Gesprekken zijn een middel om de relatie tussen de medewerker en leidinggevende of organisatie te bevorderen. Binnen IGEAN worden verschillende soorten gesprekken gevoerd. Deze gesprekken staan niet los van elkaar en zorgen voor een continu proces van ondersteuning en bijsturing van medewerkers door hun leidinggevenden. Het ultieme doel is te zorgen dat je je gelukkig voelt op het werk en je betrokken voelt bij de organisatie.
De meeste gesprekken worden gevoerd tussen leidinggevende en medewerker. Soms is het aangeraden om de personeelsdienst in te schakelen om deze gesprekken mee te ondersteunen of over te nemen. Dit gebeurt steeds in overleg met de leidinggevende. Voor sommige gesprekken gebruiken we een standaard model.
De gesprekken worden onderverdeeld in 2 groepen :
gesprekken aan het begin en het einde van de loopbaan
gesprekken gedurende de loopbaan
“Het ultieme doel van de gesprekkencyclus is te zorgen dat je je gelukkig voelt op het werk en je betrokken voelt bij de organisatie.”
2.4.1 Gesprekken aan het begin en het einde van de loopbaan
Onthaalgesprek
Na de selectie en de aanwerving van een nieuwe medewerker is het belangrijk om voldoende aandacht te besteden aan het onthaal van deze nieuwe werkkracht.
De meter of peter onthaalt je op de eerste dag, zorgt voor een rondleiding op de werkplek en stelt de collega’s voor.
De leidinggevende plant op de eerste werkdag of zo snel mogelijk na de indiensttreding een onthaalgesprek in. Het takenpakket wordt overlopen en er worden een aantal concrete werkafspraken gemaakt voor de eerstvolgende periode. De teamafspraken worden overlopen.
Startloopbaangesprek
Ten laatste op het einde van de 3e maand in dienst bespreekt de leidinggevende met jou hoe de opstart verlopen is en ook het takenpakket. Zowel de visie van de leidinggevende als die van jou over het functioneren tijdens deze maanden is belangrijk voor het verdere verloop van jouw loopbaan. Aan de hand van een standaard vragenlijst wordt dit gesprek door beide partijen voorbereid. Een voorbeeld van deze vragenlijst kan je digitaal raadplegen.
Exitgesprek
Naar aanleiding van jouw vertrek voert de personeelsdienst een afrondend gesprek. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een standaard vragenlijst waarvan je een voorbeeld digitaal kan raadplegen.
In dit gesprek worden volgende zaken overlopen :
De reden van het vertrek worden uitgeklaard of achterhaald.
Er wordt feedback gevraagd over de organisatie.
Een goed exitgesprek zal ertoe leiden dat beide partijen op een prettige manier afscheid nemen en een goed gevoel overhouden aan de periode dat je bij IGEAN in dienst was.
2.4.2 Gesprekken gedurende de loopbaan
1 op 1 – gesprek
Op geregelde tijdstippen gedurende het jaar ( bv 1 keer per maand of 1 keer per 2 maanden), is er een kort gesprek tussen jou en de leidinggevende. Hierbij is het belangrijk dat jullie samen in dialoog gaan.
De volgende zaken kunnen worden besproken :
De huidige taken worden kort overlopen.
Zijn er problemen die onmiddellijk aangepakt moeten worden ?
Jouw welzijn en de werkdruk worden besproken (eventueel risico’s op burn-out kunnen hier opgemerkt worden).
Er wordt feedback gegeven.
Evolutiegesprek
Eén of 2 keer per jaar wordt een gesprek gevoerd rond competenties, persoonlijke ontwikkelingsdoelstellingen en opleidingsbehoeften. Hierbij worden concrete afspraken gemaakt en doelstellingen vastgelegd omtrent jouw groei en ontwikkeling.
Zowel jij als jouw leidinggevende bereiden dit gesprek voor. Er is ook een mogelijkheid tot opwaartse feedback ingebouwd.
Een tweede gesprek wordt enkel gevoerd indien tijdens het eerste gesprek afgesproken wordt dat een korte opvolging noodzakelijk is. Bijvoorbeeld omdat er voor teveel competenties opvolging nodig is.
Dit gesprek verloopt steeds op basis van een vast model. Per generieke functie kan je dit model digitaal raadplegen.
Beoordelingsgesprek
Op het einde van het jaar wordt een beoordelingsgesprek gevoerd. Tijdens deze gesprekken wordt het al dan niet behalen van de doelstellingen besproken en ook je algemene werkhouding.
Dit gesprek verloopt steeds op basis van een vast model. Dit model wordt samen met het nieuwe loonbeleid opgemaakt en is nog niet beschikbaar (zie ook deel 4 : loonbeleid)
Cyclus gedurende de loopbaan :
2.4.3 Gesprekken naar aanleiding van afwezigheid
Contact tijdens ziekte
Na 10 dagen afwezigheid kan er door je leidinggevende met jou contact opgenomen worden.
Dit gesprek kan verschillende doelstellingen hebben :
De leidinggevende wil zijn bezorgdheid uitdrukken en indien gewenst een luisterend oor bieden.
De werkorganisatie wordt besproken.
Er worden afspraken gemaakt over hoe het contact met het werk verder zal verlopen en op welke manier je verder betrokken wordt.
Dit gesprek biedt de mogelijkheid om te bespreken of er oorzaken zijn van de ziekte die met het werk verband houden. Op die manier kan er indien mogelijk sneller ingegrepen worden om het probleem op te lossen.
De werkhervatting wordt voorbereid.
Het verzuimgesprek
Indien je reeds voor de derde keer ziek was tijdens het kalenderjaar of indien de werkgever bezorgd is over je ziektecijfer, maakt je leidinggevende een afspraak voor een verzuimgesprek. Tijdens dit gesprek wordt gepolst naar de reden van het verzuim en of de ziekte met het werk verband houdt.
Je leidinggevende maakt een verslag op van dit gesprek en bezorgt dit via mail aan de personeelsdienst. Hij houdt hierbij steeds rekening met de vertrouwelijkheid van medische informatie.
Gesprek tijdens langdurige arbeidsongeschiktheid (meer dan 4 weken afwezig) Indien je langdurig afwezig bent, neemt je leidinggevende en/of de personeelsdienst contact met je op. Zo blijf je op de hoogte van de situatie en ontwikkelingen op de afdeling en behoud je je betrokkenheid. Tijdens dit gesprek wordt ook gepolst naar de reden van het verzuim en of de ziekte met het werk verband houdt. Je leidinggevende maakt een verslag op van dit gesprek en bezorgt dit via mail aan de personeelsdienst. Hij houdt hierbij steeds rekening met de vertrouwelijkheid van
Terugkeergesprek na langdurige ziekte
Wanneer je terugkeert na een langdurige ziekte is een terugkeergesprek aangewezen.
Tijdens de afwezigheid kunnen namelijk veranderingen in de organisatie of aanpassingen in de functie of werkplek plaatsgevonden hebben. Er wordt ook besproken of er maatregelen kunnen genomen worden die jouw re-integratie bespoedigen. Dit gesprek wordt gevoerd door de leidinggevende en de medewerker, de personeelsdienst ondersteunt mee dit gesprek. Je leidinggevende maakt een verslag op van dit gesprek, rekening houdend met de vertrouwelijkheid van medische informatie, en bezorgt dit via mail aan de personeelsdienst. Het is ook aangewezen om daarna één of meerdere opvolggesprekken in te plannen.
2.4.4 Taak van de personeelsdienst
De personeelsdienst zal alle gesprekken opvolgen en hierin, waar nodig, ondersteuning bieden.