Tijdsvak Activiteit Aantal dagen/
uren*
Verantwoordelijk Betrokkenen Resultaat
12-6 maanden voor aanvang verbeter-traject
Samenstelling en samenwerkingsafspraken van de stuurgroep en projectgroep, keuze verbeterthema, Opstellen begroting, financiële afspraken, eventueel fondsenwerving. Opstellen conceptwerkplan.
Eerste PR en werving onder zorgorganisaties van verbeterteams.
2 dagen Betrokken organisaties,
projectgroepleider
Projectassistent Intentieverklaring tussen hbo instelling en zorgorganisaties
5 maanden voor aanvang
Werving en inplannen van docentcoaches en curriculum
4 uren hbo-managers Projectassistent Aangepast curriculum, vrijgestelde
docent-uren tbv docentcoaches 4 maanden voor
aanvang
Instructie van docentcoaches 4 uren Experts uit projectgroep Projectassistent Getrainde docentcoaches (algemeen,
werving en intakegesprekken) 4 maanden voor
aanvang
Werving van studenten 1 dag Docentcoaches Experts uit projectgroep
Projectassistent
Beschikbaarheid studenten
3 maanden voor aanvang
Werving 10-15 verbeterteams 10 dagen Docentcoaches Experts uit projectgroep
Zorgmanagers
Deelnemende organisaties. Intakeverslagen
2 mnd voor aanvang
Samenstelling verbeterteam, vrijstelling verbeterteamleden
28
Zorg voor Betere Regio, handleiding 2 maand vooraanvang
Interne communicatie binnen zorgorganisatie 3 uur Zorgmanagers,
verbeterteamleider
Docentcoaches Voorbereide medewerkers en
zorgorganisatie 2 maanden voor
aanvang
Training van studenten 4 dagen Experts uit projectgroep Docentcoaches Getrainde studenten
2 maanden voor aanvang
Uitwerken PR-plan 4 uur Projectgroepleider Projectgroepleden, stuurgroep PR-plan
2 maanden voor aanvang
Materialen aanpassen (oa Verbetermap, activiteitenplanner) 2 dagen Projectgroepleider en – assistent Aangepaste materialen 1 maand voor aanvang
Vaststellen projectplan 1 dag Projectgroep en stuurgroep Projectplan
Aanvang
verbeterprogramm a
Contact docentcoach en student met verbeterteams
1 dag Docentcoach Projectgroepleden, studenten Begin van persoonlijke
verstandhouding, informatie-uitwisseling
Aanvang
verbeterprogramm a
Verzending materialen 2 uur Projectgroepleider en –
assistent Verbeterteamleden, studenten Informatieuitwisseling Maand 1 verbetertraject
Inhoudelijke (valpreventie)en Practice
development- training van verbeterteamleiders
2 dagen Docentcoaches,
Expert
verbeterteamleden Getrainde verbeterteamleiders, netwerkontwikkeling
Maand 1 SWOT analyse en concept verbeterplan 2 dagen Verbeterteamleider Verbeterteamleden
Docentcoach
SWOT en conceptverbeterplan
Mnd 2 1e Plenaire bijeenkomst verbeterteams 1 dag Verbeterteamleden**
Docentcoach
Projectgroepleider en – assistent
Projectgroep incl experts Geïnspireerde verbeterteamleden met beginkennis over innoveren en verbeterthema
29
Zorg voor Betere Regio, handleidingMnd 2 Practice Development- training van verbeterteamleiders 2e dagdeel inclusief managers en kwaliteitszorgfunctionarissen
1 dag Projectgroepleider Docentcoaches
Verbeterteamleden, managers en
kwaliteitszorgfunctionarissen
Verbeterteamleiders hebben kennis van basale PD-principes
Mnd 2 Vaststellen verbeterplan 1 dag Verbeterteamleider Verbeterteamleden,
Docentcoaches
Verbeterplan
Mnd 2 tm 12 Uitvoeren verbeterplan Verbeterteamleden Docentcoaches Uitgevoerde verbeteractiviteiten
Mnd 2-3 (2-3 weken)
1e Geeltjesmeting, incl analyse, aanpassing verbeterplan 2 dagen Verbeterteamleden, medewerkers betrokken afdeling
Docentcoaches Verslag met analyses van
geeltjesmeting
Aangepast verbeterplan
Mnd 3-4 Werving van studenten voor 2e ronde 1 dag Docentcoaches Experts uit projectgroep
Projectassistent
Beschikbaarheid studenten
Maand 5 Algemene training studenten 4 dagen Experts uit
projectgroep
Docentcoaches Beschikbaarheid getrainde studenten
Mnd 6 Training Practice Development; 2e dagdeel (vanaf 13.30 uur) studenten, verbeterteamleiders, managers en
kwaliteitszorgfunctionarissen
1 dag Practice Development
expert (Projectgroep)
Docentcoaches Beschikbaarheid getrainde studenten en verbeterteamleden
Mnd 6 Evaluatie en bijstellen projectplan 1 dag Projectgroep en
stuurgroep
Aangepast projectplan
Mnd 7 2e Plenaire bijeenkomst verbeterteams 1 dag Verbeterteamleden
Docentcoach Projectgroepleider en –assistent
Projectgroep incl experts Geïnspireerde verbeterteamleden met beginkennis over innoveren en verbeterthema
30
Zorg voor Betere Regio, handleiding* Uitgaande van 10 verbeterteams en 2 docentcoaches
**Verbeterteamleden: inclusief studenten, tenzij anders aangegeven
Mnd 8 2e geeltjesmeting, analyse, aanpassing verbeterplan 2 dagen Verbeterteamleden,
medewerkers betrokken afdeling
Docentcoaches, Verslag met analyses van
geeltjesmeting
Eventueel aangepast verbeterplan.
Mnd 8 Werving van studenten 1 dag Docentcoaches Experts uit projectgroep
Projectassistent
Beschikbaarheid studenten
Maand 9 Algemene training studenten 2 dagen Docentcoaches Experts uit projectgroep
Projectassistent
Beschikbaarheid getrainde studenten
Mnd 13-18 3e geeltjesmeting, analyse, aanpassing verbeterplan, Uitwerken implementatieplan
4 dagen Verbeterteamleden,
medewerkers betrokken afdeling
Docentcoaches, Rapportage geeltjesmeting en
aangepast verbeterplan, concept implementatieplan
Mnd 15 3e Plenaire bijeenkomst verbeterteams 1 dag Verbeterteamleden
Docentcoach Projectgroepleider en –assistent
Projectgroep incl experts Geïnspireerde verbeterteamleden met beginkennis over innoveren en verbeterthema
Mnd 11-12 3e geeltjesmeting, analyse, aanpassing verbeterplan, Uitwerken follow-upplan
2 dagen Verbeterteamleden,
medewerkers betrokken afdeling
Docentcoaches, Rapportage geeltjesmeting en
aangepast verbeterplan
Mnd 12 Evaluatie en bijstellen projectplan 1 dag Projectgroep en
stuurgroep
Aangepast projectplan
Mnd 13-18 Uitvoeren en evalueren implementatieactiviteiten 1 dag p mnd Verbeterteamleden, medewerkers betrokken afdeling
Docentcoaches Evaluatieverslag
implementatieactiviteiten
Mnd 18 Evaluatie projectplan en resultaten, plannen voortgang 1 dag Projectgroep en
stuurgroep
Evaluatieverslag,eventueel doorstartplan
31
Zorg voor Betere Regio, handleiding INNOVEREN KUN JE LERENDRAAGVLAK OP DE WERKVLOER
Uiteindelijk zijn het de zorgprofessionals (niveau 1-5) die de zorg daadwerkelijk innoveren. Het management is vaak wel overtuigd van het belang van betrokkenheid van de werkvloer. Toch is het moeilijk om de
zorguitvoerders goed te betrekken bij innovaties. In dat geval vallen de resultaten vaak tegen of kunnen de innovaties niet worden geborgd.
Een zorgorganisatie kan beslissen om met een verbetertraject mee te doen, zonder vooraf overleg te hebben gehad met een afdeling waar het verbetertraject gaat plaats vinden. Een dergelijke top – down benadering kan het draagvlak voor het verbetertraject op de werkvloer ondermijnen. Het wordt dan moeilijk om interventies te implementeren en borgen.
TIPS
Het management overlegt met afdelingshoofden welke teams en welke verbeterthema’s in aanmerking komen voor een verbeterprogramma. De afdelingshoofden beleggen een bijeenkomst met hun team om de voorkeuren van de teamleden te peilen. Practice Developmentmethodieken kunnen de verbeterteamleider daarbij ondersteunen.
De werkvloer is bepalend voor de keuze van het verbeterthema. Kies een thema waarover de zorgprofessionals ontevreden zijn binnen de huidige zorg. Kies met andere woorden een thema waar veel van hen “last van hebben”.
Het management communiceert helder en duidelijk het belang van het verbetertraject naar de werkvloer. Het management laat herhaaldelijk zien betrokken te zijn bij het thema en het team.
Zorg voor een goede vertegenwoordiging van alle zorgniveau’s in het team. Vaak is ook de technische of huishoudelijke dienst van belang.
Vermijd een tweedeling tussen een verbeterteam en “de rest” van de afdeling.
Vast agendapunt op de verbeterteamagenda is hoe de teamleden hun collega’s gaan betrekken bij de activiteiten.
Zorg voor een communicatieplan dat aansluit bij de werkvloer qua taal en interesse (waar hebben ze precies last van? Hoe beschrijven ze het verbeterthema?
De verbeterteamleider moet zeer regelmatig aanwezig zijn op de werkvloer.
De studenten creëren draagvlak door aanwezig te zijn op de werkvloer en het onderwerp van het verbetertraject te observeren en terug te koppelen naar de werkvloer.
Deel de tussentijdse bevindingen van de metingen met de werkvloer. Sluit aan bij wat zij daarbij belangrijk vinden.
32
Zorg voor Betere Regio, handleiding INNOVEREN KUN JE LERENHET FUNCTIONEREN VAN DE VERBETERTEAMLEIDER
Het profiel van de verbeterteamleider schetst een alleskunner op hbo-niveau. In de praktijk verschillen verbeterteamleiders sterk in ervaring en expertise. Voor sommigen is het moeilijk om altijd aan alle verwachtingen te voldoen.
TIPS
Hanteer bij het werven van verbeterteamleiders het opgestelde profiel.
Houdt bij de werving rekening met de acceptatie van de kandidaat door de werkvloer. Acceptatie hangt samen met persoonlijke kwaliteiten, maar ook met discipline-match: een verpleegkundige wordt gemakkelijker geaccepteerd door een verzorgende dan een niet-verzorgende discipline.
De zichtbaarheid van de verbeterteamleider is belangrijk. Een verbeterteamleider die 1 maal per week de afdeling bezoekt heeft een communicatieprobleem.
Projectervaring is een pre.
Houdt als manager rekening met de wensen van de beoogde verbeterteamleider. Vraag expliciet naar de ondersteuning die de kandidaat wenst van het management.
Spreek als manager en verbeterteamleider concreet af hoe je elkaar op de hoogte houdt van ontwikkelingen (bv maandelijkse rapportages en 3-maandelijks overleg)
Laat als manager regelmatig zien dat je het werk van de verbeterteams volgt en ondersteunt. Dat kan door fysieke aanwezigheid bij verbeterteam- of voorlichtingsbijeenkomsten of door het expliciet noemen van het verbeterprogramma en de verbeterteams bij interne en externe communicatie.’
Management en verbeterteamleiders bespreken regelmatig relevante lange-termijnplannen en de betekenis van het verbeterprogramma in een grotere context (bv op lokatie- of organisatieniveau).
De docentcoach ondersteunt verbeterteamleiders. Daarbij is het goed gevoelig te zijn voor onzekerheden van verbeterteamleiders.
Het projectteam en de docentcoaches bespreken regelmatig het werk van verbeterteamleiders en mogelijke ondersteuningsstrategieën.