Al in een vroeg stadium van het project was duidelijk dat het aantal beschikbare vierkante meters voor Microsoft flink zou afnemen. Van 11.500m2 naar 8.500m2.
Concreet betekende dit dat er 2,5 verdieping terug zou worden gegeven aan Schiphol Real Estate (SRE), de eigenaar van het gebouw . Als eigenaar kon SRE de vrijgekomen verdiepingen verhuren aan willekeurig geïnteresseerden en er op die wijze een ’multi-tenant gebouw’ van maken . Totdat het kernteam bedacht dat enige inspraak in wie er zijn intrek in het gebouw zou nemen voordelen voor Microsoft Nederland kon opleveren . Parallel liepen er gesprekken met Martijn Roordink van Spaces die aangaf interesse te hebben in het huren van de vrijgekomen verdiepingen . Ook stonden hij en Spaces open voor het idee om een gezamenlijk initiatief te starten waar beide werelden zouden samenkomen om met startups, klanten en partners rondom een specifiek thema te innoveren, co-creëren, netwerken en samen te werken . Als thema voor deze innovatie hub werd er gekozen voor ‘Data & Artificial Intelligence’. Een strategisch onderwerp waar zowel Microsoft als Spaces op in wilde zetten voor de komende jaren . De naam van dit gezamenlijke initiatief: ‘Tomorrow Today’ .
De wijze waarop het innoveren, co-creëren, netwerken en samenwerken ontstaat is:
• Door het bij elkaar brengen van expertise op het gebied van Data & Artificial Intelligence die beschikbaar is bij zowel klanten, partners, Spaces en Microsoft,
• Middels het stimuleren van nieuwe Data & AI initiatieven bij klanten buiten hun eigen industrie, sector of netwerk,
• Door de aanwezigheid van experts die het process of het ‘out of the box’ denken faciliteren,
• Door het faciliteren van hackathons, colleges, workshops, monthly talks en debatten over Data & AI,
• Door het faciliteren van sociale netwerkevenementen als borrels, culturele workshops, spelletjes en competities .
Of je nu een zzp’er, freelancer, MKB-bedrijf, corporate, hogeschool, startup, ondernemer, netwerk, Microsoftpartner, Universiteit, profit of non-profit bent, zolang je een interesse in Data & AI en een innovatieve insteek hebt, ben je welkom bij de innovatie hub .
In het hele concept is een gelimiteerd aantal kantoren beschikbaar die voor kortere of langere periode gehuurd kunnen worden door de hierboven genoemde partijen . Deze kantoren kunnen voor enkele maanden of een langere periode door de partijen worden gehuurd om innovatieve projecten op het gebied van Data &
AI met behulp van Microsoft en haar partners uit te voeren . Heeft een innovatief project eenmaal de status van een ‘minimal viable product’ of prototype bereikt, dan kan dit meegenomen worden naar de eigen organisatie om daar verder ontwikkeld te worden .
5 De leermomenten
Eerder in dit boek is het al benoemd: voor Microsoft Nederland is deze transformatie van manier van werken, werkplek, cultuur en klantinteractie een evolutie in plaats van een revolutie . In dit geval een evolutie die Het Nieuwe Werken als beginpunt heeft en de opgefriste manier van werken van Microsoft Refresh als eindresultaat . En zelfs dit nieuwe eindresultaat behoeft een continue verbetering . Wat er in januari 2019 met de opening van een nieuw kantoor gestart is, was slechts de eerste stap in een continu proces, als het ware het prototype of minimal viable product (MVP) zoals ze dit in Agile-termen noemen . Een vervolgstap betrof de introductie van de holografische experience (zie hoofdstuk 4). En door COVID-19 heeft ons dagelijks werk wederom een extreem snelle evolutie doorgemaakt waarvan we de impact en gevolgen nog niet kunnen overzien . Maar Microsoft Nederland is hier klaar voor en op voorbereid .
Dat brengt ons tot de volgende vraag: ‘Wat zijn de leermomenten die het kernteam heeft opgedaan tijdens de transformatie naar deze manier van werken, werkplek, cultuur en klantinteractie?’ . Voor het gemak staan ze hieronder beschreven in volgordelijkheid als basis voor een eventueel stappenplan:
Initieer de eerste stap: kick-start een initiatief, door een groep intrinsiek gemotiveerde voorlopers (ook wel innovators of early adopters genoemd) vanuit de eigen organisatie, bij elkaar te brengen . Vul eventueel aan met expertise van buiten de organisatie .
Ontwikkel een heldere visie: vraag de voorlopers een visie te schrijven hoe de toekomst van werk, bekeken vanuit zowel de medewerker, klant als flexibele werkplek experience (inclusief proces, technologie als duurzaamheid) er volgens hen uit zou moeten zien . Verbind deze visie met de missie en strategie van de organisatie als geheel .
Gebruik data om feitelijk en eerlijk te blijven: onderbouw de visie met kwantitatieve (systemen, enquêtes) en kwalitatieve data (interviews, workshops) en een business case (financieel, sociaal, duurzaam, et cetera).
Verandering vraagt om een integrale aanpak: creëer een nauwe samenwerking tussen Facilitair, Vastgoed, ICT, Marketing & Communicatie, Finance, Risk & Compliance en HR inclusief de steun vanuit het senior management .
Verandering vraagt om toewijding: stel een kernteam samen op basis van de visie en de ideeën . Geef het kernteam een formele opdracht met het juiste commitment . Besluit samen met het team op basis van de visie, data en business case welke experiences er wel/niet geïmplementeerd worden . Creëer gelegenheid voor inspraak: betrek als kernteam vanaf het begin een brede groep van medewerkers omtrent hun wensen en ideeën voor de nieuw te ontwikkelen experiences . Verdiep vervolgens samen met hen de
1
Zet de medewerker experience centraal: geef extra aandacht aan de medewerker (o .a . samenwerken, concentratie, welzijn en werkplezier) en zet deze centraal .
Gebruik een veranderplan met interventies en daaraan gekoppelde nudges om de doelgroep mee te nemen in de juiste richting: creëer in dit veranderplan ook ruimte voor een bijzondere interventie die de organisatie werkelijk op een andere wijze naar werk laat kijken (zoals bijvoorbeeld ‘Coole dingen 1: De closing’) .
Rituelen drijven verandering: Gebruik een set aan rituelen om de gedragsveranderingen op alle niveaus te borgen . Creëer deze vanuit een bottom-up aanpak, zodat ze door iedereen gedragen worden .
Selecteer een architect die kan luisteren: als nieuwbouw of verbouw een onderdeel is van de transformatie, selecteer dan een architect die op basis van de data en input van de medewerkers de vertaalslag maakt naar een nieuw locatie- of interieurontwerp .
Stel vast in hoeverre de klant experience en/of marketing een rol speelt: welke rol speelt de klant en/of marketing in de werkplektransformatie?
Biedt het een businessvoordeel als het vastgoed (of een deel daarvan) een weerspiegeling is van het merk en de bedrijfsstrategie?
Bepaal in hoeverre ‘werkplek flexibiliteit’ de organisatie businessvoordelen biedt, met andere woorden: hoe flexibel de werkplek moet en kan zijn .
Mobiliteit en duurzaamheid kan niet los gezien worden van een flexibele werkplek: pas waar mogelijk de mobiliteitspolicy aan middels meer flexibiliteit, duurzaamheid en keuzevrijheid.
Een aanpassing in de werkomgeving versnelt de transformatie:
creëer een plek waar men graag naar toekomt en niet naar toe gaat omdat het moet:
• met een hoog comfort, concentratiemogelijkheden en goede bereikbaarheid,
• met oog voor gezondheid, welzijn en werkplezier,
• waar technologie ondersteunt in het slimmer maken van het gebouw,
• met verschillende zones voor zowel sociale-, samenwerkings-, klantgerelateerde- als concentratie werkzaamheden .
Communicatie is key: en is wezenlijk iets anders dan ‘informeren’ alleen . Het ‘betrekken’ met verandermanagement en nudges is net zo belangrijk . Het is nooit af: besef dat de experiences en rituelen nooit ‘af’ zijn . Het betreft hier een continu proces van aanpassing en doorontwikkeling van het concept, mede ingegeven door externe ontwikkelingen .