Enquête onder beheerorganisaties

Een nieuw onderdeel van deze monitor is een korte enquête onder beheerorganisaties³⁸ van de open standaarden van de lijst voor ‘pas toe of leg uit’. Deze enquête plaatst de informatie over het gebruik van de standaard in een wat bredere context, met aandacht voor initiatieven om de adoptie van de standaard te stimuleren, interactie met gebruikers, de relatie met de

aanbodkant (leveranciers) en een open vraag naar aanbevelingen richting het beleidsveld om de adoptie van de standaard te stimuleren. Uitgangspunt was om voor elk van de onderzochte standaarden één enquête te verzenden: naar de meest aangewezen beheer -partij achter de standaard binnen Nederland. Uiteindelijk zijn 26 enquêtes uitg ezet waarvan er 7 ingevuld retour zijn ontvangen. Het onderstaande is gebaseerd op deze respons.

Gebruiksgegevens

Vragen naar de gebruiksgegevens binnen het kader van de enquête was eigenlijk vragen naar de bekende weg. Die vraag is tenslotte leidend geweest voor dit hele onderdeel van de monitor.

Van de zeven respondenten beschikken vijf over concrete gebruiksgegeve ns. Voor de betreffende standaarden zijn die terug te vinden in pararaaf 2. Diezelfde vijf beheer

-organisaties geven ook aan te werken met een concrete opdracht, doelstelling en of / ambitie voor wat betreft (het stimuleren van) het gebruik. Verdere navraag daarop wijst uit dat in drie gevallen sprake is van concrete streefcijfers (deels gekoppeld aan een tijdpad). De andere opdrachten die men zichzelf heeft gesteld of zijn opgelegd, zijn meer kwalitatief van aard.

De relatie met de gebruikers

Alle zeven respondenten zijn actief met ondersteunende initiatieven om het gebruik van de eigen standaard te stimuleren. Om het doel te bereiken worden (gericht op de kant van de gebruikers) verschillende instrumenten ingezet, zoals:

 overdracht van kennis en informatie: documentatie beschikbaar stellen (puur inhoudelijk, best practises in de vorm van een casus-beschrijving), al dan niet in combinatie met een congres, invulling van workshops of gericht cursusaanbod;

 het opzoeken van publiciteit, in diverse vormen (interview, inhoudelijk artikel, een happening onder de aandacht brengen etc.);

38 Indien noodzakelijk: een partij die vanuit een andere invalshoek belang heeft bij adoptie van de standaard. Voor elke standaard is niet meer dan 1 enquête uitgezet.

 het oprichten van een aansluit-team dat (gratis) concrete ondersteuning biedt bij de implementatie van de standaard;

 gericht op inkopers: gesprekken met de NEVI, concipiëren van een standaard-aanbestedingstekst (model).

Alle zeven beheer-organisaties hebben een gebruikersraad (of een ander gremium) waar eindgebruikers en leveranciers elkaar treffen. De frequentie waarmee dit overleg bijeenkomt, varieert, onder meer afhankelijk van de fase waarin de standaard zich bevindt. Zo is bij een van de standaarden een gebruikersraad inmiddels opgegaan in een digitale ontmoetingsplek.

Aanvullend op zo’n gebruikersraad hebben alle zeven standaarden een faciliteit om hulpvragen van eindgebruikers te beantwoorden. Meest voorkomend is in dit verband een helpdesk, of een variant daarop. Vragen kunnen in een ander geval ook worden neergelegd bij het eerder genoemde aansluit-team. Tot slot is in dit verband melding gemaakt van een digitaal discussieplatform.

Bij de meeste standaarden (zes van de zeven) staan nog andere wegen open om feedback op te halen bij gebruikers. Ook hier zijn weer meerdere vormen te onderscheiden: een online

community voor het delen van vragen en informatie, andere ger ichte opties via de website (een behoeften-formulier), langs de weg van inbreng bij werkgroepen, in het kader van onderzoek van testresultaten, een openbare consulatie via Pleio etc.

Op basis van dergelijke feed-back krijgen de beheer-organisaties ook zicht op de voordelen die gebruikers ervaren bij het gebruik van standaarden. Het voordeel van interoperabiliteit is het meest genoemd (door vier van de zeven), gevolgd door een drietal voordelen die door drie respondenten zijn genoemd: leveranciersonafhankelijkheid, veiligheid en toegankelijkheid.

Andere voordelen die minder vaak zijn genoemd: gebruiksvriendelijkheid, eenduidigheid, gemak, kostenbesparing, het kunnen beschikken over actuele informatie, moderne online dienstverlening en versterking van ICT-opdrachtgeverschap richting leveranciers.

Aanbodkant van de markt: leveranciers

Vijf van de zeven respondenten geven aan zicht te hebben op het aantal leveranciers dat de standaard toepast in hun producten. Voor drie van deze beheer -organisaties betekent dat in de praktijk dat zij zicht hebben op tussen de 80% en 100% van de marktomvang. Een vierde beheer-organisatie maakt melding van zicht op 27% van het aantal marktpartijen. De laatste van deze vijf beheer-organisaties geeft aan dat het beeld te genuanceerd is om in enkele simpele getallen te vatten.

Van de zeven beheer-organisatie geven er vijf sturing aan het proces dat moet leiden tot het toepassen van de standaard door de leveranciers om zo het marktbereik te vergroten. Daarbij worden –soms naast elkaar- een of meer van de volgende wegen bewandeld: het gericht in gesprek gaan, uitvoering van een marktscan, sponsoring, informatiebijeenkomsten specifiek gericht op leveranciers, een uitnodiging om aan te schuiven bij technisch overleg, en meer langs een indirecte weg, door versterking van ICT-opdrachtgeverschap en door transparantie van de markt richting gebruikers te realiseren met het inzichtelijk maken van het aanbod: welke aanbieders ondersteunen de standaard wel en welke niet.

Bij de meeste beheer-organisaties (zes van de zeven) is sprake van een vorm van

leveranciersoverleg ten behoeve van de adoptie van de standaard. Bij de helft is dit standaard -specifiek, bij de andere drie is dit overleg niet specifiek voor de eigen standaard ingericht.

Diezelfde zes organisaties hebben aanvullend op dat overleg ook nog een andere faciliteit om hulpvragen van leveranciers te beantwoorden. Daarvoor worden geen andere instrumenten dan die al eerder zijn genoemd: werkgroepen (vast en projectgebonden),

leveranciersbijeenkomsten, een online platform, een helpdesk c.q. servicecentrum of een aansluit-team dat vragen kan beantwoorden.

De gelaagdheid in de vraagstelling brengt met zich mee dat aan de respondenten in dit verband ook de vraag is voorgelegd of zij naast het leveranciersoverleg en de eerder genoemde

aanvullende faciliteit voor vragen nog aanvullende ondersteuning bieden (anders dan

hulpvragen beantwoorden) om leveranciers op weg te helpen. Op één respondent na heeft elke beheer-organisatie een of meer faciliteiten operationeel. Een validatietool (vier van de zeven) is het meest genoemd, gevolgd door certificering of een keurmerk (twee van de zeven). Andere elementen die incidenteel zijn genoemd: kennisuitwisseling, het ter beschikking stellen van testbestanden, ondersteunende tooling en een softwarecatalogus.

Door slechts één respondent is bevestigend geantwoord op de vraag of er sprake is van belemmeringen of hindernissen voor leveranciers om aan de standaard te voldoen. Aspecten die daarbij een rol spelen, zonder dat zij zelfstandig voldoende gewicht in de schaal leggen om dit bevestigende antwoord te dragen, zijn de onderlinge verschillen in tempo waarmee zaken worden opgepakt, een soms moeizame onderlinge samenwerking en kennisgebrek.

Aanbevelingen

Aan de beheer-organisaties is de vraag voorgelegd waarmee zij geholpen zouden zijn om de adoptie naar een structureel hoger niveau te brengen. In algemene zin is daarop als volgt gereageerd:

 meer gecoördineerde adoptieplanning op bestuurlijk niveau (standaard-overstijgend), bijvoorbeeld binnen het kader van beoogde grote veranderingen binnen de e -overheid;

 sterker verankeren in de uitvraag bij de overheid; nu gebeurt dat vaak niet of is het te vrijblijvend (ergo: meer verplichtend afdwingen);

 veel meer validatie;

 best-practices voor het voetlicht brengen als het gaat om elementen als dienstverlening en uitvoering;

 richting ICT-markt vanuit gebruikers meer collectief organiseren en inkopen van inbouw van standaarden (nu teveel: ieder voor zich). Mogelijke vorm: meenemen in

ICT-inkoopvoorwaarden;

 toevoegen van compliance op alle standaarden op de lijst voor ‘pas toe of leg uit’ (zowel aan de vraag- als aan de aanbodkant);

 stakeholders wijzen op de mogelijk nadelige gevolgen (bedrijfsmatig) van het niet v oldoen van softwareproducten aan standaarden;

 investeren in kennisontwikkeling in hoger onderwijs (met name ook buiten de hoek van de informatica, bij meer algemeen georiënteerde studierichtingen als bedrijfskunde, economie en recht).

Aanvullend op deze vraag in meer algemene zin is tot slot de vraag voorgelegd welke bijdrage Bureau Forum Standaardisatie (BFS) kan leveren aan het verbeteren van de adoptie van open standaarden. Deze vraag is deels al beantwoord met bovenstaande opsomming. Op veel van de genoemde aandachtspunten is BFS immers een actieve speler in het veld. Aanvullend daarop zijn nog de volgende punten naar voren gebracht:

 de relaties tussen standaarden op de lijst voor ‘pas toe of leg uit’ beter inzichtelijk maken;

 het proces van aanmelding en beoordeling van nieuwe versies vereenvoudigen;

 stimuleren van de awareness bij gebruikers als het gaat om het gebruik van open standaarden;

 meer focus op (potentiële) voordelen van het gebruik van een standaard en de kwaliteit die dat teweeg brengt, met als mogelijk voorbeeld: het bieden van een podium aan partijen die de standaard hebben geïmplementeerd;

 ervoor zorgen dat in belangrijke architectuurdocumenten en softwaresystemen de standaard genoemd respectievelijk ingebouwd wordt;

 de ondersteuningsaanpak van VNG/KING/IBD³⁹ kan als voorbeeld dienen: adoptie meer promoten in plaats van simpelweg verplicht stellen, en meer specifiek gericht op de sectorspecifieke doelgroep.

39 IBD: informatiebeveiligingsdienst. Wellicht ten overvloede: deze suggestie is niet afkomstig uit de hoek van KING / StUF.