In hoeverre bent u het met onderstaande stellingen eens?
5.2.2 Feiten financiële doelstelling 1
Communicatie over de voortgang van realisatie van de structurele taakstelling (financiële doelstelling 1a en 1b) in de P&C-gerelateerde documenten
In deze paragraaf maken we een analyse van de manier waarop door Werkorganisatie BUCH in de P&C-cyclus is gerapporteerd over de voortgang van de taakstelling sinds de start.
Startbegroting 2017-2018
In de begroting 2017-2018 is de volgende tabel opgenomen, waarin de beoogde invulling van de structurele taakstelling in de jaren 2018-2021 wordt weergegeven. De posten worden als volgt toegelicht:
• Personeel structureel: door natuurlijk verloop en verminderen tijdelijke aanstellingen en inhuur.
• ICT-exploitatiekosten: door verminderen applicaties richting benchmark M&I.
• ICT-data en telefonie: door aanbestedingsresultaat en marktontwikkelingen.
Posten 2018 2019 2020 2021
Personeel structureel € 780.000 € 1.370.000 € 1.865.000 € 2.034.000 ICT-exploitatiekosten € 112.000 € 225.000 € 337.000 € 449.000 ICT-data en telefonie € 29.000 € 58.000 € 87.000 € 117.000 Totaal € 921.000 € 1.653.000 € 2.289.000 € 2.600.000
Deze tabel geeft dus inzicht in op welke posten financieel doel 1 gerealiseerd zou moeten worden. Uit deze tabel blijkt dat het grootste gedeelte van de structurele taakstelling van € 2,6 miljoen behaald zou moeten worden door een structurele verlaging van ruim € 2,0 miljoen aan personele kosten. Het restant van ongeveer € 0,5 miljoen van de structurele taakstelling zou behaald moeten worden door het verlagen van de ICT-kosten.
2017: eerste (mei 2017) en tweede (oktober 2017) tussenrapportage; jaarrekening 2017
In de tussenrapportage mei 2017 wordt op hoofdlijnen over bovenstaande drie elementen gerapporteerd. In de tussenrapportage oktober 2017 wordt ook op hoofdlijnen gerapporteerd over de voortgang. Hierbij wordt in de toelichting de volgende passage opgenomen: “…ons perspectief voor 2018 en verder is dat we moeten investeren in kwaliteit van dienstverlening. Daarbij willen we opmerken dat gelijktijdig investeren in kwaliteit en per 2018
structureel € 800.000 besparen (vastgestelde taakstelling) op gespannen voet met elkaar leven…”.
Ook wordt voor het eerst gerefereerd aan de autonome ontwikkelingen (onder andere de nieuwe cao voor gemeenten) en aanvullende kosten door volumestijgingen in het sociaal domein (€ 600.000). Daarnaast wordt onder het kopje ‘efficiënt werken’ ook een aantal zaken benoemd die reeds door de BUCH-organisatie zijn gerealiseerd. Het gaat hierbij om nieuwe functies die nog niet bestonden in de oude organisaties en die binnen de huidige organisatie zijn gerealiseerd en/of andere zaken die wel zijn gerealiseerd, maar niet zijn doorbelast aan de gemeenten. Dit betreft:
• sleutelfuncties (CISO, informatiemanager, informatiearchitect en twee procesregisseurs): € 420.000 (structureel)
• buitenregisseurs: € 815.000 (structureel)
• Microsoft-licenties: € 100.000 (structureel).
Deze meerkosten (die in de BUCH-begroting zijn opgevangen) zijn niet expliciet aan de taakstelling c.q. financieel doel 1 gekoppeld.
In de jaarrekening 2017 staan bij de strategische doelen de seinen met betrekking tot grip houden en realiseren van de taakstelling op rood: “…de incidentele taakstelling voor 2017 is gerealiseerd. Echter het realiseren van structurele bezuinigingen is gezien het Verbeterplan op dit moment niet opportuun”.
2018: Verbeterplan ‘Samen naar beter’; eerste en tweede voortgangsrapportage; jaarrekening 2018 In het eerste kwartaal van 2018 wordt het Verbeterplan ‘Samen naar beter’ gepresenteerd, waarin verschillende scenario’s voor Werkorganisatie BUCH staan opgenomen. Er is gekozen voor scenario 3c. De keuze voor dit scenario had onder meer tot gevolg dat de structurele taakstelling van 10% werd opgeschort.
In de toelichting op scenario 3c wordt de volgende passage opgenomen:
“Wij ervaren dat het opleggen van een taakstelling aan een organisatie die in transitie is en die tegelijkertijd een transformatie moet doormaken, niet mogelijk is. Een cirkelredenering lijkt te ontstaan. De organisatie heeft budget nodig om de transformatie te kunnen uitvoeren om uiteindelijk mogelijk een besparing te realiseren. Echter, dat budget komt pas vrij op het moment dat een besparing wordt gerealiseerd.”
Daarna wordt verwezen naar een aantal onderzoeken (onder andere UW Samenwerking), waaruit zou blijken dat ambtelijke samenwerkingen niet per definitie tot lagere kosten hoeven te leiden, maar dat dit voor een groot deel afhankelijk is van de mate van harmonisatie van werkzaamheden voor de verschillende gemeenten.
Ook wordt in het Verbeterplan wederom een overzicht opgenomen met autonome ontwikkelingen en wensen van de gemeenten die binnen de begroting van de BUCH zijn opgelost:
Omschrijving Reden wijziging Bedrag
CISO Autonoom € 94.500
Informatiearchitect Autonoom € 66.500
Informatiemanager Autonoom € 84.000
Informatieadviseur (5x) Autonoom € 369.000 Strategisch adviseur (6x) Wens gemeenten € 567.000 Gebiedsregisseurs (7x) Wens gemeenten € 714.000
Totaal € 1.895.000
De genoemde onderwerpen komen voor een groot deel overeen met de opsomming die in de tweede tussenrapportage van (oktober) 2017 zijn opgenomen. In de toelichting wordt door de BUCH voor het eerst de relatie gelegd van dit overzicht met het realiseren van de structurele taakstelling: “Feitelijk door het niet in rekening brengen van de kosten gemoeid met deze functies maar door ze binnen de bestaande loonsom op te vangen, is een structurele bezuiniging gerealiseerd van € 1.895.000. Kosten die een gemeente normaal gesproken extra had moeten maken als zij deze binnen de eigen organisatie gerealiseerd had willen hebben.”
In zowel de eerste voortgangsrapportage 2018 als de tweede voortgangsrapportage 2018 wordt op hoofdlijnen gerapporteerd over de voortgang van de taakstelling. Hierbij wordt bij het onderdeel strategische doelen aangegeven dat de seinen met betrekking tot het behalen van de taakstelling op rood staan. In de jaarrekening 2018 wordt daarentegen gerapporteerd dat de seinen op groen en oranje staan. In de jaarrekening 2018 is niet terug te vinden c.q. wordt niet beargumenteerd hoe dit verschil in de beoordeling van de voortgang op de taakstelling ten opzichte van de voortgangsrapportages uit 2017 is ontstaan.
2019: begroting, eerste voortgangsrapportage, tweede voortgangsrapportage
In de begroting 2019 wordt verwezen naar de besluitvorming omtrent de taakstelling in het Verbeterplan ‘Samen naar beter’. Specifiek voor de structurele taakstelling van 10% betekent dit dat het bestuur van Werkorganisatie BUCH heeft besloten om deze door te schuiven van 2017-2020 naar 2021-2024.
In de eerste en de tweede voortgangsrapportage 2019 wordt niet meer specifiek gerapporteerd over de
taakstelling. Bij de strategische doelen is de indicator ‘grip houden en realiseren van de taakstelling’ ook niet meer opgenomen. Hierover wordt niet meer gerapporteerd. Er wordt wel een kwalitatieve update gegeven van de voortgang op de inhoudelijke thema’s uit het Verbeterplan.
2020: begroting
In de begroting 2020 wordt geen expliciete aandacht besteed aan de voortgang op het behalen van de taakstelling.
Ontwikkeling begroting BUCH 2017-2020
In de volgende tabel is het verloop van de begroting van Werkorganisatie BUCH voor de periode 2017-2021 opgenomen. Uit de tabel wordt duidelijk dat de structurele begroting gegroeid is van € 56,81 miljoen in 2017 naar
€ 72,5 miljoen in 2021. In de tabel zijn de structurele wijzigingen opgenomen.
Begroting BUCH 2017 2018 2019 2020 2021
Aanvang begrotingsjaar € 56.807.000 € 58.085.000 € 57.948.000 € 57.286.000 € 57.943.000 Autonoom € 513.000 € 1.476.000 € 2.796.000 € 3.781.000 € 4.833.000 Diverse voordelen BUCH -€ 224.000 -€ 311.000 -€ 519.000 -€ 713.000 -€ 161.000
Omgevingswet € 0 € 0 € 581.000 € 1.193.000 € 943.000
Plustaken gemeenten € 0 € 302.000 € 479.000 € 409.000 € 415.000
Taakstelling € 0 € 0 € 868.000 € 1.346.000 € 1.633.000
Verbeterplan structureel € 0 € 2.903.000 € 2.903.000 € 2.903.000 € 2.903.000 Diverse wijzigingen € 0 € 164.000 € 3.176.000 € 3.901.000 € 3.987.000 € 57.096.000 € 62.619.000 € 68.232.000 € 70.106.000 € 72.496.000
Incidenteel € 925.000 € 4.796.000 € 4.070.000 € 864.000 € 0
Totaal € 58.021.000 € 67.415.000 € 72.302.000 € 70.970.000 € 72.496.000 Bron: eigen bewerking tabel verloop begroting BUCH op basis van begrotingen en jaarrekeningen Werkorganisatie BUCH.
In de tekst hieronder worden de meest opvallende posten nader toegelicht:
• Onder de post ‘autonome ontwikkelingen’ zijn cao-wijzigingen, stijgingen van pensioenpremies en indexaties meegenomen. Samen zorgen deze autonome ontwikkelingen voor een stijging van ongeveer € 4,8 miljoen in de begroting 2021 ten opzichte van de begroting 2017.
• Ook extra taken die uitgevoerd worden voor de gemeenten, ‘plustaken gemeenten’, en de nieuwe taken met betrekking tot de Omgevingswet zorgen samen voor een structurele stijging van ongeveer € 1,4 miljoen in de begroting voor 2021 ten opzichte van 2017.
• De aanvullende bijdragen van de gemeenten aan de BUCH naar aanleiding van het Verbeterplan zorgen voor een structurele stijging van de begroting van € 2,9 miljoen.
• De post ‘diverse wijzigingen’, waarin onder andere de kosten voor de overdracht van materieel door de gemeenten aan de BUCH (€ 2,3 miljoen), kosten naar aanleiding van het overdragen van jeugd & gezin-coaches aan de BUCH (€ 0,5 miljoen) en kosten naar aanleiding van de evaluatie van de dienstverlening (€ 0,8
miljoen) zijn meegenomen, zorgen voor een structurele stijging van de begroting van de BUCH van ongeveer
€ 4,0 miljoen.
Op basis van bovenstaande analyse zien wij dat een groot deel van de stijging van de BUCH-begroting over de periode 2017-2021 wordt veroorzaakt door factoren die niet per se samenhangen met het zijn van een ambtelijke fusieorganisatie. De gemeenten zouden met een eigen ambtelijke organisatie ook zijn geconfronteerd met oplopende kosten als gevolg van bijvoorbeeld autonome ontwikkelingen, de Omgevingswet en aanvullende taken.
Invulling taakstelling
In de analyse van de communicatie over de taakstelling in de P&C-cyclus is een aantal voorbeelden naar voren gekomen van alternatieve manieren om de taakstelling in te vullen. In de notitie ‘Voortgang taakstelling de BUCH’
worden de volgende manieren genoemd:
• Minder meer. Een besparing in natura, waarbij de ambtelijke fusie ervoor zorgt dat de toename van bepaalde kosten lager is dan in geval de gemeenten volledig zelfstandig waren gebleven.
• Besparingen door meer werkzaamheden te verrichten voor bestaande taken dan oorspronkelijk is afgesproken (zonder dat hiervoor kosten in rekening gebracht worden). Denk aan de onafhankelijke klachtencommissie Jeugd of de aanvullende kosten van de Omgevingswet.
• Niet volledig doorberekenen van kosten in verband met uitbreiding van taken en nieuwe taken. Denk aan kosten van overhead die in een aantal gevallen niet zijn doorberekend.
In de volgende tabel zijn de gerealiseerde structurele taakstellingen van de BUCH vanaf de start van de werkorganisatie tot en met de begroting 2021 gepresenteerd.
Omschrijving gerealiseerde taakstelling (60%) (40%)
Functionaris gegevensbescherming bespaard € 3.250
Privacy officer bespaard € 79.013
Bestuursadviseur/strategisch adviseurs (6 fte; schaal 12) € 614.172 Informatiemanager bespaard (schaal 11) € 91.000 Informatiearchitect bespaard (schaal 10) € 81.000
Lagere kosten IT-audit € 9.486
Gebiedsregisseurs & programmamanager I&A (schaal 13) € 885.192
Microsoft-licenties € 400.000
Gedragskundige jeugddomein (schaal 11) € 91.484
Onafhankelijke klachtencommissie Jeugd € 1.070
Consulenten ICR in dienst i.p.v. inhuur via Groei Mee € 59.500
Intensieve casusregie € 256.333
Milieutaken ODIJ € 112.000
Aanvullende ICT-investeringen € 94.000
Algemeen directeur en twee teamleiders € 340.000
Kosten ICT-onderhoud € 500.000
Taakstelling begroting 2021-2024 € 800.000
Totaal € 2.512.681 € 1.904.819
Bron: eigen bewerking bijlage notitie ‘Voortgang taakstelling’, Werkorganisatie BUCH d.d. 25 mei 2020.
In de tabel wordt onderscheid gemaakt tussen:
• taakstellingen die structureel voor lagere kosten zorgen (40%), en daarmee een rechtstreeks voordeel voor de gemeenten zijn
• gerealiseerde taakstellingen door extra taken binnen de bestaande begroting van de BUCH op te lossen (60%), waarvoor anders aanvullend budget vanuit de gemeenten zou moeten worden gevraagd.
Hierbij moet opgemerkt worden dat de individuele posten door ons niet nader onderzocht zijn. In de eigen analyse van Werkorganisatie BUCH in de notitie ‘Voortgang taakstelling’ worden ook synergievoordelen meegenomen, waarbij financiële resultaten die rechtstreeks in de begroting van de gemeenten terechtkomen (bijvoorbeeld door een aanbestedingsresultaat) ook worden meegeteld. In onze visie wijken deze
(synergie)voordelen af van de oorspronkelijke financiële doelstelling om het kostenniveau van de ambtelijke organisatie van Werkorganisatie BUCH te verlagen. Daarom laten wij de synergievoordelen in onze analyse buiten beschouwing. Het bestuur heeft onlangs wel besloten om ook deze synergievoordelen die in de begrotingen van de individuele gemeenten zijn geland, als gerealiseerde taakstelling mee te rekenen.
In de volgende tabel wordt voor financiële doelstelling 1a en 1b de meest actuele invulling weergegeven.
Status doelstelling 1 Doelstelling 1a (60%) Doelstelling 1b (40%)
Oorspronkelijke doelstelling € 3.360.000 € 2.240.000
Huidige stand invulling taakstelling € 2.512.681 € 1.904.819 Verschil (nog in te vullen taakstelling) € 847.319 € 335.181
Mate van realisatie doelstelling 74,8% 85%
5.2.3 Beelden financiële doelstelling 1