Voor de start van het project is een plan van aanpak opgesteld. In deze evaluatie wordt dit plan van aanpak vergeleken met de daadwerkelijke uitvoering van het project. Allereerst wordt een samenvatting van de gebeurtenissen gegeven, daarna wordt afgesloten met een conclusie betreffende de procesgang.
10.1. Samenvatting van gebeurtenissen
De eerste maand van het afstuderen stond in het teken van het plan van aanpak. Gedurende deze periode zijn veel gesprekken gevoerd over de afbakening van het project en de verwachtingen hiervan. Deze zijn vervolgens vastgelegd in het plan van aanpak. In overleg met de heer Willemsen en de heer Van Nimwegen is het plan afgestemd op de wensen van Hupra en de Hogeschool Utrecht. Gedurende deze eerste fase van het project, is fase 2 (onderzoeksfase) gestart. Deze fase is eerder gestart dan gepland, om tussen de werkzaamheden van fase 1 door, alvast een begin te kunnen maken met een oriënterend onderzoek betreffende Managed Services. De resultaten van dit onderzoek zijn vastgelegd in het onderzoeksrapport, later productonderzoek genoemd. In deze fase zijn ook de verschillende functies van de producten vergeleken en zijn prijsopgaven van de verschillende producten opgevraagd. Een financiële vergelijking is behouden voor het adviesrapport. Zoals te lezen viel in de originele omschrijving van deze fase zouden bij afronding van deze fase twee documenten worden opgeleverd. Een document welke Managed Services (Proactief beheer) in het algemeen beschrijft en een document met een onderzoek naar software oplossingen. Deze documenten zijn uiteindelijk samengevoegd tot het onderzoeksrapport, of productonderzoek.
In de tweede week van maart is begonnen met de ontwerpfase. Deze fase heeft eerst veel overlap gehad met de onderzoeksfase. Bij de overlap van deze fases is het begin van het adviesrapport ontstaan. Gebaseerd op de resultaten uit de onderzoeksfase is een productadvies uitgebracht. Dit advies is in verschillende vergaderingen toegelicht totdat uiteindelijk over is gegaan tot aankoop van N-central. Daarna is verder gegaan met het ontwerpen van mogelijke configuraties en procedures. Deze zijn ook vastgelegd in het adviesrapport. Het adviesrapport is niet geheel afgesloten in deze fase. Gedurende de testfase zijn een aantal configuraties en procedures aangescherpt op basis van nieuwe informatie. Tegen het einde van de ontwerpfase zijn tests ontwikkeld welke in de testfase gebruikt konden worden voor het testen van de adviezen en configuraties.
Al vrij snel (na 1 à 2 weken ontwerpfase) is overgegaan naar de testfase waarin de eerste configuraties zijn getest en vastgelegd in het testrapport. Na de basistests is meteen de implementatie fase gestart. Hier is bewust afgeweken van de planning. In plaats van alles eerst te testen en dan te implementeren, is er voor gekozen om een functie van het pakket te testen en deze daarna meteen te implementeren. Dit had een aantal voordelen ten opzichte van de originele planning. De functies konden makkelijker geïmplementeerd worden omdat men nog goed in de materie zat en eventuele problemen met een tekort aan tijd in de implementatiefase is voorkomen. Gedurende de test- en implementatiefase zijn een aantal nieuwe functies van N-central uitgebracht. Deze functies zijn alsnog onderzocht en opgenomen in het test- en adviesrapport. Een van deze nieuwe functies was bijvoorbeeld de Backup Manager. Uiteindelijk zijn alle beoogde basisfuncties geïmplementeerd en is midden/eind mei gestart met de afrondende fase.
10.2. Conclusie
Terugkijkend op het onderzoek kan gesteld worden dat er een vrij hoge mate van effectiviteit is gehaald. Dit mede door de werkwijze binnen Hupra, in het bijzonder de korte lijnen en de informele gesprekken. Zoals in het plan van aanpak vastgesteld, is iedere week geprobeerd een voortgangsgesprek te houden, waarin de resultaten van de afgelopen periode aan bod kwamen en de planning van de te ondernemen acties voor de komende weken. In deze en extra geplande gesprekken zijn ook de eisen aan het proactieve model en de software vastgesteld. Ook deze gesprekken waren vanwege de korte lijnen en de informele sfeer zeer doeltreffend.
Door de test- en implementatiefase samen te voegen en het geheel op te delen aan de hand van de functies zijn ‘mini projectjes’ ontstaan, waarop makkelijk gestuurd kon worden. In de wekelijkse gesprekken is Hupra nauw betrokken geweest bij de status en voortgang van deze tests. Gedurende de tests is zoveel mogelijk feedback verzameld. Hierdoor is een goede aansluiting met Hupra gerealiseerd en is veel vooruitgang geboekt met de tests en implementatie.
Hupra had graag extra focus op de producttests en implementatie. Het is voor een bedrijf als Hupra belangrijk dat er daadwerkelijk een resultaat opgeleverd wordt. Niet alleen in de vorm van een adviesrapport. Daarom is vanaf het begin het belang van een implementatie benadrukt. Hupra moest een oplossing hebben waarmee meteen gewerkt kon worden. Tijdens het onderzoek zijn de belangen van het productonderzoek, -vergelijking en het opstellen van de procedures niet uit het oog verloren. Door de hierboven beschreven aanpak en de flexibiliteit van Hupra heeft men snel kunnen beslissen over deze zaken, waarna zo snel mogelijk aandacht is besteed aan de tests en implementatie.