This appendix contains the detailed interviews. The notes are in Dutch, because the interviews were held in Dutch.
Vragenlijst ANWB afdeling MVO
Wie zijn verantwoordelijk voor het behalen van de gestelde milieudoelen?
Eigenlijk is iedereen persoonlijk verantwoordelijk voor het nastreven van de milieudoelen.
Hoe zorgen jullie er voor dat het milieuvriendelijke beleid ook daadwerkelijk slaagt?
Er wordt pas echt geïmplementeerd als de afdeling er geheel voor open staat. De afdeling moet mee willen werken. Mochten ze daartoe niet bereid zijn, dan zal de MVO-afdeling in gesprek gaan met de afdeling om het knelpunt te bespreken.
In hoeverre denkt u dat de grootte van een organisatie van invloed is op het succes van milieuvriendelijk beleid?
Maakt niet veel uit. Een groot bedrijf heeft vaak meer geld en resources. Maar een kleiner bedrijf werkt met kortere lijnen, wat effectiever kan zijn. Ook kan de directie van een klein bedrijf een groen hart hebben en vol inzetten op milieuvriendelijk beleid.
Zijn er externe factoren die van invloed zijn op het implementeren van milieuvriendelijk beleid?
Wetgeving is van belang, net als NGO´s zoals Greenpeace. Bovendien kan een bedrijf imagoschade oplopen.
In hoeverre is het milieuvriendelijke beleid onderdeel van de strategie binnen ANWB?
Het is in de strategie geïntegreerd sinds Ambitie 20/20. Daarbij zijn 4 kernthema´s aangewezen die alle 4 sociaal, duurzaam en veilig (moeten) zijn. Daarbij wordt ook gekeken wat de grootste impact heeft.
Wordt er op enige wijze aandacht besteed aan milieuvriendelijk beleid in de selectieprocedure van nieuwe werknemers?
Nee, jongere sollicitanten vragen wel regelmatig naar hoe de ANWB omgaat met MVO. Bij de keuze voor leveranciers wordt er wel rekening gehouden met hoe dat bedrijf omgaat met duurzaamheid.
Stuurden jullie in het verleden met name op het bereiken van eindresultaten (zoals het opstellen van performance targets) of op gedragingen/acties van werknemers? (Of misschien kunt u een verhouding tussen beide aangeven)
Hoofddoelstelling is nog niet vertaald naar de afdelingen. Dat moet in de toekomst nog gebeuren. Nu is het vooral een overkoepelend beleid. De leaseautoregeling is wel een voorbeeld van sturen op gedrag, net als dat het OV wordt gesponsord.
Hoe is dit veranderd sinds het invoeren van milieuvriendelijk beleid?
Geen verandering waar te nemen, omdat we nog niet zo ver zijn.
Waarom kiezen jullie voor deze verhouding/focus?
Hier is geen antwoord op te geven.
Hebben de werknemers de resources/middelen om de implementatie van het milieuvriendelijke beleid te doen slagen? Kunnen ze dus zelfstandig een bijdrage leveren, of zijn ze afhankelijk van de organisatie als geheel?
Het is manager afhankelijk. De ene afdeling is daarom wat zelfstandiger en losser erin dan anderen. De werknemers kunnen zich opgeven als zogenoemde MVO-ambassadeur. Dit is een groep van ongeveer 30 personen die een aantal keer per jaar bij elkaar komt, projectjes bedenkt en op hun afdeling probeert draagvlak voor MVO-zaken te realiseren. Dit kunnen de werknemers in de baas zijn tijd doen.
Hoe worden de milieuvriendelijke doelstellingen en resultaten gemeten?
ANWB heeft een datamodule ontwikkeld, die alle belangrijke milieugegevens verzameld. Voor het opstellen van het maatschappelijk jaarverslag wordt de GRI richtlijn gebruikt.
Hoe worden de gewenste resultaten naar de werknemers gecommuniceerd?
Er is jaarlijks een week waarin bewustheid wordt gecreëerd. Verder wordt er via de MVO-ambassadeurs gecommuniceerd.
Zijn er directe beloningen verbonden aan het behalen van de gewenste resultaten?
Nee, de werknemers moeten vooral gemotiveerd worden door het werk en enthousiasme van de MVO-afdeling. Het moet een standaardproces worden van de werknemers en dient geen extra stimulans nodig te hebben in de vorm van een beloning.
Stuurden jullie in het verleden op het bevorderen van positief gedrag of op het tegengaan van negatief gedrag?
Allebei. Op het gebied van inkoop en beleggen sturen we op negatief gedrag. Maar verder proberen we zoveel mogelijk op het bevorderen van positief gedrag te sturen. Dat is ook leuker. Bij een productieonderneming zal er meer worden gelet op het tegengaan van negatief gedrag.
Hoe is dit veranderd sinds het invoeren van milieuvriendelijk beleid?
Hier valt niets over te zeggen. Geen echte verandering.
Hoe zorgt u ervoor dat de werknemers het gewenste gedrag ook uitdragen? Hoe gaat u om met ongewenst gedrag?
Zoals eerder gezegd zorgen we eerst voor draagvlak op de afdelingen. Op die manier krijgen we de mensen altijd wel positief. Anders gaan we met ze in gesprek en komen we er altijd wel uit.
In hoeverre worden de werknemers vrijgelaten in het navolgen van milieuvriendelijke doelstellingen?
Behoorlijk vrij. Er zijn geen specifieke doelstellingen voor werknemers .
Hoe staat de directie tegenover het milieuvriendelijke beleid?
De houding van de directie is noodzakelijk in het succes. Ze staan er positief tegenover, ze hebben niet voor niets een MVO-afdeling aangesteld. Hun houding heeft effect op medewerkers.
Wordt er anders leiding gegeven sinds de invoering van milieuvriendelijk beleid?
Milieuvriendelijkheid komt steeds meer op tafel te liggen, het wordt meer besproken. De werknemers worden er daardoor mee geconfronteerd. Maar anders leiding geven is het niet.
Worden er bonussen uitgedeeld aan afdelingen/werknemers om de milieuvriendelijke doelstellingen te halen? Of worden er andere motiverende middelen gebruikt? Waarom wel/niet? En hoe was dit voor invoering van milieuvriendelijke beleid?
Nee, geen bonussen of andere stimulansen. Wel zit er aan een milieuvriendelijke leaseauto het bijtellingsvoordeel verbonden. Daarnaast wordt het MVO ambassadeurschap gestimuleerd. De mensen hoeven dit niet in hun eigen tijd uit te voeren en af en toe krijgen ze een klein presentje.
Wordt het milieuvriendelijke beleid langzamerhand onderdeel van de cultuur of zijn de meeste werknemers nog argwanend?
Het is nog niet helemaal onderdeel van de cultuur, maar dit groeit wel.
Hoe zorgen jullie er voor dat het milieuvriendelijke beleid uiteindelijk in de cultuur verankerd wordt?
Door het aantal MVO ambassadeurs te laten groeien, door MVO meer in de strategie op te nemen en door het ook in de dagelijkse processen te gebruiken, bijv. de IT afdeling verantwoordelijk maken voor een complete verzameling van milieudata.
Hangt het per afdeling af welke controls jullie inzetten? Bijv. commerciële afdeling meer resultaat, Wegenwacht meer beperkende acties?
De Wegenwacht is een tak waarin de werknemers minder vrijheid genieten. Daar wordt meer verplicht gesteld, dus inderdaad meer beperkende acties. Op de ondersteunende afdelingen worden wat meer zachtere maatregelen genomen.
Vragenlijst ANWB interne communicatie
In hoeverre wordt u als leidinggevende verantwoordelijk gehouden voor het behalen van de milieudoelen?
Niet, er vindt geen afrekening/beoordeling plaats op dat gebied.
Hoe zorgt u er voor dat het milieuvriendelijke beleid ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd op uw afdeling?
De mensen aanspreken op het gedrag, maar het blijft de eigen verantwoordelijkheid van hen.
Dit is veel meer dan voorheen het geval. Maar op afdelingsniveau is er nog nauwelijks iets van te merken. Het veranderd allemaal wel, maar het heeft vooral ook tijd nodig.
Stuurden jullie in het verleden met name op het bereiken van eindresultaten (zoals het opstellen van performance targets) of op gedragingen/acties van werknemers? (Of misschien kunt u een verhouding tussen beide aangeven)
Die verhouding is in mijn ogen 50/50. Het is afhankelijk van de functie en ook gedeeltelijk van de afdeling.
Hoe is dit veranderd sinds het invoeren van milieuvriendelijk beleid?
Ik zie hier geen verandering in. Dat zal ook tijd nodig hebben.
Waarom kiezen jullie voor deze verhouding/focus?
Hier kan ik geen antwoord op geven.
Hebben de werknemers de resources/middelen om de implementatie van het milieuvriendelijke beleid te doen slagen? Kunnen ze dus zelfstandig een bijdrage leveren, of zijn ze afhankelijk van de organisatie als geheel?
Op concernniveau zijn we afhankelijk van de organisatie als geheel. Bijvoorbeeld de keuze voor een nieuw papiersoort voor de Kampioen. Dat is een blad met grote oplage die ook veel invloed heeft op de milieudruk. Maar voor de kleinere dingen zijn we onafhankelijk en kunnen we zelf beslissingen nemen.
Hoe worden de gewenste resultaten naar de werknemers gecommuniceerd? Wat is de rol van de afdeling interne communicatie hierin?
Interne communicatie zorgt voor het intranet en personeelsblad en op die manieren communiceren wij ook wel eens over milieuzaken. Verder gaat communicatie via het maatschappelijk jaarverslag.
Ook de MVO-week is een middel om de milieuvriendelijke boodschap te brengen.
Hoe worden de werknemers gemotiveerd om deel te nemen in het milieuvriendelijke beleid?
Er zijn geen prikkels om te motiveren. We worden op de hoogte gebracht via de communicatie kanalen. In de MVO-week kunnen er wel prijzen gewonnen worden. In zo´n week wordt bijv. een dag gehouden waarop iedereen maar 1 koffiebekertje voor de gehele dag mag gebruiken. Maar het is lastig om mensen mee te krijgen op deze manier. De rol van de MVO afdeling is daarom echt van belang.
Stuurde u in het verleden op het bevorderen van positief gedrag of op het tegengaan van negatief gedrag?
Allebei, maar dit is erg manager afhankelijk. Persoonlijkheid van de manager speelt daarbij een rol, maar ook leeftijd. Vaak stuurt de oude stempel op negatief gedrag.
Hoe is dit veranderd sinds het invoeren van milieuvriendelijk beleid?
Dit is niet veranderd, althans niet op mijn afdeling. Verbieden is niet altijd beter. Het positieve gedrag belonen zou beter zijn, dit kan iets meer gepromoot worden.
Hoe zorgt u ervoor dat de werknemers het gewenste gedrag ook uitdragen? Hoe gaat u om met ongewenst gedrag?
In hoeverre worden de werknemers vrijgelaten in het navolgen van milieuvriendelijke doelstellingen?
De werknemers zijn volledig vrij.
Hoe staat de directie tegenover het milieuvriendelijke beleid?
De directie staat er volledig achter. In de praktijk valt dit niet te controleren, want je ziet en spreekt de top eigenlijk nooit.
Wordt er anders leiding gegeven sinds de invoering van milieuvriendelijk beleid?
Nee, dat idee heb ik niet.
Wordt het milieuvriendelijke beleid langzamerhand onderdeel van de cultuur of zijn de meeste werknemers nog argwanend?
Dit gaat heel langzaam, maar ik zie wel vooruitgang. Het verschilt ook weer per afdeling. Sommige willen wel, maar kunnen misschien niet, zoals de Wegenwacht. Maar er zit progressie in. De MVO-ambassadeurs dragen bij aan het bewustwordingsproces.
Vragenlijst ANWB afdeling control
Hoe ziet jullie Management Control Systeem er uit? Welke controls krijgen de nadruk?
De planning & control cyclus is het belangrijkste. Daarbij moet de kwalitatieve onderbouwing goed zijn. We kijken vooral naar de P en Q, de prijs en hoeveelheid van producten en diensten. Verder besteden we veel aandacht aan cashflow, de balans en de verschillende bedrijfsonderdelen.
Wat is de rol van de afdeling Control in het milieuvriendelijke beleid? Op welke manier zijn jullie betrokken (bij bijv. de implementatie)? Hoe zorgen jullie er voor dat het milieuvriendelijke beleid ook daadwerkelijk slaagt?
De enige rol van Control hierin is kostenbeheersing. Verder kijken we ook wel mee naar een duurzame inkoop en moeten we gegevens voor de mobiliteitsindex aanleveren. De afdeling IT is betrokken bij en verantwoordelijk voor de datamodule.
Heeft u bewust gestuurd op verandering in het Management Control Systeem tijdens de invoering van milieuvriendelijk beleid? Of is de verandering meer geleidelijk/vanzelf gegaan? Of is er niks veranderd?
Er is niks veranderd. MVO afdeling heeft een eigen Planning en control cyclus, een eigen jaarlijks budget, eigen MVO verslag. Ze hebben geen financiële planning en control cyclus, maar wel een MCS. Deze staat los van ons als financiële afdeling zijnde.
Aan welke taken binnen het controlproces besteedt u meer tijd sinds de invoering van milieuvriendelijke doelstellingen? En aan welke taken besteedt u minder tijd?
Hier is geen verandering te zien.
In hoeverre zijn jullie als (control) afdeling betrokken bij het meten van de resultaten? En in het algemeen bij het opstellen/uitvoeren van milieuvriendelijk beleid?
Wij geven kostprijs berekeningen of kijken naar eventuele uitgaven op het gebied van MVO. Dit gebeurt op ad hoc basis.
Stuurden jullie in het verleden met name op het bereiken van eindresultaten (zoals het opstellen van performance targets) of op gedragingen/acties van werknemers? (Of misschien kunt u een verhouding tussen beide aangeven)
Ik denk dat we meer sturen op gedragsregels, waardoor we het gedrag van werknemers willen veranderen. Maar er is geen beleid op beperkende gedragsregels, de verantwoordelijkheid daarvan ligt bij ieder bedrijfsonderdeel.
Is dit veranderd sinds het invoeren van milieuvriendelijk beleid?
Nee.
Waarom kiezen jullie voor deze verhouding/focus?
Dit komt denk ik door de bedrijfscultuur, vanuit de historie. We gaan informeel met elkaar om, we focussen op de relatie. Tegenwoordig draait het ook om meer verantwoording en meer transparantie. Hier binnen de ANWB hebben we geen afrekencultuur, het gaat meer om de samenwerking en het gedrag.
Stuurde de ANWB in het verleden op het bevorderen van positief gedrag of op het tegengaan van negatief gedrag?
Het is vrijblijvend, het gaat via beïnvloeding.
Hoe is dit veranderd sinds het invoeren van milieuvriendelijk beleid?
Dit is niet veranderd.
Zijn er meer ‘preaction reviews’ ingezet sinds de invoering van milieuvriendelijk beleid(vooraf ingeziene plannen)?
Bij inkoop zie ik dit wel, daar kijken we echt naar de leveranciersvoorwaarden. Bij business cases is duurzaamheid of milieuvriendelijkheid nog niet als reden opgegeven om voor het een of ander te kiezen. Milieuvriendelijkheid is vooral iets rand voorwaardelijks. Het wordt nog niet afgedwongen.
Wordt het milieuvriendelijke beleid langzamerhand onderdeel van de cultuur of zijn de meeste werknemers nog argwanend?
Het wordt nog wel eens als betuttelend ervaren. Maar ik zie wel dat de jongere generatie er meer open voor staat. Het MVO-ambassadeurschap draagt ook bij aan een cultuurverandering.
Hoe zorgen jullie er voor dat het milieuvriendelijke beleid uiteindelijk in de cultuur verankerd wordt?
We moeten de planning en control cyclus van de afdeling MVO meer gaan samenvoegen met de rest van het bedrijf. Verder zullen we de afdeling MVO onderdeel moeten maken van de strategie en MVO meer onderdeel maken van de gedragsregels. En milieuvriendelijkheid zou onderdeel moeten worden van de KPI´s.
Hangt het per afdeling af welke controls jullie inzetten? Bijv. commerciële afdeling meer resultaat, Wegenwacht meer beperkende acties?
Ja, de afdelingen zijn vaak standalone bedrijven. Wegenwacht stuurt bijv. op bezetting, wachttijd, percentage transport, percentage huurauto´s. De afdeling Media stuurt op advertentie-inkomsten.
In de statuten staat dat de ANWB streeft naar bescherming van het milieu. Is dat op enige wijze terug te zien in hoe er control wordt toegepast?
Niet in de planning en control cyclus of KPI´s. Ik denk alleen in de toelichting op de financiële gegevens van de manager van de vereniging.
Kunnen de MVO-ambassadeurs gezien worden als onderdeel van de control?
Gedeeltelijk. Je moet de rol van hun niet overschatten, maar ze dragen zeker bij aan de implementatie van duurzaamheid. Een soort soft control.
Vindt u de milieuvriendelijke doelstellingen duidelijk genoeg?
De doelstellingen zijn niet echt bekend, dus meer communicatie op dat gebied is misschien wenselijk.
Wat zou u zelf graag veranderd zien in het control systeem zodat het milieuvriendelijke beleid beter uitgevoerd kan worden?
MVO moet onderdeel worden van strategische doelstellingen. Vervolgens kan dat worden vertaald naar KPI´s voor de hoofddirectie en KPI´s voor de bedrijfsonderdelen.
Milieuvriendelijkheid is ook nog geen onderdeel van de beloningsstructuur.
Vragenlijst FrieslandCampina manager duurzame veehouderij
Wie zijn verantwoordelijk voor het behalen van de gestelde milieudoelen?
Per fabriek verschilt het wie verantwoordelijk is. Mocht er een KAM coördinator zijn dan is hij verantwoordelijk. Anders een productiechef of de plantmanager. Voor het gehele concern is de directeur Duurzaamheid verantwoordelijk.
Hoe zorgen jullie er voor dat het milieuvriendelijke beleid ook daadwerkelijk slaagt?
Wij werken met verbeterteams, zowel op het hoofdkantoor als op de locaties. Deze teams krijgen de verantwoordelijkheid en vrijheid om met oplossingen te komen.
Zijn er externe factoren die van invloed zijn op het implementeren van milieuvriendelijk beleid?
Ja, hebben erg veel te maken met overheden, van internationaal tot regionaal. Ook hebben we met andere organisaties in de zuivelbranche afspraken gemaakt m.b.t duurzaamheid.
In hoeverre is het milieuvriendelijke beleid onderdeel van de strategie binnen FrieslandCampina?
Dit is sinds de nieuwe strategie Route 2020 echt onderdeel geworden.
Wordt er op enige wijze aandacht besteed aan milieuvriendelijk beleid in de selectieprocedure van nieuwe werknemers?
Nee. Wel krijgen de mensen in de fabriek een opleiding, waarin ook milieuvriendelijkheid een rol speelt.
Stuurden jullie in het verleden met name op het bereiken van eindresultaten (zoals het opstellen van performance targets) of op gedragingen/acties van werknemers? (Of misschien kunt u een verhouding tussen beide aangeven)
Hoe is dit veranderd sinds het invoeren van milieuvriendelijk beleid?
Bij de voorlopers van ons zijn we als sinds 1990 bezig met milieuvriendelijk beleid. Dus van een verandering is in dat opzicht geen sprake. Maar wij kijken vooral naar hoe we het gedrag van de mensen kunnen veranderen.
Waarom kiezen jullie voor deze verhouding/focus?
Wij denken dat we beter op het gedrag kunnen sturen.
Hebben de werknemers de resources/middelen om de implementatie van het milieuvriendelijke beleid te doen slagen? Kunnen ze dus zelfstandig een bijdrage leveren, of zijn ze afhankelijk van de organisatie als geheel?
Er is altijd een bepaalde afhankelijkheid, maar de mensen mogen wel zelf nadenken over welk budget ze nodig hebben.
Hoe worden de milieuvriendelijke doelstellingen en resultaten gemeten?
We hebben het Balanced Business Plan en daarbij monitoren we op performance management.
Hoe worden de gewenste resultaten naar de werknemers gecommuniceerd?
We maken elke 4 jaar een milieuplan en de plannen daarvan sturen we rond. Duurzaamheid is een belangrijk onderdeel van Route 2020 en de werknemers worden daar wel steeds mee geconfronteerd.
Zijn er directe beloningen verbonden aan het behalen van de gewenste resultaten?
We werken met groepsbeloningen, dat versneld de teamspirit. We verbinden prijzen aan teams voor hun prestaties en ze worden in het zonnetje gezet via de website of personeelsblad. Daarnaast vinden we het belangrijk om de best practices te delen, onder meer via de FC Academy.
Stuurden jullie in het verleden op het bevorderen van positief gedrag of op het tegengaan van negatief gedrag?
We stuurden niet bewust op 1 van beiden. Wel kan ik zeggen dat we waar het kan uitgaan van het bevorderen van positief gedrag, maar soms moet je gebruik maken van het tegengaan van negatief gedrag.
Hoe is dit veranderd sinds het invoeren van milieuvriendelijk beleid?
Het milieuvriendelijke beleid heeft dit niet veranderd.
Hoe zorgt u ervoor dat de werknemers het gewenste gedrag ook uitdragen? Hoe gaat u om met ongewenst gedrag?
We nemen het mee in de functioneringsgesprekken. Er wordt zeker op gelet en als een probleem gezien als iemand niet mee doet. Dat pakken we dan gelijk aan.