5. Huisvesting optimaliseren
5.1. Definiëring
De huisvesting wordt door Krumm (1999) gedefinieerd als: “Al het onroerend goed van een organisatie (grond en opstallen) met als functie het huisvesten van het proces van een organisatie.” Deze definiëring van de huisvesting is abstract geformuleerd en laat daardoor ruimte voor speculaties. Daarbij is de definiëring gericht op de rol die de huisvesting heeft binnen een onderneming en in mindere mate op de fysieke kenmerken van de huisvesting. Voor dit onderzoek is een definiëring van de huisvesting die gericht is op de fysieke aspecten meer van toepassing, aangezien de fysieke kenmerken van de huisvesting meer raakvlak hebben met de uiteindelijke kosten van de huisvesting. De definiëring die Keeris (2001) hanteert voor de huisvesting van een onderneming is om die reden meer geschikt. Keeris definieert de huisvesting van een onderneming als: “De functie van één (of meer) vastgoedobject(en), met de installaties, vaste inrichting en voorzieningen, gericht op het verschaffen van en gelegenheid bieden tot verblijf en uitvoering van activiteiten in de geconditioneerde ruimte(n), binnen het kader van de ondernemingsdoelstelling” (p. 262). Deze definiëring legt in tegenstelling tot de definiëring van Krumm de nadruk op de fysieke eigenschappen van de huisvesting, zoals de installaties, vaste inrichting en voorzieningen. Daarnaast geeft Keeris aan dat de huisvesting van een organisatie uit meerdere vastgoedobjecten kan bestaan, welke gericht zijn op het verschaffen van en gelegenheid bieden tot verblijf en uitvoering van activiteiten. Hiermee refereert Keeris naar het organisatieproces van de onderneming. De definiëring die Feijts hanteert voor het organisatieproces geeft echter meer duidelijkheid.
Feijts (2006) hanteert voor het organisatieproces de definitie: “De verzameling van activiteiten die noodzakelijk zijn om het gehele proces van de organisatie mogelijk te maken” (p. 24). Verder spreekt Keeris in zijn definitie van de huisvesting over geconditioneerde ruimte(n). Hieronder wordt het binnenklimaat van de ruimte verstaan, welke voldoet aan bepaalde gewenste omstandigheden. Dit wordt gereguleerd door middel van bijvoorbeeld verwarming, ventilatie, en / of koeling. Tot slot geeft Keeris aan dat dit alles in het teken staat van de doelstellingen van de onderneming. Dit leidt tot de volgende samengestelde definiëring van de huisvesting.
Huisvesting
De functie van een (of meer) vastgoedobject(en), met de installaties, vaste inrichting en voorzieningen, gericht op het ondersteunen van de verzameling van activiteiten die noodzakelijk zijn om het gehele proces van de organisatie mogelijk te maken, in (een) geconditioneerde ruimte(n), binnen het kader van de ondernemingsdoelstelling.
5.2. HUISVESTING IN RELATIE TOT DE ORGANISATIE
Uit de definiëring van de huisvesting zoals die is omschreven in de vorige paragraaf valt op te maken dat het primaire doel van de huisvesting bestaat uit ‘het ondersteunen van de verzameling van activiteiten die noodzakelijk zijn om het gehele proces van de organisatie mogelijk te maken’. Dit geeft de relatie weer tussen de huisvesting en de gebruiker. Gesteld kan worden dat een optimale huisvesting op een zo gunstig mogelijke manier aan deze doelstelling voldoet. Deze paragraaf gaat hierop verder in om zo te achterhalen hoe de huisvesting van een organisatie op een zo gunstig mogelijke manier hieraan kan voldoen. Het doel van deze paragraaf is om inzicht te krijgen in de aspecten die van invloed zijn op een optimale huisvesting.
Van Ree en Hartjes (z.j.) stellen dat de huisvesting van een organisatie dient bij te dragen aan het bedrijfsresultaat. Om hiertoe te komen kan de huisvesting vanuit twee invalshoeken worden benadert.
Enerzijds vanuit de efficiëntie van huisvesting en anderzijds vanuit de effectiviteit van de huisvesting. De efficiëntie heeft betrekking op het werkelijk gebruik van middelen. Hiermee is de efficiëntie van de huisvesting gerelateerd aan de huisvestingskosten. Een organisatie kan sturen op de efficiëntie van de huisvesting door de totale huisvestingslasten zoveel mogelijk te beperken (Van Ree & Hartjes, z.j.). Het bereiken van dezelfde output met minder input wordt hierin gezien als een efficiëntieslag (Van der Voordt, 2004). Daarnaast dient een organisatie te sturen op de effectiviteit van de huisvesting. De effectiviteit van de huisvesting heeft betrekking op de output die wordt verkregen middels de huisvesting. De efficiëntie van de huisvesting staat volgens van Ree en Hartjes op gespannen voet met de effectiviteit van de huisvesting. Dit houdt in dat de efficiëntie van de huisvesting nadelige gevolgen kan hebben voor de effectiviteit van de huisvesting, en vice versa. Deze mening wordt gedeeld door Van der Voordt (2008) en De Rijck (2002). Ook zij stellen dat een organisatie dient te sturen op zowel de efficiëntie als de effectiviteit van de huisvesting en dat deze twee factoren op gespannen voet met elkaar staan. Van der Voordt stelt in dat perspectief dat input indicatoren zoals de ‘huisvestingskosten per m2’ en de ‘huisvestingskosten per arbeidsplaats’ wel inzicht geven in de mate waarin de middelen efficiënt worden ingezet, maar weinig loslaten over de effectiviteit ervan. Van der Voordt wijst daarbij op het gevaar van het zogeheten ‘penny wise pound foolish’ effect. Hierbij focust een organisatie enkel op ‘cost motivation’ en niet op ‘profit motivation’. Om op kosten te kunnen sturen dient een organisatie derhalve ook op waarde te sturen. Het sturen op waarde wordt in dit perspectief geïnterpreteerd als het sturen op effectiviteit.
Naast de efficiëntie en de effectiviteit van de huisvesting wordt ook de flexibiliteit beschouwd als een factor die een positieve bijdrage levert aan de prestaties van het ondernemingsvastgoed (Feijts, 2006; Van Ree
& Hartjes, z.j.; Müller, 2010). Volgens Feijts heeft de flexibiliteit betrekking op: “De aanwezige mogelijkheid om zich op de veranderende omstandigheden aan te passen opdat aan de effectiviteit, efficiency en productiviteit, voldaan kan worden” (p. 25). De flexibiliteit wordt in dit perspectief beschouwd als een ondersteunende factor van de efficiëntie en de effectiviteit.
Concluderend kan er worden gesteld dat de huisvesting van een organisatie ‘de verzameling van activiteiten die noodzakelijk zijn om het gehele proces van de organisatie mogelijk te maken’ dient te ondersteunen. Hierbij dient het ondernemingsvastgoed zowel efficiënt als effectief te zijn. De huisvesting van een organisatie kan zodoende als optimaal worden beschouwd indien de efficiëntie van de huisvesting in verhouding staat tot de effectiviteit van de huisvesting. De flexibiliteit van het vastgoed kan daarbij zowel de efficiëntie als effectiviteit van de huisvesting positief beïnvloeden en kan daardoor mee worden genomen als een factor die van belang is bij het komen tot een optimale huisvesting. In het vervolg van het onderzoek wordt de efficiëntie, de effectiviteit en de flexibiliteit verder onderzocht. De factoren worden hierbij verder uitgewerkt en toegespitst op de huisvesting van jongerenwelzijnsorganisaties.
5.3. DE EFFICIËNTIE VAN DE HUISVESTING
Efficiëntie staat gelijk aan de doelmatigheid. Hierbij gaat het om de dingen goed doen (Maas & Pleunis, 2006;
De Rijck, 2002; Van Ree & Hartjes, z.j.). De Efficiëntie is gerelateerd aan de hoeveelheid bedrijfsmiddelen die noodzakelijk zijn om te komen tot een bepaald doel. De efficiëntie van de huisvesting heeft zodoende betrekking op de hoeveelheid bedrijfsmiddelen die gerelateerd zijn aan de huisvesting en die noodzakelijk zijn om te komen tot een bepaald doel. Hieruit kan worden geconcludeerd dat wat betreft de efficiëntie van de huisvesting zowel het doel van de huisvesting als de hoeveelheid bedrijfsmiddelen die gerelateerd zijn aan de huisvesting van belang zijn.
Het doel van de huisvesting van een jongerenwelzijnsorganisatie kan worden opgemaakt uit de definiëring van de huisvesting en het theoretisch kader van het jongerenwelzijnswerk. Vanuit de definiëring van de huisvesting kan worden geconcludeerd dat de huisvesting van een organisatie als doel heeft het ondersteunen van de verzameling van activiteiten die noodzakelijk zijn om het gehele proces van de organisatie mogelijk te maken. Op basis van hoofdstuk twee kan worden gesteld dat de verzameling van activiteiten wat betreft een jongerenwelzijnsorganisatie voornamelijk bestaat uit het huisvesten van activiteiten op het gebied van vrijetijdsbesteding. De huisvesting van een jongerenwelzijnsorganisatie heeft zodoende als voornaamste doel het ondersteunen van de verzameling van activiteiten op het gebied van vrijetijdsbesteding. De efficiëntie van de huisvesting wordt in die perceptie bepaald door de hoeveelheid bedrijfsmiddelen die een jongerenwelzijnsorganisatie hieraan besteed.
De hoeveelheid bedrijfsmiddelen die gerelateerd zijn aan de huisvesting zijn volgens het model van Müller afhankelijk van de kernwaarden tijd en ruimte. In het model van Müller (2010) worden deze kernwaarde als kostendragers beschouwd. De kernwaarden tijd en ruimte vormen volgens Müller samen de capaciteit en de omvang van de huisvesting. Deze twee factoren beïnvloeden direct de investeringskosten en de exploitatiekosten van het object. Daarnaast worden ook het beheer en het facility management door deze twee factoren beïnvloedt. De kernwaarden tijd en ruimten zijn volgens Müller daarmee schaarse kostenbepalende elementen die zo efficiënt mogelijk moeten worden ingezet ter ondersteuning van de activiteiten.
Uit de opvatting van De Rijck (2002) over de huisvestingskosten kan worden geconcludeerd dat ook hij deze mening is toebedeeld. De Rijck stelt dat de huisvestingskosten gereduceerd kunnen worden middels het beperken van het aantal vierkante meter aan huisvesting (ruimtegebruik) en het beperken van de kosten per vierkante meter aan huisvesting (huisvestingskosten per m2). De essentie van het beperken van het ruimtegebruik is dat elke vierkante meter die niet gebouwd hoeft te worden, ook niet verwarmd / gekoeld en onderhouden hoeft te worden. Ofwel, des te lager het aantal vierkante meter ruimtegebruik, des te lager de kosten. Hiermee wijst de Rijck op de invloed van de capaciteit en de omvang van het object op de huisvestingskosten. Het beperken van de huisvestingskosten per vierkante meter vloeroppervlak spreekt daarnaast voor zich. Dit heeft betrekking op de exploitatiekosten. De Rijck wijst niet expliciet op de tijdsfactor.
De tijdsfactor is echter wel degelijk aanwezig in het aspect van het ruimtegebruik. Priemus, Nijkamp en Dieleman (2000) beschouwen de factoren functie, ruimte en tijd als de drie kernwaarden van (meervoudig) ruimtegebruik. Een jongerenwelzijnsorganisatie kan zodoende de hoeveelheid bedrijfsmiddelen die gerelateerd zijn aan de huisvesting beperken door het ruimtegebruik en de huisvestingskosten per vierkante meter te beperken. Het ruimtegebruik en de huisvestingskosten per m2 worden in de volgende paragraaf verder uitgewerkt.
5.3.1. BEPERKEN VAN HET RUIMTEGEBRUIK
Zoals gezegd is de essentie van het beperken van het aantal vierkante meter aan huisvesting, dat elke vierkante meter die niet gebouwd hoeft te worden ook niet verwarmd / gekoeld en onderhouden hoeft te worden. Des te minder vierkante meters aan ruimtegebruik, des te lager de kosten. Het beperken van het ruimtegebruik kan zodoende de efficiëntie van de huisvesting optimaliseren.
Een belangrijk aspect van het ruimtegebruik zijn de ruimtebehoeften van de verschillende activiteiten.
Met name voor jongerenwelzijnsorganisaties is dit aspect van toepassing, aangezien de activiteiten van een jongerenwelzijnsorganisatie niet vast staan. Een jongerenwelzijnsorganisatie kent een hoge mate aan handelingsvrijheid als het gaat om de invulling van de activiteiten op het gebied van vrijetijdsbesteding. De huisvestingsbehoeften van een activiteit verschilt echter per activiteit. Het ruimtegebruik kan daardoor ook per activiteit van elkaar verschillen. Zodoende kan er worden gesteld dat het ruimtegebruik van een jongerenwelzijnsorganisatie mede wordt bepaald door het soort activiteiten die de jongerenwelzijnsorganisatie aanbiedt.
Daarnaast is het ruimtegebruik afhankelijk van hoe de organisatie invulling geeft aan de huisvestingsbehoeften van de verschillende activiteiten. Optimalisatie van het ruimtegebruik kan hierbij helpen om het ruimtegebruik te beperken. Priemus, Nijkamp en Dieleman (2000) stellen dat het gebruik van ruimte kan worden geoptimaliseerd door middel van meervoudig ruimtegebruik. Priemus, Nijkamp en Dieleman spreken van meervoudig ruimtegebruik indien er meerdere functies worden vervult in een bepaalde ruimte in een bepaalde tijd. De factoren functie, ruimte, en tijd beschouwen zij dan ook als de drie kernwaarden van meervoudig ruimtegebruik. De kernfactoren tijd en ruimte uit het model van Müller (2010) komen hierin terug.
5.3.1.A. MEERVOUDIG RUIMTEGEBRUIK
Meervoudig ruimtegebruik kan volgens Demmers (2002) onderverdeeld worden in vier verschillende dimensies. Volgens Demmers is er sprake van meervoudig ruimtegebruik wanneer er sprake is van intensief ruimtegebruik, multifunctioneel ruimtegebruik, gebruik van ondergrondse en/of bovengrondse ruimte en/of volgtijdelijk ruimtegebruik. Op gebouwniveau vindt er geen optimalisatie van het ruimtegebruik plaats indien er sprake is van ondergrondse en/of bovengrondse ruimtegebruik. Dit aspect van meervoudig ruimtegebruik wordt daardoor niet verder behandeld. De overige vormen van meervoudig ruimtegebruik kunnen wel bijdragen aan optimalisatie van het ruimtegebruik van het ondernemingsvastgoed.
INTENSIEF RUIMTEGEBRUIK
De eerste dimensie van meervoudig ruimtegebruik die Demmers (2002) onderscheidt is het intensiveren van het ruimtegebruik. Demmers verstaat onder de intensiteit van het ruimtegebruik de hoeveelheid van dezelfde functie per grondoppervlakte. De intensiteit van het ruimtegebruik kan worden geoptimaliseerd indien de er een toename is van dezelfde functie per grondoppervlakte. Het intensiveren van het ruimtegebruik kan volgens Priemus, Nijkamp, en Dieleman (2000) echter wel ten koste gaan van de effectiviteit van de huisvesting.
Voor een jongerenwelzijnsorganisatie kan het intensiveren van het ruimtegebruik eraan bijdragen dat het ruimtegebruik wordt geoptimaliseerd. Er is sprake van een toenemende efficiëntie van de huisvesting in het geval dat dezelfde hoeveelheid functie wordt gehuisvest met minder vierkante meters aan huisvesting. Een jongerenwelzijnsorganisatie kan hiertoe komen door een bepaalde activiteit in een ruimte te huisvesten met minder vierkante meters, terwijl het aantal jongeren die deelnemen aan de activiteit gelijk blijft. Een jongerenwelzijnsorganisatie die ruimten voor korte tijd huurt voor het huisvesten van een bepaalde activiteit kan een kleinere ruimte elders tijdelijk huren voor het huisvesten van de desbetreffende activiteit. Voor een organisatie met permanente huisvesting gaat het intensiveren van het ruimtegebruik niet direct gepaard met beperking van het ruimtegebruik. Hiervan is enkel sprake wanneer de huidige ruimte definitief kan worden afgestoten. Er is sprake van een toenemende effectiviteit van de huisvesting wanneer er meer van dezelfde functie wordt gehuisvest met hetzelfde aantal vierkante meters. Hiervan is sprake indien het aantal deelnemers aan een bepaalde activiteit toeneemt, terwijl het aantal vierkante meter aan ruimte gelijk blijft.
Ook dan is er een toename van dezelfde functie per grondoppervlakte en wordt de intensiteit van het ruimtegebruik vergroot.
Een methode om te komen tot het intensiveren van het ruimtegebruik is de strategie die beschreven is door Lindholm, Gibler en Leväinen (2006). Hierbij wordt gebruik gemaakt van prestatie indicatoren zoals;
aantal vierkante meter per fte, aantal vierkante meter per arbeidsplaats, etc. Het vergelijken van deze prestatie indicatoren met een benchmark geeft een onderneming inzicht in het eigen ruimtegebruik. Benchmarking leent zich hierbij met name goed voor kantoorhuisvesting, vanwege de homogene eigenschappen van dit type huisvesting. Voor een jongerenwelzijnsorganisatie is het komen tot een benchmark gecompliceerder. Dit vanwege het soort activiteiten die een jongerenwelzijnsorganisatie aanbiedt, de grote diversiteit en het relatief geringe aantal jongerenwelzijnscentra. Daarnaast is dit maatschappelijk vastgoed momenteel vaak nog niet dermate geprofessionaliseerd dat dergelijke gegevens beschikbaar zij. Dit maakt dat een jongerenwelzijnsorganisatie vrijwel niet in staat is om haar eigen ruimtegebruik wat betreft de intensiteit ervan te analyseren. Een mogelijkheid om toch te komen tot het vergelijken van de intensiteit van het ruimtegebruik is dat jongerenwelzijnsorganisaties zelf op zoek gaan naar richtlijnen die betrekking hebben op het ruimtegebruik van de activiteiten die het aanbiedt. In sommige gevallen geven organisaties die de belangen behartigen van activiteiten op het gebied van cultuur, sport, film, en muziek adviesnormen wat betreft de ruimtebehoefte. De normen die door dergelijke organisaties worden gegeven zijn niet bindend, maar adviserend. In de bijlagen zijn enkele richtlijnen/normen opgenomen die betrekking hebben op activiteiten die jongerenwelzijnsorganisaties aan kunnen bieden. Aangezien het jongerenwelzijnswerk allerlei activiteiten kan omvatten is hierin een beperkte keuze gemaakt van activiteiten.
Met behulp van de normen zijn jongerenwelzijnsorganisaties in staat om het ruimtegebruik van de eigen activiteiten die het aanbiedt te bepalen en deze te vergelijken. Middels de normen kunnen jongerenwelzijnsorganisaties bijvoorbeeld gewenste groepsgroottes opstellen voor de activiteiten die het aanbiedt ten opzichte van de ruimte waarin deze wordt gehuisvest. Door vervolgens het gemiddelde aantal jongeren te bepalen die deelnemen aan een bepaalde activiteit kan er aan de hand hiervan worden bepaald of de intensiteit van het ruimtegebruik voldoet. Indien er aan een bepaalde activiteit minder jongeren deelnemen dan de gewenste groepsgrootte, kan de organisatie besluiten om de desbetreffende activiteit in een andere ruimte te huisvesten. Het in een andere ruimte huisvesten van de desbetreffende activiteit moet hierbij wel het voordeel hebben dat er sprake is van optimalisatie van het ruimtegebruik. Wanneer dit niet het geval is kan de organisatie de desbetreffende activiteit in de huidige ruimte blijven aanbieden, ondanks dat deze ruimte eigenlijk te ruim is voor de desbetreffende activiteit. Ook kan de organisatie besluiten om de desbetreffende activiteit niet meer aan te bieden en een alternatief aan te bieden die meer deelnemers trekt.
VOLGTIJDELIJK RUIMTEGEBRUIK
De volgende dimensie is het volgtijdelijk ruimtegebruik. Er is sprake van volgtijdelijk ruimtegebruik wanneer één ruimte wordt gebruikt voor meerdere functies (Demmers, 2002). Middels volgtijdelijk ruimtegebruik kan zodoende de gebruiksduur van de ruimte worden verlengt.
De noodzaak tot volgtijdelijk ruimtegebruik is afhankelijk van het dynamische karakter van de gebruiker (Priemus, Nijkamp, & Dieleman, 2000). Een jongerenwelzijnsorganisatie huisvest vele verschillende activiteiten. Hiermee kent een jongerenwelzijnsorganisatie een dynamisch ruimtegebruik. Dit wil zeggen dat een jongerenwelzijnsorganisatie vele kortlopende activiteiten huisvest. In de perceptie van de efficiëntie van de huisvesting moet een jongerenwelzijnsorganisatie echter trachten om de (verzameling van) activiteiten te huisvesten met zo min mogelijk ruimtegebruik. Indien een jongerenwelzijnsorganisatie verantwoordelijk is voor de financiële exploitatie van het ondernemingsvastgoed, kan een jongerenwelzijnsorganisatie erbij gebaat zijn dat één ruimte kan worden gebruikt voor het huisvesten van meerdere functies. In die perceptie kan volgtijdelijk ruimtegebruik eraan bijdragen dat het aantal vierkante meter aan huisvesting, die de jongerenwelzijnsorganisatie bezit, beperkt blijft.
De mogelijkheid tot volgtijdelijk ruimtegebruik is onder meer afhankelijk van de huisvestingsbehoeften van de verschillende activiteiten. De functionele samenhang tussen de verschillende activiteiten aanbiedt bepaald de mogelijkheid of één ruimte voldoet aan de huisvestingsbehoeften voor meerdere functies. De gewenste mate van functionele samenhang is afhankelijk van de programmering van de jongerenwelzijnsorganisatie. Ter illustratie. Een jongerenwelzijnsorganisatie verzorgt dagelijks een programmering voor tien uur aan activiteiten, verdeeld over vijf activiteiten van twee uur. In het kader van de efficiëntie van de huisvesting is het wenselijk dat de jongerenwelzijnsorganisatie de gehele programmering kan huisvesten in één ruimte. De ruimte heeft in dat geval een gebruiksduur van tien uur per dag. Dit is enkel mogelijk wanneer de huisvestingsbehoeften van de vijf desbetreffende activiteiten dermate overeen komen dat de vijf activiteiten gebruik kunnen maken van één en dezelfde ruimte. Hierbij moet dus sprake zijn van een hoge mate aan functionele samenhang tussen de vijf activiteiten. Stel dat de jongerenwelzijnsorganisatie dagelijks een programmering verzorgt voor twintig uur aan activiteiten, verdeeld over tien activiteiten van twee uur, dan is de noodzaak tot functionele samenhang tussen de activiteiten minder. De twintig uur aan activiteiten kunnen immers bij een optimale programmering verdeeld worden over twee verschillende ruimten. De onderlinge samenhang tussen de twee ruimten doet er hierbij niet toe. Hieruit kan worden geconcludeerd dat, in perceptie van de efficiëntie van de huisvesting, de functionele samenhang van groter belang is wanneer er sprake is van een kleinere programmering. De programmering van een jongerenwelzijnsorganisatie zal echter altijd een bepaalde klustering in zich moeten hebben.
De functionele samenhang wordt bepaald door de huisvestingsbehoeften van de verschillende activiteiten. Factoren die hierbij een rol spelen zijn bijvoorbeeld de ruimte behoeften en de bouwfysische eisen
De functionele samenhang wordt bepaald door de huisvestingsbehoeften van de verschillende activiteiten. Factoren die hierbij een rol spelen zijn bijvoorbeeld de ruimte behoeften en de bouwfysische eisen