Franchiseraad Reglement Artikel 1 – Algemeen
1. De uit de franchiseovereenkomst over en weer voortvloeiende verplichtingen met
betrekking tot advies in het beleid, vinden hun nadere uitwerking en verduidelijking in dit reglement van de Franchiseraad, hierna te noemen “de Raad”.
2. Onder franchisenemers worden verstaan de ondernemingen, die met Sunday’s Nederland B.V., hierna te noemen “Sunday’s” een franchiseovereenkomst hebben gesloten en als
exploitant van de Sunday’s formule staan ingeschreven in het betreffende handelsregister.
3. De Raad beoogt het contact tussen Sunday’s en haar franchisenemers te versterken en te verbeteren, zodat enerzijds de belangen van de vertegenwoordigde franchisenemers worden behartigd en anderzijds Sunday’s in staat wordt gesteld deze belangen te ondertekenen en in zijn beleid in te passen.
Artikel 2 – Structuur
1. De Raad staat onder permanent voorzitterschap van de directie van Sunday’s en bestaat uit 7 leden.
2. Van de leden van de Raad zijn er tenminste 2 vertegenwoordigers van Sunday’s, waarvan er één beslissingsbevoegdheid heeft. De overige 5 vaste leden zijn de regiovoorzitters, die ieder één van de vijf door Sunday’s vastgestelde regio’s vertegenwoordigen, t.w. de regio’s Noord, Groot Amsterdam, Groot Den Haag, Groot Rotterdam en Zuid.
3. Naast de regiovoorzitter wordt iedere regio door een tweede franchisenemer uit die regio vertegenwoordigd. Deze persoon is in principe steeds dezelfde persoon. Alleen bij wijze van uitzondering kan deze persoon worden vervangen.
4. De Raad stelt een datum vast, waarin eenmaal per 2 jaar het aftreden van een gekozen lid van de Raad is bepaald.
5. Binnen iedere regio kan men zich kandidaat stellen. Dit geldt zowel voor de functie van regiovoorzitter als die van tweede vertegenwoordiger. Kandidaten die tijdens de
verkiezingen voor regiovoorzitter en tweede vertegenwoordiger de meeste stemmen in de betreffende regio’s op zich hebben verenigd, nemen plaats in de Raad.
6. Indien Sunday’s Nederland daartoe zwaarwegende argumenten heeft, kan zij een benoeming blokkeren. Sunday’s Nederland zal in dat geval de motivatie van deze zwaarwegende beslissing aan de vergadering meedelen.
80
Artikel 3 – Zitting
1. De zittingsduur van de gekozen leden van de Raad bedraagt ten hoogste 2 jaar. Zij zijn herkiesbaar voor een periode van 2 jaar.
2. De tweede vertegenwoordiger is tevens de plaatsvervanger van de regiovoorzitter. Indien één van beiden verhinderd is, wordt door de (plaatsvervangend) regiovoorzitter een vervanger gezocht.
3. Ingeval van tussentijdse vacature wordt in de betreffende regio’s zo spoedig mogelijk een nieuw lid van de Raad en/of een plaatsvervanger gekozen, volgens de procedure in artikel 2 lid 4 en 5 van dit reglement.
4. Het lidmaatschap van de Raad van een lid kan in geval van disfunctioneren van een lid met onmiddellijke ingang worden beëindigd door middel van een daartoe strekkend besluit, met algemene stemmen genomen door de overige leden van de Raad.
Artikel 4 - Vergadering
1. De Raad vergadert zo vaak als voor een goede uitvoering van haar taak dienstig is, doch tenminste 4x per jaar en tenminste na ieder regio-overleg. Extra vergaderingen kunnen worden belegd op verzoek van tenminste drie leden van de Raad, dan wel door Sunday’s. 2. Sunday’s zal de Raad voldoende (vergader)faciliteiten bieden om zijn taak op adequate
wijze te kunnen vervullen. Bij voorkeur zullen de vergaderingen plaatsvinden in Wateringen.
3. De opstelling van de agenda geschiedt door de directeur van Sunday’s in overleg met de leden van de Raad. Hiertoe zal via extranet om agendapunten gevraagd worden.
Franchisenemers worden gevraagd eventuele punten bij hun regiovoorzitter aan te leveren.
4. De agenda voor een bijeenkomst, voorzien van een toelichting, zal in beginsel de vrijdag van tevoren worden gepubliceerd op het extranet, zodat de franchisenemers in de gelegenheid zijn om met de hen vertegenwoordigende leden in de Raad overleg te plegen.
5. Indien met inachtneming van het gestelde in lid 1 om een extra vergadering wordt verzocht, bedraagt de oproepermijn in beginsel eveneens twee weken.
6. Slechts leden van de Raad hebben de bevoegdheid onderwerpen op de agenda te laten plaatsen. Eventuele wijzigingen of aanvullingen op de door Sunday’s opgestelde agenda dienen uiterlijk de donderdag vóór de betreffende vergadering schriftelijk te worden gemeld, zodat Sunday’s de definitieve agenda uiterlijk de vrijdag voor aanvang van de vergadering aan de leden kan toezenden.
81
7. Leden van de Raad verplichten zich elke vergadering van de Raad bij te wonen. Bij verhindering door dringende omstandigheden informeren zij hun plaatsvervanger en de voorzitter.
8. Op verzoek van ieder lid van de Raad kan voor een bepaald agendapunt een
buitenstaander – niet lid – voor een vergadering worden uitgenodigd. Buitenstaanders hebben alleen toegang tot de vergadering, indien hun komst in de agenda voor de betreffende vergadering is aangegeven en toegelicht.
9. De regiovoorzitters ontvangen een onkostenvergoeding van € 125 per kwartaal. Zij kunnen hiertoe een factuur sturen naar Sunday’s.
Artikel 5 – Rapportage
1. De notulen van de gehouden bijeenkomsten worden uiterlijk drie weken na afloop op extranet gepubliceerd.
Artikel 6 – Informatieplicht
1. Sunday’s zal de Raad advies vragen betreffende de samenstelling van wijzigingen van het door Sunday’s te voeren pakket van diensten en producten.
Artikel 7 – Stemprocedure
1. Stemmingen over zaken die in de regio’s ter stemming zijn gebracht, dienen te worden geteld. In de raadsvergaderingen wordt het totaal aantal stemmen opgeteld. Indien punten ter stemming worden gebracht die niet in de regio besproken zijn, heeft ieder raadslid één stem.
2. Beslissingen worden door de Raad genomen met gewone meerderheid van stemmen in de vergadering, waarbij minstens vier regio’s vertegenwoordigd zijn.
3 Bij het staken van de stemmen wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.
4. Sunday’s wordt geacht de adviezen van de Raad in beginsel in haar beleid in te passen met dien verstande, dat de uiteindelijke eindverantwoordelijkheid voor het besluit en de uitvoering daarvan bij Sunday’s berust.
Artikel 8 – Taakomschrijving
1. De Raad heeft het recht Sunday’s te adviseren over o.a. de navolgende beleidsonderwerpen: a. huisstijl en presentatie b. opleidingen c. assortimentsamenstelling d. automatisering e. handboek
82
f. communicatie tussen de franchisenemers en Sunday’s g. prijsbeleid
h. franchiseovereenkomst
2. De Raad draagt de uitvoering en het toezicht op de naleving van genomen besluiten en gegeven adviezen op aan Sunday’s. Sunday’s brengt op verzoek van de Raad verslag uit van de voortgang en/of resultaat van de uitvoering.
3. De beslissingsbevoegdheid ten aanzien van het te voeren commerciële beleid en de ontwikkeling van de formule berust uitsluitend bij Sunday’s overeenkomstig het gestelde in de franchiseovereenkomst.
4. Bij conflicten c.q. geschillen tussen franchisegever en een franchisenemer zal de Raad desgevraagd in overleg treden met betrokken partijen en deze van advies voorzien. Artikel 9 – Beëindiging lidmaatschap
1. Het lidmaatschap van de Raad eindigt door:
a. het einde van de zittingsduur, (2 jaar) zoals geregeld in artikel 3 b. beëindiging van de franchiseovereenkomst met het betreffende lid c. aftreden van het lid op eigen verzoek
Artikel 10 – Taakomschrijving Regiovoorzitters 1. Regio-overleg
a. Het verzamelen van de agendapunten, beoordelen en doorsturen naar Sunday’s. b. Zorgdragen dat alle punten aangekaart worden
c. Zorgdragen voor de verspreiding van de notulen (binnen 4 werkdagen) 2. Klankbord voor franchisenemers
De regiovoorzitter vervult een vertrouwensfunctie en dient als klankbord indien een franchisenemer iets wil bespreken waarmee hij of zij niet direct naar Sunday’s wil gaan. 3. Raadplegen achterban
Het kan zijn dat Sunday’s tussen twee vergaderronden door de meningen van alle franchisenemers wilt peilen. In dat geval wordt de regiovoorzitter gevraagd bij de achterban te raden te gaan en binnen de aangegeven tijd met de reacties uit de regio te komen (bijvoorbeeld zoveel voor X, zoveel voor Y).
4. Inventariseren achterban
In voorkomende gevallen dat franchisenemers niet op bepaalde oproepen reageert, kan Sunday’s een beroep doen op de regiovoorzitters om die collega aan te spreken op zijn/haar verantwoordelijkheid.
83