3. Takenpakket
3.1 Doel van de functie 3
Interne klanten bijstaan via ontwikkeling en uitbouwen van specifieke dienstverlening met als doel ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden.
3.2 RESULTAATSGEBIEDEN
Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan:
Resultaat Voorbeelden van activiteiten
Behoefteanalyse
(Proactief) analyseren van de behoeften van de organisatie en klanten met als doel een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden.
- Verzamelen, genereren, verwerken en beschikbaar stellen van informatie, deelnemen aan overleg.
- (Communicatie)behoeften, -leemtes en -opportuniteiten detecteren en voorstellen bespreken met leidinggevenden en collega’s.
- Opvolgen van ontwikkelingen op gebied van communicatie op niveau van de Vlaamse overheid en deze vertalen naar het niveau van het agentschap.
- Meewerken aan de interne en externe communicatie, zodat het agentschap Justitie en Handhaving, maar ook de Vlaamse overheid, zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen communiceren met hun interne en externe doelgroepen.
- Meewerken aan agentschap-overstijgende (communicatie)aangelegenheden teneinde de standpunten en beslissingen maximaal te funderen en mee af te stemmen op het beleid van het hele beleidsdomein of de Vlaamse overheid.
Dienstverlening uitbouwen en/of
optimaliseren - Beleidsbeslissingen analyseren en vertalen in functie van een interne en externe communicatie.
Op basis van het beleid en de behoefteanalyse de dienstverlening binnen het vakgebied proactief mee definiëren, implementeren en bijsturen met als doel de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen.
- Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening m.b.t. digitale communicatie (websites en sociale media).
- Websites en online communicatie organiseren, coördineren of ondersteunen.
- Analyseren, voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening. Evalueren van de dienstverlening en mogelijke aanpassingen doorvoeren.
- Communicatie van het agentschap.
- verbeteren, meewerken aan het opstellen van een communicatiestrategie voor het agentschap en afstemmen op elkaar van communicatie-initiatieven, -processen en -kanalen.
- Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen en toepassingen
- Meewerken aan het opmaken, ondersteunen en (laten) toepassen van communicatieplannen en communicatieacties op niveau van het agentschap, het beleidsdomein en de Vlaamse overheid.
- Zorgen voor draagvlak en de implementatie van de communicatieacties door regelmatig overleg te plegen met de diverse doelgroepen.
Werkinstrumenten
Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, processen, methoden en technieken in nauw overleg met de klant met als doel door algemeen toepasbare of maatgerichte producten, processen en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren.
- Ontwikkelen en opvolgen van richtlijnen, procedures, principes en standaarden m.b.t.
communicatie.
- Meewerken aan de coördinatie, opvolgen en uitwerken van interne en externe communicatiekanalen.
- Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en toegankelijk maken.
- Briefen en opvolgen van (freelance) medewerkers (journalisten, fotografen, tekenaars, …).
- Redactie en/of eindredactie van de website en sociale media (Facebook, Twitter, YouTube/Vimeo,
…).
- Redactie en/of eindredactie nieuwsbrief.
- Het opvolgen van communicatie-campagnes.
- Het uitwerken van lay-out-voorstellen en hierover terugkoppelen naar de afdelingen.
Adviesverlening
Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit het vakgebied met als doel
- Fungeren als aanspreekpunt.
- Proactief verstrekken van allerhande inlichtingen, beantwoorden van diverse vragen.
deskundige oplossingen aan te bieden voor
vraagstukken of problemen. -
Documentatie ter beschikking stellen of doorverwijzen om zo bij te dragen tot een efficiënte werking naar de interne en externe klanten toe.
- Verstrekken van gericht (communicatie)advies en ondersteuning, onder meer naar het management en collega’s.
- Voorstellen en initiatieven aanbrengen, bespreken, plannen en opvolgen.
- Deelnemen als vertegenwoordiger van het agentschap in overlegorganen.
Kwaliteitsborging
Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening met als doel een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving.
- Bewaken van de correcte toepassing van reglementaire bepalingen, procedures, normen, voorschriften, kwaliteitseisen, best practices, ... op het vlak van communicatie en andere thema’s
(huisstijl, auteursrechten,
toegankelijkheidsrichtlijnen, taalgebruik, …).
- Afstemmen en doorvoeren van verbetervoorstellen m.b.t. Communicatie (websites, werkgroepen, …).
- Kwaliteitsbewaking van de opgezette processen en systemen.
- Openstaan voor, vragen naar en verwerken van klantenfeedback.
- Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen m.b.t. communicatie.
- Input leveren aan het management over de voortgang van projecten en processen.
Communicatie en contacten
Communiceren over de dienstverlening met als doel de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken.
- Deelnemen aan vergaderingen, werkgroepen, netwerken op niveau van het departement, beleidsdomein en Vlaamse overheid.
- Fungeren als aanspreekpunt voor de relevante domeinen.
- Dienstverlening proactief kenbaar maken via de relevante kanalen (internet, intranet, infosessie, vergaderingen).
- Uitbouwen van een dialoog met belanghebbenden.
- Sociale media opvolgen.
- (Delen van) het communicatiebeleid mee vormgeven op niveau van het departement, beleidsdomein en/of Vlaamse overheid.
Kennis m.b.t. het vakgebied
Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de
- Op de hoogte blijven van materies die tot de bevoegdheid van de eigen vakgebieden behoren.
- Opbouwen en onderhouden van netwerken.
kwaliteit van de dienstverlening te
optimaliseren. -
Volgen van nieuwe ontwikkelingen.
- Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën.
- Deelnemen aan vormingsactiviteiten op de eigen vakgebieden.
- Kennis over het eigen vakgebied verspreiden in de organisatie.
- Voorstellen uit het eigen vakgebied toetsen en in relatie brengen met andere disciplines.
Projectdeelname
Leiden of deelnemen aan (deel)projecten of werkgroepen met als doel bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen.
Context:
m.b.t. het eigen functionele domein.
- Communicatieaspecten adviseren in projecten.
- Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten.
- Vertegenwoordigen van de entiteit of het beleidsdomein in entiteitsoverschrijdende of beleidsdomeinoverschrijdende projecten.