Documenteren en evalueren - Presentatie 'ACB project Stad Antwerpen'. Een handleiding.

Documenteren of evalueren?

Als je gaat evalueren of documenteren vertrek je altijd vanuit het doel dat je voor ogen hebt. In dit geval: de sfeer in de wachtzaal van een consultatiebureau zodanig verbeteren dat bezoekers zich welkom voelen en anderen kunnen ontmoeten als ze daar zin in hebben. Je weet ook al de manier waarop je dit doel wil bereiken. Namelijk het coachen van vrijwilligers in hun basishouding,

sfeerbeheer in de inrichting en ruimte, samenwerken met andere partners, enzovoort. Hierbij spelen alle bouwstenen van ontmoeting een rol.

Ik probeer dat door zoveel mogelijk nabij te zijn: binnensspringen tijdens het consult, luisteren of alles goed gaat bij de vrijwilligers, … Zo doe ik indrukken op over de algemene sfeer, daaruit kan ik vaak goed afleiden hoe het gaat met ontmoeting.

Als er stagiairs zijn, is het vaak hun expliciete opdracht om in het consultatiebureau te observeren.

Evalueren en documenteren³ hangen nauw samen, maar hebben een andere focus.

Evalueren Documenteren

Waarom? Zicht op succes en falen, geeft input voor toekomstige strategische beslissingen (zoals deelwerking stopzetten, nieuw project starten,…). Soms dient dit ook ter

verantwoording, bijvoorbeeld tegenover beleid.

Waarom? Vinger aan de pols houden, goed kunnen bijsturen.

Wanneer? Op belangrijke momenten, tussentijds of aan het einde van een project.

Wanneer? Doorlopend.

Wat? Gericht op het project:

 Hebben we de relevante dingen gedaan?

 Hebben we het efficiënt aangepakt?

 Hebben we de resultaten behaald? Is de verandering gerealiseerd?

 Zullen die veranderingen blijven?

Wat? Gericht op operationele werking / praktijk:

 Zijn we aan het doen wat we gezegd hadden te zullen doen?

 Loopt het proces goed?

 Zullen we de resultaten halen?

 Als de context verandert: hoe kunnen we daarop inspelen?

Randvoorwaarden?

 Organisatiebreed

 Heldere projectomschrijving

 Opgenomen in planning van project

 Ruimte voor dialoog en discussie

 Zoekt goed evenwicht tussen (externe) verantwoording en leren binnen de organisatie

 Participatief karakter: gebeurt vaak met andere betrokkenen

Randvoorwaarden?

 Organisatiebreed (niet per project)

 Vertrekt vanuit helder doel

 Tijd en middelen: vaste momenten, expliciete taaktoewijzing

 Op basis van relevante gegevens

 Bespreking van deze verzamelde informatie gebeurt op vastgestelde tijdstippen

Om te weten of je voor documenteren dan wel evalueren gaat, is kun je onderstaande rode lijst gebruiken. Op welke vragen wil je een antwoord krijgen? Hebben die vragen te maken met het proces, de dagelijkse werking, het duurzaam ondersteunen van vrijwilligers – dan ga je voor documenteren. Hebben je vragen te maken met verantwoording tegenover bijvoorbeeld beleid, of zijn het vragen die tijdelijk aan de orde zijn omdat je bijvoorbeeld beslissingen wil voorbereiden of bijsturen – dan zet je in op evalueren.

3 Documenteren wordt ook wel eens monitoring genoemd.

Op welke vragen wil je een antwoord krijgen?

 Zijn we nog trouw aan ons doel en onze visie?

 Bereiken we wie we willen bereiken?

 Hoe ervaren onze bezoekers ontmoeting in de wachtzaal? Wat betekent dat voor hen?

 Zijn we goed bezig? Doen we de goede dingen? Doen we de dingen goed?

 Zit er evolutie in? Als we inzetten op ontmoeting, merken we dan verschil na een tijdje?

 Vervullen de medewerkers hun rol? (Zie hoofdstuk 3.)

 Krijgen de medewerkers voldoende ondersteuning? (Zie hoofdstuk 3.2.)

 Is de ruimte aantrekkelijk? Werkt de inrichting? (Zie hoofdstuk 4.)

 Bieden we het juist aanbod? (Zie hoofdstuk 5.)

 Gebeurt onze bekendmaking op de juiste manier? Via de juiste kanalen? (Zie hoofdstuk 5.)

 Zijn onze openingsuren goed gekozen? (Zie hoofdstuk 5.)

 Werken we (nog steeds) samen met de relevante partners? (Zie hoofdstuk 6.)

 …

Technieken

Of het nu om een logboek gaat, beeldmateriaal of cijfergegevens: in functie van documenteren en evalueren kun je informatie op allerlei manieren verzamelen. De technische aanpak staat los van het doel waarmee je evalueert of documenteert. (Maar het is dus wel belangrijk om dat doel te kennen.) Belangrijk is te kijken welke techniek haalbaar is voor jou, de vrijwilligers en de organisatie. En of je met de gekozen techniek de gegevens zal krijgen die je nodig hebt voor de vraag waarop je een antwoord wil.

Oefening: mix and match

Een leuke brainstorm over mogelijke technieken is volgende combinatieoefening. Schrijf de woorden uit de tabel over op wie-, wat- en hoe-kaarten die elke een andere kleur hebben (dus drie kleuren in totaal). Leg ze op tafel en maak in groep (met de vrijwilligers of het professioneel team) zoveel mogelijk combinaties.

door / voor Wie? Wat? Hoe?

ander aanbod in Huis van het Kind koffie/thee/water

 ouders – betekenis(verlening) – interviewen  wat waarderen ouders in het consultatiebureau?

 ouders – oogcontact – turven  hoe vaak hebben ouders non-verbaal contact met elkaar?

 kinderen – spel – fotograferen  mits toestemming van de ouders

 kinderen – posities – registeren 

 ouders – onderwerpen – noteren  waarover praten de ouders met elkaar?

 vrijwilligers – looplijnen – tekenen  vrijwilligers houden op een plannetje van de wachtzaal bij op welke plekken ze komen, hoeveel bewegen ze?

 kinderen – speelgoed & duur(tijd) – observeren  met welk speelgoed spelen de kinderen, en hoe lang?

 ouders – koffie/thee/water – tellen  hoe vaak schenken ouders zich iets in? doen alle ouders dat?

 ouders – effect – vragen  samen met ouders een enquête opstellen over de veranderingen die het voorbije jaar gebeurd zijn, daarna door vrijwilligers bij nieuwe ouders afnemen en kijken of die veranderingen effect hebben

Vrijwilligers kunnen nagaan welk gevoel ze zelf hadden tijdens een bepaald consultatiemoment. Maar vrijwilligers kunnen ook observeren met welk gevoel ze ouders en kinderen naar buiten zien gaan (met een lacht op hun gezicht, bedrukt, in stress…). De gevoelens die je opmerkt bij je zelf of bij anders zeggen je iets over de sfeer in het CONSULTATIEBUREAU. Evalueren hoef je dus niet altijd groots te zien.

Documenteren met een logboek of beeldmateriaal of zo kan zeker helpen om over ontmoeting te reflecteren. Dat maakt deel uit van de ondersteuning die ik vrijwilligers wil bieden in hun rol. Maar dit vraagt natuurlijk wel tijdsinvestering, van de vrijwilligers en mij.

Randvoorwaarden

Evalueren of documenteren is geen verplichting. Maar wanneer er tijd is en de omstandigheden zitten goed, dan helpt evalueren/documenteren wel om samen met de vrijwilligers nog meer in te zetten op ontmoeting. Want door gegevens te verzamelen, wordt de hele ploeg zich opnieuw bewust van de focus: de kleine dingen waarmee we kansen op ontmoeten kunnen waarmaken.

Structureel inbouwen, anders lukt het niet. – Het coachen van vrijwilligers blijft voor de organisaties de eerste prioriteit. Dit vraagt doorgaans al veel tijd en een systematische aanpak.

Tegelijk vinden de organisaties dit documenteren en evalueren ook zinvol en belangrijk. De beste manier lijkt om dit te doen samen met de vrijwilligers: zij denken mee tijdens de voorbereiding (hoe pakken we het aan?), krijgen de nodige ondersteuning en begeleiding tijdens het verzamelen van de gegevens, bespreken te resultaten, denken mee over mogelijke stappen in de toekomst. Als coach volg je de besluiten ook nog eens op. Met andere woorden: om dit goed te doen, is er voldoende tijd en ruimte nodig.

Dergelijke evaluatie oefeningen gebeuren regelmatig in het kader van een stageopdracht. Concreet betekent dat meestal dat een student de gegevens verzamelt, de vrijwilligers zijn wel op de hoogte maar worden er verder niet zo intens bij betrokken. Als het coachen van vrijwilligers meer structureel zou ingebed zijn, dan zou ik ook monitoringprocessen kunnen opnemen.

Haalbaarheid: iets kleins kan ook werken. – Vrijwilligers betrekken in de voorbereiding, tijdens het verzamelen van gegevens, de bespreking van de resultaten en besluitvorming: dat klinkt groots. In praktijk zoek je best naar iets haalbaars. Denk aan een document waarop een thermometer staat getekend: elke vrijwilliger kleurt welk gevoel hij/zij had na het consult – van koud tot warm bijvoorbeeld. Op een van jullie reguliere bijeenkomsten bespreek je dit. Waarom had iemand een slecht/goed gevoel? Welke negatieve/positieve dingen heeft de vrijwilliger zien gebeuren? Speelden sommige kinderen samen? Heb je interactie gezien tussen ouders die goed liepen? Wanneer heb je zelf gepraat?

Ondersteuning is een must. – Voor sommige vrijwilligers kan documenteren en evalueren een extra opdracht zijn die ze met plezier willen opnemen. Een welgekomen nieuwe invulling van hun taak in het consultatiebureau. Als coach kun je hen hierin best ondersteunen. Hoe willen ze bijvoorbeeld het

observeren aanpakken? Wat zullen ze observeren? Hoe gaan ze noteren? Enzovoort. Overloop met hen alle aandachtspunten die bij jullie manier van evalueren/documenteren komen kijken.

Ruimte voor vragen werkt motiverend. – Als je hierin vrijwilligers betrekt, is het ook logisch dat je ruimte laat voor hun inbreng. Hou al tijdens de voorbereiding rekening met de invalshoek van vrijwilligers. Op welke vragen willen zij graag een antwoord? Waar krijgen ze graag meer zicht op?

Misschien willen ze wel te weten komen wat de impact is van het nieuwe consultschema. Als je dat thema opneemt, zullen vrijwilligers allicht graag mee de nodige gegevens verzamelen (bijvoorbeeld door voor de invoering alle interacties te turven en drie maand later opnieuw: zit daar evolutie in?).

Idem voor de nabespreking: hou rekening met de conclusies die vrijwilligers aanbrengen en de nieuwe vragen die bij hen naar boven kunnen komen. Voorzie tijd om dit op te volgen. Hoe meer je het perspectief van vrijwilligers inbrengt, hoe vlotter je hen bij het hele proces van evalueren en documenteren zult kunnen betrekken.

Het zou interessant zijn om het effect van het nieuwe consultschema op één of andere manier te

“meten”. Een strakker schema hoeft niet noodzakelijk negatief te zijn: niet de tijd die mensen in de wachtzaal doorbrengen telt, maar de kwaliteit. Misschien ontstaat er net meer contact doordat er meer mensen tegelijk aanwezig zijn? Vindt de vrijwilliger een manier om nog steeds tussendoor te spelen met de kinderen? Blijft de sfeer ondanks het hoger tempo toch nog zo gemoedelijk dat mensen een babbeltje kunnen slaan? Als ik vrijwilligers vraag om daar gedurende een tijdje op te letten, zou ik dat allemaal met hen kunnen bespreken en dat zou hen inderdaad sterk interesseren.

8 Bibliografie

DECET (2011). Diversiteit en sociale inclusie. Een verkenning van competenties voor beroepen voor jonge kinderen. DECET & ISSA.

Kind en Gezin (2002). Syllabus preventieve zorg 2001. Brussel: Kind en Gezin.

Soenen, R. (2006). Het kleine ontmoeten. Over het sociale karakter van de stad. Antwerpen-Apeldoorn: Garant.

Vandenbroeck, M. Bradt, L., & Bouverne-De Bie, M. (2010). Onderzoek naar de noden en preferenties inzake preventieve zorg bij gezinnen met jonge kinderen. Onderzoek in opdracht van Kind en Gezin.

Gent-Brussel: Vakgroep Sociale Agogiek, UGent – Kind en Gezin.

Vermeulen, K. (2014). Een vrijwilligersvriendelijke organisatie vanuit een degelijk vrijwilligersbeleid.

Vormingstweedaagse 2014, Brussel.

9 Bijlagen

Bijlage 1: checklijsten voor screening van ruimte & inrichting

Hoe zit het met het speelgoed?

 Er is speelgoed voor verschillende leeftijden.

 Naast klassiek speelgoed zijn er ook alledaagse, levensechte voorwerpen.

 Naast klassiek speelgoed zijn er ook natuurlijke materialen.

 Speelgoed, boeken, prenten,… weerspiegelen de verschillende contexten thuis (culturele diversiteit, meertaligheid, kinderen met een extra zorgbehoefte, enzovoort).

 Er is open materiaal: materiaal dat op meer dan één manier kan gebruikt worden.

 Sommige speelelementen hangen vast aan de muur en de grond zodat deze kunnen blijven.

 Er is materiaal dat kinderen kunnen meenemen naar waar ze liefst willen spelen.

Persoonlijke notities:

………

Hoe is het speelgoed georganiseerd?

 Het materiaal is overzichtelijke opgeborgen.

 Het materaal is duidelijk zichtbaar voor kinderen.

 Kinderen kunnen zelf materiaal naar keuze nemen.

 Rustig en druk spel zijn van elkaar gescheiden.

 Jongere en oudere kinderen storen elkaar niet in het spel.

 Ouders kunnen makkelijk met hun kind spelen, ze ervaren hierbij geen drempels.

 Er is een duidelijke speelhoek waar kinderen ongestoord kunnen spelen.

 Er is een rustige speelplek voor baby’s.

Persoonlijke notities:

………

Welke elementen bevorderen een aangename, positieve sfeer?

 Er is voldoende licht.

 Het ruikt lekker.

 De kleuren en verschillende materialen zijn niet te druk, er zijn niet te veel prikkels.

 De ruimte is niet te clean / prikkelarm.

 In de ruimte kunnen kinderen zelfstandig zijn (ze kunnen zelf speelgoed nemen, er is een lavabo op kindhoogte, er hangen foto’s op kindhoogte, enzovoort).

 De affiches en prenten aan de muur zijn uitnodigend, aantrekkelijk,…

 Kinderen en ouders vinden elementen van zichzelf terug in de ruimte (bv. tekeningen, knutselwerk, briefjes,…).

 Er hangen foto’s die duidelijk maken wat er kan gebeuren in de ruimte (bv. een foto van ouder en kind die samen lezen in de boekenhoek,…).

Persoonlijke notities:

………

Welke elementen bevorderen ontmoeting?

 De verzorgingskussens zijn zo opgesteld dat ouders makkelijk oogcontact kunnen maken.

 De stoelen waar ouders wachten staan dicht bij de speelplek van de kinderen.

 Kinderen kunnen ook spelen waar de ouders zijn, dus buiten de speelhoek.

 Ouders kunnen ook gaan zitten midden in de speelplek van de kinderen.

 Er is een plek waar moeders ongestoord borstvoeding kunnen geven.

 Ouders kunnen tijdens het wachten naar een boek grijpen, in een tijdschrift bladeren,… Er is voldoende materiaal voorhanden om even te ontspannen.

 Ouders kunnen een beetje afgezonderd gaan zitten als ze dat willen.

 De opstelling van de zitplek is niet lineair: ouders zitten op zo’n manier naast en tegenover elkaar dat ze elkaar kunnen kijken als ze willen, maar ook contact kunnen vermijden als ze willen.

 De weeg- en meettafel van de vrijwilliger staat op een centrale plaats, dicht bij alles.

 De vrijwilliger kan zich makkelijk en vrij bewegen van de weeg- en meettafel naar de andere belangrijke plekken in de wachtzaal.

Persoonlijke notities:

………

Bijlage 2: foto’s bij oefening “op restaurant”

Bijlage 3: draaiboek rollenspel

Doelstelling: Zicht krijgen op ontmoeting in consultatiebureau.

Waarom zetten we daarop in? Hoe doe je dat?

 Vrijwilligers zien dat er meerdere handelingsmogelijkheden zijn

 Vrijwilligers kunnen deze mogelijkheden oefenen en bespreken in een veilig kader.

 Vrijwilligers merken het effect van hun handelen.

 Vrijwilligers weten duidelijk wat ontmoeting is en hoe ze zich hiertoe verhouden.

Groep: Idealiter 8 personen, meer vrijwilligers dan beroepskrachten Duur: 3 uren

Attributen voor rollenspelen: 2 babypoppen in dekens gewikkeld, huilband, rammelaar, maxi-cosi, rugzaak en babyzak, kindboekje van het consultatiebureau, paperassen, dossiers en pennen, folders uit de consultatieruimte

Materiaal voor bespreking: flappen, stiften, plakband  flappen als rode draad door workshop

Opwarming

Kring: namenrondje met schoenen – Vertel je naam en iets over je schoenen

Oogcontactkring: Iedereen staat recht in een kring en kijkt rond. Naar wie kijk ik? Wie kijkt naar mij? Als twee mensen elkaar aankijken, stappen ze tot in het midden van de kring waar ze elkaar een hand geven. Ze blijven elkaar in de ogen kijken, draaien en gaan staan in de plaats van de andere persoon. Dit alles zonder oogcontact te verliezen.

Handshake chain: Iedereen geeft elkaar een hand, altijd twee handen tegelijk (dus met twee personen verbonden.

Nabespreking: Wat is ontmoeting? Start met concrete voorbeelden: hoe voelt het om elkaar in de ogen te kijken? Wat gebeurt er met jou als je iemand een hand geeft, als je van iemand een hand krijgt? (Oogcontact, glimlachen zijn allicht al twee kernwoorden die op dat moment op de flap kunnen komen.) Twee mensen die elkaar een hand geven: da’s een mooi beeld van ontmoeting. Zie je nog andere beelden voor jou die ook kunnen tonen wat ontmoeting is?

Tableau vivant: Deelnemers maken een levend schilderij. Zet bijvoorbeeld drie vrijwilligers op een rij die aanschuiven bij de bakker, die staan te wachten bij de bus, die naar het toilet moeten. De laatste wil graag voorgaan (bijvoorbeeld: dringend plassen).  Bespreking: Hoe staan deze mensen bij elkaar? Kijken mensen elkaar aan? Wanneer wel? Wanneer niet? Wat wordt er gezegd? Wanneer

groeit het contact? Wat gebeurt er zodat mensen met elkaar spreken? Wat vergemakkelijkt contact? Hoe komen mensen tot ontmoeting?

Rollenspelen

Elke scène wordt een eerste keer gespeeld. Daarin wordt de scène hernomen en krijgen deelnemers kans om in te springen. Samen met nabespreking (wordt genoteerd op flappen) duurt elke scène 35 minuten.

Intro: “We hebben gesprekken gehad met medewerkers en vrijwilligers van het consultatiebureau.

Van daaruit bedachten we een aantal situaties waarin jullie zich kunnen herkennen. We spelen eerst een scène, daarna doen we die opnieuw zodat je kunt inspringen. Op die manier kun je je als

vrijwilliger oefenen met de basishouding die nodig is voor ontmoeting. Er is niet één manier. En we willen ook jullie expertise zien: misschien tonen jullie ook reacties die wij nog niet bedacht hadden.”

1 scène: huilbaby

Onthaal, meten en wegen zijn gebeurd. Twee moeders zitten elk met hun baby bij zich in de wachtzaal, één vrije stoel tussen hen in.

Moeder 1 probeert haar onbedaarlijk huilende baby tevergeefs te troosten. Ze is heel moe, vol hormonen. Ze heeft last van borstvoeding – het doet veel pijn en is lastig. Ze voelt zich sowieso een slechte moeder in de ogen van anderen. Terwijl haar baby het consultatiebureau bij elkaar krijst, is de rest van het consultatiebureau stil. Niemand zegt iets. De moeder wordt hierdoor onrustig. Ze voelt dit als een stil verwijt, het maakt haar extra onzeker. Haar gedachten gaan als volgt: ‘Ik ben ten einde raad. Ik wil dat mijn kind stopt met huilen. Ik wil slapen/ rust. Ik kan het niet meer… Ik doe iets fout… Ik wil weten wat ik fout doe.’

Moeder 2 houdt een kleine slapende baby op schoot. Zij kijkt in het begin vol begrip en

(h)erkenning. Maar het huilen blijft maar duren, na een tijdje kijkt ze steeds bedenkelijker. Haar gedachten zijn: ‘Ik heb niet veel tijd, ik wil dat dit consult vlot verloopt. Mijn kind is rustig, ik wil dat mijn kind blijft slapen. Er is te veel lawaai van die huilende baby, straks wordt mijn kind ook wakker.

Ik wil hier weg.’

CONSULTATIEBUREAU-vrijwilliger pakt het helemaal fout aan.

 Moeder 2 heeft sympathie in haar blik. Is het een jongen of meisje? Heb je een tuutje?

Amai, ‘t is een felle. ’t Is jouw eerste, zeker?

 Moeder 1 probeert alles, is zelf onrustig en emotioneel, probeert borstvoeding maar dat gaat moeilijk. Ik heb zijn pamper ververst en eten gegeven. Ik heb echt alles gedaan.

 Moeder 2 stapt op en verzet zich om weg te zijn van het lawaai, gaat naar vrijwilliger.

Hoeveel mensen zijn er voor mij?

 Moeder 1 staat recht en probeert de baby te sussen.

 Moeder 2: Je schudt hem helemaal door elkaar, geen wonder dat hij weent.

 Moeder 1 begint te wandelen

 Moeder 2: Zo maak je de mijne wakker.

 Moeder 1 reageert emotioneel, staat op het punt om te huilen. Ik kan er niets aan doen, ze heeft krampen.

 Moeder 2 zucht

 Vrijwilliger is al die tijd achter weeg- en meettafel blijven zitten. Keek af en toe wel op, maar was ook bezig me eigen paperassen. Komt nu af met een rammelaar en folder. Ze beweegt de rammelaar voor de baby. Oh, sssjjt. Hier, kijk hier! Kijk mevrouw, dit is een folder over huilen.

 Moeder 2 komt met vraag naar vrijwilliger. Excuseer, het is al kwart over drie. Ik moet mijn andere kind gaan ophalen op school? Wanneer ben ik aan de beurt? Mag ik eerst gaan?

 Moeder 1: Maar ik was eerst.

 Vrijwilliger: Wie was nu eerst? Tegen moeder 1: Oké, ga maar naar de dokter.

Misschien stopt ze dan met bleiten.

 Moeder 2: tegen vrijwilliger Ja, als ze zo blijft schudden, geen wonder dat die huilt.

In document Presentatie 'ACB project Stad Antwerpen'. Een handleiding. (pagina 59-78)