Effectiviteit en efficiëntie van bestedingen
De auditcommissie van de Raad van Toezicht controleert of Defence for Children de financiële middelen effectief en efficiënt besteedt.
Transparantie en efficiëntie
Defence for Children is afhankelijk van het vertrouwen van ministeries, private fondsen, collega-organisaties en dona-teurs. Zij stellen eisen aan de financiële verantwoording en de impact van ons werk. Om aan deze eisen te voldoen:
• voeren we maandelijks een financiële analyse uit;
• rapporteren we maandelijks aan de auditcommissie van de Raad van Toezicht over de financiële status van de organisatie en de stand van zaken van lopende werkzaamheden;
• controleert de accountant de jaarrekening;
• onderzoekt de accountant, parallel aan dat proces, de financiële en organisatorische processen.
• bundelt de accountant zijn bevindingen en aanbevelin-gen in een ‘Management Letter’ en biedt deze aan de Raad van Toezicht en de bestuurder aan;
• controleert de accountant enkele grote projecten en programma’s één keer per jaar apart;
• passen we het ‘vier-ogen’ principe toe, op papier en bij online bankieren;
• rapporteren we voor twee grote internationale programma’s in IATI, een applicatie die het mogelijk maakt consistent en transparant verantwoording af te leggen.
Wet- en regelgeving
We houden ons strikt aan wet- en regelgeving en beleid.
We voldoen aan verschillende subsidierichtlijnen van dono-ren. En we volgen ontwikkelingen op dit gebied nauwlettend en passen onze processen indien nodig aan.
Interne monitoring
Defence for Children heeft een projectenadministratie- en een urenregistratiesysteem, waarin we inkomsten en uitga-ven per project bijhouden. De programmamanagers en projectcoördinatoren van de verschillende teams monitoren voortdurend de projectinkomsten en -uitgaven. Maandelijks maakt het team financiën een financiële rapportage, die besproken wordt met de bestuurder en in het management-team. Deze maandelijkse rapportage wordt tevens gedeeld met de auditcommissie van de Raad van Toezicht. Hiermee houden we goed zicht op de inkomsten en uitgaven. In deze rapportages staan de realisatie versus de begroting en een inschatting van het resultaat bij ongewijzigd beleid, een liquiditeitsoverzicht, een fondsenwervingsoverzicht en een projectenoverzicht met de voortgang van de projecten. Aan de hand van deze managementrapportages worden de financiële positie, de liquiditeitssituatie en de financierings-behoeften besproken en waar nodig maatregelen genomen.
De huidige liquiditeitssituatie van de organisatie is op orde.
Wanneer de vlottende activa worden gedeeld door de kort-lopende schulden (hoofdzakelijk projectverplichtingen) dan komt daar een liquiditeitsratio uit van 1,13. Dit getal laat zien dat er op korte termijn voldoende middelen zijn om aan de verplichtingen te voldoen. Deling van de totale activa door het vreemd vermogen x 100, laat een solvabiliteitsper-centage zien van 117%. Hiermee wordt duidelijk dat de organisatie een lage solvabiliteit heeft en het de vraag is of de organisatie op de lange termijn aan de verplichtingen kan voldoen. Dit onderstreept het belang van een solide financiële basispositie voor de organisatie. Dit realiseren en de organisatie toekomstbestendig te maken is de uit-daging voor de komende jaren. Het streven is om de con-tinuïteitsreserve te laten stijgen en te komen tot een hoger solvabiliteitspercentage.
Verhoudingen bij fondsenwerving
In het hoofdstuk Fondsenwerving lichten we de baten en de herkomst hiervan toe. Het overgrote deel van de baten besteden we aan de doelstelling. Daarnaast geven we 8%
van ons budget uit aan beheer en administratie en 1,66%
aan fondsenwerving.
52
JAARVERSLAG 2019 - DEFENCE FOR CHILDREN GELIJKE RECHTEN, GELIJKE KANSEN53
Projectpartners
Voor de uitvoering van met name internationale projecten werkt Defence for Children met projectpartners. Bij de ontwikkeling van een project gaan we na op welke wijze de beste resultaten behaald kunnen worden en wie welke activiteiten uitvoert. Bij de keuze van de projectpartner beoordeelt Defence for Children de beheerscapaciteit van de projectpartner. Alle rechten en verplichtingen leggen we vast in een contract. In dit contract verwijzen we naar het kinderbeschermingsbeleid, integriteitsbeleid, sanctiebeleid, partnerbeleid, het antifraude- en het anticorruptiebeleid dat Defence for Children hanteert. Op de naleving hiervan zien we nauwlettend toe.
Beleggingsbeleid
Geld dat we niet meteen aan de uitvoering van ons werk kunnen besteden, zetten we op een spaarrekening. We maken hierbij zo veel mogelijk gebruik van ideële banken, passend bij onze signatuur.
RISICOMANAGEMENT
Omgaan met risico’s hoort bij ons werk, maar we proberen risico’s zo veel mogelijk te beheersen en eventuele schade te beperken. Daarom is risicomanagement een integraal onderdeel van ons werk. Belangrijke risico’s zijn opgenomen in een risicomatrix die we jaarlijks actualiseren en die onderdeel vormt van de plannings- en controlecyclus van de organisatie.
Risico’s van schade aan kinderen
Risico: kinderen worden onvoldoende beschermd of lopen schade op in onze projecten en werkzaamheden.
We beperken de risico’s door:
• alle medewerkers, vrijwilligers, ZZP-ers, stagiaires en toezichthouders kennis te laten nemen van het kin-derbeschermingsbeleid, een VOG te laten overleggen en een ‘Child Protection’ gedragscode te laten onder-tekenen;
• toezicht te houden op de naleving van het kinderbe-schermingsbeleid en de gedragscode;
• onze medewerkers herhaaldelijk te trainen over ons kinderbeschermingsbeleid.
Reputatierisico’s
Risico: de goede naam van onze organisatie of van partnerorganisaties, netwerken of samenwerkings-verbanden waar wij deel van uitmaken wordt beschadigd.
We beperken de risico’s door:
• onze partners zorgvuldig te selecteren;
• een streng partnerbeleid te voeren;
• heldere contractafspraken te maken en die intern en extern te laten controleren;
• goed te monitoren;
• samenwerking altijd te evalueren;
• een helder mediabeleid te voeren;
• te beschikken over een crisiscommunicatieplan.
Operationele risico’s
Risico: we zetten niet de juiste experts in en leveren niet de gewenste kwaliteit.
We beperken de risico’s door:
• projecten zorgvuldig te plannen;
• te zorgen voor duidelijkheid over eisen en verwachtingen wat betreft kwaliteit;
• nauwkeurige monitoringsprocedures te volgen;
• regelmatig terug te koppelen aan het management.
Risico: onze medewerkers zijn tijdens hun bezoek aan projecten in andere landen onvoldoende veilig.
We beperken de risico’s door:
• weloverwogen inschattingen te maken;
• toezicht te houden op de naleving van het veiligheids-beleid;
• veiligheidsmaatregelen te nemen tijdens reizen, zoals de aanschaf van een uitgebreide reisverzekering;
• onze medewerkers te trainen op reisveiligheid.
Risico’s van aansprakelijkheidsstelling door derden Risico: derden stellen ons aansprakelijk voor schade.
We beperken de risico’s door:
• onze verzekeringsportefeuille jaarlijks door te nemen met de tussenpersoon.
Risico’s van gebrek aan privacybescherming Risico: we schaden de privacy van betrokkenen.
We beperken de risico’s door:
• toe te zien op de naleving van het privacybeleid.
Financiële risico’s
Risico: wij of onze partners besteden het geld niet zorgvuldig.
We beperken de risico’s door:
• projecten zorgvuldig te plannen en te controleren;
• een strikt anti-fraudebeleid toe te passen;
• een onderling controle- en autorisatiesysteem (vier ogenprincipe) te volgen: niemand zelfstandig geld te laten uitgeven;
• halfjaarlijkse rapportages te maken;
• projecten regelmatig te bezoeken;
• jaarlijks een accountant een controle uit te laten voeren.
Risico: we hebben onvoldoende geld om ons werk te doen.
We beperken de risico’s door:
• de kosten actief te beheersen;
• projecten zorgvuldig te plannen en te controleren door zorgvuldige projectplanning en controle;
• te monitoren en te rapporteren;
• financiering via verschillende bronnen te werven;
• meerjarige samenwerking met donoren aan te gaan;
• te beschikken over een flexibele schil van tijdelijke contracten.
13. VERSLAG RAAD VAN TOEZICHT
Wie zitten er in de Raad van Toezicht eind 2019?
Naam Functie
De heer H.S.M. (Holke) Wierema Voorzitter en lid remuneratiecommissie Mevrouw C.A. (Stans) Goudsmit Plaatsvervangend voorzitter
De heer S.J.W. (Stefan) de Bruijn Voorzitter auditcommissie
Mevrouw A.J.M. (Janet) van Bavel Voorzitter remuneratiecommissie (nieuw lid) Mevrouw J.A. (Janneke) van Eijk Lid auditcommissie (nieuw lid)
In december 2019 treden twee leden van de Raad van Toezicht af; mevrouw Y.C.M. (Yvette) van der Kloet en de heer C.J. (Kees) Bakker.
Met welke onderwerpen houdt de Raad van Toezicht zich bezig in 2019?
De Raad van Toezicht (RvT) vergadert vier keer in 2019.
Tussentijds is er regelmatig contact tussen gend) bestuurder en de voorzitter en tussen (plaatsvervan-gend) bestuurder en de voorzitter van de auditcommissie.
Naast het goedkeuren en vaststellen van het jaarverslag 2018 en het jaarplan 2019, keurt de RvT de meerjarenstra-tegie en meerjarenraming 2020-2022 goed. De RvT besteedt aandacht aan beleidsontwikkeling en actuele ontwikkelingen waarmee de organisatie te maken heeft. Zo keurt de RvT een nieuw beleidsplan risicomanagement goed. De finan-ciële ontwikkeling van de organisatie komt regelmatig in de vergaderingen aan de orde. In de meeste vergaderingen geeft een van de medewerkers een inhoudelijke presenta-tie. Dit gaat onder andere over beperkende opgelegde maatregelen bij kinderen die zijn geplaatst in verschillende regimes van gesloten jeugdhulpinstellingen en juridische hulpverlening aan vluchtelingenkinderen in Europa via de Europese Kinderrechtenhelpdesk. Een onderwerp van bij-zondere aandacht in 2019 was de tijdelijke vervanging van de bestuurder in verband met afwezigheid door ziekte. In verband met vertrek is door de RvT veel aandacht besteed aan de aanstelling van de nieuwe bestuurder. Ook heeft de RvT in verband met vertrek van twee leden selectiegesprek-ken gevoerd met kandidaten en twee nieuwe leden gekozen.
Wat doet de auditcommissie?
De auditcommissie komt vijf keer bijeen met de (plaatsver-vangend) bestuurder en hoofd financiën. Speciale aandacht wordt besteed aan de bijstelling van de kostenontwikkeling in verband met een tegenvallende kosten/baten verhouding.
Met vereende inspanningen van bestuurder en organisatie is deze onder controle gebracht. Speciale aandacht is er voor de voortgang van projecten in het buitenland. De auditcommissie bespreekt met de bestuurder verbeteringen van het proces van interne beheersing en checks and balances, waaraan goed gevolg is gegeven.
Ook bespreekt de auditcommissie de financiële ontwikkeling van de organisatie met de externe accountant. De audit-commissie kijkt ook dit jaar weer zorgvuldig naar de ver-schillende financiële rapportages en de risicoanalyse van de organisatie. Van bevindingen en aanbevelingen doet de auditcommissie uitgebreid verslag aan de voltallige RvT.
Wat doet de remuneratiecommissie?
De remuneratiecommissie overlegt jaarlijks met de PVT (Personeelsvertegenwoordiging) en adviseert de voltallige RvT over honorering van de bestuurder op basis van het functioneren van de bestuurder en de geldende regelgeving.
Hoe kijkt de Raad van Toezicht terug op 2019?
De Raad van Toezicht constateert met tevredenheid dat Defence for Children in het verslagjaar wederom goede inhoudelijke prestaties verricht en successen behaalt bij haar missie: naleving van kinderrechten, ook voor de meest kwetsbare kinderen. Het aan het begin van het jaar ontstane exploitatietekort door oplopende uitvoeringskosten is tot tevredenheid van de RvT door vereende inspanning van bestuurder en organisatie onder controle gebracht. Wel zijn dit punten van aandacht voor komend jaar. De Raad van Toezicht bedankt de financiers en allen die Defence for Children het afgelopen jaar op welke manier dan ook onder-steunden voor het in onze organisatie gestelde vertrouwen en bedankt en complimenteert bestuurder en medewerkers voor hun inzet en met de behaalde resultaten op diverse onderdelen van kinderrechten.
54
JAARVERSLAG 2019 - DEFENCE FOR CHILDREN GELIJKE RECHTEN, GELIJKE KANSEN55
14. DOELSTELLINGEN 2020
Uit ervaring kennen we de sterke kanten van Defence for Children en weten we waar we absoluut mee verder willen.
Daarnaast hebben we elk jaar ambities over hoe we nog beter kunnen werken en nog meer kinderen kunnen helpen.
Hieronder een korte opsomming.
Dit blijven we doen
Defence for Children blijft een juridisch kenniscentrum en een pleitbezorgingsorganisatie voor kinderrechten. In 2020 kunnen kinderen blijven rekenen op onze juridische onder-steuning en lobby voor betere borging van kinderrechten in wetgeving, beleid en dagelijkse praktijk. We doen onderzoek en geven voorlichting en training over kinderrechten. Wij blijven streven naar de erkenning dat kinderen zelfstandige dragers van rechten zijn en niet slechts een aanhangsel van hun ouders.
We werken wereldwijd in zeven thema’s aan de verwezen-lijking van onze doelen:
• Migratie
• Seksuele uitbuiting
• Meisjesrechten
• Armoede
• Onderwijs
• Familie
• Strafrecht en jeugd
Dit is waar we ons in 2020 voor inzetten:
• We investeren in de verdere ontwikkeling van beleid en verbeteren ons integriteitssysteem.
• We brengen Defence for Children de komende jaren terug naar een solide financiële basispositie.
• De Kinderrechtenhelpdesk blijft het kind en het belang van kinderen vooropstellen. We blijven ons vanuit de Kinderrechtenhelpdesk inzetten om de situatie waarin kinderen zich bevinden te verbeteren.
• Ook in 2020 blijven wij de tevredenheid van de Kinderrechtenhelpdeskcliënten monitoren.
• We schrijven mee aan de NGO-rapportage kinderrech-ten aan het VN-Kinderrechkinderrech-tencomité over de naleving van kinderrechten in Nederland.
Specifiek per prioritaire doelstelling:
Gelijke rechten, gelijke kansen
• In 2020 willen we bereiken dat armoede onder kinderen steviger daalt dan voorgaande jaren.
• Wij willen ook dat meer wordt ingezet op preventie zodat dakloze gezinnen tot de verleden tijd behoren.
• Het afsluiten van gezinnen van water moet niet langer mogelijk zijn in Nederland. Dit past bij ons standpunt dat ieder kind zelfstandig recht heeft op toegang tot sociale voorzieningen, zonder afhanke-lijk te zijn van het inkomen en vermogen van de ouder(s).
• Speaking Minds ontwikkelt een participatietool waardoor iedereen mee kan doen.
• Meer strategische partners spreken zich uit voor één inclusief onderwijssysteem.
• We willen bereiken dat de Staat werk maakt van inclusief onderwijs. Dit is geen vrijblijvendheid, maar een verdragsverplichting. Wij pleiten dan ook voor een plan met tijdspad en concrete, meetbare doelstellingen voor de stapsgewijze verwezenlijking van inclusief onderwijs.
• We breiden onze Europese Kinderrechtenhelpdesk uit zodat meer vluchtelingenkinderen juridisch ondersteund worden.
• Met de jongerenambassadeurs trekken we verder op in de pleitbezorging voor vluchtelingenkinderen.
• We willen dat het kabinet geen kinderen met hun families uitzet naar Afghanistan.
• De Immigratie- en Naturalisatiedienst brengt hun werkinstructies en de vreemdelingencirculaire in lijn met het VN-Kinderrechtenverdrag.
• Meer Tweede Kamerleden zetten zich in voor het wetsvoorstel om kinderrechten te verankeren in migratiewetgeving.
Stop geweld tegen kinderen
• In 2020 blijven we ons inzetten voor meisjesrech-ten op lokaal, nationaal, regionaal en internationaal niveau via lobby, pleitbezorging en het trainen van meisjes en jonge vrouwen als meisjesrechten-verdedigers.
• In het laatste jaar van het Girls Advocacy Alliance programma zetten we in op de duurzaamheid van de verwezenlijking van meisjesrechten. Naast beleidsverandering zetten we ons ook in voor betere implementatie van beleid en een sterkere naleving op nationaal niveau van de verschillende VN-verdragen. Zo zetten we de positieve veranderin-gen door in onder andere Sierra Leone, Ethiopië, Ghana en Liberia.
• In elf landen stimuleren we een blijvende betrok-kenheid van het (toeristisch) bedrijfsleven, lokale overheid, maatschappelijk middenveld en gemeen-schappen bij de bestrijding van seksuele uitbuiting van kinderen en zijn meer kinderen beter in staat zich hiertegen te verweren.
• Met de samenwerking in Nederland in de Coalitie tegen Seksuele Kinderuitbuiting en Don’t Look Away houden we de aanpak van seksuele uitbuiting van kinderen op de (politieke) agenda.
• We ontwikkelen e-learnings om uitbuitingssituaties te signaleren voor beveiligers van hotels en vakantieparken en maken vertalingen hiervan voor schoonmaakpersoneel.
• Op straftoemeting in mensenhandelzaken met minderjarige slachtoffers die rechtdoen aan wat het slachtoffer is aangedaan zetten we extra in. Om minderjarige slachtoffers te betrekken bij de aanpak wordt een platform voor ervaringsdes-kundigen in seksuele uitbuiting opgezet.
• In het familie- en jeugdrecht willen we dat de rechtspositie van alle kinderen, ongeacht hun leeftijd, verder wordt versterkt zodat hun stem wordt gehoord voordat een beslissing wordt genomen die ook hen raakt.
• Binnen het jeugdstrafrecht en in vreemdeling-rechtelijke procedures is nog niet in dezelfde mate aandacht voor kindvriendelijke procedures als voor slachtoffers in zedenzaken, terwijl het ook hier vaak om kwetsbare kinderen gaat. Daarom willen we dat vanuit een bredere (multidisciplinaire) benadering gekeken wordt naar interviews met minderjarige verdachten in het strafrecht, met minderjarige slachtoffers buiten zedenzaken en minderjarigen in het vreemdelingenrecht. Voor alle kinderen moet het interview kindgericht zijn en met voldoende waarborgen zijn omkleed, in een
systeem waarin zorg en justitie samenwerken.
56
JAARVERSLAG 2019 - DEFENCE FOR CHILDREN GELIJKE RECHTEN, GELIJKE KANSEN57
JAARREKENING
GELIJKE RECHTEN, GELIJKE KANSEN