3 Takenpakket
3.1 Doel van de functie 4
pagina 4 van 15 www.werkenvoorvlaanderen.be
3 TAKENPAKKET
3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE
Als ICT Projectleider neem je de leiding over projecten voor de ontwikkeling van software op maat. Je hoofdfocus ligt in eerste instantie bij nieuwe modules en toepassingen voor het CRM- en dossierbehandelingssysteem van VLAIO, maar daarnaast trek je ook mee de ontwikkeling van andere vernieuwende applicaties.
Jouw belangrijkste verantwoordelijkheden:
• Je plant en leidt verschillende projecten voor de ontwikkeling van software op maat (projectplanning en -organisatie, realisatie resultaten binnen timing en budget,...). De projecten omvatten technologieverkenning, stroomlijning en vereenvoudiging van processen, business analyse, ontwikkeling en configuratie, testen, opleiding,… . Doorheen het hele traject zorg je voor maximale betrokkenheid van de gebruikers.
• Je neemt de verantwoordelijkheid voor de nodige communicatie bij de lancering van projectresultaten. Indien relevant zorg je ervoor dat de nodige opleidingen voorzien worden.
• Je stuurt medewerkers en externe consultants aan (business analisten, ontwikkelaars, …).
• Voor softwarecomponenten die verdere aanpassingen vragen, neem je een rol als productmanager op.
• Je volgt de noden en opportuniteiten op vlak van digitalisering in verschillende afdelingen. Je volgt evoluties in digitalisering. Op basis hiervan stel je vernieuwende initiatieven voor. Je werkt die samen met de verschillende afdelingen ook verder uit.
• Je neemt een ambassadeursrol op, op vlak van digitalisering in de organisatie.
• Je bouwt jouw netwerk verder uit, binnen en buiten de Vlaamse Overheid.
3.2 RESULTAATSGEBIEDEN
Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan:
Resultaat Voorbeelden van activiteiten
Behoefteanalyse
(Proactief) analyseren van de behoeften van de organisatie en klanten met als doel een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden.
• Je bespreekt de behoeften op vlak van digitalisering van verschillende afdelingen en diensten periodiek met het management.
• Je vormt de brug tussen IT en de organisatie.
• Je draagt bij aan de analyse voor nieuwe toepassingen: processen in vraag stellen, vereenvoudigen en stroomlijnen en vertalen in software.
Dienstverlening uitbouwen en/of optimaliseren • Je plant projecten om software voor nieuwe toepassingen te ontwikkelen: business analyse
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
www.werkenvoorvlaanderen.be pagina 5 van 15
Op basis van het beleid en de behoefteanalyse de dienstverlening binnen het vakgebied proactief mee definiëren, implementeren en bijsturen met als doel de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen.
met de gebruikers, aansturing van externe technische analisten en ontwikkelaars, testen met de gebruikers, uitrol van de applicatie, tweedelijnssupport, …
• Je leidt die projecten (realisatie resultaten binnen timing en budget, betrekken van gebruikers, rapportering van de voortgang, ...).
• Voor softwarecomponenten die regelmatige aanpassingen vragen, neem je een rol als productmanager op.
• Je doet voorstellen voor nieuwe projecten.
Werkinstrumenten
Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, processen, methoden en technieken in nauw overleg met de klant met als doel door algemeen toepasbare of maatgerichte producten, processen en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren.
• Je zet mee instrumenten voor projectopvolging op.
Adviesverlening
Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit het vakgebied met als doel deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen.
• Je bent intern aanspreekpunt bij vragen voor nieuwe software.
• Je draagt bij aan tweedelijnssupport.
Kwaliteitsborging
Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening met als doel een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving.
• Je organiseert het testen van nieuwe software, inclusief testen met gebruikers.
Communicatie en contacten
Communiceren over de dienstverlening met als doel de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken.
• Je houdt tijdens de projectuitvoering zoveel mogelijk rekening met de verwachtingen van de gebruikers en betrekt daarvoor waar nodig de business analisten en/of klanten (co-creatie en/of co-design).
• Je communiceert, waar nodig breed, over de vorderingen van de projecten die je leidt.
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
pagina 6 van 15 www.werkenvoorvlaanderen.be
• Je kunt de aanpak van de eigen dienst motiveren en toelichten op verschillende niveaus in de organisatie.
• Je draagt als specialist bij aan opleidingen.
• Je onderhoudt een professioneel netwerk.
• Bij de in gebruik name van de
projectresultaten waak je erover dat er een communicatieplan is en indien relevant zorg je voor de nodige opleidingen.
Kennis m.b.t. het vakgebied
Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren.
• Je bouwt kennis op van de applicatie-architectuur van het agentschap en van de Vlaamse overheid om maximaal gebruik te maken van bestaande componenten.
• Je volgt evoluties in digitalisering op en neemt op basis daarvan initiatief om de
IT-ondersteuning van het agentschap verder te verbeteren.
Projectdeelname
Leiden of deelnemen aan (deel)projecten of werkgroepen met als doel bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen.
Context:
m.b.t. het eigen functionele domein.
• Je leidt digitaliseringsprojecten.
Uitvoeren
Diverse activiteiten inherent aan de eigen specialisatie uitvoeren met als doel bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten van de entiteit.
• Je stelt teksten en presentaties (nota’s, handleidingen…) op.
• Je combineert snelheid met nauwkeurigheid, je combineert kwantiteit met kwaliteit.
• Je controleert je werk op juistheid en volledigheid.
• Je blijft onder tijdsdruk op details letten.
• Je kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid.
• Je gebruikt hulpmiddelen om je werk te controleren.
• Je maakt gebruik van instrumenten of technieken om fouten te vermijden.
• Je bent alert op mogelijkheden tot verbetering op detailniveau.
Superviseren van de werkzaamheden • Je stelt prioriteiten en planning op voor medewerkers.
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
www.werkenvoorvlaanderen.be pagina 7 van 15
De werkzaamheden binnen het team van nabij opvolgen met als doel ervoor te zorgen dat de werkprocessen en resultaten beantwoorden aan de kwaliteits- en veiligheidsnormen, richtlijnen en procedures.
• Je volgt de werkzaamheden van de
medewerkers op regelmatige tijdstippen op.
• Je koppelt regelmatig terug en laat informatie doorstromen naar de medewerkers.
• Je vangt nieuwe medewerkers op en werkt ze in.
• Je organiseert on-the-job training.
• Je voert plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken (functioneel
leidinggeven).
• Je begeleidt en coacht medewerkers.
• Je wijst taken toe rekening houdend met de kunde en de ontwikkelingsnoden van de medewerkers.
• Je staat open voor de (individuele) problemen van de medewerkers en bemiddelt bij
conflicten tussen personeelsleden.