De werklijst: combinatie van activiteiten

5.2 Protocollen

5.2.5 De werklijst: combinatie van activiteiten

De vorige paragrafen hadden betrekking op één protocol voor één activiteit. Tijdens het maken van de

protocollen door melkveehouders bleek dat sommigen protocollen maakten waarin meerdere activiteiten werden gecombineerd. Omdat dit meerdere keren voorkwam, heeft deze protocolvorm een eigen naam gekregen: de werklijst. Deze naam is mede gekozen omdat deze protocolvorm vaak een combinatie is van een opsomming van uit te voeren activiteiten en een (kort) stappenplan voor de uitvoering van die activiteiten.

Voorbeelden van werklijsten zijn:

 Opsomming van alle activiteiten die een medewerker uitvoert tijdens een ochtend van 9 tot 12 uur. Dit kan bijvoorbeeld een combinatie zijn van roostervloer schoonschuiven, ligboxen reinigen, waterbakken controleren, voerresten weghalen en letten op tochtige en afwijkende koeien die extra aandacht nodig hebben. Dit geheel van activiteiten wordt omschreven in één protocol en heeft sterk het karakter van een opsomming van activiteiten. Dit protocol wordt bijvoorbeeld iedere ochtend afgewerkt.

 Alle handelingen die ’s morgens vroeg worden verricht door de persoon die het functioneren van de melkrobot volgt en dat combineert met stal en boxen schoonmaken en tochtige en afwijkende dieren opsporen.

 Alle handelingen die iemand verricht tijdens de laatste avondrondgang over het bedrijf.

Goede voorbeelden van werklijsten zijn de bijlagen 3.1 en 3.4 waarin robotmelken en veeverzorging zijn gecombineerd. In de bijlagen 3.15 en 3.16 zijn werkzaamheden rond het voeren en vee verzorgen van jongvee gecombineerd in één werklijst.

In de werklijst ligt het accent over het algemeen meer op de opsomming en de volgorde van activiteiten dan op werkinstructies. Een derde kenmerk van een werklijst is dat van te voren goed is nagedacht over welke combinatie van activiteiten goed bij elkaar past. Werkzaamheden worden hierbij gecombineerd op basis van:  het tijdstip waarop ze uitgevoerd moeten worden;

 de plek waar ze uitgevoerd moeten worden;  de vaardigheden van degene die ze gaat uitvoeren.

Wanneer protocol en wanneer werklijst?

Uit de discussies in de werkgroep is naar voren gekomen dat:

1. Het protocol een geschikte vorm is voor afgebakende losse activiteiten.

Het is vooral geschikt voor kleinere activiteiten die relatief veel instructies vergen. Vaak gaat het ook om kritische activiteiten, dat wil zeggen dat onjuiste uitvoering kan leiden tot een hoge schadepost. Voorbeelden hiervan zijn: melken, werken met voermengwagen, activiteiten rond afkalven en verzorgen pasgeboren kalveren. Uit buitenlandse ervaringen is af te leiden dat het protocol belangrijker wordt naarmate de specialisatie van de medewerkers toeneemt. Zodra er medewerkers zijn die uitsluitend melken of uitsluitend voeren (bijvoorbeeld op grote bedrijven in VS en Oost-Europa) neemt het nut van het protocol toe. Het protocol wordt dan meestal ook gedetailleerder.

Het (meer) gedetailleerde protocol kan ook worden toegepast om medewerkers met weinig ervaring op het bedrijf exact aan te geven hoe er op het bedrijf gewerkt wordt.

2. De werklijst een geschikte vorm is voor een serie activiteiten die moeten worden uitgevoerd in een bepaald tijdvak.

Het is vooral geschikt om aan ervaren en goed opgeleide medewerkers aan te geven welke activiteiten wanneer uitgevoerd moeten worden. Naarmate het opleiding- en ervaringsniveau van medewerkers lager is, is het noodzakelijk meer werkinstructies toe te voegen aan de werklijst.

Doordat in Nederland op veel bedrijven wordt gewerkt met vaste, goed opgeleide personeelsleden die meerdere werkzaamheden uitvoeren, zal de werklijst in veel gevallen beter voorzien in de behoefte om het werk goed te organiseren dan het protocol. Bovendien is de werklijst ook meer gericht op het beter plannen en efficiënter uitvoeren van het werk, terwijl bij het protocol het accent meer ligt op zorgvuldig werken.

Figuur 10 Stroomschema met aandachtspunten voor het maken van een werklijst

Monitoring en evaluatie 5 • Volg het verloop van de kengetallen. • Controleer of de werklijst wordt

uitgevoerd.

• Bespreek de werklijst in werkoverleggen.

• Behoeft de werklijst aanpassing?

Invoering 4

• Verspreid de werklijst onder de medewerkers.

• Instrueer de medewerkers. • Hang de werklijst op. • Archiveer de werklijst.

Test en herontwerp 3 • Laat uitvoerder testen op werkplek. • Opsteller kijkt toe of het protocol

werkt en logisch is. • Pas het ontwerp aan

 definitieve versie.

Ontwerp 2

• Wie wilt u erbij betrekken? • Hoe doet u het nu? • Welke lay-out kiest u? • Stel een eerste ontwerp op, • bespreek dit met medewerkers,

daarna eventueel met adviseurs. • Pas het ontwerp aan.

Vragen vooraf 1 • Welke knelpunten wilt u oplossen? • Welke activiteiten zijn te

combineren in één werklijst? • Voor wie maakt u de werklijst? • Welke doelen of streefwaarden wilt

u bereiken?

Helder en beknopt schrijven

• Zorg voor een korte duidelijke titel, bijvoorbeeld ‘ochtendprogramma op werkdagen van 9.00 tot 12.00 uur’.

• Maak duidelijk onderscheid tussen opgesomde activiteiten en de bijbehorende werkinstructies. • Zet activiteiten in juiste volgorde en voeg eventueel werkinstructies of aandachtspunten toe. • Verwijs voor een activiteit eventueel naar

een protocollen.

• Geeft duidelijk aan wanneer en waar iets geregistreerd moet worden, bijvoorbeeld op whiteboard of formulier.

Eventuele extra’s op of rond werklijsten Dit kan op de werklijst, maar voorkom drukke, lange en onoverzichtelijke lijsten.

• Vermeld een nummer of code. • Vermeld de opsteller en de datum. • Benoem de doelen of streefwaarden.

• Vermeld wie de werklijst mag/mogen uitvoeren. • Geef aan waar hulpmiddelen liggen.

• Geef aan welke risico’s de werklijst inperkt (arbo, levering melk met antibiotica e.d.). • Verwijs naar ondersteunende documenten

 Uitgebreide versie in bedrijfshandboek.  Fotokaarten, overige documentatie. • Vermeld het telefoonnummer (06) van de

opsteller of bedrijfsleider.