de zaalverhuur en verkoop van tickets in het kader van culturele activiteiten en ondersteuning te bieden bij de promotie van het culturele aanbod. Van de cultuurmedewerker wordt verwacht dat het takenpakket op een zelfstandige manier kan uitgevoerd worden.
Plaats in het organogram
Werkt onder leiding van en rapporteert aan het diensthoofd cultuur.
Functiebeschrijving
1 Organisatie publiekswerking en dienstverlening: ontha al
Verzekeren van het algemene onthaal van de bezoekers
Doel: waarborgen van een klantgerichte, efficiënte, kwalitatieve en resultaatgerichte dienstverlening Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
• meewerken aan de uitvoering van het dienstverleningsmodel door het verzekeren van een klantvriendelijk onthaal
• vormen van het eerste contactpunt voor de klanten: telefonisch, per mail en persoonlijk
• verzorgen van kwalitatief onthaal van publiek en artiesten tijdens activiteiten (sporadisch weekendwerk)
• verzekeren van correct onthaal en voorzien van informatie aan vrijwilligers en jobstudenten
2 Zaalverhuur en ticketing
Instaan voor de zaalverhuur van onze zalen en beheren van de reservaties en verkoop van tickets.
Doel: het foutloos beheren en opvolgen van de zaalverhuur en ticketing Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
• instaan voor het beheer en een nauwkeurige opvolging van de zaalverhuur van onze zalen en stadslokalen via het softwareprogramma Recreatex
• proactief samenwerken en organiseren van overleg met de poetsdienst, zaalwachters en technici om de zaalverhuur vlot te doen verlopen
• beheren van reservaties en verkoop van tickets via het programma Recreatex
• uitvoeren van kassa-activiteiten
• verzorgen van correcte input van activiteiten in het programma, alsook de verwerking achteraf: verkoopcijfers doorgeven, facturatie,…
4
3 Algemene administratieve handelingen
Uitvoeren van administratieve handelingen.
Doel: administratieve ondersteuning bieden aan de dienst Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
• uitvoeren van administratieve taken in opdracht van de leidinggevende
• opmaken van verslagen en nota's
• ondersteunen bij het opstellen van beleidsbeslissingen
• ondersteunen bij het opstellen van ontwerpbeslissingen voor bestuursorganen
• opmaken van uitgaande brieven
• administratieve ondersteuning bij de opmaak van strategische plannen en beleidsnota's
4 Promotie en communicatie
Ondersteuning bieden bij het promoten en bekendmaken van de mogelijkheden en de dienstverlening op vlak van cultuur via diverse acties en evenementen.
Doel: helder en wervend communiceren over cultuurinitiatieven om cultuurparticipatie te verhogen Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
• bekend maken en promoten van het cultuuraanbod
• ondersteunen bij het schrijven en verspreiden van folders en artikels
• up-to-date houden van de gepubliceerde gegevens op website en sociale media
• ondersteunen bij de opmaak en het uitsturen van nieuwsbrieven
• inspelen op lokale en bovenlokale evenementen bij het plannen en organiseren van acties
Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de medewerker ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten.
5
Leggen van relevante en correcte verbanden tussen verschillende gegevens met het oog op de integratie tot een samenhangend geheel. Genereren van
alternatieven en trekken van sluitende conclusies.
Nauwgezetheid
Consistent en effectief omgaan met detailinformatie, met aandacht voor details opdrachten afwerken. Nauwkeurig voorbereiden, uitvoeren, afwerken, opvolgen en bijsturen van een taak. Je ben niet tevreden met ‘goed genoeg’ en probeert fouten zo veel als mogelijk te voorkomen, ook al is er tijdsdruk.
Creativiteit
Formuleren van originele en vernieuwende ideeën, oplossingen en werkwijzen.
Zich richten op vernieuwing van producten, processen en diensten om zo tegemoet te komen aan toekomstige uitdagingen.
Omgaan met taken
Plannen & Organiseren:
Aanbrengen van structuur in tijd en ruimte. Het stellen van prioriteiten en objectief meetbare doelen bij het aanpakken van taken en opdrachten zodat deze volgens een vooropgestelde planning gerealiseerd worden. In functie van de prioriteiten actieplannen uittekenen en daarbij de juiste middelen (mensen, budget) inschakelen binnen de beschikbare tijd.
Omgaan met mensen
Klantgerichtheid:
De aandacht richten op het kennen en beantwoorden van de wensen en behoeften van (interne & externe) klanten, en de dienstverlening hierop afstemmen. Ernstig nemen van klachten en problemen en zoeken naar oplossingen die de verwachtingen overtreffen.
Teamwerk en samenwerking:
Willen deel uitmaken van een team en samenwerking boven competitiviteit stellen.
Samen met anderen de activiteiten op een gemeenschappelijk doel richten en inzetten op een goede onderlinge sfeer en groepsgevoel.
Omgaan met omgeving
Aanpassingsvermogen:
Doelmatig blijven handelen door zich bij veranderende omgeving, werkwijzen of mensen gemakkelijk aan te passen. Kunnen omgaan met evolutie en diversiteit.
Vlot kunnen schakelen tussen taken, opdrachten en doelen. Openstaan voor verandering en meegaan in wat anderen nodig hebben. Vlot kunnen omgaan met wijzigingen in plannen. De kleur van de omgeving aannemen.
Omgaan met eigen functioneren
Stressbestendigheid:
Kunnen omgaan met spanningen, obstakels en frustraties in de werksituatie. Kalm en efficiënt blijven presteren onder tijdsdruk, bij tegenslag, teleurstelling of
tegenwerking door eigen emoties te controleren. De eigen sterke kanten,
zwakheden en begrenzingen kennen en deze niet overschatten of onderschatten.
Constructief reageren op kritiek.
Technische competenties
• Digitale vaardigheden
De technische competenties die gericht zijn op het kennen en gebruiken van de computer, multimedia en software als werk- en gebruiksmiddel in het dagelijks functioneren. Het gaat om de standaardproducten (tekstverwerking, rekenbladen, presentaties, databases), nieuwe
6 media (teams, OneNote, sociale media, google, …) en de gespecialiseerde producten of software eigen aan de functie (Recreatex).
• Wetgeving en regelgeving
De technische competenties met betrekking tot de kennis van de wetgeving en regelgeving, noodzakelijk in het uitoefenen van de functie.
• Werking en werkmiddelen
De technische competenties die noodzakelijk zijn om optimaal en correct te functioneren in zijn dagelijkse werkzaamheden; het zijn de basisregels rond processen, werkmethodes, en – methodieken en werkmiddelen.
Algemene toelatingsvoorwaarden (= elke kandidaat moet hieraan voldoen):
Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je:
1. Een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor je solliciteert. Dit wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister. Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, mag je daarover een schriftelijke toelichting voorleggen;
2. De burgerlijke en politieke rechten genieten;
3. Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van het personeelslid bij de uitvoering van hun werk. Dit moet nagegaan worden voor de effectieve tewerkstelling;
Algemene en bijzondere aanwervingsvoorwaarden :
1. Voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966;
2. In het bezit zijn van een diploma van het secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs;
3. Slagen voor een selectieprocedure.