3. Takenpakket
3.1 Doel van de functie 3
Binnen deze afdeling worden meerdere thema’s (mee) opgenomen:
• Doelstellingen, proces- en risicomanagement
• Belanghebbendenmanagement
• HRM
• Organisatiestructuur
• Facility management
• Financieel management
• Informatie en communicatie
• Organisatiecultuur
Daarnaast neemt de afdeling SCC ook de coördinatie van een aantal beleidsdossiers en begroting op. Ook de juridische ondersteuning van het agentschap wordt vanuit deze afdeling opgenomen.
Lees meer op onze website: www.zorg-en-gezondheid.be.
3. TAKENPAKKET
3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE
Interne klanten en management bijstaan via ontwikkeling en uitbouwen van specifieke dienstverlening op vlak van organisatiebeheersing met als doel ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden.
Context: rekening houdend met het beleid van het functioneel domein (beleid geformuleerd door de Vlaamse overheid en de entiteit) en in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement.
Je werkt samen met een andere stafmedewerker organisatieontwikkeling. In overleg zullen de exacte taken afgesproken worden, rekening houdend met specifieke competenties en interesses.
Concreet staat een stafmedewerker organisatieontwikkeling in voor:
• Het ontwikkelen en implementeren van een model van interne controle voor het agentschap Zorg en gezondheid.
• Het doelstellingen, proces- en risicomanagement (project in opstart).
• De ondersteuning van andere organisatie ondersteunende initiatieven om de maturiteit van het agentschap te verhogen en de opvolging van audits en audit aanbevelingen.
• Het ondersteunen en adviseren van het management en het proactief aangrijpen van opportuniteiten om de werking te verbeteren.
• De coördinatie van de opmaak en de opvolging van het ondernemingsplan en de daarbij horende de management- en beleidsrapportering.
• Het mee opvolgen van optimalisatietrajecten op vlak van procesbeheer en projectwerking Zorg en Gezondheid zet onder meer in op projectmatig werken waaronder de oprichting van een Project Management Office (PMO) voor de opvolging van projecten. Daarnaast zetten we een leertraject op voor aspirant projectleiders. We willen van projectmatig werken de norm maken om zo uit te groeien tot een fluïde organisatie waarbij het opnemen van (nieuwe) rollen door de medewerkers tot de praktijk behoort. De stafmedewerkers organisatieontwikkeling coördineren en ondersteunen deze ontwikkelingen.
Tot slot kan je ook verder ingezet worden voor andere opdrachten binnen de afdeling strategie, coördinatie en communicatie.
3.2 RESULTAATSGEBIEDEN
Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan:
Resultaatsgebied Voorbeelden van activiteiten
Behoeftenanalyse
Analyseren van de behoeften van de organisatie en van de klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden.
• Het analyseren en beoordelen van de processen en thema’s i.v.m. organisatiebeheersing binnen Zorg en Gezondheid analyseren en beoordelen op vlak van maturiteit (cf. leidraad organisatiebeheersing)
• Het in kaart brengen van verwachtingen en ondersteuningsnoden van het management op vlak van organisatieontwikkeling, vb. op vlak van
planning, rapportering, risicomanagement, proces- en projectmanagement, …
• Het uitvoeren van SWOT-, proces- en risicoanalyses, klantentevredenheidsonderzoek (intern en extern), doelmatigheidsonderzoeken, dataonderzoeken, functionele analyse, enz.
Dienstverlening uitbouwen
Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening binnen het functionele domein teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen.
Context: in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement.
Doelstellingmanagement
• Het uitwerken visie, strategie, plan van aanpak, implementatie met betrekking tot het
doelstellingenmanagement voor Zorg en Gezondheid afgestemd op het doelstellingenmanagement van de Vlaamse Overheid
• Coördineren van de opmaak van het jaarlijks ondernemingsplan voor intern en extern gebruik en van de rapportering aan het management, minister en aan de Vlaamse Regering. Daarbij ook het management adviseren over de structuur en de opbouw van het ondernemingsplan naar aanleiding van grootschalige verandertrajecten, en het bepalen van strategische risico’s en outcome indicatoren
• Adviseren bij de ontwikkeling van ICT-toepassing waar nodig om het ondernemingsplan te kunnen opmaken, alsook ondersteuning in het gebruik van toepassing voor de rapportering aan de Vlaamse Regering
Proces- en risicomanagement
• Uitwerken visie, strategie, plan van aanpak, implementatie van procesmanagement, met onder meer procesmap, procesbeheersing/onderhoud door afdeling, risicobeheersing.
• Implementeren van een ICT-tool voor opvolging van proces-en risicomanagement, het management ondersteunen in de implementatie en opvolging, bepaling van risicotypologie en risicostrategie
• Meewerken aan het uitwerken van nieuwe
concepten, meer bepaald vanuit de invalshoek proces- en risicomanagement (o.a. uittekenen en beoordelen van processen) of in antwoord op andere vragen naar ondersteuning
• Organiseren van intervisiegroepen rond proces-en risicomanagement en/of opleiden van medewerkers (vb. proceseigenaars)
• Het uitvoeren (of ondersteuning hierin) van AS IS/TO BE analyses, proces(re)engineering,
procesarchitectuur, ondersteunen bij het bepalen van indicatoren, …
• Meewerken aan het opzetten van een business continuity plan, in kaart brengen van kritische processen, adviseren bij maken van recovery processen, business impact analyses, …
• Het management ondersteunen bij het beantwoorden van auditaanbevelingen. Op vraag ondersteunen bij de audit zelf
• Meewerken aan de voorbereiding en de uitvoering van interne en externe verandertrajecten, bv.
meewerken aan de opmaak en de opvolging van het projectplan, de inrichting van de (digitale)
werkruimte, de rapportering, enz.
• Coördinatie en implementatie van verbeterprojecten m.b.t. organisatieontwikkeling
Projectmanagement
• Mee uitwerken van visie, strategie en implementatie rond projectmatig werken in het agentschap
• Mee opzetten van de project management office
• Het programmamanagement, projectleiders en collega’s ondersteunen door het aanreiken van projectmanagementmethodieken en -tools, enz.
• Het programmamanagement, projectleiders en collega’s ondersteunen bij het opmaken van visie, strategie en actieplannen, enz.
• Mee ondersteunen van een lerend netwerk Betrokkenheid en draagvlak creëren
Relevante actoren betrekken bij de
beleidsontwikkeling en de voorstellen op regelmatige basis met hen aftoetsen teneinde proactief behoeften te capteren en het draagvlak te vergroten.
• Afstemmen met andere entiteiten binnen de Vlaamse overheid met betrekking tot het ondernemingsplan, beleids- en begrotingstoelichting (BBT), opvolging- en rapporteringsmethodologie van projecten en
beleidsplannen en de bijhorende ICT-toepassing(en), interne controle, proces- en risicomanagement, …
• Afstemmen met de coördinatoren CCVO
(crisiscentrum Vlaamse overheid) en afdelingshoofden met betrekking tot bedrijfscontinuïteit VO
• Samenwerken met de Data Protection Officer (DPO) rond informatieveiligheid (vb. risico’s, audits)
Adviesverlening
Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen.
• Management en collega’s adviseren inzake efficiëntie en effectieve overheid, interne controle, leidraad, prestatiebegroting, belanghebbendenmanagement, projectmanagement, procesmanagement, service design, raamcontracten,
missie/visie/strategievorming, kwaliteitssystemen, integriteit, klachtenmanagement, enz.
• Fungeren als aanspreekpunt voor audits, business continuity management (BCM) en
organisatiebeheersing en klachtenmanagement
• Adviseren over toepassingen en gebruik van diensten en systemen met betrekking tot
organisatiebeheersing
• Het management adviseren over visie en strategie met betrekking tot interne controle op korte en lange termijn, over prioriteiten en opportuniteiten
• Het management proactief adviseren naar aanleiding van vaststellingen, knelpunten, audit aanbevelingen, ed.
• Management ondersteunen bij het faciliteren van groepen/teams
Kwaliteitsborging
Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en
dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving.
• Uitvoeren van evaluaties van de maturiteit van het agentschap op vlak van organisatiebeheersing en voorstellen formuleren naar het management.
• Stavingsstukken met betrekking tot de maturiteit screenen.
• Processen en procedures documenteren en evalueren cf. leidraad organisatiebeheersing
• Ondersteunen bij het uitwerken van
procesindicatoren om de kwaliteit te bewaken.
• Opvolgen van de uitvoering van de auditaanbevelingen
• Toezien op het correct gebruik van instrumenten en procedures en op de kwaliteit van het resultaat (vb.
rapporteringen)
Werkinstrumenten
Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitbouwen.
• Meewerken aan het ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken van werkinstrumenten en hulpmiddelen (vb. gebruiksvriendelijke handleidingen voor gebruik van tools ter beschikking stellen)
• Innovatieve ideeën ontwikkelen (vb.
oplossingsgerichte voorstellen voor verbetering van de werking formuleren)
• Gebruik van tools voor planning en opvolging stimuleren en ondersteunen
• Meewerken aan projecten van productontwikkeling
• Instrumenten aanreiken voor de uitbouw van procesmanagementsysteem
• Ontwikkelen van instrumenten en methodologieën voor managementopvolging en beleidsrapportering
• Methodiek voor risicomanagement en risicobeheersing operationaliseren
• Methodiek voor procesmanagement uitwerken en operationaliseren
Communicatie en contacten
Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken.
• Informatie uitwisselen en de eigen werkwijze afstemmen op die van anderen (vb. eenvormige werkwijze voor proces- en projectbeheer) intern in het agentschap, maar ook met andere entiteiten (bv.
Departement WVG n.a.v. fusie)
• Ankerpunt (contactpersoon) inzake interne controle, bedrijfscontinuïteitmanagement (BCM) en
organisatieontwikkeling en opvolging aanbevelingen voor internen, externen, crisiscentrum Vlaamse overheid (CCVO), Audit Vlaanderen en Rekenhof en eventueel bedrijfsrevisor
• Uitbouwen intern netwerk en deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen binnen de Vlaamse overheid met betrekking tot organisatieontwikkeling
• Begrijpbare en toegankelijke handleidingen maken voor bv. de werkinstrumenten
• Proactief hulp aanbieden aan collega’s bij het gebruik van instrumenten, het opmaken van plannen en rapporteringen, enz.
• Draagvlak creëren door regelmatig interne klanten te bevragen en te betrekken
• Nieuwe leidinggevenden uitleg geven over organisatieontwikkeling en beleidscoördinatie
Projectdeelname
Leiden of deelnemen aan (deel)projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen.
Context: m.b.t. het eigen functionele domein.
• Actief deelnemen aan (vanuit expertise/ opdracht) of leiden van werkgroepen die nieuwe concepten uitwerken met betrekking tot
organisatieontwikkeling
• Op vraag van het management leiden of coördineren van projecten of programma’s
• Op vraag coaching of ondersteuning van project- of programmamanagers bij het opstellen van
scopedocumenten, projectinitiatiedocument (PID), projectcharters, projectstructuren,
projectmanagementoffice (PMO), behoefteanalyse, business analyse, macro – of microplanning